การบันทึกบัญชี คืออะไร ?
การบันทึกบัญชี (Bookkeeping) คือ กระบวนการรวบรวม บันทึก จัดหมวดหมู่ และสรุปข้อมูลธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจอย่างเป็นระบบตามหลักการบัญชี เพื่อให้ได้รายงานทางการเงินที่ถูกต้อง สำหรับใช้ในการวิเคราะห์สถานะทางการเงิน ประเมินผลประกอบการ และช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
หลักการที่ใช้ในการบันทึกบัญชี แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ หลักการบัญชีเดี่ยว และหลักการบัญชีคู่
1. หลักการบัญชีเดี่ยว
หลักการบัญชีเดี่ยว คือ ระบบการบันทึกบัญชีอย่างง่าย โดยจดบันทึกธุรกรรมเพียงด้านเดียว (รับหรือจ่าย) เน้นเฉพาะบัญชีเงินสด และบัญชีที่สำคัญ เช่น ลูกหนี้ / เจ้าหนี้ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมาก ๆ ทื่ไม่มีรายการที่ซับซ้อน แต่ขาดความสมบูรณ์ ทำให้ไม่สามารถจัดทำงบการเงินที่ซับซ้อน และตรวจสอบความถูกต้องได้ยาก
2. หลักการบัญชีคู่
หลักการบัญชีคู่ คือ ระบบการบันทึกบัญชีที่ทุกรายการจะถูกบันทึก 2 ครั้ง ตามหลักการเดบิต และเครดิต โดยยอดรวมด้านเดบิตต้องเท่ากับยอดรวมด้านเครดิตเสมอ ให้สอดคล้องกับสมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ ทำให้เห็นภาพรวมทางการเงินของธุรกิจชัดเจน และตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน
ขั้นตอนการบันทึกบัญชีพื้นฐาน แบบเข้าใจง่าย
1. รวบรวมเอกสารทางการเงิน
จัดเก็บเอกสารหลักฐานต่าง ๆ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่าย / รับ เพื่อเป็นข้อมูลในการบันทึกบัญชี
2. วิเคราะห์รายการค้า
ดูว่ารายการค้าที่เกิดขึ้น ส่งผลกระทบต่อบัญชีใดบ้าง และเพิ่มขึ้น หรือลดลงอย่างไร พร้อมบันทึกเดบิต เครดิต
3. บันทึกลงสมุดรายวัน
นำรายการค้าที่วิเคราะห์แล้ว มาบันทึกสมุดรายวันขั้นต้น เช่น สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันซื้อ หรือสมุดรายวันขาย ตามลำดับ
4. บันทึกบัญชีแยกประเภท
โอนรายการจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทแต่ละบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ หรือบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อรวบรวมยอดของแต่ละบัญชี
5. จัดทำงบทดลอง
สรุปยอดคงเหลือของทุกบัญชีจากบัญชีแยกประเภทมาแสดงในงบทดลอง เพื่อตรวจสอบว่ายอดเดบิตรวมเท่ากับยอดเครดิตรวมหรือไม่ ตามหลักบัญชีคู่
6. จัดทำงบการเงิน
จากงบทดลองที่ปรับปรุงแล้ว ให้นำไปจัดทำงบการเงินหลัก 4 งบ คือ งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และงบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ เพื่อสรุปผลการดำเนินงาน และฐานะการเงินของกิจการ
ธุรกิจใหม่ ควรเริ่มบันทึกบัญชีแบบไหน ?
1. หากเป็นบุคคลธรรมดา หรือกิจการที่มีขนาดเล็กมาก
ควรเริ่มต้นทำบัญชีตามหลักบัญชีเดี่ยว เพื่อบันทึกรายรับ-รายจ่าย ให้ชัดเจน
2. หากเป็นบริษัท ห้างหุ้นส่วนจำกัด SME หรือกิจการนิติบุคคล ที่ต้องยื่นภาษีอย่างเป็นทางการ
ควรเริ่มต้นทำบัญชีตามหลักบัญชีคู่ เพื่อความถูกต้อง และรองรับการเติบโตในอนาคต
การบันทึกบัญชีไม่ใช่เรื่องที่ยากอย่างที่หลาย ๆ คนคิด หากเข้าใจหลักการตั้งแต่ต้น จะทำให้รู้ว่ามีขั้นตอนการบันทึกบัญชีอย่างไร และธุรกิจที่เรากำลังทำอยู่ ควรบันทึกบัญชีในรูปแบบไหนนั่นเองค่ะ
รับทำบัญชี ยื่นภาษี ครบถ้วน ถูกต้อง พร้อมดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญ
หากเข้าใจหลักการทำบัญชีแล้ว แต่ยังไม่มั่นใจว่าจะลงบันทึกบัญชีได้ถูกต้องหรือไม่ การมีผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชี และภาษีช่วยดูแล จะช่วยความเสี่ยง และประหยัดเวลาในการทำงานได้มากขึ้น โดยที่ชอบการบัญชี (Chob Accounting) พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ ที่ช่วยดูแลงานบัญชี และยื่นภาษี ดูแลให้ทุกขั้นตอนเป็นไปตามกำหนดเวลา พร้อมจัดทำงบการเงิน ที่นำไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลของกิจการได้จริง
