สำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มขายสินค้า รับงานแรก หรือให้บริการได้ไม่นาน หลายคนมักสงสัยว่าต้องเริ่มทำบัญชีทันทีเลยไหม หรือรอให้มีรายได้มากกว่านี้ก่อนก็ได้ ?
คำตอบคือ ควรเริ่มบันทึกรายรับ รายจ่าย และเก็บเอกสารตั้งแต่มีรายการทางธุรกิจครั้งแรก ไม่ต้องรอให้ยอดขายสูง ไม่ต้องรอให้ธุรกิจมีกำไร และไม่ต้องรอให้เอกสารเยอะ เพราะการเริ่มเก็บข้อมูลตั้งแต่ต้นนั้นง่ายกว่าการย้อนกลับมาไล่หาเอกสารทีหลังมาก ๆ
แต่ก่อนจะไปดูรายละเอียด อยากให้แยก 2 เรื่องนี้ออกจากกันก่อน
1. การบันทึกรายรับรายจ่าย คือการบันทึกว่าเงินเข้าเท่าไร ออกเท่าไร เพื่อให้เจ้าของธุรกิจรู้สถานะทางการเงินของตัวเอง อันนี้ทำได้ตั้งแต่วันแรกที่ทำธุรกิจ ไม่ว่าจะขายของออนไลน์คนเดียว หรือรับงานฟรีแลนซ์ก็ตาม
2. หน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย คือหน้าที่ของนิติบุคคลซึ่งเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เช่น บริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจำกัด ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ต้องจัดทำบัญชี ตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ใช่นับจากวันที่เริ่มมีรายได้
พูดง่าย ๆ คือ ถ้าคุณเป็นบุคคลธรรมดา การทำบัญชีเป็นเรื่องควรทำเพื่อประโยชน์ของตัวเอง แต่ถ้าจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลแล้ว การทำบัญชีคือหน้าที่ตามกฎหมาย และต้องเริ่มทำบัญชีทันทีตั้งแต่วันจดที่ได้รับการจดทะเบียนแล้ว แม้ว่าจะยังไม่มีรายได้เลยก็ตาม
คุณน้ำ – พัทธนันท์ วัชรโชติธาดาพงษ์ ประธานกรรมการบริหาร และผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษี ของชอบการบัญชี (Chob Accounting) ได้แบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับการทำบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ว่า
“คำถามที่เจอบ่อยที่สุดจากเจ้าของธุรกิจใหม่คือ ‘ยังไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีไหม‘ ซึ่งน้ำอยากจะบอกไว้ตรงนี้เลยค่ะว่า จำเป็นต้องทำอย่างยิ่งค่ะ เพราะบัญชีไม่ได้มีไว้เพื่อคำนวณภาษีอย่างเดียว แต่มีไว้เพื่อวิเคราะห์ว่าธุรกิจกำลังดำเนินไปในทิศทางไหน ยิ่งเป็นธุรกิจที่ยังไม่มีรายได้หรือธุรกิจที่มีแต่รายจ่าย ยิ่งเป็นช่วงที่ต้องการข้อมูลมากที่สุดด้วยซ้ำ ในทางปฏิบัติ ลูกค้าที่เริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันแรกกับลูกค้าที่เริ่มทำบัญชีตอนใกล้ปิดงบ ใช้เวลาทำงานต่างกันหลายเท่า และคุณภาพของงานก็ต่างกันมากค่ะ”
ควรเริ่มต้นทำบัญชีตอนไหนดี ?
ถ้าถามว่าจุดเริ่มต้นอยู่ตรงไหน จริง ๆ แล้วมีอยู่ 3 จังหวะที่มักใช้เป็นหมุดหมายในการเริ่มต้นทำบัญชี ดังนี้
1. วันแรกที่เริ่มลงทุน
หลายคนคิดว่าต้องเริ่มทำบัญชีในตอนที่ขายของได้ แต่ความจริงแล้ว เงินก้อนแรกที่ควรบันทึกคือเงินที่จ่ายออกไปก่อนจะมีรายได้ด้วยซ้ำ
ลองนึกภาพร้านขายเสื้อผ้าออนไลน์ ก่อนจะได้ออเดอร์แรก เจ้าของต้องจ่ายค่าสินค้าล็อตแรก ค่าถ่ายรูป ค่ายิงแอด ค่ากล่องพัสดุ หรือแม้แต่ค่าเช่าโดเมนเว็บไซต์ ถ้าไม่ได้ลงบันทึกบัญชีไว้ตั้งแต่ตอนนั้น พอขายได้จริงก็จะคำนวณไม่ถูกว่ากำไรที่เห็นเป็นกำไรจริงหรือแค่กำลังถอนทุนคืนอยู่
ค่าใช้จ่ายช่วงเริ่มต้นที่ควรจดไว้ เช่น
- ค่าสินค้าหรือวัตถุดิบล็อตแรก
- ค่าอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร
- ค่าตกแต่งร้าน ค่ามัดจำพื้นที่
- ค่าจดทะเบียน ค่าทำเว็บไซต์ ค่าออกแบบโลโก้
- ค่าการตลาดช่วงเปิดตัว
ข้อมูลตรงนี้ยังมีประโยชน์ตอนวางแผนภาษีในอนาคตด้วย เพราะค่าใช้จ่ายบางรายการสามารถนำมาเป็นต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายของกิจการได้ ถ้ามีเอกสารครบ
2. วันที่เริ่มมีรายได้
สำหรับคนที่ทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา เช่น ขายของออนไลน์ ฟรีแลนซ์ หรือร้านเล็ก ๆ ที่ยังไม่ได้จดบริษัท จุดนี้คือจุดที่ต้องเริ่มทำบัญชีแล้วจริง ๆ
เพราะเมื่อมีรายได้เข้ามา สิ่งที่ตามมาคือหน้าที่ทางภาษี ทั้งภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่ต้องยื่นตามรอบปี และถ้ารายได้จากการขายสินค้าหรือบริการถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ก็จะมีเรื่องการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เข้ามาเกี่ยวข้องอีก
ถ้าไม่มีตัวเลขรายรับรายจ่ายที่ชัดเจน ก็จะทำให้มีความเสี่ยงที่จะเสียภาษีโดยไม่จำเป็น และมีโอกาสถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ หรือเงินเพิ่มเติมอีกด้วย
3. วันที่มีสถานะเป็นนิติบุคคล
สำหรับบริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน กฎหมายกำหนดไว้ชัดเจนว่า ต้องจัดให้มีการทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าจดทะเบียนบริษัทวันที่ 1 มีนาคม แต่กว่าจะเปิดให้บริการจริง ๆ คือเดือนกรกฎาคม ช่วง 4 เดือนที่ยังไม่มีรายได้ก็ยังต้องทำบัญชีอยู่ดี เพราะระหว่างนั้นบริษัทอาจมีค่าใช้จ่าย เช่น ค่าจดทะเบียน ค่าเช่า ค่าที่ปรึกษา หรือเงินลงทุนจากผู้ถือหุ้น ซึ่งทั้งหมดเป็นรายการที่ต้องลงบันทึกบัญชี
นอกจากนี้ นิติบุคคลยังมีหน้าที่ต่อเนื่องอีกหลายอย่าง เช่น ต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ต้องปิดงบการเงินตามรอบบัญชี ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ทำหน้าที่ตรวจสอบบัญชี และนำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในกำหนดเวลา
ก่อนทำบัญชี เจ้าของธุรกิจต้องทำอะไรบ้าง ?
สิ่งที่ต้องเตรียมจริง ๆ มีแค่ 3 อย่างนี้ก็เริ่มได้แล้ว
1. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีของกิจการ
ถ้าใช้บัญชีธนาคารเดียวกันทั้งจ่ายค่าสินค้า รับเงินลูกค้า และใช้จ่ายส่วนตัว พอถึงเวลาสรุปตัวเลข ก็จะต้องมานั่งไล่ดูทีละรายการว่าอันไหนเป็นของกิจการ อันไหนของตัวเอง ซึ่งกินเวลามหาศาลและมักจะทำให้เกิดความสับสน
สิ่งที่ควรทำ มีอยู่ดังนี้
- เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ
- ให้ลูกค้าโอนเข้าบัญชีธุรกิจเท่านั้น
- ชำระค่าใช้จ่ายของธุรกิจจากบัญชีธุรกิจเท่านั้น
- ถ้าจะถอนเงินไปใช้ส่วนตัว ให้โอนเป็นก้อนแล้วบันทึกไว้ว่าเป็นการถอนเงินของเจ้าของ
- ถ้าเป็นนิติบุคคล ยิ่งต้องแยกเด็ดขาด เพราะเงินของกิจการกับเงินของกรรมการเป็นคนละกระเป๋ากันตามกฎหมาย
2. เก็บเอกสารสำคัญ
เอกสารคือหลักฐานที่ทำให้ตัวเลขในบัญชีมีน้ำหนัก ถ้าไม่มีเอกสาร ต่อให้จดตัวเลขไว้ครบก็อาจใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้
เอกสารที่ควรเก็บตั้งแต่วันแรก เช่น
- ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี จากการซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
- ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา และใบส่งของ
- สลิปโอนเงิน หลักฐานการรับเงินจากลูกค้า
- Statement บัญชีธนาคารของธุรกิจ
- สัญญาต่าง ๆ เช่น สัญญาเช่า สัญญาจ้าง
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ในกรณีถูกลูกค้าหักไว้
เคล็ดลับง่าย ๆ คือ ถ่ายรูปหรือสแกนเก็บไว้ในโฟลเดอร์แล้วแยกตามเดือน โดยตั้งชื่อไฟล์ให้เข้าใจง่าย เช่น “2568-08-ค่าสินค้า-ร้าน A” เพราะใบเสร็จแบบกระดาษมักจะจางจนอ่านไม่ออกภายในไม่กี่เดือน
3. จดบันทึกรายรับรายจ่ายทุกครั้ง
ไม่ต้องรอใช้โปรแกรมบัญชี เพราะเจ้าของกิจการสามารถทำบัญชีเบื้องต้นได้จากการใช้ Google Sheets หรือ Excel โดยมีข้อมูลหลัก ๆ ดังนี้
- วันที่
- รายการ
- ประเภท (รับ/จ่าย)
- หมวดหมู่
- จำนวนเงิน
- เลขที่เอกสาร
แนะนำให้ตั้งเวลาประจำ เช่น ทุกเย็นวันศุกร์ 15 นาที สำหรับลงรายการของสัปดาห์นั้น เพราะการทำสัปดาห์ละครั้งใช้เวลาน้อยกว่าการมานั่งไล่ 6 เดือนย้อนหลังหลายเท่าตัว
เริ่มทำบัญชีช้า จะมีผลต่อกิจการอย่างไร ?
ปัญหาหลักของการเริ่มทำบัญชีช้าไม่ใช่แค่ต้องเสียเวลาเท่านั้น แต่ข้อมูลบางอย่างอาจสูญหายไปเลย จนไม่สามารถตรวจสอบต้นทุน รายได้ หรือเอกสารภาษีได้ครบถ้วน ลองดูว่าสิ่งที่ตามมามีอะไรบ้าง
1. เอกสารรายรับและรายจ่ายตกหล่น ใบเสร็จหาย สลิปโอนหมดอายุในแอปธนาคาร แชทกับลูกค้าถูกลบ พอถึงเวลาต้องใช้จริงกลับหาไม่เจอ และค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานก็มักจะนำมาคำนวณภาษีไม่ได้
2. เงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจแยกออกจากกันยาก ยิ่งปล่อยไว้นาน รายการยิ่งปนกันจนแยกไม่ออก บางครั้งต้องยอมตัดรายการที่จำไม่ได้ทิ้งไป ซึ่งทำให้ตัวเลขทางบัญชีผิดเพี้ยนทั้งชุด
3. ไม่รู้ต้นทุนและกำไรที่แท้จริง หลายคนดูยอดขายแล้วคิดว่ากำไรดี แต่พอคำนวณต้นทุนครบทั้งค่าสินค้า ค่าส่ง ค่าแพ็ก ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม กลับพบว่าได้กำไรน้อยมาก หรือสินค้าบางรายการยิ่งขายเยอะยิ่งขาดทุน
4. ตรวจสอบภาษีย้อนหลังได้ยาก เมื่อถูกสอบถามหรือขอเอกสารเพิ่มเติม ธุรกิจที่ไม่มีบันทึกจะพิสูจน์ที่มาของเงินได้ยาก และอาจต้องเสียภาษีมากกว่าที่ควร พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม
5. ต้องเสียค่าใช้จ่ายทำบัญชีย้อนหลัง การจ้างทำบัญชีย้อนหลังมักมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการทำบัญชีอย่างต่อเนื่องเป็นรายเดือน เพราะต้องใช้เวลารวบรวมและตรวจสอบเอกสารมากกว่าปกติ ยิ่งย้อนหลังหลายปี ยิ่งทำให้ค่าบริกาสูงขึ้น
6. วางแผนกระแสเงินสดไม่ได้ ธุรกิจที่มีกำไรบนกระดาษแต่เงินสดขาดมือ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อยมาก ถ้าไม่มีข้อมูลว่าเงินเข้าออกช่วงไหน ก็คาดการณ์ไม่ได้ว่าเดือนหน้าจะมีเงินมากพอที่จ่ายให้ซัพพลายเออร์หรือจ่ายเงินเดือนพนักงานไหม
7. ตัดสินใจขยายธุรกิจจากข้อมูลที่ไม่ครบ จะเปิดสาขาเพิ่ม จ้างคนเพิ่ม หรือสั่งของล็อตใหญ่ ล้วนต้องใช้ตัวเลขจริงประกอบการตัดสินใจ รวมถึงตอนขอสินเชื่อกับธนาคารหรือคุยกับนักลงทุน ที่มักขอดูงบการเงินย้อนหลังเป็นอย่างแรก
สรุป
ธุรกิจใหม่ควรเริ่มทำบัญชีตั้งแต่มีรายการรับหรือจ่ายครั้งแรก ไม่ควรรอให้ยอดขายสูง เอกสารเยอะ หรือใกล้ถึงเวลายื่นภาษีแล้วจึงค่อยเริ่ม ส่วนบริษัทและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนต้องจัดให้มีการทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลค่ะ
หากยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณต้องเริ่มจากเอกสารอะไร หรือต้องดูแลภาษีแบบไหน การปรึกษาผู้ทำบัญชีตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นจะช่วยให้วางระบบได้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจ และลดภาระการย้อนกลับมาแก้เอกสารในภายหลังค่ะ
ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting
