สำหรับเจ้าของธุรกิจ การเข้าใจว่า RBA สรรพากร ทำงานอย่างไร จึงมีประโยชน์มากกว่าการกังวลว่าจะถูกตรวจสอบหรือไม่ เพราะช่วยให้มองย้อนกลับมาที่การทำบัญชีและการจัดการภาษีของตัวเองได้ว่า ข้อมูลที่ยื่นไปสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจจริงหรือเปล่า มีเอกสารรองรับครบไหม และมีจุดไหนที่ควรตรวจสอบหรือแก้ไขตั้งแต่เนิ่น ๆ ก่อนจะกลายเป็นปัญหาในภายหลัง

ระบบ RBA ของกรมสรรพากร คืออะไร ?

Risk Based Audit หรือ RBA คือ ระบบคอมพิวเตอร์และปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่กรมสรรพากรใช้ประเมินและคัดกรองความเสี่ยงของผู้เสียภาษี เพื่อเลือกธุรกิจหรือบุคคลที่มีความเสี่ยงสูงในการหลบเลี่ยงภาษีเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบภาษีแบบเจาะลึก โดยไม่ต้องตรวจสอบทุกรายในทางปฏิบัติ

ในเอกสารของกรมสรรพากรเกี่ยวกับ RBA มีการแสดงกระบวนการตั้งแต่การนำข้อมูลเข้าสู่การวิเคราะห์ การประเมินประเด็นความเสี่ยง การจำแนกผู้เสียภาษี หรือ Taxpayer Classification ไปจนถึงการเลือก Tax Audit Tool ที่เหมาะกับระดับความเสี่ยงนั้น

ลองนึกภาพง่าย ๆ ว่า บริษัท A และบริษัท B อาจมีขนาดใกล้เคียงกัน และอยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน แต่ข้อมูลทางบัญชี ประวัติการยื่นแบบ และลักษณะข้อมูลของทั้งสองบริษัทอาจแตกต่างกัน การประเมินโดยใช้ความเสี่ยงจึงช่วยให้สามารถพิจารณาแต่ละกรณีได้เหมาะสมมากขึ้น

ทำไมกรมสรรพากรถึงนำระบบ Risk Based Audit มาใช้ ?

เหตุผลสำคัญของแนวคิด Risk Based Audit คือการใช้ข้อมูลช่วยให้กระบวนการกำกับ และตรวจสอบภาษีมีเป้าหมายมากขึ้น แทนที่จะใช้ทรัพยากรในการตรวจสอบทุกกิจการด้วยวิธีเดียวกัน ระบบสามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาช่วยพิจารณาก่อนว่า ผู้เสียภาษีแต่ละรายมีลักษณะ หรือประเด็นใดที่ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ

สำหรับเจ้าของธุรกิจ สิ่งที่ควรสนใจจึงไม่ใช่การพยายามคาดเดาว่าต้องทำอย่างไรถึงจะไม่ถูกตรวจสอบโดยระบบ RBA แต่ควรกลับมาถามว่าข้อมูลที่ธุรกิจยื่นออกไปแต่ละส่วน สอดคล้องกับข้อเท็จจริงของกิจการหรือไม่

เพราะต่อให้ไม่รู้รายละเอียดเกณฑ์ภายในทั้งหมด การมีข้อมูลบัญชี และภาษีที่ถูกต้อง ตรวจสอบย้อนกลับได้ และมีเอกสารรองรับ ก็เป็นพื้นฐานสำคัญของการบริหารความเสี่ยงทางภาษีอยู่แล้ว

ระบบ RBA ของสรรพากรทำงานอย่างไร ?

1. รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้เสียภาษี

ขั้นแรกคือการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้เสียภาษีมาประกอบกัน เพื่อให้เห็นภาพของกิจการมากกว่าการตรวจสอบข้อมูลเพียงจุดเดียว เช่น

• งบการเงิน
• แบบแสดงรายการภาษี
• ประวัติการตรวจและการประเมินสถานะ
• ประวัติผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี

เมื่อข้อมูลหลายส่วนถูกนำมาพิจารณาร่วมกัน ก็จะช่วยทำให้เห็นความสอดคล้อง หรือประเด็นที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติมได้มากกว่าการตรวจสอบเอกสารแยกเป็นรายฉบับ

2. วิเคราะห์และประเมินประเด็นความเสี่ยง

เมื่อมีข้อมูลแล้ว ขั้นต่อมาคือการวิเคราะห์ว่ามีประเด็นใดที่อาจมีความเสี่ยง หรือควรได้รับการพิจารณาเพิ่มเติม

จุดนี้เจ้าของธุรกิจควรระวังการตีความว่ามีสูตรลับ เพียงชุดเดียวที่สามารถนำมาเช็กได้เองแล้วรู้ทันทีว่าจะถูกตรวจสอบหรือไม่ เพราะรายละเอียดภายในของ RBA ไม่ได้เปิดเผยทั้งหมดต่อสาธารณะ และแนวทางการกำกับตรวจสอบสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามข้อมูล และนโยบายในแต่ละช่วงเวลา

สิ่งที่ทำได้จริงมากกว่าคือกลับมาตรวจสอบความถูกต้อง ความสมเหตุสมผล และความสอดคล้องของข้อมูลธุรกิจ ซึ่งเป็นสิ่งที่กิจการควรทำอยู่แล้วไม่ว่าจะมี RBA หรือไม่ก็ตาม

3. จำแนกความเสี่ยงของผู้เสียภาษี

หลังจากวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว กรอบการทำงานของระบบ RBA ที่กรมสรรพากรเผยแพร่แสดงถึงการทำ Taxpayer Classification หรือการจำแนกผู้เสียภาษีตามระดับความเสี่ยง

ประเด็นสำคัญคือ การจำแนกความเสี่ยงมีหน้าที่ช่วยในการบริหารการตรวจสอบ ไม่ควรนำไปตีความทันทีว่าผู้เสียภาษีที่มีความเสี่ยงสูงเท่ากับเป็นผู้กระทำผิด เพราะความเสี่ยงกับการพิสูจน์ว่ามีความผิดเป็นคนละเรื่องกันค่ะ

4. เลือกแนวทางหรือเครื่องมือตรวจสอบให้เหมาะสม

เมื่อทราบระดับความเสี่ยงแล้ว จึงเข้าสู่ขั้นตอนเลือกแนวทางหรือ Tax Audit Tool ที่เหมาะสม โดยมีทั้งแนวทางด้านการให้ความรู้ การป้องกัน การตรวจสอบ และการบังคับใช้ที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของผู้เสียภาษีและประเด็นที่พบ

จึงสามารถมองเป็นภาพรวมการทำงานของระบบ RBA ได้ว่า

1. ข้อมูลของผู้เสียภาษี
2. วิเคราะห์ประเด็นความเสี่ยง
3. จำแนกระดับความเสี่ยง
4. เลือกวิธีดำเนินการที่เหมาะสม

เจ้าของธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรเกี่ยวกับระบบ RBA ?

แนวทางที่ดีที่สุดในการรับมือกับความเสี่ยงทางภาษี ไม่ใช่รอให้มีหนังสือจากสรรพากรแล้วค่อยเริ่มจัดเอกสาร แต่คือการดูแลข้อมูลของธุรกิจให้เรียบร้อยตั้งแต่กระบวนการทำงานในแต่ละเดือน

1. ตรวจว่าบัญชีสะท้อนธุรกิจจริง

เริ่มจากคำถามง่ายที่สุดว่าสิ่งที่อยู่ในบัญชี ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในธุรกิจหรือไม่

ยกตัวอย่างเช่น หากกิจการมีเงินสด 500,000 บาทในบัญชี แต่ตรวจแล้วไม่มีเงินจริง หรือมีลูกหนี้ค้างจำนวนมากแต่ไม่ทราบว่าเป็นลูกค้ารายใด สิ่งเหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบและหาสาเหตุ

2. กระทบยอดข้อมูลบัญชีกับแบบภาษีเป็นประจำ

ไม่ควรรอถึงปลายปีแล้วค่อยนำตัวเลขทุกอย่างมาเทียบกันทีเดียว ธุรกิจควรตรวจความสัมพันธ์ของข้อมูลเป็นระยะ เช่น

• รายได้ในระบบบัญชี
• รายได้ที่นำไปยื่นภาษี
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• รายการรับ-จ่ายผ่านธนาคาร
• ลูกหนี้และเจ้าหนี้

การตรวจสอบเป็นประจำจะทำให้พบเห็นความผิดปกติได้รวดเร็ว และตรวจสอบย้อนกลับได้ง่ายกว่าการปล่อยให้เกิดปัญหาสะสมเป็นระยะเวลานาน

3. เก็บเอกสารและหลักฐานของรายการสำคัญให้ครบ

ตัวเลขในบัญชีเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ หากไม่สามารถอธิบายได้ว่ารายการนั้นเกิดจากอะไร จึงต้องจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ และสามารถค้นหาได้เมื่อต้องการ เช่น

• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบแจ้งหนี้
• สัญญา
• หลักฐานการโอนเงิน
• Bank Statement
• รายงานสต๊อกสินค้า
• เอกสารเกี่ยวกับรายการระหว่างบริษัทกับกรรมการ

4. ตรวจรายการผิดปกติก่อนยื่นภาษีและปิดงบ

ก่อนยื่นภาษีหรือปิดงบการเงิน ควรดูว่ามีรายการใดแตกต่างจากปกติอย่างเห็นได้ชัดหรือไม่ เช่น

• รายได้เพิ่มขึ้นหรือลดลงแบบผิดปกติ
• รายจ่ายบางประเภทสูงผิดปกติ
• สินค้าคงเหลือจำนวนมาก
• ลูกหนี้ค้างนาน
• เงินสดสูงผิดปกติ
• มีรายการกับกรรมการจำนวนมาก

การพบตัวเลขผิดปกติไม่ได้หมายความว่ารายการนั้นผิด แต่เป็นสัญญาณว่าควรเข้าใจสาเหตุให้ได้ก่อนยื่นข้อมูลออกไป

5. พบข้อผิดพลาดควรแก้ไขตั้งแต่เนิ่น ๆ

สิ่งที่อันตรายกว่าการพบข้อผิดพลาด คือพบแล้วปล่อยไว้เพราะคิดว่าเดี๋ยวค่อยแก้ไขตอนปิดงบ ยิ่งพบปัญหาเร็วเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสตรวจสอบที่มา และวางแนวทางแก้ไขได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

สรุป RBA เรื่องที่เจ้าของธุรกิจควรรู้

RBA หรือ Risk Based Audit เป็นแนวทางที่นำข้อมูลและความเสี่ยงมาใช้ประกอบการจำแนกผู้เสียภาษีและเลือกแนวทางตรวจสอบที่เหมาะสม โดยกรอบที่กรมสรรพากรเคยเผยแพร่แสดงให้เห็นถึงการใช้ข้อมูลหลายด้าน เช่น งบการเงิน แบบแสดงรายการ ประวัติการตรวจและประเมินสถานะ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี

แต่สิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจไม่ใช่การพยายามหาคำตอบว่าต้องทำอย่างไรถึงจะไม่ถูกตรวจสอบโดยระบบ RBA

สิ่งที่ควรถามมากกว่าคือ วันนี้ข้อมูลบัญชีและภาษีของธุรกิจเราถูกต้อง สอดคล้องกับข้อเท็จจริง และมีหลักฐานรองรับมากพอหรือยัง เพราะไม่ว่าระบบการตรวจสอบภาษีจะพัฒนาไปในรูปแบบใด การมีรายการบัญชีที่สะท้อนธุรกิจจริง ยื่นภาษีอย่างถูกต้อง และจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ก็ยังเป็นพื้นฐานสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจบริหารความเสี่ยงได้ดีขึ้น

หลายครั้งปัญหาทางบัญชีไม่ได้เกิดจากการตั้งใจทำผิด แต่อาจเริ่มจากเอกสารที่ตกหล่น การบันทึกรายการไม่ครบ หรือข้อมูลที่ไม่ได้กระทบยอดเป็นเวลานาน จนกลายเป็นปัญหาเมื่อถึงเวลายื่นภาษีหรือปิดงบ

ชอบการบัญชี พร้อมช่วยดูแลการทำบัญชีและภาษีให้เป็นระบบ ด้วยบริการรับทำบัญชีรายเดือน พร้อมช่วยตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูล เพื่อให้เจ้าของธุรกิจรู้สถานะบัญชีของตัวเอง และจัดการสิ่งที่ควรแก้ไขได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ ปรึกษาเรื่องบัญชี และภาษีกับเราได้เลยค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

อ้างอิง : เอกสาร ก้าวสำคัญ ธุรกรรมการเงิน ด้วยบัญชีชุดเดียว / Risk Based Audit : RBA กรมสรรพากร

The post RBA คืออะไร ? ระบบประเมินความเสี่ยงของสรรพากรที่ธุรกิจควรรู้ appeared first on Chob Accounting.

สินทรัพย์เหล่านี้เรียกว่าสินทรัพย์ไม่มีตัวตน ซึ่งแม้จะไม่มีรูปร่างทางกายภาพ แต่ก็สามารถมีมูลค่า และส่งผลต่องบการเงินของธุรกิจได้

สินทรัพย์ไม่มีตัวตน คืออะไร ?

ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS) สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Assets) คือ สินทรัพย์ที่ไม่เป็นตัวเงิน ไม่มีลักษณะทางกายภาพ หรือรูปร่างที่มองเห็นและสัมผัสได้ แต่สามารถระบุตัวตน และมีมูลค่าทางเศรษฐกิจ ซึ่งกิจการถือครองไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการผลิต การให้บริการ หรือการบริหารงาน และสามารถสร้างรายได้หรือประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต

สินทรัพย์ไม่มีตัวตน ถือเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนในงบฐานะการเงินของกิจการ

สินทรัพย์ไม่มีตัวตน มีลักษณะอย่างไร ?

1. ไม่มีตัวตนทางกายภาพ : ไม่สามารถจับต้อง หรือมองเห็นเป็นรูปร่างได้เหมือนที่ดิน อาคาร หรือเครื่องจักร
2. สามารถระบุได้ : ต้องแยกแยะออกจากกิจการได้ เช่น สามารถนำไปขาย โอน ให้สิทธิ ให้เช่า หรือแลกเปลี่ยนได้ หรือเกิดจากสิทธิตามกฎหมายและสัญญา
3. อยู่ภายใต้การควบคุมของกิจการ : กิจการมีสิทธิในการรับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจจากสินทรัพย์นั้น และสามารถกันบุคคลอื่นไม่ให้เข้ามาใช้ประโยชน์ได้
4. ให้ประโยชน์ในอนาคต : ช่วยเพิ่มรายได้ หรือลดต้นทุนให้แก่ธุรกิจในระยะยาวเกินกว่า 1 ปี

ประเภทของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

1. สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่สามารถระบุได้

สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่สามารถระบุได้ เป็นสินทรัพย์ที่แยกแยะหรือ ระบุตัวตนได้อย่างชัดเจน สามารถนำไปขาย โอน ให้สิทธิ ให้เช่า หรือแลกเปลี่ยนได้ หรือเกิดจากสิทธิตามสัญญาและสิทธิด้านกฎหมาย เช่น

1. สิทธิบัตร : สิทธิทางกฎหมายที่คุ้มครองการประดิษฐ์คิดค้น หรือการออกแบบผลิตภัณฑ์
2. ลิขสิทธิ์ : สิทธิแต่เพียงผู้เดียวในการทำงานด้านวรรณกรรม ศิลปะ หรือดนตรี
3. เครื่องหมายการค้าและตราสินค้า : สัญลักษณ์ หรือชื่อที่ใช้แยกแยะสินค้าหรือบริการออกจากคู่แข่ง
4. สิทธิการเช่า : สิทธิในการใช้ประโยชน์จากอสังหาริมทรัพย์ตามสัญญาเช่า
5. สัมปทาน : สิทธิที่ได้รับจากรัฐหรือ บริษัทแม่ในการดำเนินธุรกิจเฉพาะอย่าง
6. เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ : โปรแกรมคอมพิวเตอร์ สูตรการผลิต หรือความรู้ความชำนาญ
7. รายชื่อลูกค้า : ข้อมูลหรือฐานข้อมูลลูกค้าที่ได้มาและมีมูลค่าทางเศรษฐกิจ

2. สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ไม่สามารถระบุได้

สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ไม่สามารถระบุได้ เป็นสินทรัพย์ที่ไม่สามารถแยกออกจากกิจการ ระบุตัวตน หรือแยกย่อยได้อิสระ มักเกิดขึ้นเมื่อมีการซื้อกิจการ

สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ไม่สามารถระบุได้หลัก ๆ มีเพียงรายการเดียวตามมาตรฐานการบัญชี คือ ค่าความนิยม

ค่าความนิยม คือ มูลค่าส่วนเกินที่เกิดขึ้นเมื่อราคาซื้อกิจการสูงกว่ามูลค่ายุติธรรมของสินทรัพย์สุทธิที่สามารถระบุได้ของกิจการนั้น ซึ่งสะท้อนถึงชื่อเสียง ความน่าเชื่อถือ หรือฐานลูกค้าที่ดี

ความสำคัญของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

1. สร้างความแตกต่าง : ช่วยให้ผู้บริโภคจดจำ และแยกแยะสินค้า หรือบริการออกจากคู่แข่งได้ผ่านเครื่องหมายการค้า
2. ปกป้องนวัตกรรม : สิทธิบัตร และลิขสิทธิ์ช่วยคุ้มครองความคิดสร้างสรรค์ เทคโนโลยี หรือสูตรการผลิตไม่ให้ถูกลอกเลียนแบบ
3. เพิ่มมูลค่ากิจการ : เพิ่มมูลค่าโดยรวม และเสริมความแข็งแกร่งให้แก่ฐานะทางการเงินในระยะยาว
4. สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า : สร้างความภักดี และกระตุ้นให้เกิดการซื้อซ้ำผ่านชื่อเสียง และความน่าเชื่อถือของแบรนด์

หลักเกณฑ์การรับรู้สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

กิจการจะรับรู้รายการเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนตามมาตรฐานการบัญชี ก็ต่อเมื่อเป็นไปตามคำนิยามและเข้าเกณฑ์การรับรู้รายการทั้ง ดังนี้

1. ความสามารถในการระบุตัวตน : สินทรัพย์นั้นต้องสามารถแยกแยะได้ชัดเจน ไม่มีลักษณะทางกายภาพ และสามารถแยกออกจากกิจการได้ เช่น นำไปขาย โอน สิทธิ์ให้เช่า หรือแลกเปลี่ยน หรือเกิดจากสิทธิตามสัญญาหรือสิทธิด้านกฎหมาย
2. ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต : มีความเป็นไปได้ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตอันเกิดจากสินทรัพย์นั้น
3. ความน่าเชื่อถือของต้นทุน : ต้นทุนของสินทรัพย์นั้นสามารถวัดมูลค่าได้อย่างน่าเชื่อถือ

คุณแป้ง-สีตลา ดีโพธิ์รัมย์ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพบัญชี ของ Chob Accounting ได้แชร์ประสบการณ์เกี่ยวกับการตรวจสอบคุณภาพบัญชีว่า “ก่อนจะดูว่าสินทรัพย์ไม่มีตัวตนควรบันทึกมูลค่าเท่าไร เราต้องตอบให้ได้ก่อนว่า บริษัทได้รับและควบคุม ‘สิทธิอะไร’ อยู่จริง ๆ เพราะการจ่ายเงินซื้อซอฟต์แวร์ หรือระบบ ไม่ได้หมายความว่าบริษัทจะเป็นเจ้าของสินทรัพย์นั้นในลักษณะเดียวกันทุกกรณี”

เมื่อรับรู้สินทรัพย์แล้ว ต้องวัดมูลค่าด้วยราคาทุน และทยอยบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายผ่านการตัดจำหน่ายตลอดอายุการใช้งาน

การวัดมูลค่าสินทรัพย์ไม่มีตัวตนด้วยราคาทุน

ตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 38 (TAS 38) กิจการต้องวัดมูลค่าเริ่มแรกของสินทรัพย์ไม่มีตัวตนด้วย ราคาทุน ซึ่งรวมถึงราคาซื้อ และต้นทุนทางตรงทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดเตรียมสินทรัพย์ให้พร้อมใช้งาน แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ

1. การวัดมูลค่าเมื่อเริ่มแรก

ราคาทุนของสินทรัพย์ไม่มีตัวตนจะขึ้นอยู่กับวิธีการได้มา ดังนี้

• กรณีซื้อแยกต่างหาก : ประกอบด้วยราคาซื้อสุทธิจากส่วนลดทางการค้า ภาษีนำเข้า และภาษีที่ไม่สามารถขอคืนได้ รวมทั้งค่าใช้จ่ายทางตรง เช่น ค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย หรือค่าจดทะเบียน
• กรณีพัฒนาขึ้นภายในกิจการ : บันทึกเป็นต้นทุนเฉพาะรายจ่ายในขั้นตอนการพัฒนาที่ตรงตามเกณฑ์ทางเทคนิคและความเป็นไปได้ที่จะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจแล้วเท่านั้น ส่วนรายจ่ายในขั้นตอนการวิจัยให้ถือเป็นค่าใช้จ่ายทันที

2. การวัดมูลค่าภายหลังการรับรู้รายการ

กิจการส่วนใหญ่เลือกใช้วิธีราคาทุนในการแสดงมูลค่าต่อเนื่อง โดยการนำราคาทุนหักด้วย ค่าตัดจำหน่ายสะสม และผลขาดทุนจากการด้อยค่าสะสม

การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ไม่มีตัวตน คือการปันส่วนจำนวนที่คิดค่าตัดจำหน่ายอย่างมีระบบตลอดอายุการใช้งาน โดยมีหลักเกณฑ์ตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 38 (TAS 38) ดังนี้

• สิทธิ์เฉพาะอายุจำกัด : กิจการต้องคิดค่าตัดจำหน่ายเฉพาะสินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่มี อายุการใช้งานจำกัดเท่านั้น
• อายุไม่จำกัด : สินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานไม่จำกัด เช่น เครื่องหมายการค้าที่มีการต่ออายุได้ตลอด ห้ามคิดค่าตัดจำหน่าย แต่ต้องทดสอบการด้อยค่าทุกปี
• มูลค่าคงเหลือ : โดยทั่วไปกำหนดให้มูลค่าคงเหลือ เท่ากับ ศูนย์ ยกเว้นมีข้อตกลงจากบุคคลภายนอกว่าจะซื้อต่อ หรือมีตลาดซื้อขายรองรับตอนสิ้นสุดอายุ

ตัวอย่างเช่น บริษัท ชอบการบัญชี จำกัด ซื้อสิทธิบัตรราคา 100,000 บาท อายุการใช้งาน 5 ปี ไม่มีมูลค่าคงเหลือ เท่ากับว่าค่าตัดจำหน่ายจะอยู่ที่ปีละ 20,000 บาท

จากนั้น ให้บันทึกบัญชีตามหลักการเดบิต-เครดิต ดังนี้

• Dr. ค่าตัดจำหน่าย-สิทธิบัตร 20,000 บาท
• Cr. ค่าตัดจำหน่ายสะสม-สิทธิบัตร 20,000 บาท

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนหรือไม่ ?

โดยทั่วไป สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ธุรกิจถือไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในระยะยาวจะอยู่ในกลุ่มสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เช่น Software ที่ใช้หลายปี ลิขสิทธิ์ หรือสิทธิบัตร

เว็บไซต์ถือเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนหรือไม่ ?

เว็บไซต์อาจเข้าเกณฑ์เป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนได้ในบางกรณี แต่ค่าใช้จ่ายในการสร้างเว็บไซต์ทุกประเภทไม่ได้บันทึกเป็นสินทรัพย์ได้ทั้งหมด

สินทรัพย์ไม่มีตัวตนคิดค่าเสื่อมราคาหรือไม่ ?

โดยทั่วไปจะไม่เรียกว่าค่าเสื่อมราคา แต่ใช้คำว่าค่าตัดจำหน่าย สำหรับสินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่มีอายุการใช้ประโยชน์ทราบได้แน่นอน

แนวคิดมีลักษณะคล้ายกัน คือ ทยอยรับรู้ต้นทุนของสินทรัพย์ตามช่วงเวลาที่กิจการได้รับประโยชน์ แต่ศัพท์ทางบัญชีที่ใช้กับสินทรัพย์ไม่มีตัวตนคือ ค่าตัดจำหน่าย

สรุป

สินทรัพย์ไม่มีตัวตน คือ สินทรัพย์ที่ไม่มีลักษณะทางกายภาพ แต่สามารถระบุได้ อยู่ภายใต้การควบคุมของกิจการ และสามารถสร้างประโยชน์ทางเศรษฐกิจให้ธุรกิจในอนาคตได้ แต่สิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรจำไว้คือ ไม่ใช่สิ่งที่จับต้องไม่ได้ทุกอย่างจะสามารถบันทึกเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนได้

ก่อนบันทึกรายการ ควรพิจารณาอย่างน้อยว่า

• รายการหรือสิทธินั้นสามารถระบุได้หรือไม่
• ธุรกิจมีสิทธิหรือสามารถควบคุมประโยชน์จากรายการนั้นหรือไม่
• คาดว่าจะสร้างประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคตหรือไม่
• สามารถวัดต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือหรือไม่
• มีระยะเวลาของสิทธิหรืออายุการใช้ประโยชน์เท่าใด

หากยังไม่แน่ใจว่ารายจ่ายที่ธุรกิจจ่ายไปควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์ การส่งรายละเอียดให้ชอบการบัญชีช่วยตรวจสอบตั้งแต่ต้น จะช่วยลดปัญหาการแก้ไขรายการย้อนหลัง และทำให้งบการเงินสะท้อนข้อมูลของธุรกิจได้เหมาะสมมากขึ้นค่ะ

อ้างอิง :

1. คู่มืออธิบายมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 38 เรื่อง สินทรัพย์ไม่มีตัวตน
2. ประกาศสภาวิชาชีพบัญชี เรื่องมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 38

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์ไม่มีตัวตน คืออะไร ? ทำความเข้าใจแบบง่าย ๆ สำหรับธุรกิจ appeared first on Chob Accounting.

เพราะเมื่อถึงเวลาปิดบัญชี ตรวจนับสินทรัพย์ หรือคำนวณค่าเสื่อมราคา คำถามง่าย ๆ อย่าง บริษัทมีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง ตอนนี้อยู่ที่ไหน และยังใช้งานอยู่หรือไม่ ก็อาจตอบได้ยากกว่าที่คิด หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยแก้ปัญหานี้คือสิ่งที่เรียกว่าทะเบียนสินทรัพย์ค่ะ

ทะเบียนสินทรัพย์ คืออะไร ?

ทะเบียนสินทรัพย์ (Fixed Asset Register) คือ ข้อมูลหรือทะเบียนที่กิจการใช้บันทึกรายละเอียด และติดตามสินทรัพย์แต่ละรายการที่ถือครองอยู่ เช่น เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ อาคาร หรือรถยนต์ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าสินทรัพย์นั้นคืออะไร ได้มาตอนไหน มีต้นทุนเท่าไร อยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน และปัจจุบันมีสถานะอย่างไร

พูดง่าย ๆ คือ หากบัญชีบอกว่า บริษัทมีอุปกรณ์สำนักงาน 500,000 บาท

แนวคิดนี้สอดคล้องกับการบัญชีสำหรับที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ซึ่งครอบคลุมสินทรัพย์ที่มีไว้เพื่อใช้ในการผลิตหรือให้บริการ ให้เช่า หรือใช้ในการบริหาร และคาดว่าจะใช้มากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา โดยสินทรัพย์ที่จะรับรู้ต้องมีความเป็นไปได้ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต และสามารถตรวจสอบต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือ

ในงานบัญชีอาจพบทั้งคำว่า ทะเบียนสินทรัพย์ และทะเบียนทรัพย์สิน ซึ่งในทางปฏิบัติมักใช้สื่อถึงข้อมูลสำหรับควบคุม และติดตามสินทรัพย์ของกิจการในลักษณะใกล้เคียงกัน

ทำไมต้องทำทะเบียนสินทรัพย์ ?

เมื่อธุรกิจยังมีสินทรัพย์เพียงไม่กี่รายการ เจ้าของกิจการอาจจำได้เองว่าเครื่องไหนซื้อเมื่อไร หรือคอมพิวเตอร์เครื่องไหนอยู่กับพนักงานคนใด แต่เมื่อบริษัทเติบโต มีพนักงานหลายคน หลายแผนก หรือหลายสาขา การใช้ความจำเพียงอย่างเดียวเริ่มไม่เพียงพอ ทะเบียนสินทรัพย์จึงมีประโยชน์มากกว่าแค่การทำบัญชี

1. รู้ว่าสินทรัพย์ของบริษัทมีอยู่จริง

ทะเบียนทำให้สามารถดูสินทรัพย์เป็นรายชิ้น แทนที่จะเห็นเพียงยอดรวมในบัญชี

ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 350,000 บาท จากเดิมที่เห็นเพียง เมื่อเปิดทะเบียนสินทรัพย์ จะสามารถตรวจสอบต่อได้ว่าเป็น Notebook กี่เครื่อง เป็น Desktop กี่เครื่อง และแต่ละเครื่องมีรหัสอะไร

2. ตรวจสอบว่าแต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน และใครใช้งาน

ข้อมูลอย่างสถานที่ตั้ง และผู้รับผิดชอบ มีประโยชน์ต่อกิจการมาก โดยเฉพาะบริษัทที่มีหลายสาขา หรือมีการมอบอุปกรณ์ให้พนักงานนำไปใช้งาน เมื่อพนักงานย้ายแผนก ลาออก หรือมีการย้ายสินทรัพย์ระหว่างสาขา บริษัทก็สามารถอัปเดตประวัติได้ทันที

3. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับการคำนวณค่าเสื่อมราคา

การคำนวณค่าเสื่อมราคาเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายส่วน เช่น ต้นทุน มูลค่าคงเหลือ อายุการใช้ประโยชน์ และวันที่สินทรัพย์พร้อมใช้งาน

ตามหลักของ TAS 16 การคิดค่าเสื่อมราคาเริ่มเมื่อสินทรัพย์อยู่ในสถานที่และสภาพที่พร้อมใช้งานตามความประสงค์ของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่พิจารณาจากวันที่จ่ายเงินเพียงอย่างเดียว

การมีวันที่พร้อมใช้งานอยู่ในทะเบียนจึงช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการคำนวณได้มาก

4. ช่วยตรวจสอบบัญชี และปิดงบ

ผู้ทำบัญชีสามารถนำทะเบียนสินทรัพย์มาเปรียบเทียบกับยอดในบัญชีแยกประเภท พร้อมตรวจสอบรายการที่ซื้อเพิ่ม ขายออก สูญหาย หรือเลิกใช้งานระหว่างปี

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีบางประเภท เช่น บริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน รวมถึงบัญชีย่อยอื่นตามความจำเป็นของธุรกิจ

ทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้รายละเอียดรายชิ้นสามารถเชื่อมกลับไปยังตัวเลขในระบบบัญชีได้ง่ายขึ้น

5. ช่วยตัดสินใจว่าจะซ่อม ซื้อใหม่ หรือจำหน่ายสินทรัพย์

ทะเบียนที่มีข้อมูลครบไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะฝ่ายบัญชีเท่านั้น โดยฝ่ายบริหารสามารถดูได้ว่าเครื่องจักรชิ้นใดใช้งานมานานแล้ว คอมพิวเตอร์กลุ่มใดใกล้ถึงรอบเปลี่ยน หรือสินทรัพย์ใดไม่ได้ใช้งานแล้ว เพื่อวางแผนงบประมาณสำหรับซ่อมบำรุง ซื้อทดแทน หรือจำหน่ายออก

สินทรัพย์แบบไหนที่ต้องนำมาลงทะเบียนสินทรัพย์ ?

สินทรัพย์ที่ต้องนำมาลงทะเบียนในทะเบียนทรัพย์สิน คือ สินทรัพย์ถาวร และสินทรัพย์ที่มีตัวตนหรือไม่มีตัวตนที่มีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี และมีมูลค่าสูงเกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำที่กิจการ หรือองค์กรกำหนดไว้ เพื่อใช้ควบคุม ตรวจสอบ และคำนวณค่าเสื่อมราคา

ตัวอย่าง

• ที่ดิน เช่น พื้นที่ดินของกิจการ
• อาคารและสิ่งปลูกสร้าง เช่น สำนักงาน คลังสินค้า โรงงาน หรือการปรับปรุงอาคาร
• เครื่องจักรและอุปกรณ์ เช่น เครื่องจักรในโรงงาน เครื่องมือช่าง เครื่องมือการผลิต
• เครื่องใช้สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เอกสาร
• ยานพาหนะ เช่น รถยนต์ รถบรรทุก หรือมอเตอร์ไซค์ของกิจการ
• คอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยี เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือเซิร์ฟเวอร์
• สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ เครื่องหมายการค้า โปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Software) หรือสัมปทานที่มีอายุใช้งานยาวนาน

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ซื้อแล้วใช้นานเกินหนึ่งปีจะต้องถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์ในลักษณะเดียวกันทั้งหมด กิจการยังต้องพิจารณานโยบายการบัญชี สาระสำคัญของรายการ ลักษณะการใช้งาน และข้อเท็จจริงของธุรกิจประกอบด้วย

วิธีจัดทำทะเบียนสินทรัพย์

ขั้นที่ 1 เมื่อบริษัทซื้อสินทรัพย์เข้ามา

เริ่มจากรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น

• ใบเสนอราคา
• ใบสั่งซื้อ
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• เอกสารรับสินค้า
• เอกสารค่าติดตั้ง หรือค่าขนส่งที่เกี่ยวข้อง

จากนั้นให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่ารายการดังกล่าวเข้าเงื่อนไขรับรู้เป็นสินทรัพย์ หรือควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย

ขั้นที่ 2 กำหนดรหัสและติด Asset Tag

สินทรัพย์แต่ละชิ้นควรมีรหัสเฉพาะ เช่น

• IT-001 คือ อุปกรณ์ IT
• OF-001 คือ อุปกรณ์สำนักงาน
• MC-001 คือ เครื่องจักร
• VH-001 คือ ยานพาหนะ

หากสามารถติด Asset Tag หรือ QR Code ไว้บนตัวสินทรัพย์ได้ จะช่วยให้การตรวจนับภายหลังง่ายขึ้นมาก สิ่งสำคัญคือ รหัสบนสินทรัพย์จริงต้องตรงกับรหัสในทะเบียน

ขั้นที่ 3 บันทึกข้อมูลเข้าสู่ทะเบียนสินทรัพย์

เมื่อได้รับสินทรัพย์ และทราบรายละเอียดแล้ว ควรบันทึกตามลำดับดังนี้

1. รหัส
2. รายการ
3. เอกสารซื้อ
4. ต้นทุน
5. วันที่พร้อมใช้งาน
6. สถานที่
7. ผู้รับผิดชอบ

หากสินทรัพย์ถูกย้ายสาขาหรือเปลี่ยนผู้ใช้งานภายหลัง ก็ควรอัปเดตข้อมูลตามจริง

ขั้นที่ 4 บันทึก และติดตามค่าเสื่อมราคา

เมื่อสินทรัพย์อยู่ในสถานที่ และสภาพพร้อมใช้งาน จึงเริ่มพิจารณาการคิดค่าเสื่อมราคาตามนโยบายบัญชีที่เกี่ยวข้อง

ตาม TAS 16 การคิดค่าเสื่อมราคาต้องปันส่วนจำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคาอย่างเป็นระบบตลอดอายุการใช้ประโยชน์ และเริ่มเมื่อสินทรัพย์พร้อมใช้งานตามวัตถุประสงค์ของฝ่ายบริหาร จึงควรแยกให้ชัดระหว่าง

• วันที่ซื้อ
• วันที่รับสินค้า
• วันที่ติดตั้ง
• วันที่พร้อมใช้งาน

เพราะในบางกรณีอาจไม่ใช่วันเดียวกัน

ขั้นที่ 5 ตรวจนับสินทรัพย์เป็นระยะ

ในทะเบียนสินทรัพย์ อาจระบุว่ามี Notebook 20 เครื่อง แต่สิ่งสำคัญคือ Notebook ทั้ง 20 เครื่องยังมีอยู่จริงหรือไม่ จึงควรมีการตรวจนับสินทรัพย์เป็นระยะ แล้วเปรียบเทียบกับทะเบียนสินทรัพย์

กิจการที่มีสินทรัพย์ไม่มากอาจตรวจอย่างน้อยก่อนปิดบัญชีประจำปี ส่วนกิจการที่มีการเคลื่อนย้ายสินทรัพย์บ่อยอาจกำหนดการตรวจนับถี่ขึ้นตามความเสี่ยงของธุรกิจ

ขั้นที่ 6 เมื่อขาย ชำรุด สูญหาย หรือเลิกใช้งาน

หากสินทรัพย์เสียหาย ชำรุด สูญหาย หรือจำหน่าย ควรเปลี่ยนสถานะ พร้อมบันทึกข้อมูลว่าเกิดอะไรขึ้น เช่น

• วันที่ขาย
• ราคาขาย
• วันที่พบว่าสูญหาย
• เหตุผลที่เลิกใช้งาน
• เอกสารอนุมัติ
• ผู้อนุมัติ
• เอกสารรับเงินจากการขาย

จากนั้นส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้อง

ทะเบียนสินทรัพย์เกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคาอย่างไร ?

1. แหล่งข้อมูลตั้งต้น : ทะเบียนสินทรัพย์เก็บต้นทุน และวันที่ได้มา ซึ่งเป็นตัวเลขตั้งต้นในการคำนวณค่าเสื่อมราคา
2. การกำหนดอายุการใช้งาน : ทะเบียนสินทรัพย์ระบุอัตรา หรืออายุขัยของทรัพย์สิน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีรู้ว่าต้องทยอยหักค่าเสื่อมราคานานแค่ไหน
3. การติดตามค่าเสื่อมราคาสะสม : ใช้บันทึกยอดค่าเสื่อมราคาสะสม และมูลค่าตามบัญชีสุทธิของแต่ละชิ้นให้อยู่เป็นปัจจุบัน
4. การตัดจำหน่าย : เมื่อสินทรัพย์หมดอายุการใช้งาน หรือถูกขายออกไป ข้อมูลในทะเบียนจะช่วยให้รู้ว่าต้องตัดบัญชีส่วนที่เหลืออย่างไร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับทะเบียนสินทรัพย์

บริษัท จำเป็นต้องมีทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่ ?

บริษัทมีความจำเป็นต้องมีทะเบียนสินทรัพย์ เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดทรัพย์สินถาวร คำนวณค่าเสื่อมราคา และแสดงรายการในงบการเงินประจำปีให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีและกฎหมายภาษีอากร

หากบริษัทมีสินทรัพย์หลายรายการ การมีทะเบียนสินทรัพย์จะมีผลต่อการการควบคุม ตรวจนับ คำนวณค่าเสื่อมราคา และกระทบยอดกับบัญชี

ซื้อคอมพิวเตอร์ ต้องลงทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่ ?

การซื้อคอมพิวเตอร์สำหรับใช้งานในบริษัทหรือหน่วยงาน จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลลงในทะเบียนสินทรัพย์ หากคอมพิวเตอร์นั้นมีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี และมีมูลค่าเข้าเกณฑ์เป็นสินทรัพย์ถาวร เพื่อใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา และควบคุมตรวจสอบภายใน

สินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมหมดแล้ว ต้องเอาออกจากทะเบียนหรือไม่ ?

สินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมราคาหมดแล้ว ไม่ต้องเอาออกจากทะเบียนทันที หากทรัพย์สินนั้นยังใช้งานอยู่จริงในกิจการ โดยจะคงมูลค่าทางบัญชีไว้ที่จำนวนเงินเล็กน้อย (เช่น 1 บาท) และเก็บไว้ในทะเบียนเพื่อควบคุมการมีอยู่ จนกว่าจะมีการเลิกใช้งาน ขาย หรือทำลาย

สินทรัพย์สูญหาย หรือชำรุดควรทำอย่างไร ?

อันดับแรกไม่ควรลบรายการออกจากทะเบียนทันที แต่ควรบันทึกสถานะและรวบรวมข้อเท็จจริงก่อน จากนั้นจึงส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่าต้องบันทึกการด้อยค่า การตัดรายการ หรือรายการอื่นที่เกี่ยวข้องหรือไม่

สรุป

ทะเบียนสินทรัพย์เป็นมากกว่าตารางสำหรับเก็บข้อมูลทางบัญชี เพราะช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพชัดเจนว่า ปัจจุบันบริษัทมีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง แต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน มีมูลค่าทางบัญชีเท่าไร หากมีการบันทึกข้อมูลตั้งแต่วันที่ซื้อ กำหนดรหัส ติดตามการใช้งาน และอัปเดตเมื่อมีการย้าย ขาย ชำรุด หรือสูญหาย ก็จะช่วยให้ข้อมูลในทะเบียนตรงกับสินทรัพย์ที่มีอยู่จริงมากขึ้น

ดังนั้น เป้าหมายของการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นการสร้างข้อมูลกลางที่สามารถนำไปใช้ประกอบการทำบัญชี คำนวณค่าเสื่อมราคา ตรวจนับสินทรัพย์ และวางแผนการใช้ทรัพยากรของธุรกิจ

หากยังไม่แน่ใจว่าสินทรัพย์แต่ละรายการควรบันทึกอย่างไร หรือข้อมูลในทะเบียนตรงกับบัญชีหรือไม่ การให้ผู้ทำบัญชีช่วยตรวจสอบและวางระบบตั้งแต่ต้น จะช่วยลดปัญหาและทำให้การตรวจสอบในอนาคตง่ายขึ้นค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post ทะเบียนสินทรัพย์ คืออะไร ? วิธีจัดทำ พร้อมตัวอย่างที่นำไปใช้ได้จริง appeared first on Chob Accounting.

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน คืออะไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non-current Assets) คือ สินทรัพย์ของกิจการที่ไม่เข้าเกณฑ์การจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน โดยทั่วไปมักเป็นทรัพยากรที่กิจการถือไว้เพื่อใช้ประโยชน์หรือสร้างประโยชน์ทางเศรษฐกิจในระยะยาว เช่น ที่ดิน อาคาร เครื่องจักร หรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนบางประเภท

ตามหลักการนำเสนองบการเงิน สินทรัพย์จะถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ก็ต่อเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดเท่านั้น

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน มีลักษณะอย่างไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนมักมีลักษณะสำคัญดังนี้

1. ระยะเวลาใช้งาน: ให้ประโยชน์ หรืออยู่คู่กิจการนานเกินกว่า 1 ปี หรือเกินหนึ่งรอบระยะเวลาการดำเนินงาน
2. สภาพคล่องต่ำ: ไม่สามารถเปลี่ยนกลับมาเป็นเงินสดได้อย่างรวดเร็ว
3. วัตถุประสงค์หลัก: ใช้เป็นโครงสร้างพื้นฐานในการดำเนินธุรกิจ ผลิตสินค้า หรือให้บริการ เพื่อสร้างรายได้ในระยะยาว
4. การบันทึกบัญชี: ส่วนใหญ่จะต้องมีการคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือตัดจำหน่ายตามอายุการใช้งานที่ลดลงทุกปี ยกเว้นที่ดินที่ไม่คิดค่าเสื่อมราคา

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่าเงินทุนของกิจการถูกนำไปลงทุนไว้กับทรัพยากรระยะยาวในรูปแบบใดบ้าง

1. เป็นรากฐานการผลิตและดำเนินงาน: เช่น โรงงาน เครื่องจักร หรือสำนักงาน ซึ่งเป็นเครื่องมือหลักในการทำธุรกิจ หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ ธุรกิจจะไม่สามารถผลิตสินค้าหรือให้บริการได้
2. สร้างรายได้ในระยะยาว: ทรัพย์สินเหล่านี้ถูกใช้งานต่อเนื่องหลายปีเพื่อทำกำไร ไม่ได้มีไว้ซื้อมาขายไปในระยะสั้น
3. สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน: สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตรหรือเครื่องหมายการค้า ช่วยปกป้องเอกลักษณ์ และนวัตกรรมของบริษัท
4. เพิ่มความมั่นคงและน่าเชื่อถือ: การมีสินทรัพย์มูลค่าสูงแสดงถึงศักยภาพและความพร้อมของกิจการในสายตาของนักลงทุน หรือสถาบันการเงิน

อย่างไรก็ตาม การมีสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนจำนวนมากไม่ได้หมายความว่าธุรกิจดี หรือไม่ดี เพราะต้องวิเคราะห์ร่วมกับรายได้ กระแสเงินสด หนี้สิน ประสิทธิภาพการใช้งานสินทรัพย์ รวมถึงข้อมูลทางการเงินด้านอื่นด้วย

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน มีอะไรบ้าง ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนมีได้หลายประเภท ขึ้นอยู่กับรูปแบบของธุรกิจ แต่ที่พบเห็นได้บ่อย มีอยู่ดังนี้

1. เงินฝากธนาคารที่มีภาระค้ำประกัน คือเงินฝากที่กิจการไม่สามารถนำมาใช้ได้อย่างอิสระ เนื่องจากถูกนำไปวางเป็นหลักประกัน เช่น เงินฝากค้ำประกันวงเงินสินเชื่อ หรือเงินฝากที่มีข้อจำกัดในการถอนเป็นระยะเวลานาน
2. เงินลงทุนในบริษัทย่อย บริษัทร่วม หรือการร่วมค้า คือ เงินที่กิจการนำไปลงทุนในบริษัทอื่นในลักษณะระยะยาว เช่น การลงทุนในบริษัทที่กิจการมีอำนาจควบคุม มีอิทธิพลอย่างมีนัยสำคัญ หรือมีการควบคุมร่วมกัน
3. เงินลงทุนระยะยาวอื่น ๆ คือ เงินลงทุนที่กิจการมีวัตถุประสงค์ถือครองในระยะยาว เช่น หลักทรัพย์ หรือเงินฝากบางประเภทที่มีกำหนดระยะเวลาเกินกว่าระยะสั้นตามปกติ
4. ลูกหนี้และเงินให้กู้ยืมระยะยาว คือ สิทธิที่กิจการคาดว่าจะได้รับชำระเงินในระยะยาว เช่น ลูกหนี้ตามสัญญาระยะยาว หรือเงินที่กิจการให้บุคคลหรือกิจการอื่นกู้ยืมโดยมีกำหนดชำระคืนในอนาคต
5. อสังหาริมทรัพย์เพื่อการลงทุน คือ ที่ดิน หรืออาคารที่กิจการถือไว้เพื่อรับรายได้จากค่าเช่า เพื่อหวังมูลค่าเพิ่ม หรือทั้งสองอย่าง เช่น อาคารที่ซื้อไว้ปล่อยเช่า หรือที่ดินที่ถือไว้เพื่อการลงทุน
6. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ เป็นกลุ่มสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่พบได้บ่อยที่สุด เช่น ที่ดิน อาคารสำนักงาน โรงงาน เครื่องจักร รถยนต์ คอมพิวเตอร์ เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์สำนักงาน ซึ่งกิจการมีไว้ใช้ในการดำเนินงานระยะยาว
7. ค่าความนิยม (Goodwill) เป็นสินทรัพย์ที่อาจเกิดขึ้นจากการซื้อหรือรวมธุรกิจ โดยสะท้อนประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคตที่ไม่สามารถแยกออกมาเป็นสินทรัพย์รายการใดรายการหนึ่งได้อย่างชัดเจน
8. สินทรัพย์ไม่มีตัวตน คือ สินทรัพย์ที่ไม่มีลักษณะทางกายภาพ แต่สามารถสร้างประโยชน์ให้ธุรกิจได้ในอนาคต เช่น โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร หรือสิทธิตามสัญญาบางประเภท
9. สินทรัพย์ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี คือ สิทธิประโยชน์ทางภาษีที่กิจการคาดว่าจะได้รับในอนาคต ซึ่งอาจเกิดจากผลแตกต่างชั่วคราวทางภาษี ขาดทุนทางภาษีที่ยังไม่ได้ใช้ หรือเครดิตภาษีบางประเภท
10. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนอื่น คือ สินทรัพย์ระยะยาวที่ไม่เหมาะจะจัดอยู่ในหมวดหลักข้างต้น เช่น เงินมัดจำหรือเงินประกันระยะยาวบางประเภท โดยต้องพิจารณาจากลักษณะและเงื่อนไขของแต่ละรายการ

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคาอย่างไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนหลายประเภท โดยเฉพาะอาคาร เครื่องจักร รถยนต์ และอุปกรณ์ที่มีอายุการใช้ประโยชน์จำกัด จะเกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคา ซึ่งเป็นการปันส่วนมูลค่าเสื่อมสภาพของสินทรัพย์อย่างเป็นระบบตลอดอายุการใช้ประโยชน์ของสินทรัพย์นั้น

ลองนึกภาพง่าย ๆ ว่า บริษัทซื้อเครื่องจักรมาเพื่อใช้งานหลายปี ไม่ได้หมายความว่าจะต้องรับรู้ราคาทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายในวันแรกโดยอัตโนมัติ หากรายการเข้าเกณฑ์การรับรู้เป็นสินทรัพย์ แต่จะมีการรับรู้และปันส่วนค่าใช้จ่ายตามหลักบัญชีที่เกี่ยวข้องตลอดช่วงเวลาที่กิจการได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์นั้น

ในขณะเดียวกัน สินทรัพย์ไม่มีตัวตนบางประเภทจะใช้การหักค่าตัดจำหน่าย (Amortisation) ตามหลักเกณฑ์ของสินทรัพย์ประเภทนั้น โดยไม่ใช้ค่าเสื่อมราคาเหมือนอาคารหรือเครื่องจักร ตัวอย่างเช่น ที่ดินโดยทั่วไปจะไม่คิดค่าเสื่อมราคา เนื่องจากโดยทั่วไปมีอายุการใช้ประโยชน์ไม่จำกัด แม้จะมีข้อยกเว้นในบางสถานการณ์

สรุป

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยสะท้อนว่าธุรกิจมีทรัพยากรอะไรไว้ใช้สร้างประโยชน์ในระยะยาว ตั้งแต่ที่ดิน อาคาร เครื่องจักร รถยนต์ และอุปกรณ์ ไปจนถึงสินทรัพย์บางประเภทที่จับต้องไม่ได้

เมื่อเจ้าของธุรกิจเข้าใจเรื่องนี้ จะช่วยให้อ่านงบฐานะการเงินได้ง่ายขึ้น เข้าใจค่าเสื่อมราคาได้ดีขึ้น และมองเห็นภาพว่าธุรกิจกำลังนำเงินไปลงทุนกับทรัพยากรระยะยาวประเภทใดบ้าง

หากไม่แน่ใจว่า ทรัพย์สินที่ซื้อเข้ามาควรบันทึกเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย และควรจัดอยู่ในประเภทใด การให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบจากเอกสาร วัตถุประสงค์การใช้งาน และข้อเท็จจริงของรายการ จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการจัดทำบัญชีได้ค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน คืออะไร ? มีอะไรบ้าง เรื่องที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ appeared first on Chob Accounting.

หนึ่งในตัวเลขที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจเรื่องนี้ได้ดีขึ้น คือ สินทรัพย์หมุนเวียน เพราะตัวเลขนี้ไม่ได้บอกเพียงว่าธุรกิจมีทรัพย์สินเท่าไร แต่ยังช่วยให้เราเห็นว่า ทรัพยากรระยะสั้นของกิจการกำลังอยู่ในรูปของ เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ หรืออยู่ในรูปแบบสินทรัพย์ประเภทอื่น

สินทรัพย์หมุนเวียน คืออะไร ?

สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) คือ สินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูงของกิจการ ซึ่งคาดว่าจะเปลี่ยนเป็นเงินสด ขาย หรือใช้หมดไปภายใน 1 ปี หรือภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานปกติ เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า และสินค้าคงคลัง ช่วยให้ธุรกิจมีเงินหมุนเวียนและจ่ายหนี้ระยะสั้นได้ทันเวลา

คำว่า “หมุนเวียน” ไม่ได้หมายความเพียงว่า สินทรัพย์นั้นต้องกลายเป็นเงินสดภายใน 1 ปีเสมอไป แต่ต้องพิจารณาว่า สินทรัพย์นั้นมีบทบาทอย่างไรในวงจรการทำธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจซื้อสินค้ามาเพื่อขาย เมื่อขายแล้วกลายเป็นลูกหนี้การค้า และเมื่อเก็บเงินจากลูกค้าได้จึงกลับมาเป็นเงินสด

กระบวนการตั้งแต่ซื้อสินทรัพย์มาใช้ในการดำเนินงานจนกลับมาเป็นเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด เรียกว่า รอบระยะเวลาการดำเนินงาน หรือ Operating Cycle

คุณสมบัติของสินทรัพย์หมุนเวียน

สินทรัพย์หมุนเวียนแต่ละประเภท อาจมีลักษณะและความสามารถในการเปลี่ยนเป็นเงินสดแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปจะเป็นทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในระยะสั้นของธุรกิจ และมีการหมุนเวียนไปตามกิจกรรมของกิจการ เช่น จากเงินสดเป็นสินค้า จากสินค้าเป็นลูกหนี้ และกลับมาเป็นเงินสดอีกครั้ง

1. มีสภาพคล่องสูง

สินทรัพย์หมุนเวียนโดยทั่วไปมี มีสภาพคล่องสูงกว่าสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เพราะสามารถนำมาใช้ ขาย หรือเปลี่ยนกลับมาเป็นเงินสดได้ค่อนข้างรวดเร็วตามลักษณะของธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม สินทรัพย์หมุนเวียนแต่ละรายการมีสภาพคล่องไม่เท่ากัน เช่น เงินสด สามารถนำไปใช้ได้ทันที ขณะที่ลูกหนี้การค้า ต้องรอเก็บเงินจากลูกค้า และ สินค้าคงเหลือ ต้องขายออกก่อนจึงจะเปลี่ยนเป็นเงินสดได้

ดังนั้น หากต้องการดูสภาพคล่องของธุรกิจ ไม่ควรพิจารณาเพียงยอดรวมของสินทรัพย์หมุนเวียน แต่ควรดูด้วยว่าสินทรัพย์เหล่านั้นประกอบด้วยอะไรบ้าง

2. ระยะเวลาจำกัด

สินทรัพย์หมุนเวียนมักเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในระยะสั้น หรือรอบการดำเนินงานตามปกติของธุรกิจ เช่น สินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย ลูกหนี้ที่เกิดจากการขายสินค้า หรือค่าใช้จ่ายที่จ่ายล่วงหน้าสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง

อย่างไรก็ตาม ใช่ว่าสินทรัพย์หมุนเวียนทุกประเภทต้องเปลี่ยนเป็นเงินสดภายใน 1 ปีเสมอไป เพราะสินค้าคงเหลือหรือลูกหนี้บางรายการอาจยังเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน หากอยู่ภายในรอบการดำเนินงานตามปกติของกิจการ จึงควรมองทั้งระยะเวลา และลักษณะของวงจรธุรกิจประกอบกัน

3. วัตถุประสงค์ในการถือครอง

อีกคุณสมบัติสำคัญคือ กิจการไม่ได้ถือสินทรัพย์หมุนเวียนไว้เพื่อใช้งานระยะยาวเป็นหลัก แต่ถือไว้เพื่อใช้ในการดำเนินงาน ขาย ซื้อขาย หรือรับประโยชน์ในระยะสั้น

ตัวอย่างเช่น สินค้าที่กิจการซื้อมาเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้า มีวัตถุประสงค์แตกต่างจากเครื่องจักรที่ซื้อมาเพื่อใช้ผลิตสินค้าเป็นเวลาหลายปี สินค้าจึงมักอยู่ในกลุ่มสินทรัพย์หมุนเวียน ส่วนเครื่องจักรมักเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

ดังนั้น การพิจารณาว่าสินทรัพย์รายการหนึ่งเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนหรือไม่ จึงต้องดูด้วยว่า ธุรกิจถือสินทรัพย์นั้นไว้เพื่ออะไร ไม่ใช่พิจารณาเพียงจากชื่อของสินทรัพย์ หรือระยะเวลาอย่างเดียว

สินทรัพย์หมุนเวียน มีอะไรบ้าง ?

สินทรัพย์หมุนเวียนมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของแต่ละธุรกิจ โดยรายการที่พบในงบการเงินของบริษัท มีดังนี้

1. เงินสด และรายการเทียบเท่าเงินสด

เป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูงที่สุด และสามารถนำมาใช้ในการดำเนินธุรกิจได้ค่อนข้างรวดเร็ว เช่น

• เงินสด
• เงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน
• เงินฝากออมทรัพย์
• เช็คที่ถึงกำหนด
• ธนาณัติ ตั๋วแลกเงิน หรือรายการที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ง่าย
• เงินลงทุนระยะสั้นที่มีสภาพคล่องสูง และมีความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงมูลค่าต่ำ

โดยทั่วไป รายการเทียบเท่าเงินสดมักเป็นเงินลงทุนที่มีอายุคงเหลือสั้นมาก เช่น ประมาณ 3 เดือนหรือน้อยกว่านับจากวันที่ได้มา

2. เงินลงทุนชั่วคราว

คือเงินลงทุนที่กิจการตั้งใจถือไว้ในระยะสั้น โดยทั่วไปไม่เกิน 12 เดือน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลารายงาน เช่น

• หลักทรัพย์เพื่อค้า
• เงินลงทุนในตราสารทางการเงินบางประเภท
• เงินฝากประจำระยะสั้น
• ตราสารหนี้ที่ใกล้ครบกำหนด

รายการเหล่านี้มักถือไว้เพื่อบริหารเงิน หรือรอเปลี่ยนเป็นเงินสดในระยะสั้น

3. ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้หมุนเวียนอื่น

ลูกหนี้ คือ สิทธิที่กิจการคาดว่าจะได้รับชำระเป็นเงิน หรือประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคต แบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ

1. ลูกหนี้การค้า
เกิดจากการขายสินค้า หรือให้บริการตามปกติของกิจการ แต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน เช่น ขายสินค้าให้เครดิต 30 วัน หรือรับงานบริการแล้วออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า

2. ลูกหนี้หมุนเวียนอื่น
เป็นลูกหนี้ที่ไม่ได้เกิดจากการขายสินค้า หรือบริการโดยตรง เช่น

• ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
• รายได้ค้างรับ
• เงินทดรองจ่าย
• เงินมัดจำ
• ภาษีซื้อที่ยังไม่ถึงกำหนด
• ลูกหนี้จากหน่วยงานของรัฐบางประเภท

รายการเหล่านี้จะถูกจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเมื่อคาดว่าจะได้รับประโยชน์หรือได้รับชำระภายในรอบการดำเนินงานตามปกติ หรือภายในระยะเวลาที่เข้าเกณฑ์สินทรัพย์หมุนเวียน

4. มูลค่างานส่วนที่เสร็จแต่ยังไม่ถึงกำหนดเรียกชำระเงิน

หมายถึง มูลค่าของงานที่กิจการทำเสร็จไปแล้วบางส่วน และมีสิทธิได้รับค่าตอบแทน แต่ยังไม่ถึงรอบหรือเงื่อนไขที่จะออกใบเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

พบได้บ่อยในธุรกิจบริการ ธุรกิจรับเหมา หรือธุรกิจที่ทำงานเป็นโครงการ เช่น บริษัทรับเหมาดำเนินงานไปแล้วตามความคืบหน้า แต่ตามสัญญายังไม่ถึงงวดที่สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้

5. เงินให้กู้ยืมระยะสั้น

คือเงินที่กิจการให้บุคคลหรือกิจการอื่นกู้ยืม และคาดว่าจะได้รับคืนในระยะสั้น เช่น

• เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ
• เงินให้กู้ยืมแก่พนักงาน
• เงินให้กู้ยืมแก่กิจการที่เกี่ยวข้องกัน
• เงินให้กู้ยืมแก่บุคคลอื่นที่มีกำหนดชำระในระยะสั้น

หากมีกำหนดชำระคืนระยะยาว อาจต้องจัดประเภทเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนแทน

6. สินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือ คือ สินทรัพย์ที่กิจการมีไว้เพื่อขาย ใช้ในการผลิต หรือใช้ในการให้บริการตามปกติของธุรกิจ เช่น

• สินค้าสำเร็จรูป
• งานระหว่างทำ
• วัตถุดิบ
• วัสดุที่ใช้ในการผลิต
• ที่ดินหรืออสังหาริมทรัพย์ที่มีไว้เพื่อขาย
• ต้นทุนโครงการระหว่างพัฒนา

ยกตัวอย่างเช่น หากเป็นร้านขายสินค้า สินค้าที่วางอยู่ในสต๊อกเพื่อรอขายก็ถือเป็นสินค้าคงเหลือ ส่วนโรงงานอาจมีทั้งวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต และสินค้าสำเร็จรูป

7. สินทรัพย์ภาษีเงินได้ของงวดปัจจุบัน

คือจำนวนภาษีเงินได้ที่กิจการมีสิทธิได้รับคืนจากหน่วยงานภาษี เช่น กรณีที่กิจการชำระภาษีไว้มากกว่าจำนวนที่ต้องชำระจริง

รายการนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อมีภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย หรือภาษีที่ชำระล่วงหน้า มากกว่าภาระภาษีที่เกิดขึ้นในงวดนั้น

8. สินทรัพย์ชีวภาพหมุนเวียน

สินทรัพย์ชีวภาพ คือ สัตว์หรือพืชที่กิจการถือครองเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ และคาดว่าจะขาย เก็บเกี่ยว หรือได้รับประโยชน์ภายในรอบการดำเนินงานตามปกติ เช่น

• สัตว์ที่เลี้ยงไว้เพื่อจำหน่าย
• พืชผลทางการเกษตรบางประเภท
• สินทรัพย์ทางการเกษตรที่คาดว่าจะขายภายในระยะสั้น

รายการนี้จะพบมากในธุรกิจเกษตร ปศุสัตว์ หรือธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการผลิตจากสิ่งมีชีวิต

9. สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น

เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่ไม่สามารถจัดอยู่ในหมวดหลักข้างต้นได้ แต่กิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์ในระยะสั้น เช่น

• เงินฝากธนาคารที่มีข้อจำกัดบางประเภท
• เงินประกัน
• ภาษีซื้อที่ยังไม่ถึงกำหนด
• รายการจ่ายล่วงหน้าบางประเภท
• สินทรัพย์ระยะสั้นอื่นที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน

รายละเอียดของรายการเหล่านี้ อาจแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจ

10. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่ถือไว้เพื่อขาย

เป็นสินทรัพย์ที่เดิมอาจถูกจัดอยู่ในกลุ่มสินทรัพย์ถาวร หรือสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน แต่ภายหลังธุรกิจมีแผนขาย และสินทรัพย์นั้นเข้าเงื่อนไขสำหรับการจัดประเภทเป็น สินทรัพย์ที่ถือไว้เพื่อขาย

เมื่อเข้าเกณฑ์แล้ว รายการดังกล่าวสามารถนำมาแสดงในกลุ่มสินทรัพย์หมุนเวียนได้ เช่น กิจการมีอาคารที่เคยใช้ดำเนินงาน แต่ตัดสินใจเลิกใช้งานและมีแผนขายโดยเข้าเงื่อนไขตามมาตรฐานบัญชี

สินทรัพย์หมุนเวียน สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร ?

1. ช่วยประเมินสภาพคล่องของธุรกิจ
สินทรัพย์หมุนเวียนเป็นหนึ่งในข้อมูลสำคัญที่ใช้พิจารณาว่าธุรกิจมีความพร้อมในการรับมือกับค่าใช้จ่ายและหนี้สินระยะสั้นมากน้อยเพียงใด

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีเงินสด และลูกหนี้ที่สามารถเก็บเงินได้ตามกำหนด ก็อาจมีความคล่องตัวในการจ่ายเจ้าหนี้ เงินเดือน ภาษี หรือค่าใช้จ่ายประจำได้ดีกว่าธุรกิจที่สินทรัพย์ส่วนใหญ่กระจุกอยู่ในสินค้าคงเหลือที่ขายได้ช้า

ดังนั้น การวิเคราะห์สินทรัพย์หมุนเวียนจึงช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นว่า เงินที่กิจการมีอยู่ พร้อมนำไปใช้มากน้อยแค่ไหน

2. ช่วยวางแผนเงินทุนหมุนเวียน

ธุรกิจต้องใช้เงินหมุนเวียนอยู่ตลอด ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้า จ่ายค่าจ้าง ชำระเจ้าหนี้ หรือรองรับค่าใช้จ่ายก่อนที่จะเก็บเงินจากลูกค้าได้

เมื่อรู้ว่าสินทรัพย์หมุนเวียนอยู่ในรูปใด เจ้าของกิจการจะสามารถวางแผนได้ว่า

• ควรเก็บเงินสดสำรองไว้เท่าไร
• ควรเร่งติดตามลูกหนี้หรือไม่
• ควรลดหรือเพิ่มสินค้าคงเหลือ
• มีเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายรอบถัดไปหรือไม่

ข้อมูลเหล่านี้ ช่วยลดความเสี่ยงของสถานการณ์ที่ธุรกิจมียอดขาย แต่กลับขาดเงินสดสำหรับใช้ดำเนินงาน

3. ช่วยทำให้เห็นว่าเงินของธุรกิจกำลังอยู่ตรงไหน
ยอดสินทรัพย์หมุนเวียนเท่ากัน ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะมีสถานะทางการเงินเหมือนกัน

ตัวอย่างเช่น บริษัท A และบริษัท B ต่างมีสินทรัพย์หมุนเวียน 5 ล้านบาท

แต่บริษัท A อาจมีเงินสด 3 ล้านบาท ขณะที่บริษัท B มีเงินสดเพียง 500,000 บาท และอีก 4.5 ล้านบาทอยู่ในรูปของลูกหนี้และสินค้าคงเหลือ

แม้ยอดรวมเท่ากัน แต่ความสามารถในการนำเงินมาใช้ทันทีแตกต่างกันอย่างมาก

การดูองค์ประกอบของสินทรัพย์หมุนเวียน จึงช่วยให้เจ้าของกิจการตอบได้ว่า เงินกำลังค้างอยู่ที่ลูกหนี้ อยู่ในสต๊อก หรืออยู่ในรูปแบบของเงินสดที่พร้อมนำมาใช้แล้ว

4. ใช้ประกอบการตัดสินใจขยายธุรกิจ
เจ้าของธุรกิจควรประเมินก่อนว่าสินทรัพย์ระยะสั้นที่มีอยู่ สามารถรองรับค่าใช้จ่ายหลังจากลงทุนแล้วได้หรือไม่

เพราะแม้บริษัทจะมีสินทรัพย์จำนวนมาก แต่หากเงินส่วนใหญ่ยังเป็นลูกหนี้ที่เก็บไม่ได้ หรือเป็นสินค้าที่ขายออกช้า การนำเงินไปลงทุนเพิ่มอาจทำให้กิจการมีสภาพคล่องน้อยลง

5. ช่วยค้นหาสัญญาณที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติม
การเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์หมุนเวียนบางรายการเป็นสัญญาณที่ทำให้เจ้าของธุรกิจกลับไปตรวจสอบการบริหารงาน เช่น

• ลูกหนี้เพิ่มขึ้น อาจต้องตรวจสอบว่าระยะเวลาเก็บเงินจากลูกค้ายาวนานขึ้นหรือไม่
• สินค้าคงเหลือเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง อาจต้องดูว่าสินค้าขายออกได้ยาก หรือมีของค้างสต๊อกหรือไม่
• เงินสดลดลง อาจต้องตรวจสอบว่ามีค่าใช้จ่าย หรือการลงทุนใดที่ใช้เงินเกินแผนหรือไม่

ดังนั้น สินทรัพย์หมุนเวียนไม่ได้มีประโยชน์เพียงในมุมของการจัดทำบัญชี แต่ยังเป็นข้อมูลที่ช่วยให้เจ้าของกิจการ เห็นความเคลื่อนไหวของเงินภายในธุรกิจและตัดสินใจได้เร็วขึ้น

สรุป

สำหรับเจ้าของธุรกิจ การรู้ว่าสินทรัพย์หมุนเวียนมีเท่าไรเป็นเพียงจุดเริ่มต้น สิ่งที่สำคัญกว่าคือการรู้ว่าเงินก้อนนั้น กำลังอยู่ในรูปของ เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ เงินลงทุน หรือสินทรัพย์ประเภทใด และสินทรัพย์เหล่านั้น พร้อมที่จะนำมาเปลี่ยนเป็นทรัพยากรที่ธุรกิจนำไปใช้งานได้มากน้อยเพียงใด

เพราะธุรกิจที่มีสินทรัพย์หมุนเวียนเยอะ ไม่ได้หมายความว่าจะมีเงินสด สำหรับนำไปลงทุนหรือชำระค่าใช้จ่ายทันที เมื่อเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้ เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถอ่านงบการเงินได้ลึกขึ้น มองเห็นสภาพคล่องได้ชัดขึ้น และมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจก่อนเพิ่มสต๊อก ลงทุน เปิดสาขา หรือขยายธุรกิจได้รอบด้านกว่าเดิม

หากอ่านงบการเงินแล้วไม่แน่ใจว่า ตัวเลขสินทรัพย์ ลูกหนี้ สต๊อก หรือหนี้สินแต่ละรายการกำลังสะท้อนอะไรเกี่ยวกับธุรกิจ การพูดคุยกับผู้ทำบัญชีเพื่อวิเคราะห์รายละเอียดประกอบงบ จะช่วยให้มองเห็นภาพทางการเงินและวางแผนธุรกิจได้ง่ายขึ้น ติดต่อเข้ามาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ

อ้างอิง : ความหมายของรายการย่อในงบการเงิน ของบริษัทจำกัด กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์หมุนเวียน คืออะไร ? ทำความเข้าใจก่อนวางแผนธุรกิจ appeared first on Chob Accounting.

สินทรัพย์ถาวรโดยทั่วไปหมายถึงสินทรัพย์ที่กิจการมีไว้ใช้ในการดำเนินธุรกิจในระยะยาว ที่ไม่ได้ซื้อมาเพื่อขายตามปกติ และคาดว่าจะใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์นั้นเป็นเวลานาน ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความเข้าใจเรื่องสินทรัพย์ถาวร พร้อมหลักในการพิจารณาว่าสินทรัพย์รูปแบบใดบ้างที่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวรค่ะ

สินทรัพย์ถาวร คืออะไร ?

สินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset) คือ ทรัพย์สินที่กิจการได้มาเพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจมากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลาบัญชี เช่น ใช้ผลิตสินค้า ให้บริการ บริหารงาน หรือสนับสนุนการทำงานของธุรกิจ โดยไม่ได้มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อซื้อมาแล้วขายต่อ ถือเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

การจะรับรู้รายการที่ดิน อาคารและอุปกรณ์เป็นสินทรัพย์ ยังต้องพิจารณาว่ามีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตจากรายการนั้น และสามารถวัดมูลค่าต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือด้วย

สินทรัพย์ถาวร มีลักษณะอย่างไร ?

1. มีไว้เพื่อใช้งาน ไม่ได้มีไว้ขาย

สินทรัพย์ถาวร เป็นสินทรัพย์ที่ซื้อมาไว้เพื่อใช้งาน ไม่ได้มีไว้เพื่อขายหรือทำกำไรโดยตรงจากสินทรัพย์นั้น

อยากให้ลองเปรียบเทียบเป็นรถยนต์ 2 คัน ที่ซื้อมาเพื่อจุดประสงค์ที่ต่างกัน

• คันแรก: รถตู้ สำหรับการให้บริการลูกค้า ซึ่งสร้างประโยชน์ให้กิจการเป็นเวลานานหลายปี ถือเป็นสินทรัพย์ถาวร
• คันที่สอง: รถยนต์ทั่วไป สำหรับขายต่อให้กับลูกค้า ทำให้รถคันนี้อาจถือเป็นสินค้าคงเหลือ

ดังนั้น อย่าพิจารณาเพียงว่าทรัพย์สินนั้นคืออะไร แต่ต้องดูด้วยว่าเอาไว้ใช้ทำอะไรในกิจการ ซึ่งสอดคล้องกับคู่มืออธิบายมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 16 เรื่อง ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ที่พิจารณาสินทรัพย์ซึ่งถือไว้เพื่อการผลิต การให้บริการ การให้เช่า หรือการบริหารงาน

2. คาดว่าจะใช้งานมากกว่าหนึ่งรอบบัญชี

สินทรัพย์ถาวรมักไม่ได้ถูกซื้อมาใช้แล้วหมดไปภายในช่วงเวลาสั้น ๆ แต่มีอายุการใช้งานในกิจการที่คาดว่าจะได้รับประโยชน์ต่อเนื่องมากกว่าหนึ่งรอบบัญชี

ตัวอย่างเช่น เครื่องจักรในโรงงานอาจถูกใช้ผลิตสินค้าเป็นเวลาหลายปี รถส่งสินค้าอาจให้บริการกิจการหลายปี หรือคอมพิวเตอร์สำนักงานอาจใช้ทำงานต่อเนื่องหลายรอบบัญชี

3. สร้างประโยชน์ให้ธุรกิจในอนาคต

ตามหลักการรับรู้สินทรัพย์ จะพิจารณาถึงประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตที่กิจการคาดว่าจะได้รับ ประโยชน์ในที่นี้ไม่จำเป็นต้องหมายถึงสินทรัพย์นั้นสร้างรายได้โดยตรงเสมอไป เช่น เครื่องจักรช่วยให้โรงงานผลิตสินค้า รถยนต์ช่วยให้บริษัทจัดส่งสินค้าได้ ส่วนคอมพิวเตอร์อาจช่วยให้ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย หรือฝ่ายบริการลูกค้าทำงานได้ แม้ตัวคอมพิวเตอร์เองจะไม่ได้สร้างยอดขายโดยตรงก็ตาม

หากต้องการทราบว่าของที่เราซื้อมานั้นเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือไม่ สามารถพิจารณาได้จาก 3 คำถามง่าย ๆ ดังนี้

• ซื้อมาเพื่ออะไร ?
• คาดว่าจะใช้งานนานแค่ไหน ?
• สินทรัพย์นั้นสร้าง หรือสนับสนุนประโยชน์ให้กิจการอย่างไร ?

ซึ่งช่วยให้เห็นภาพได้ดีกว่าการใช้ราคาเป็นตัวตัดสินเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างสินทรัพย์ถาวร ที่พบบ่อย

1. ที่ดิน

เช่น ที่ดินที่กิจการซื้อไว้สำหรับสร้างสำนักงาน โรงงาน คลังสินค้า หรือใช้เป็นสถานที่ประกอบกิจการ

จุดที่ควรรู้คือ ที่ดินและอาคารต้องพิจารณาแยกจากกัน แม้ซื้อพร้อมกัน โดยทั่วไปที่ดินมีอายุการใช้ประโยชน์ไม่จำกัดจึงไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคา แต่ก็มีบางกรณีเฉพาะที่ที่ดินอาจมีอายุการใช้ประโยชน์จำกัด และต้องพิจารณาค่าเสื่อมราคาแตกต่างออกไป

2. อาคารและสิ่งปลูกสร้าง

เช่น อาคารสำนักงาน โรงงาน คลังสินค้า อาคารร้านค้า หรือสิ่งปลูกสร้างที่กิจการมีไว้ใช้ในการประกอบธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น บริษัทผลิตสินค้าอาจมีทั้งที่ดิน โรงงาน และคลังสินค้าเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญ ขณะที่ธุรกิจโรงแรมหรือร้านอาหารอาจมีอาคารและส่วนปรับปรุงสถานที่เป็นสัดส่วนสำคัญของสินทรัพย์

3. เครื่องจักร และอุปกรณ์การผลิต

พบได้ในโรงงานและธุรกิจที่มีการผลิต เช่น เครื่องจักรผลิตสินค้า เครื่องบรรจุสินค้า เตาอบอุตสาหกรรม หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในสายการผลิต

ธุรกิจร้านอาหารก็อาจมีอุปกรณ์ที่ใช้งานระยะยาว เช่น เตา เครื่องทำความเย็น หรือเครื่องจักรบางประเภท ซึ่งต้องพิจารณาการรับรู้ตามลักษณะและนโยบายของกิจการ

4. รถยนต์ และยานพาหนะ

เช่น รถส่งสินค้า รถบริการ รถบรรทุก หรือยานพาหนะที่กิจการมีไว้ใช้ในการดำเนินงาน

ในส่วนนี้ต้องพิจารณาจากวัตถุประสงค์การใช้งาน เพราะรถที่บริษัททั่วไปซื้อมาใช้ดำเนินธุรกิจกับรถที่ผู้ประกอบการซื้อมาเพื่อขาย มีลักษณะทางบัญชีต่างกัน

ในด้านภาษี ยังมีกฎเฉพาะเกี่ยวกับการหักค่าสึกหรอ และค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน รวมถึงข้อจำกัดบางกรณีสำหรับรถยนต์นั่ง หรือรถยนต์โดยสารไม่เกินสิบคน ดังนั้นการบันทึกบัญชี และการคำนวณภาษีควรพิจารณาแยกกันตามข้อเท็จจริงของกิจการ

5. คอมพิวเตอร์

เช่น Desktop, Notebook, Printer, Server หรืออุปกรณ์ด้าน IT ที่นำมาใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงาน

สำหรับ SME กลุ่มนี้มักเป็นหนึ่งในรายการที่ทำให้เกิดคำถามมากที่สุด เช่น ซื้อ Notebook มา 1 เครื่องควรลงค่าใช้จ่ายทันทีหรือบันทึกเป็นสินทรัพย์ คำตอบไม่ควรดูจากชื่อสิ่งของหรือราคาอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาอายุการใช้งาน ประโยชน์ที่จะได้รับ ความมีสาระสำคัญ และนโยบายบัญชีของกิจการร่วมกัน

6. เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ภายในสำนักงาน

เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางของ หรือเครื่องตกแต่งและติดตั้ง ที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานเป็นระยะเวลานาน

สินทรัพย์ประเภทนี้ช่วยแสดงให้เห็นว่าสินทรัพย์ถาวร ไม่ได้หมายถึงเฉพาะของชิ้นใหญ่เช่นรถ หรืออาคารเท่านั้น แต่อาจจะเป็นของที่ใช้สำหรับการสนับสนุนงานภายในกิจการก็ได้ หากเป็นไปตามหลักการรับรู้สินทรัพย์ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อกิจการซื้อทรัพย์สินและพิจารณาแล้วว่าเข้าข่ายเป็นสินทรัพย์ถาวร สิ่งที่ควรทำต่อไม่ใช่เพียงบันทึกรายการทางบัญชีเท่านั้น แต่ควรเก็บรายละเอียดของสินทรัพย์แต่ละชิ้นไว้ในทะเบียนสินทรัพย์ เพื่อให้สามารถติดตาม และตรวจสอบข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ

ต้นทุนของสินทรัพย์ ดูจากราคาที่ซื้อใช่หรือไม่ ?

ไม่เสมอไปค่ะ เพราะในบางกรณี ต้นทุนของสินทรัพย์อาจไม่ได้มีเพียงราคาที่ระบุบนใบสั่งซื้อ

ต้นทุนทางตรงที่เกี่ยวข้อง อาจรวมถึงรายการที่จำเป็นเพื่อทำให้สินทรัพย์อยู่ในสถานที่ และอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน เช่น

• ต้นทุนเตรียมสถานที่
• ค่าขนส่งเริ่มแรก
• ค่าติดตั้งและประกอบ
• ต้นทุนการทดสอบ
• ค่าธรรมเนียมวิชาชีพบางประเภท

ขณะเดียวกันค่าโฆษณา ค่าอบรมพนักงาน หรือค่าใช้จ่ายในการบริหารทั่วไป ไม่ได้กลายเป็นต้นทุนของสินทรัพย์เพียงเพราะเกิดขึ้นใกล้กับช่วงที่ซื้อสินทรัพย์

ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อเครื่องจักร 500,000 บาท และต้องเสียค่าขนส่งกับค่าติดตั้งเพื่อให้เครื่องจักรพร้อมใช้งาน การพิจารณาราคาทุนจึงไม่ใช่การหยิบเพียงตัวเลข 500,000 บาทมาใช้ทันที แต่ต้องดูค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องตามหลักเกณฑ์ด้วย

จึงเป็นอีกเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินทรัพย์ไว้ให้ครบ ไม่ใช่เฉพาะใบเสร็จของตัวสินค้าเท่านั้นค่ะ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร

รถยนต์ถือเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือไม่ ?

ถ้ากิจการซื้อรถมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ และคาดว่าจะใช้งานมากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา รถยนต์สามารถเข้าลักษณะของสินทรัพย์ระยะยาวประเภทที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ได้ แต่ถ้าธุรกิจซื้อรถมาเพื่อขาย เช่น กิจการขายรถยนต์ รถดังกล่าวมีวัตถุประสงค์ต่างออกไป จึงไม่ควรสรุปจากการที่สินทรัพย์ดังกล่าวเป็นรถยนต์อย่างเดียวเท่านั้น

คอมพิวเตอร์เป็นสินทรัพย์ถาวร หรือค่าใช้จ่าย ?

เป็นได้ทั้งสองกรณี ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง และนโยบายบัญชีของกิจการ หากคอมพิวเตอร์ถูกซื้อมาเพื่อใช้ทำงานในกิจการเป็นเวลาหลายงวด และเข้าเงื่อนไขการรับรู้สินทรัพย์ ก็อาจบันทึกเป็นสินทรัพย์ได้ ขณะเดียวกันกิจการยังต้องพิจารณาความมีสาระสำคัญ และนโยบายบัญชีที่ใช้อยู่ด้วย

สินทรัพย์ถาวรต้องคิดค่าเสื่อมราคาทุกประเภทหรือไม่ ?

ไม่ใช่ทุกประเภทค่ะ สินทรัพย์ที่มีอายุการใช้ประโยชน์จำกัดโดยทั่วไปต้องมีการปันส่วนจำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคาตลอดอายุการใช้ประโยชน์ ขณะที่ที่ดินโดยทั่วไปมีอายุการใช้ประโยชน์ไม่จำกัด จึงไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคา เว้นแต่มีลักษณะเฉพาะที่ทำให้มีอายุการใช้งานจำกัด

นอกจากนี้ ค่าเสื่อมราคาทางบัญชีกับการหักค่าเสื่อมราคาเพื่อคำนวณภาษีไม่ควรเหมารวมว่าเป็นเรื่องเดียวกัน เพราะทางภาษีมีหลักเกณฑ์ วิธีการ และอัตราที่กำหนดไว้โดยกฎหมายภาษีอีกส่วนหนึ่ง

สรุป

สินทรัพย์ถาวร ไม่ได้ตัดสินกันเพียงว่าของชิ้นนี้แพงแค่ไหน แต่ต้องกลับมาดูสาระสำคัญของรายการนั้นว่า บริษัทซื้อมาเพื่ออะไร คาดว่าจะใช้งานนานเพียงใด และสินทรัพย์นั้นสร้างหรือสนับสนุนประโยชน์ให้ธุรกิจอย่างไร

การแยกประเภทให้ถูกต้องตั้งแต่ตอนซื้อ จะช่วยให้การบันทึกบัญชี การคำนวณค่าเสื่อมราคา และข้อมูลทางการเงินของกิจการเป็นระบบมากขึ้น

หากอยากให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นระบบตั้งแต่ต้น ตั้งแต่การแยกสินทรัพย์ ค่าใช้จ่าย ไปจนถึงการจัดทำบัญชีและภาษีประจำเดือน สามารถให้ทีม ชอบการบัญชี ช่วยดูแลผ่านบริการรับทำบัญชี เพื่อช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ข้อมูลทางบัญชีของธุรกิจเป็นปัจจุบันอยู่เสมอค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์ถาวร คืออะไร ? มีอะไรบ้าง พร้อมตัวอย่าง appeared first on Chob Accounting.

คำตอบคือ ควรเริ่มบันทึกรายรับ รายจ่าย และเก็บเอกสารตั้งแต่มีรายการทางธุรกิจครั้งแรก ไม่ต้องรอให้ยอดขายสูง ไม่ต้องรอให้ธุรกิจมีกำไร และไม่ต้องรอให้เอกสารเยอะ เพราะการเริ่มเก็บข้อมูลตั้งแต่ต้นนั้นง่ายกว่าการย้อนกลับมาไล่หาเอกสารทีหลังมาก ๆ

แต่ก่อนจะไปดูรายละเอียด อยากให้แยก 2 เรื่องนี้ออกจากกันก่อน

1. การบันทึกรายรับรายจ่าย คือการบันทึกว่าเงินเข้าเท่าไร ออกเท่าไร เพื่อให้เจ้าของธุรกิจรู้สถานะทางการเงินของตัวเอง อันนี้ทำได้ตั้งแต่วันแรกที่ทำธุรกิจ ไม่ว่าจะขายของออนไลน์คนเดียว หรือรับงานฟรีแลนซ์ก็ตาม

2. หน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย คือหน้าที่ของนิติบุคคลซึ่งเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เช่น บริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจำกัด ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ต้องจัดทำบัญชี ตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ใช่นับจากวันที่เริ่มมีรายได้

พูดง่าย ๆ คือ ถ้าคุณเป็นบุคคลธรรมดา การทำบัญชีเป็นเรื่องควรทำเพื่อประโยชน์ของตัวเอง แต่ถ้าจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลแล้ว การทำบัญชีคือหน้าที่ตามกฎหมาย และต้องเริ่มทำบัญชีทันทีตั้งแต่วันจดที่ได้รับการจดทะเบียนแล้ว แม้ว่าจะยังไม่มีรายได้เลยก็ตาม

คุณน้ำ – พัทธนันท์ วัชรโชติธาดาพงษ์ ประธานกรรมการบริหาร และผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษี ของชอบการบัญชี (Chob Accounting) ได้แบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับการทำบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ว่า

“คำถามที่เจอบ่อยที่สุดจากเจ้าของธุรกิจใหม่คือ ‘ยังไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีไหม‘ ซึ่งน้ำอยากจะบอกไว้ตรงนี้เลยค่ะว่า จำเป็นต้องทำอย่างยิ่งค่ะ เพราะบัญชีไม่ได้มีไว้เพื่อคำนวณภาษีอย่างเดียว แต่มีไว้เพื่อวิเคราะห์ว่าธุรกิจกำลังดำเนินไปในทิศทางไหน ยิ่งเป็นธุรกิจที่ยังไม่มีรายได้หรือธุรกิจที่มีแต่รายจ่าย ยิ่งเป็นช่วงที่ต้องการข้อมูลมากที่สุดด้วยซ้ำ ในทางปฏิบัติ ลูกค้าที่เริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันแรกกับลูกค้าที่เริ่มทำบัญชีตอนใกล้ปิดงบ ใช้เวลาทำงานต่างกันหลายเท่า และคุณภาพของงานก็ต่างกันมากค่ะ”

ควรเริ่มต้นทำบัญชีตอนไหนดี ?

ถ้าถามว่าจุดเริ่มต้นอยู่ตรงไหน จริง ๆ แล้วมีอยู่ 3 จังหวะที่มักใช้เป็นหมุดหมายในการเริ่มต้นทำบัญชี ดังนี้

1. วันแรกที่เริ่มลงทุน

หลายคนคิดว่าต้องเริ่มทำบัญชีในตอนที่ขายของได้ แต่ความจริงแล้ว เงินก้อนแรกที่ควรบันทึกคือเงินที่จ่ายออกไปก่อนจะมีรายได้ด้วยซ้ำ

ลองนึกภาพร้านขายเสื้อผ้าออนไลน์ ก่อนจะได้ออเดอร์แรก เจ้าของต้องจ่ายค่าสินค้าล็อตแรก ค่าถ่ายรูป ค่ายิงแอด ค่ากล่องพัสดุ หรือแม้แต่ค่าเช่าโดเมนเว็บไซต์ ถ้าไม่ได้ลงบันทึกบัญชีไว้ตั้งแต่ตอนนั้น พอขายได้จริงก็จะคำนวณไม่ถูกว่ากำไรที่เห็นเป็นกำไรจริงหรือแค่กำลังถอนทุนคืนอยู่

ค่าใช้จ่ายช่วงเริ่มต้นที่ควรจดไว้ เช่น

• ค่าสินค้าหรือวัตถุดิบล็อตแรก
• ค่าอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร
• ค่าตกแต่งร้าน ค่ามัดจำพื้นที่
• ค่าจดทะเบียน ค่าทำเว็บไซต์ ค่าออกแบบโลโก้
• ค่าการตลาดช่วงเปิดตัว

ข้อมูลตรงนี้ยังมีประโยชน์ตอนวางแผนภาษีในอนาคตด้วย เพราะค่าใช้จ่ายบางรายการสามารถนำมาเป็นต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายของกิจการได้ ถ้ามีเอกสารครบ

2. วันที่เริ่มมีรายได้

สำหรับคนที่ทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา เช่น ขายของออนไลน์ ฟรีแลนซ์ หรือร้านเล็ก ๆ ที่ยังไม่ได้จดบริษัท จุดนี้คือจุดที่ต้องเริ่มทำบัญชีแล้วจริง ๆ

เพราะเมื่อมีรายได้เข้ามา สิ่งที่ตามมาคือหน้าที่ทางภาษี ทั้งภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่ต้องยื่นตามรอบปี และถ้ารายได้จากการขายสินค้าหรือบริการถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ก็จะมีเรื่องการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เข้ามาเกี่ยวข้องอีก

ถ้าไม่มีตัวเลขรายรับรายจ่ายที่ชัดเจน ก็จะทำให้มีความเสี่ยงที่จะเสียภาษีโดยไม่จำเป็น และมีโอกาสถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ หรือเงินเพิ่มเติมอีกด้วย

3. วันที่มีสถานะเป็นนิติบุคคล

สำหรับบริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน กฎหมายกำหนดไว้ชัดเจนว่า ต้องจัดให้มีการทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าจดทะเบียนบริษัทวันที่ 1 มีนาคม แต่กว่าจะเปิดให้บริการจริง ๆ คือเดือนกรกฎาคม ช่วง 4 เดือนที่ยังไม่มีรายได้ก็ยังต้องทำบัญชีอยู่ดี เพราะระหว่างนั้นบริษัทอาจมีค่าใช้จ่าย เช่น ค่าจดทะเบียน ค่าเช่า ค่าที่ปรึกษา หรือเงินลงทุนจากผู้ถือหุ้น ซึ่งทั้งหมดเป็นรายการที่ต้องลงบันทึกบัญชี

นอกจากนี้ นิติบุคคลยังมีหน้าที่ต่อเนื่องอีกหลายอย่าง เช่น ต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ต้องปิดงบการเงินตามรอบบัญชี ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ทำหน้าที่ตรวจสอบบัญชี และนำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในกำหนดเวลา

ก่อนทำบัญชี เจ้าของธุรกิจต้องทำอะไรบ้าง ?

สิ่งที่ต้องเตรียมจริง ๆ มีแค่ 3 อย่างนี้ก็เริ่มได้แล้ว

1. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีของกิจการ

ถ้าใช้บัญชีธนาคารเดียวกันทั้งจ่ายค่าสินค้า รับเงินลูกค้า และใช้จ่ายส่วนตัว พอถึงเวลาสรุปตัวเลข ก็จะต้องมานั่งไล่ดูทีละรายการว่าอันไหนเป็นของกิจการ อันไหนของตัวเอง ซึ่งกินเวลามหาศาลและมักจะทำให้เกิดความสับสน

สิ่งที่ควรทำ มีอยู่ดังนี้

• เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ
• ให้ลูกค้าโอนเข้าบัญชีธุรกิจเท่านั้น
• ชำระค่าใช้จ่ายของธุรกิจจากบัญชีธุรกิจเท่านั้น
• ถ้าจะถอนเงินไปใช้ส่วนตัว ให้โอนเป็นก้อนแล้วบันทึกไว้ว่าเป็นการถอนเงินของเจ้าของ
• ถ้าเป็นนิติบุคคล ยิ่งต้องแยกเด็ดขาด เพราะเงินของกิจการกับเงินของกรรมการเป็นคนละกระเป๋ากันตามกฎหมาย

2. เก็บเอกสารสำคัญ

เอกสารคือหลักฐานที่ทำให้ตัวเลขในบัญชีมีน้ำหนัก ถ้าไม่มีเอกสาร ต่อให้จดตัวเลขไว้ครบก็อาจใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้

เอกสารที่ควรเก็บตั้งแต่วันแรก เช่น

• ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี จากการซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
• ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา และใบส่งของ
• สลิปโอนเงิน หลักฐานการรับเงินจากลูกค้า
• Statement บัญชีธนาคารของธุรกิจ
• สัญญาต่าง ๆ เช่น สัญญาเช่า สัญญาจ้าง
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ในกรณีถูกลูกค้าหักไว้

เคล็ดลับง่าย ๆ คือ ถ่ายรูปหรือสแกนเก็บไว้ในโฟลเดอร์แล้วแยกตามเดือน โดยตั้งชื่อไฟล์ให้เข้าใจง่าย เช่น “2568-08-ค่าสินค้า-ร้าน A” เพราะใบเสร็จแบบกระดาษมักจะจางจนอ่านไม่ออกภายในไม่กี่เดือน

3. จดบันทึกรายรับรายจ่ายทุกครั้ง

ไม่ต้องรอใช้โปรแกรมบัญชี เพราะเจ้าของกิจการสามารถทำบัญชีเบื้องต้นได้จากการใช้ Google Sheets หรือ Excel โดยมีข้อมูลหลัก ๆ ดังนี้

• วันที่
• รายการ
• ประเภท (รับ/จ่าย)
• หมวดหมู่
• จำนวนเงิน
• เลขที่เอกสาร

แนะนำให้ตั้งเวลาประจำ เช่น ทุกเย็นวันศุกร์ 15 นาที สำหรับลงรายการของสัปดาห์นั้น เพราะการทำสัปดาห์ละครั้งใช้เวลาน้อยกว่าการมานั่งไล่ 6 เดือนย้อนหลังหลายเท่าตัว

เริ่มทำบัญชีช้า จะมีผลต่อกิจการอย่างไร ?

ปัญหาหลักของการเริ่มทำบัญชีช้าไม่ใช่แค่ต้องเสียเวลาเท่านั้น แต่ข้อมูลบางอย่างอาจสูญหายไปเลย จนไม่สามารถตรวจสอบต้นทุน รายได้ หรือเอกสารภาษีได้ครบถ้วน ลองดูว่าสิ่งที่ตามมามีอะไรบ้าง

1. เอกสารรายรับและรายจ่ายตกหล่น ใบเสร็จหาย สลิปโอนหมดอายุในแอปธนาคาร แชทกับลูกค้าถูกลบ พอถึงเวลาต้องใช้จริงกลับหาไม่เจอ และค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานก็มักจะนำมาคำนวณภาษีไม่ได้
2. เงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจแยกออกจากกันยาก ยิ่งปล่อยไว้นาน รายการยิ่งปนกันจนแยกไม่ออก บางครั้งต้องยอมตัดรายการที่จำไม่ได้ทิ้งไป ซึ่งทำให้ตัวเลขทางบัญชีผิดเพี้ยนทั้งชุด
3. ไม่รู้ต้นทุนและกำไรที่แท้จริง หลายคนดูยอดขายแล้วคิดว่ากำไรดี แต่พอคำนวณต้นทุนครบทั้งค่าสินค้า ค่าส่ง ค่าแพ็ก ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม กลับพบว่าได้กำไรน้อยมาก หรือสินค้าบางรายการยิ่งขายเยอะยิ่งขาดทุน
4. ตรวจสอบภาษีย้อนหลังได้ยาก เมื่อถูกสอบถามหรือขอเอกสารเพิ่มเติม ธุรกิจที่ไม่มีบันทึกจะพิสูจน์ที่มาของเงินได้ยาก และอาจต้องเสียภาษีมากกว่าที่ควร พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม
5. ต้องเสียค่าใช้จ่ายทำบัญชีย้อนหลัง การจ้างทำบัญชีย้อนหลังมักมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการทำบัญชีอย่างต่อเนื่องเป็นรายเดือน เพราะต้องใช้เวลารวบรวมและตรวจสอบเอกสารมากกว่าปกติ ยิ่งย้อนหลังหลายปี ยิ่งทำให้ค่าบริกาสูงขึ้น
6. วางแผนกระแสเงินสดไม่ได้ ธุรกิจที่มีกำไรบนกระดาษแต่เงินสดขาดมือ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยมาก ถ้าไม่มีข้อมูลว่าเงินเข้าออกช่วงไหน ก็คาดการณ์ไม่ได้ว่าเดือนหน้าจะมีเงินมากพอที่จ่ายให้ซัพพลายเออร์หรือจ่ายเงินเดือนพนักงานไหม
7. ตัดสินใจขยายธุรกิจจากข้อมูลที่ไม่ครบ จะเปิดสาขาเพิ่ม จ้างคนเพิ่ม หรือสั่งของล็อตใหญ่ ล้วนต้องใช้ตัวเลขจริงประกอบการตัดสินใจ รวมถึงตอนขอสินเชื่อกับธนาคารหรือคุยกับนักลงทุน ที่มักขอดูงบการเงินย้อนหลังเป็นอย่างแรก

สรุป

ธุรกิจใหม่ควรเริ่มทำบัญชีตั้งแต่มีรายการรับหรือจ่ายครั้งแรก ไม่ควรรอให้ยอดขายสูง เอกสารเยอะ หรือใกล้ถึงเวลายื่นภาษีแล้วจึงค่อยเริ่ม ส่วนบริษัทและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องจัดให้มีการทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลค่ะ

หากยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณต้องเริ่มจากเอกสารอะไร หรือต้องดูแลภาษีแบบไหน การปรึกษาผู้ทำบัญชีตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นจะช่วยให้วางระบบได้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจ และลดภาระการย้อนกลับมาแก้เอกสารในภายหลังค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post ธุรกิจใหม่ ควรเริ่มทำบัญชีตอนไหน ? appeared first on Chob Accounting.

การปิดบัญชี คืออะไร ?

การปิดบัญชี (Closing entries) หรือ การปิดงวดบัญชี (Accounting Period) คือ การสรุปรายได้ ค่าใช้จ่าย และรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นในรอบบัญชีที่ผ่านมา เพื่อคำนวณว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุน พร้อมตรวจสอบว่ากิจการมีทรัพย์สิน หนี้สิน และเงินทุนอยู่เท่าไร ก่อนเริ่มบันทึกบัญชีในรอบถัดไป โดยทั่วไปจะต้องปิดบัญชีอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง

การปิดบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. การปิดบัญชีชั่วคราว คือ บัญชีที่ใช้บันทึกผลการดำเนินงานเฉพาะในแต่ละรอบบัญชี เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรหรือขาดทุน เมื่อสิ้นรอบบัญชี กิจการจะบันทึกรายการปิดบัญชีชั่วคราวในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท ให้ยอดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์ เพื่อเริ่มบันทึกรายการใหม่ในรอบบัญชีถัดไป

ตัวอย่างบัญชีชั่วคราว เช่น บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีถอนไปใช้ส่วนตัวสำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวหรือห้างหุ้นส่วน และบัญชีเงินปันผลสำหรับบริษัท

2. การปิดบัญชีถาวร คือ บัญชีที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ โดยยอดคงเหลือจะไม่ถูกปิดให้เป็นศูนย์เมื่อสิ้นรอบบัญชี แต่จะยกยอดไปใช้เป็นยอดเริ่มต้นในรอบบัญชีถัดไป และสะสมต่อเนื่องไปจนกว่ารายการนั้นจะหมดไป หรือกิจการเลิกดำเนินงาน

ตัวอย่างบัญชีถาวร เช่น บัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เช่น เงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ทุน และกำไรสะสม

การปิดบัญชีกับการจัดทำงบการเงิน ต่างกันอย่างไร ?

การปิดบัญชี เป็นกระบวนการตรวจสอบและสรุปรายการบัญชีทั้งหมด เช่น การกระทบยอดธนาคาร ตรวจนับสต็อก บันทึกค่าเสื่อมราคา และปรับปรุงรายการค้างรับและค้างจ่าย

ส่วนงบการเงิน เป็นผลลัพธ์ที่ได้หลังจากปิดบัญชีแล้ว ดังนี้

• งบฐานะการเงิน
• งบกำไรขาดทุน
• งบกระแสเงินสด
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
• หมายเหตุประกอบงบการเงิน

ดังนั้น หากรายการบัญชียังไม่ครบ หรือยังไม่ได้ตรวจสอบให้ถูกต้อง งบการเงินที่จัดทำขึ้นก็อาจไม่ได้สะท้อนให้เห็นถึงสถานะที่แท้จริงของธุรกิจ

ต้องปิดบัญชีตอนไหน ?

การปิดบัญชีแบ่งตามช่วงเวลาการทำงานได้เป็น 3 ช่วงเวลา คือ การปิดบัญชีรายวัน รายเดือน และรายปี

ปิดบัญชีรายวัน

การปิดบัญชีรายวันเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงินจำนวนมาก เช่น ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก ธุรกิจออนไลน์ คลินิก หรือธุรกิจที่มีหลายสาขา

รายการที่ควรตรวจสอบในแต่ละวัน เช่น

• ยอดขายเงินสด
• ยอดรับผ่านบัตรหรือช่องทางออนไลน์
• ยอดเงินโอนเข้าบัญชี
• รายการคืนสินค้าและคืนเงิน
• เงินสดย่อย
• ค่าใช้จ่ายประจำวัน
• ยอดขายจากระบบ POS หรือแพลตฟอร์มออนไลน์

ปิดบัญชีรายเดือน

การปิดบัญชีรายเดือนเป็นช่วงที่ธุรกิจนำรายการของทั้งเดือนมาตรวจสอบและสรุปผล เพื่อตรวจสอบว่าในเดือนนั้น ๆ มีรายได้ ค่าใช้จ่าย และผลประกอบการเป็นอย่างไร

รายการสำคัญที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• กระทบยอดบัญชีธนาคาร
• ตรวจสอบยอดขายและรายได้
• ตรวจสอบลูกหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระ
• ตรวจสอบเจ้าหนี้ และค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่าย
• ตรวจนับหรือสรุปสินค้าคงเหลือ
• ตรวจสอบเงินเดือน และค่าใช้จ่ายพนักงาน
• บันทึกรายการภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ตรวจสอบรายการที่ไม่มีเอกสารประกอบ
• แยกรายจ่ายส่วนตัวออกจากรายจ่ายของบริษัท

ปิดบัญชีรายปี

การปิดบัญชีรายปี คือ การสรุปรายการทั้งหมดของธุรกิจเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อนำไปจัดทำงบการเงิน ส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ และยื่นต่อหน่วยงานราชการ

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีต้องนำเสนอให้ที่ประชุมใหญ่อนุมัติภายใน 4 เดือนนับจากวันปิดบัญชี และต้องยื่นงบการเงินต่อนายทะเบียนภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ได้รับอนุมัติ ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนโดยทั่วไปต้องยื่นงบการเงินภายใน 5 เดือนนับจากวันปิดบัญชี

ทำไมต้องปิดบัญชี ?

1. รู้กำไรหรือขาดทุนที่แท้จริง

เงินคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ใช่กำไรทั้งหมด เพราะอาจรวมเงินกู้ เงินมัดจำ ภาษีที่ต้องนำส่ง หรือเงินที่ต้องจ่ายให้เจ้าหนี้ การปิดบัญชีจึงช่วยให้คำนวณกำไร หรือขาดทุนจากรายได้ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงได้

2. ทราบฐานะการเงินของกิจการ

การปิดบัญชีช่วยทำให้เห็นว่าธุรกิจมีเงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน และหนี้สินเท่าไร ข้อมูลเหล่านี้ช่วยประเมินสภาพคล่อง ความสามารถในการชำระหนี้ และความพร้อมสำหรับการลงทุนหรือขยายกิจการ

3. คำนวณและยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง

ข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีที่ครบถ้วนช่วยให้คำนวณภาษีได้ถูกต้อง และลดความเสี่ยงจากการบันทึกรายได้ไม่ครบ มีค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐาน หรือบันทึกภาษีผิดรอบ นอกจากนี้ยังช่วยให้มีเวลาแก้ไขรายการก่อนถึงกำหนดยื่นภาษีอีกด้วย

4. ใช้วางแผนธุรกิจในปีถัดไป

ตัวเลขหลังปิดบัญชีช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าสินค้าหรือบริการใดสร้างรายได้ ต้นทุนส่วนใดสูงขึ้น และควรลดค่าใช้จ่ายในส่วนใด เมื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบย้อนหลัง ก็จะช่วยวางแผนราคา งบประมาณ และการเติบโตได้แม่นยำขึ้น

5. สร้างความน่าเชื่อถือ

การปิดบัญชีที่ถูกต้อง จะทำให้งบการเงินมีความน่าเชื่อถือเมื่อติดต่อกับธนาคาร นักลงทุน คู่ค้า หรือหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะเมื่อต้องขอสินเชื่อ เพิ่มวงเงิน เข้าร่วมประมูลงาน หรือหาผู้ลงทุนเข้ามาร่วมธุรกิจ

หากไม่ปิดบัญชี หรือปิดบัญชีไม่ทัน จะเกิดอะไรขึ้น ?

1. ตัวเลขกำไรขาดทุนอาจไม่ถูกต้อง

หากบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายไม่ครบ ตัวเลขกำไรอาจสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง ส่งผลให้เจ้าของธุรกิจประเมินผลประกอบการผิดพลาด ทำให้เข้าใจผิดว่ามีกำไรสูงเพราะมีเงินหมุนเวียนจำนวนมาก แต่เมื่อรวบรวมยอดเจ้าหนี้ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และต้นทุนทั้งหมดแล้ว อาจพบว่ากำไรที่ได้รับจริง ๆ มีน้อยกว่าที่คาดไว้

2. ไม่สามารถวางแผนภาษีได้ทัน

การวางแผนภาษีที่ถูกต้องควรเริ่มจากข้อมูลจริงและดำเนินการล่วงหน้า ไม่ใช่รอจนปิดรอบบัญชีแล้วจึงย้อนกลับมาแก้ไขรายการที่ผ่านมา หากข้อมูลมาถึงสำนักงานบัญชีใกล้วันยื่นภาษี อาจทำให้มีเวลาในการตรวจสอบเอกสาร และเตรียมกระแสเงินสดสำหรับชำระภาษีน้อยลง

3. เอกสารอาจตกหล่นหรือค้นหายาก

เมื่อเวลาผ่านไป ผู้เกี่ยวข้องอาจจำไม่ได้ว่ารายการโอนเงินเกิดขึ้นเพื่ออะไร ใบเสร็จอาจสูญหาย หรือพนักงานที่รับผิดชอบอาจลาออกไปแล้ว เอกสารที่ควรหาได้ภายในไม่กี่นาทีจึงอาจต้องใช้เวลาหลายวันในการติดตาม และบางรายการอาจไม่สามารถหาหลักฐานมารองรับได้เลย

4. ผู้สอบบัญชีอาจใช้เวลาตรวจสอบนานขึ้น

หากข้อมูลมีข้อผิดปกติหรือเอกสารไม่ครบ ผู้สอบบัญชีอาจต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมหลายรอบ ส่งผลให้กระบวนการตรวจสอบใช้เวลานานขึ้น ในบางกรณี ธุรกิจอาจต้องย้อนกลับไปขอเอกสารจากธนาคาร ลูกค้า ผู้ขาย หรือหน่วยงานอื่น ซึ่งทำให้ขั้นตอนปิดงบการเงินล่าช้ากว่าเดิม

5. ยื่นงบการเงิน และยื่นภาษีล่าช้า

เมื่อบัญชียังไม่เรียบร้อย งบการเงินก็ไม่สามารถดำเนินการต่อได้ตามกำหนด และอาจส่งผลต่อการประชุมอนุมัติงบ การยื่นงบการเงิน และการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล

6. กระทบต่อการขอสินเชื่อหรือทำธุรกรรม

หากงบการเงินยังไม่เรียบร้อย ยื่นล่าช้า หรือมีตัวเลขที่ไม่สามารถอธิบายได้ ธุรกิจอาจประสบปัญหาเมื่อต้องใช้เอกสารประกอบการขอสินเชื่อ เพิ่มวงเงิน สมัครเป็นคู่ค้า หรือเข้าร่วมโครงการกับบริษัทขนาดใหญ่

การปิดบัญชีให้เรียบร้อยจึงไม่ใช่เพียงเรื่องของฝ่ายบัญชี แต่เกี่ยวข้องกับโอกาสและความน่าเชื่อถือของธุรกิจโดยตรง

สรุป

สุดท้ายนี้ ธุรกิจควรตรวจสอบยอดรายรับรายจ่ายเป็นประจำทุกวัน รวมถึงการปิดบัญชีรายเดือนเพื่อดูผลประกอบการ และเตรียมข้อมูลสำหรับการปิดบัญชีรายปีอย่างต่อเนื่อง

เมื่อระบบบัญชีเป็นปัจจุบัน เจ้าของธุรกิจจะสามารถมองเห็นปัญหาได้เร็ว วางแผนภาษีได้ดีขึ้น บริหารกระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำ และลดความเสี่ยงจากการยื่นงบการเงินล่าช้า สิ่งสำคัญที่สุดคือ อย่ามองการปิดบัญชีเป็นเพียงหน้าที่ที่ต้องทำปีละครั้ง แต่ควรมองเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจจาก ตัวเลขจริง ไม่ใช่จากเงินคงเหลือหรือความรู้สึกเพียงอย่างเดียว

หากกิจการของคุณเริ่มมีเอกสารเยอะ ตัวเลขเริ่มไม่ตรง หรือใกล้ถึงเวลาปิดงบแล้ว ชอบการบัญชี ยินดีช่วยตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร จัดทำบัญชี ปิดงบการเงิน และดูแลขั้นตอนการยื่นงบและภาษีให้เป็นระบบ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขจริงและวางแผนต่อได้อย่างมั่นใจ

อ้างอิง : การบัญชีชั้นต้น 1 มหาวิทยาลัยราชภัฎนครปฐม

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post การปิดบัญชี คืออะไร ? ต้องปิดตอนไหน ทำไมธุรกิจถึงต้องปิดบัญชี appeared first on Chob Accounting.

ในบทความนี้ เราจึงรวบรวม 6 รายการเอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ซึ่งช่วยให้เตรียมเอกสารได้ครบ ส่งได้ถูก และไม่ต้องรอให้ติดตามในภายหลังค่ะ

1. Bank Statement

Bank Statement เป็นข้อมูลหลักที่ผู้ทำบัญชีใช้ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินในธุรกิจ ควรส่ง Statement ของบัญชีต่อไปนี้ให้ครบ

• บัญชีออมทรัพย์ของบริษัท
• บัญชีกระแสรายวัน
• บัญชีรับชำระจากลูกค้า
• บัญชีที่ใช้ชำระค่าใช้จ่ายของบริษัท
• บัญชีรับเงินจาก Marketplace
• บัญชีที่เชื่อมต่อ QR Payment
• บัญชีเงินฝากประจำ
• บัตรเครดิตที่ใช้จ่ายเพื่อธุรกิจ
• บัญชีส่วนตัวที่นำมาใช้รับหรือจ่ายเงินของกิจการ

ทั้งนี้ ควรดาวน์โหลด Statement ให้ครอบคลุมตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน และตรวจสอบว่ามีข้อมูลถูกต้อง หรือไม่มีช่วงวันที่ขาดหาย

2. เอกสารขาย

เอกสารขายช่วยยืนยันว่าธุรกิจขายสินค้าอะไร ให้บริการอะไร ขายให้ใคร เป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ และมีภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบเสนอราคาที่ลูกค้าตกลงแล้ว
• ใบแจ้งหนี้
• ใบส่งสินค้า
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• เอกสารยกเลิกใบกำกับภาษี
• รายงานยอดขายจากหน้าร้าน
• รายงานยอดขายจาก Marketplace
• รายงานรับเงินจาก Payment Gateway
• รายงานยอดขายจากระบบ POS

สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยกรมสรรพากรแบ่งเอกสารภาษีออกเป็นหลายประเภท เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้

3. เอกสารซื้อและต้นทุน

เอกสารซื้อและต้นทุนมีผลโดยตรงต่อการคำนวณกำไรของธุรกิจ หากส่งเอกสารไม่ครบ กำไรในรายงานอาจสูงกว่าความเป็นจริง เพราะมีรายได้ถูกบันทึกแล้ว แต่ต้นทุนบางส่วนยังไม่ได้บันทึก เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบสั่งซื้อ
• ใบรับสินค้า
• ใบส่งของจากผู้ขาย
• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษีซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้จากผู้ขาย
• หลักฐานการโอนเงิน
• รายงานรับสินค้า
• รายงานสินค้าคงเหลือ
• เอกสารนำเข้าสินค้า
• ใบขนสินค้าหรือเอกสารจากตัวแทนขนส่ง
• รายงานสินค้าคืนผู้ขาย

4. เอกสารค่าใช้จ่ายรายเดือน

เมื่อพูดถึงค่าใช้จ่าย หลายคนมักนึกถึงเฉพาะค่าเช่า ค่าน้ำ และค่าไฟ แต่ธุรกิจยุคใหม่มีค่าใช้จ่ายขนาดเล็กที่เกิดผ่านระบบออนไลน์จำนวนมาก เมื่อรวมกันทั้งเดือน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมีมูลค่าสูงและส่งผลต่อกำไรของธุรกิจ เอกสารค่าใช้จ่ายที่ควรส่ง เช่น

• ค่าเช่าสำนักงานหรือโกดัง
• ค่าส่วนกลาง
• ค่าน้ำและค่าไฟ
• ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
• ค่าขนส่งและไปรษณีย์
• ค่าน้ำมันและค่าเดินทาง
• ค่าที่พัก
• ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา
• ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
• ค่าที่ปรึกษาและค่าบริการวิชาชีพ
• ค่าธรรมเนียมธนาคาร
• ค่าธรรมเนียม Marketplace
• ค่าโฆษณาออนไลน์
• ค่าเว็บไซต์และโดเมน
• ค่า Cloud Storage
• ค่าโปรแกรมบัญชี
• ค่าโปรแกรมออกแบบ
• ค่าโปรแกรมประชุมออนไลน์
• ค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
• ค่าอาหารหรือรับรองลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

สำหรับค่าบริการออนไลน์จากผู้ให้บริการต่างประเทศ เช่น โปรแกรมหรือแพลตฟอร์มโฆษณา ควรส่งใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ และหลักฐานชำระเงินให้นักบัญชีตรวจสอบ เพราะบางกรณีอาจมีประเด็นภาษีที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ภ.พ.36 หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยขึ้นอยู่กับลักษณะบริการและข้อเท็จจริงของรายการ

5. เอกสารเงินเดือน

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากรไม่ได้มีเพียงเงินเดือนพนักงานประจำ แต่รวมถึงค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชั่น ค่าแรงรายวัน และค่าจ้างฟรีแลนซ์ด้วย เอกสารเหล่านี้เกี่ยวข้องทั้งกับค่าใช้จ่ายของกิจการ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม

เอกสารพนักงานประจำ

เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• สรุปเงินเดือนประจำเดือน
• รายงานวันทำงานและวันลา
• รายการค่าล่วงเวลา
• ค่าคอมมิชชั่น
• โบนัสหรือเงินรางวัล
• รายการหักขาดงาน
• รายการหักเงินอื่น
• วันที่จ่ายเงินจริง
• หลักฐานโอนเงินเดือน
• รายชื่อพนักงานเข้าใหม่
• รายชื่อพนักงานลาออก
• การปรับเงินเดือน
• การเปลี่ยนแปลงข้อมูลประกันสังคม

เอกสารผู้รับจ้างและฟรีแลนซ์

สำหรับฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้าง ควรส่งข้อมูลดังนี้

• สัญญาจ้างหรือข้อตกลงการทำงาน
• ใบเสนอราคา
• ใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จหรือเอกสารรับเงิน
• รายละเอียดงานที่จ้าง
• หลักฐานการส่งมอบงาน
• วันที่จ่ายเงินจริง
• หลักฐานโอนเงิน
• ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)

6. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารภาษีรายเดือน

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นตัวเชื่อมระหว่างรายการค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจจ่ายจริงกับภาษีที่ต้องนำส่งกรมสรรพากร รายการที่พบได้บ่อย เช่น

• เงินเดือนและค่าจ้างพนักงาน
• ค่าเช่า
• ค่าบริการ
• ค่าวิชาชีพ
• ค่าจ้างทำของ
• ค่าโฆษณา
• ค่านายหน้า
• ค่าขนส่งบางกรณี
• ค่าตอบแทนกรรมการ
• ค่าจ้างบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล

เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล
• ใบเสร็จรับเงิน
• หลักฐานการจ่ายเงิน
• รายละเอียดผู้รับเงิน
• ประเภทบริการ
• ยอดก่อนหักภาษี
• อัตราและจำนวนภาษีที่หัก
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ตารางสรุปรายการจ่ายประจำเดือน

ส่งเอกสารอย่างไรให้นักบัญชีทำงานได้เร็ว ?

1. กำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือนให้ชัดเจน

ควรกำหนดวันรวบรวมเอกสารร่วมกับสำนักงานบัญชี เช่น ภายในวันที่ 3 หรือวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลาแก้ไขเอกสารก่อนจัดทำแบบภาษี ไม่ควรรอให้สำนักงานบัญชีต้องติดต่อเข้ามาเพื่อติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มค้นหา เพราะหากพบว่าใบกำกับภาษีผิด อาจเหลือเวลาไม่เพียงพอสำหรับติดต่อผู้ขาย

2. แยกโฟลเดอร์ตามเดือนและประเภท

ตัวอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์

01 มกราคม แบ่งออกเป็น

• Statement
• เอกสารขาย
• เอกสารซื้อ
• ค่าใช้จ่าย
• เงินเดือน
• หัก ณ ที่จ่าย
• เอกสารพิเศษ

ไม่ควรรวมเอกสารทุกประเภทไว้ในโฟลเดอร์เดียว เพราะเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังจะค้นหาได้ยาก

3. ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่าย

ตัวอย่างเช่น

• 2569-01-05_ค่าเช่า_ABCProperty_30000.pdf
• 2569-01-10_ซื้อสินค้า_XYZ_53500.pdf
• 2569-01_Statement_KBank.pdf
• 2569-01_สรุปเงินเดือน.xlsx

ควรหลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่มีความทั่วไป และทำความเข้าใจได้ยาก เช่น IMG001.jpg, Scanใหม่.pdf หรือ เอกสารล่าสุดจริง.pdf เพราะไม่สามารถทราบได้ว่าเป็นเอกสารอะไรโดยไม่ต้องเปิดดูทีละไฟล์

4. ส่งเอกสารเป็นชุด ไม่แยกสลิปกับใบเสร็จ

หากเป็นรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย ควรรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เช่น

• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• หลักฐานโอนเงิน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

การส่งเอกสารเป็นชุด จะช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบรายการได้ครบภายในครั้งเดียว

5. แจ้งเดือนที่ไม่มีรายการด้วย

หากเดือนนั้นไม่มีเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ไม่มีภาษีซื้อ หรือไม่มีรายการหัก ณ ที่จ่าย ควรแจ้งว่า “ไม่มีรายการ” แทนการเงียบหรือไม่ส่งเอกสาร นักบัญชีจะได้ทราบว่าไม่มีธุรกรรมเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เอกสารยังส่งมาไม่ครบ

สรุป

การส่งเอกสารบัญชีให้ครบทุกเดือนไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะกับสำนักงานบัญชีเท่านั้น แต่ทำให้เจ้าของธุรกิจได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา และเมื่อ Statement เอกสารขาย เอกสารซื้อ ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และเอกสารภาษีมีความเชื่อมโยงกันได้ จะทำให้เจ้าของธุรกิจตอบคำถามสำคัญได้ชัดเจนขึ้นว่า

• เดือนนี้มียอดขายเท่าไร
• ลูกค้ายังค้างชำระเท่าไร
• ต้นทุนสินค้าเพิ่มขึ้นหรือไม่
• ค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงผิดปกติ
• กำไรที่เห็นเป็นกำไรจริงหรือไม่
• เงินในบัญชีหายไปกับรายการใด
• ต้องเตรียมเงินสำหรับภาษีเท่าไร

ธุรกิจที่ส่งเอกสารเป็นระบบมักไม่ได้ใช้เวลาน้อยลงเฉพาะในช่วงที่ต้องยื่นภาษี แต่ยังลดปัญหาเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลัง ขอสินเชื่อ วางแผนภาษี หรือจัดทำงบการเงินด้วย

ดังนั้น อย่ารอให้ทางสำนักงานบัญชีส่งข้อความมาติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มรวบรวมเอกสาร ลองกำหนดวันส่งประจำเดือน สร้างโฟลเดอร์กลาง และใช้เช็กลิสต์เดิมทุกเดือน เมื่อทำต่อเนื่องเพียงไม่กี่รอบ จะทำให้การเตรียมเอกสารกลายเป็นขั้นตอนปกติของธุรกิจ ไม่ใช่งานเร่งด่วนในนาทีสุดท้าย

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post เช็กก่อนโดนทวง! เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง ? appeared first on Chob Accounting.

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีที่ดี จึงไม่ใช่แค่การนำเอกสารใส่แฟ้มให้ครบ แต่ต้องทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้ พูดง่าย ๆ คือ เอกสารบัญชีที่ดีไม่ควรถูกเก็บไว้เพียงเพื่อรอการตรวจสอบ แต่ควรช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้ง่ายขึ้นด้วย

ทำไมต้องจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีให้เป็นระบบ ?

1. เพื่อรองรับการตรวจสอบตามกฎหมาย

ทุกธุรกิจควรมีเอกสารที่สามารถอธิบายที่มาของรายการทางบัญชีได้ ไม่ว่าจะเป็นรายได้จากการขายสินค้า ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การซื้อทรัพย์สิน การจ่ายเงินเดือน หรือการยื่นภาษี

พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องส่งมอบเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน เพื่อให้บัญชีสามารถแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน และการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการตามความเป็นจริง นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดด้วย

2. เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ทางภาษีและการหักค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่าย เป็นองค์ประกอบสำคัญในการคำนวณภาษี แต่ไม่ได้หมายความว่ารายจ่ายทุกรายการจะสามารถนำมาใช้คำนวณภาษีได้ทันที

โดยทั่วไป เอกสารทางบัญชีสามารถแสดงให้เห็นได้ว่า

• รายจ่ายดังกล่าว เกิดขึ้นจริง
• เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ
• สามารถระบุผู้รับเงินได้
• มีหลักฐานประกอบที่เหมาะสม
• ไม่เข้าลักษณะเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมาย
• มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อรายการนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ต้องหัก

กิจการอาจมีรายจ่ายเกิดขึ้นจริง แต่หากหลักฐานไม่เพียงพอ ไม่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงิน หรือไม่สามารถแสดงความเกี่ยวข้องกับกิจการได้ รายจ่ายนั้นอาจนำมาคำนวณภาษีไม่ได้ หากมีการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง ก็จะช่วยให้นักบัญชีพิจารณาและบันทึกรายการได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

3. เพื่อเห็นภาพรวมทางการเงินและใช้ข้อมูลตัดสินใจ

เอกสารบัญชีไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะตอนยื่นภาษี แต่เป็นข้อมูลต้นทางที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นสุขภาพทางการเงินได้ชัดขึ้น

เมื่อเอกสารถูกส่งให้นักบัญชีอย่างครบถ้วนและตรงเวลา รายงานทางบัญชีก็จะสะท้อนสถานการณ์ของธุรกิจได้ใกล้เคียงความเป็นจริงมากขึ้น เจ้าของกิจการสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารธุรกิจต่อได้

4. เพื่อให้การทำงานรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

เมื่อเอกสารเป็นระบบ ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะทำงานได้รวดเร็วขึ้น ตั้งแต่เจ้าของกิจการ พนักงาน ฝ่ายการเงิน ผู้ทำบัญชี ผู้สอบบัญชี ไปจนถึงธนาคารหรือคู่ค้าทางธุรกิจ

เอกสารทางบัญชีและภาษีที่ควรจัดเก็บ มีอะไรบ้าง ?

เอกสารรายรับ

เอกสารรายรับช่วยยืนยันว่า ธุรกิจมีรายได้จากรายการใด ลูกค้าคือใคร และเงินถูกเรียกเก็บหรือรับชำระในช่วงเวลาใด ได้แก่

1. ใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อจากลูกค้า
2. ใบส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้
3. ใบเสร็จรับเงิน
4. ใบกำกับภาษีขายและสำเนาใบกำกับภาษี
5. หลักฐานการรับเงินหรือสลิปโอนเงิน
6. รายงานยอดขายจากระบบหน้าร้าน
7. รายงานยอดขายจากแพลตฟอร์มออนไลน์
8. รายงานการหักค่าธรรมเนียมและค่าบริการของแพลตฟอร์ม

เอกสารรายจ่าย

เอกสารรายจ่ายช่วยยืนยันว่าธุรกิจมีการจัดซื้ออะไรบ้าง ซื้อจากใคร จ่ายเงินเมื่อไร และรายจ่ายนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจอย่างไร เอกสารที่ควรจัดเก็บ ได้แก่

1. ใบเสร็จรับเงิน
2. ใบกำกับภาษีซื้อ
3. ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
4. ใบสำคัญจ่าย
5. สลิปโอนเงินหรือสำเนาเช็ค
6. เอกสารค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค
7. เอกสารค่าขนส่ง
8. ใบแจ้งหนี้ค่าโฆษณา
9. เอกสารค่าบริการจากผู้รับจ้าง
10. หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง

เอกสารธนาคาร

เอกสารธนาคารเป็นตัวเชื่อมระหว่างข้อมูลในบัญชีกับเงินที่เข้าออกจริง โดยเอกสารสำคัญประกอบด้วย

1. Bank Statement
2. สมุดบัญชีธนาคาร
3. สลิปโอนเงิน
4. สำเนาเช็คและต้นขั้วเช็ค
5. รายการรับชำระผ่านบัตรเครดิตหรือ Payment Gateway
6. เอกสารเงินกู้และตารางผ่อนชำระ
7. เอกสารการโอนเงินระหว่างบัญชี
8. หลักฐานการนำเงินสดฝากธนาคาร

เอกสารภาษี

เอกสารภาษีควรเก็บแยกเป็นชุด เพราะเวลาตรวจสอบมักต้องดูข้อมูลหลายรายการประกอบกัน ได้แก่ แบบภาษี เอกสารต้นทาง หลักฐานการยื่น และหลักฐานการชำระเงิน เอกสารที่ควรจัดเก็บ เช่น

1. แบบ ภ.พ.30
2. แบบ ภ.ง.ด.1
3. แบบ ภ.ง.ด.3
4. แบบ ภ.ง.ด.53
5. แบบ ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51
6. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
7. ใบกำกับภาษีซื้อและใบกำกับภาษีขาย
8. ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
9. รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย
10. ใบเสร็จรับเงินจากกรมสรรพากร
11. หลักฐานการยื่นแบบผ่านอินเทอร์เน็ต

เอกสารเงินเดือนและพนักงาน

เมื่อธุรกิจเริ่มมีพนักงาน แม้เพียง 2–3 คน ก็ควรแยกเอกสารเงินเดือนออกจากรายจ่ายทั่วไป เพราะเอกสารกลุ่มนี้เชื่อมโยงกับค่าจ้าง ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และสิทธิของพนักงาน เอกสารที่ควรเก็บ ได้แก่

1. สัญญาจ้างงาน
2. ข้อมูลพนักงาน
3. ตารางเวลาทำงานและการลา
4. Payroll หรือสรุปเงินเดือน
5. สลิปเงินเดือน
6. หลักฐานการโอนเงินเดือน
7. เอกสารประกันสังคม
8. แบบ ภ.ง.ด.1
9. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
10. เอกสารโบนัส ค่าคอมมิชชั่น และค่าตอบแทนพิเศษ

เอกสารสัญญา และเอกสารบริษัท

เอกสารบางประเภทอาจไม่ได้ถูกหยิบมาใช้ทุกเดือน แต่มีความสำคัญในตอนที่ปิดงบการเงิน ตรวจสอบรายการมูลค่าสูง ขอสินเชื่อ เปลี่ยนสำนักงานบัญชี หรือมีข้อพิพาททางธุรกิจ เอกสารที่ควรเก็บ ได้แก่

1. หนังสือรับรองบริษัท
2. หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ
3. บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หรือ บอจ.5
4. ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ.20
5. สัญญาเช่าสำนักงาน
6. สัญญาซื้อขาย
7. สัญญาบริการ
8. สัญญากู้ยืมเงิน
9. สัญญาเช่าซื้อและลีสซิ่ง
10. เอกสารซื้อทรัพย์สิน
11. เอกสารทะเบียนรถยนต์ ที่ดิน หรือทรัพย์สินสำคัญ
12. รายงานการประชุมที่เกี่ยวข้องกับรายการสำคัญ

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทซื้อรถยนต์ ผู้ทำบัญชีอาจต้องใช้สัญญาซื้อขาย ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หลักฐานชำระเงิน สัญญาเช่าซื้อ ตารางดอกเบี้ย และสำเนาทะเบียนรถ เพื่อพิจารณาการบันทึกสินทรัพย์ หนี้สิน ดอกเบี้ย และค่าเสื่อมราคา

ควรจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างไร ?

กิจการควรจัดเก็บเอกสารบัญชี และภาษี 2 รูปแบบ ได้แก่

1. เอกสารต้นฉบับ

วิธีที่ใช้งานง่ายคือแยกเอกสารตาม ปี เดือน และประเภทของรายการ เช่น

• แฟ้มรายรับ
• แฟ้มรายจ่าย
• แฟ้มธนาคาร
• แฟ้มภาษี
• แฟ้มเงินเดือน
• แฟ้มสัญญา
• แฟ้มเอกสารบริษัท

ตัวอย่างเช่น เอกสารของเดือนมกราคมอาจแบ่งเป็นแฟ้มรายรับเดือนมกราคม แฟ้มรายจ่ายเดือนมกราคม และแฟ้มภาษีเดือนมกราคม โดยเรียงเอกสารตามวันที่หรือเลขที่เอกสาร เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

สำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการเดียวกัน ควรจัดเก็บไว้ด้วยกัน เช่น การจ่ายค่าบริการให้ผู้รับจ้างหนึ่งราย ควรมีทั้งใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สลิปโอนเงิน สัญญาบริการ และสำเนาหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายอยู่ในชุดเดียวกัน ไม่ควรแยกกระจายอยู่คนละแฟ้ม

2. ไฟล์ดิจิทัล

แม้จะเก็บเอกสารต้นฉบับไว้อย่างดี แต่ธุรกิจก็ควรมีไฟล์ดิจิทัลสำรองควบคู่กัน เพราะเอกสารกระดาษอาจซีดจาง สูญหาย เปียกน้ำ หรือชำรุดได้ นอกจากนี้ ไฟล์ดิจิทัลยังช่วยให้การส่งเอกสารให้นักบัญชีหรือผู้เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องรอรวบรวมเอกสารเป็นชุดใหญ่ ควรสแกนหรือถ่ายภาพให้ชัดเจนทันที โดยตรวจสอบว่า

• เห็นเอกสารครบทั้งหน้า
• ตัวอักษรและจำนวนเงินอ่านได้ชัดเจน
• ไม่มีเงามือหรือแสงสะท้อน
• ไม่ตัดส่วนชื่อบริษัท วันที่ หรือเลขที่เอกสาร
• เอกสารหลายหน้าถูกรวมอยู่ในไฟล์เดียวกัน
• ไฟล์เปิดใช้งานได้ก่อนอัปโหลด

หลังจากสแกนแล้ว ควรตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่าย โดยใช้รูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร เช่น ปี-เดือน-วันที่_ประเภทเอกสารรายละเอียด_คู่ค้า_จำนวนเงิน

ตัวอย่างชื่อไฟล์

• 2025-01-05_รายจ่าย_ค่าโฆษณา_Facebook_3500บาท.pdf
• 2025-01-08_รายรับ_ค่าบริการ_บริษัทABC_25000บาท.pdf
• 2025-01-15_ธนาคาร_โอนค่าเช่าสำนักงาน_20000บาท.pdf
• 2025-01_ภพ30_หลักฐานยื่นและชำระ.pdf

การกำหนดลำดับเอกสารรายเดือน

ปัญหาเอกสารบัญชีจำนวนมากไม่ได้เกิดจากการไม่มีแฟ้มหรือไม่มีพื้นที่เก็บไฟล์ แต่เกิดจากไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจนว่าใครต้องรวบรวม ใครต้องตรวจ และต้องส่งให้นักบัญชีเมื่อไร หากพนักงานแต่ละคนเก็บบิลไว้กับตัวเอง บางคนส่งเอกสารทาง LINE บางคนส่งทางอีเมล และบางคนเก็บไว้ในลิ้นชัก ทำให้มีโอกาสที่เอกสารจะตกหล่นหรือถูกส่งซ้ำได้ง่าย

จึงควรกำหนดลำดับเอกสารรายเดือนให้ชัดเจน โดยแบ่งเป็น 4 ขั้นตอน ดังนี้

1. วันที่รวบรวมเอกสาร
2. วันที่ตรวจความถูกต้องครบถ้วน
3. วันที่ส่งสำนักงานบัญชี
4. วันที่ติดตามเอกสารที่ตกหล่น หรือได้รับมาไม่ครบ

พร้อมกำหนดผู้ประสานงานหลักเพียง 1 คน หรือ 1 ตำแหน่ง เพื่อเป็นศูนย์กลางในการส่งเอกสารและตอบคำถามของผู้ทำบัญชี เพราะหากสำนักงานบัญชีต้องประสานงานกับพนักงานหลายคน อาจได้รับข้อมูลไม่ตรงกัน หรือไม่สามารถติดตามได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบรายการนั้น

สรุป

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีไม่ควรถูกมองว่าเป็นเพียงการเก็บบิลลงแฟ้ม แต่ควรถูกออกแบบให้เป็นระบบที่ช่วยให้ธุรกิจรู้ว่ารายการขาย และรายการซื้อของธุรกิจเป็นอย่างไร โดยเก็บทั้งเอกสารต้นฉบับและไฟล์ดิจิทัล แยกเอกสารตามเหตุการณ์ทางธุรกิจ กำหนดผู้รับผิดชอบ และมีรอบส่งเอกสารให้นักบัญชีอย่างชัดเจนทุกเดือน

เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เจ้าของธุรกิจจะไม่ต้องเสียเวลาตามหาบิลย้อนหลัง นักบัญชีสามารถทำงานได้เร็วขึ้น การยื่นภาษีมีความถูกต้องมากขึ้น และข้อมูลทางบัญชีก็สามารถนำมาใช้วางแผนธุรกิจได้จริง

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีให้ครบตั้งแต่ต้น จะช่วยให้การปิดบัญชีและยื่นภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่หากคุณไม่มีเวลาตรวจเอกสารเองทุกเดือน หรือไม่แน่ใจว่าเอกสารที่มีครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ ทีมงานชอบการบัญชี พร้อมช่วยดูแลตั้งแต่การตรวจเอกสาร บันทึกบัญชี ยื่นภาษี ไปจนถึงให้คำแนะนำด้านบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ปรึกษาบริการรับทำบัญชีกับชอบการบัญชีได้เลยค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

อ้างอิง : คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ท.ป. 71/2540 เรื่อง การเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด

The post เจ้าของธุรกิจ ควรจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างไร ? appeared first on Chob Accounting.