ทะเบียนสินทรัพย์ คืออะไร ? วิธีจัดทำ พร้อมตัวอย่างที่นำไปใช้ได้จริง

ซื้อคอมพิวเตอร์มาให้พนักงานหลายเครื่อง เครื่องจักรถูกย้ายไปอีกสาขา โต๊ะทำงานบางตัวเลิกใช้งานไปแล้ว หรือรถบริษัทขายออกไปตั้งแต่ปีก่อน แต่ข้อมูลในบัญชียังไม่ถูกอัปเดต สถานการณ์เหล่านี้เป็นปัญหาที่หลายธุรกิจอาจพบเมื่อมีสินทรัพย์เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ แต่ไม่มีข้อมูลกลางสำหรับติดตามข้อมูล

เพราะเมื่อถึงเวลาปิดบัญชี ตรวจนับสินทรัพย์ หรือคำนวณค่าเสื่อมราคา คำถามง่าย ๆ อย่าง บริษัทมีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง ตอนนี้อยู่ที่ไหน และยังใช้งานอยู่หรือไม่ ก็อาจตอบได้ยากกว่าที่คิด หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยแก้ปัญหานี้คือสิ่งที่เรียกว่าทะเบียนสินทรัพย์ค่ะ

ทะเบียนสินทรัพย์ คืออะไร ?

ทะเบียนสินทรัพย์ (Fixed Asset Register) คือ ข้อมูลหรือทะเบียนที่กิจการใช้บันทึกรายละเอียด และติดตามสินทรัพย์แต่ละรายการที่ถือครองอยู่ เช่น เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ อาคาร หรือรถยนต์ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าสินทรัพย์นั้นคืออะไร ได้มาตอนไหน มีต้นทุนเท่าไร อยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน และปัจจุบันมีสถานะอย่างไร

พูดง่าย ๆ คือ หากบัญชีบอกว่า บริษัทมีอุปกรณ์สำนักงาน 500,000 บาท

แนวคิดนี้สอดคล้องกับการบัญชีสำหรับที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ซึ่งครอบคลุมสินทรัพย์ที่มีไว้เพื่อใช้ในการผลิตหรือให้บริการ ให้เช่า หรือใช้ในการบริหาร และคาดว่าจะใช้มากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา โดยสินทรัพย์ที่จะรับรู้ต้องมีความเป็นไปได้ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต และสามารถตรวจสอบต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือ

ในงานบัญชีอาจพบทั้งคำว่า ทะเบียนสินทรัพย์ และทะเบียนทรัพย์สิน ซึ่งในทางปฏิบัติมักใช้สื่อถึงข้อมูลสำหรับควบคุม และติดตามสินทรัพย์ของกิจการในลักษณะใกล้เคียงกัน

ทำไมต้องทำทะเบียนสินทรัพย์ ?

เมื่อธุรกิจยังมีสินทรัพย์เพียงไม่กี่รายการ เจ้าของกิจการอาจจำได้เองว่าเครื่องไหนซื้อเมื่อไร หรือคอมพิวเตอร์เครื่องไหนอยู่กับพนักงานคนใด แต่เมื่อบริษัทเติบโต มีพนักงานหลายคน หลายแผนก หรือหลายสาขา การใช้ความจำเพียงอย่างเดียวเริ่มไม่เพียงพอ ทะเบียนสินทรัพย์จึงมีประโยชน์มากกว่าแค่การทำบัญชี

1. รู้ว่าสินทรัพย์ของบริษัทมีอยู่จริง

ทะเบียนทำให้สามารถดูสินทรัพย์เป็นรายชิ้น แทนที่จะเห็นเพียงยอดรวมในบัญชี

ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 350,000 บาท จากเดิมที่เห็นเพียง เมื่อเปิดทะเบียนสินทรัพย์ จะสามารถตรวจสอบต่อได้ว่าเป็น Notebook กี่เครื่อง เป็น Desktop กี่เครื่อง และแต่ละเครื่องมีรหัสอะไร

2. ตรวจสอบว่าแต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน และใครใช้งาน

ข้อมูลอย่างสถานที่ตั้ง และผู้รับผิดชอบ มีประโยชน์ต่อกิจการมาก โดยเฉพาะบริษัทที่มีหลายสาขา หรือมีการมอบอุปกรณ์ให้พนักงานนำไปใช้งาน เมื่อพนักงานย้ายแผนก ลาออก หรือมีการย้ายสินทรัพย์ระหว่างสาขา บริษัทก็สามารถอัปเดตประวัติได้ทันที

3. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับการคำนวณค่าเสื่อมราคา

การคำนวณค่าเสื่อมราคาเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายส่วน เช่น ต้นทุน มูลค่าคงเหลือ อายุการใช้ประโยชน์ และวันที่สินทรัพย์พร้อมใช้งาน

ตามหลักของ TAS 16 การคิดค่าเสื่อมราคาเริ่มเมื่อสินทรัพย์อยู่ในสถานที่และสภาพที่พร้อมใช้งานตามความประสงค์ของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่พิจารณาจากวันที่จ่ายเงินเพียงอย่างเดียว

การมีวันที่พร้อมใช้งานอยู่ในทะเบียนจึงช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการคำนวณได้มาก

4. ช่วยตรวจสอบบัญชี และปิดงบ

ผู้ทำบัญชีสามารถนำทะเบียนสินทรัพย์มาเปรียบเทียบกับยอดในบัญชีแยกประเภท พร้อมตรวจสอบรายการที่ซื้อเพิ่ม ขายออก สูญหาย หรือเลิกใช้งานระหว่างปี

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีบางประเภท เช่น บริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน รวมถึงบัญชีย่อยอื่นตามความจำเป็นของธุรกิจ

ทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้รายละเอียดรายชิ้นสามารถเชื่อมกลับไปยังตัวเลขในระบบบัญชีได้ง่ายขึ้น

5. ช่วยตัดสินใจว่าจะซ่อม ซื้อใหม่ หรือจำหน่ายสินทรัพย์

ทะเบียนที่มีข้อมูลครบไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะฝ่ายบัญชีเท่านั้น โดยฝ่ายบริหารสามารถดูได้ว่าเครื่องจักรชิ้นใดใช้งานมานานแล้ว คอมพิวเตอร์กลุ่มใดใกล้ถึงรอบเปลี่ยน หรือสินทรัพย์ใดไม่ได้ใช้งานแล้ว เพื่อวางแผนงบประมาณสำหรับซ่อมบำรุง ซื้อทดแทน หรือจำหน่ายออก

สินทรัพย์แบบไหนที่ต้องนำมาลงทะเบียนสินทรัพย์ ?

สินทรัพย์ที่ต้องนำมาลงทะเบียนในทะเบียนทรัพย์สิน คือ สินทรัพย์ถาวร และสินทรัพย์ที่มีตัวตนหรือไม่มีตัวตนที่มีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี และมีมูลค่าสูงเกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำที่กิจการ หรือองค์กรกำหนดไว้ เพื่อใช้ควบคุม ตรวจสอบ และคำนวณค่าเสื่อมราคา

ตัวอย่าง

• ที่ดิน เช่น พื้นที่ดินของกิจการ
• อาคารและสิ่งปลูกสร้าง เช่น สำนักงาน คลังสินค้า โรงงาน หรือการปรับปรุงอาคาร
• เครื่องจักรและอุปกรณ์ เช่น เครื่องจักรในโรงงาน เครื่องมือช่าง เครื่องมือการผลิต
• เครื่องใช้สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เอกสาร
• ยานพาหนะ เช่น รถยนต์ รถบรรทุก หรือมอเตอร์ไซค์ของกิจการ
• คอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยี เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือเซิร์ฟเวอร์
• สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ เครื่องหมายการค้า โปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Software) หรือสัมปทานที่มีอายุใช้งานยาวนาน

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ซื้อแล้วใช้นานเกินหนึ่งปีจะต้องถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์ในลักษณะเดียวกันทั้งหมด กิจการยังต้องพิจารณานโยบายการบัญชี สาระสำคัญของรายการ ลักษณะการใช้งาน และข้อเท็จจริงของธุรกิจประกอบด้วย

วิธีจัดทำทะเบียนสินทรัพย์

ขั้นที่ 1 เมื่อบริษัทซื้อสินทรัพย์เข้ามา

เริ่มจากรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น

• ใบเสนอราคา
• ใบสั่งซื้อ
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• เอกสารรับสินค้า
• เอกสารค่าติดตั้ง หรือค่าขนส่งที่เกี่ยวข้อง

จากนั้นให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่ารายการดังกล่าวเข้าเงื่อนไขรับรู้เป็นสินทรัพย์ หรือควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย

ขั้นที่ 2 กำหนดรหัสและติด Asset Tag

สินทรัพย์แต่ละชิ้นควรมีรหัสเฉพาะ เช่น

• IT-001 คือ อุปกรณ์ IT
• OF-001 คือ อุปกรณ์สำนักงาน
• MC-001 คือ เครื่องจักร
• VH-001 คือ ยานพาหนะ

หากสามารถติด Asset Tag หรือ QR Code ไว้บนตัวสินทรัพย์ได้ จะช่วยให้การตรวจนับภายหลังง่ายขึ้นมาก สิ่งสำคัญคือ รหัสบนสินทรัพย์จริงต้องตรงกับรหัสในทะเบียน

ขั้นที่ 3 บันทึกข้อมูลเข้าสู่ทะเบียนสินทรัพย์

เมื่อได้รับสินทรัพย์ และทราบรายละเอียดแล้ว ควรบันทึกตามลำดับดังนี้

1. รหัส
2. รายการ
3. เอกสารซื้อ
4. ต้นทุน
5. วันที่พร้อมใช้งาน
6. สถานที่
7. ผู้รับผิดชอบ

หากสินทรัพย์ถูกย้ายสาขาหรือเปลี่ยนผู้ใช้งานภายหลัง ก็ควรอัปเดตข้อมูลตามจริง

ขั้นที่ 4 บันทึก และติดตามค่าเสื่อมราคา

เมื่อสินทรัพย์อยู่ในสถานที่ และสภาพพร้อมใช้งาน จึงเริ่มพิจารณาการคิดค่าเสื่อมราคาตามนโยบายบัญชีที่เกี่ยวข้อง

ตาม TAS 16 การคิดค่าเสื่อมราคาต้องปันส่วนจำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคาอย่างเป็นระบบตลอดอายุการใช้ประโยชน์ และเริ่มเมื่อสินทรัพย์พร้อมใช้งานตามวัตถุประสงค์ของฝ่ายบริหาร จึงควรแยกให้ชัดระหว่าง

• วันที่ซื้อ
• วันที่รับสินค้า
• วันที่ติดตั้ง
• วันที่พร้อมใช้งาน

เพราะในบางกรณีอาจไม่ใช่วันเดียวกัน

ขั้นที่ 5 ตรวจนับสินทรัพย์เป็นระยะ

ในทะเบียนสินทรัพย์ อาจระบุว่ามี Notebook 20 เครื่อง แต่สิ่งสำคัญคือ Notebook ทั้ง 20 เครื่องยังมีอยู่จริงหรือไม่ จึงควรมีการตรวจนับสินทรัพย์เป็นระยะ แล้วเปรียบเทียบกับทะเบียนสินทรัพย์

กิจการที่มีสินทรัพย์ไม่มากอาจตรวจอย่างน้อยก่อนปิดบัญชีประจำปี ส่วนกิจการที่มีการเคลื่อนย้ายสินทรัพย์บ่อยอาจกำหนดการตรวจนับถี่ขึ้นตามความเสี่ยงของธุรกิจ

ขั้นที่ 6 เมื่อขาย ชำรุด สูญหาย หรือเลิกใช้งาน

หากสินทรัพย์เสียหาย ชำรุด สูญหาย หรือจำหน่าย ควรเปลี่ยนสถานะ พร้อมบันทึกข้อมูลว่าเกิดอะไรขึ้น เช่น

• วันที่ขาย
• ราคาขาย
• วันที่พบว่าสูญหาย
• เหตุผลที่เลิกใช้งาน
• เอกสารอนุมัติ
• ผู้อนุมัติ
• เอกสารรับเงินจากการขาย

จากนั้นส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้อง

ทะเบียนสินทรัพย์เกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคาอย่างไร ?

1. แหล่งข้อมูลตั้งต้น : ทะเบียนสินทรัพย์เก็บต้นทุน และวันที่ได้มา ซึ่งเป็นตัวเลขตั้งต้นในการคำนวณค่าเสื่อมราคา
2. การกำหนดอายุการใช้งาน : ทะเบียนสินทรัพย์ระบุอัตรา หรืออายุขัยของทรัพย์สิน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีรู้ว่าต้องทยอยหักค่าเสื่อมราคานานแค่ไหน
3. การติดตามค่าเสื่อมราคาสะสม : ใช้บันทึกยอดค่าเสื่อมราคาสะสม และมูลค่าตามบัญชีสุทธิของแต่ละชิ้นให้อยู่เป็นปัจจุบัน
4. การตัดจำหน่าย : เมื่อสินทรัพย์หมดอายุการใช้งาน หรือถูกขายออกไป ข้อมูลในทะเบียนจะช่วยให้รู้ว่าต้องตัดบัญชีส่วนที่เหลืออย่างไร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับทะเบียนสินทรัพย์

บริษัท จำเป็นต้องมีทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่ ?

บริษัทมีความจำเป็นต้องมีทะเบียนสินทรัพย์ เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดทรัพย์สินถาวร คำนวณค่าเสื่อมราคา และแสดงรายการในงบการเงินประจำปีให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีและกฎหมายภาษีอากร

หากบริษัทมีสินทรัพย์หลายรายการ การมีทะเบียนสินทรัพย์จะมีผลต่อการการควบคุม ตรวจนับ คำนวณค่าเสื่อมราคา และกระทบยอดกับบัญชี

ซื้อคอมพิวเตอร์ ต้องลงทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่ ?

การซื้อคอมพิวเตอร์สำหรับใช้งานในบริษัทหรือหน่วยงาน จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลลงในทะเบียนสินทรัพย์ หากคอมพิวเตอร์นั้นมีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี และมีมูลค่าเข้าเกณฑ์เป็นสินทรัพย์ถาวร เพื่อใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา และควบคุมตรวจสอบภายใน

สินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมหมดแล้ว ต้องเอาออกจากทะเบียนหรือไม่ ?

สินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมราคาหมดแล้ว ไม่ต้องเอาออกจากทะเบียนทันที หากทรัพย์สินนั้นยังใช้งานอยู่จริงในกิจการ โดยจะคงมูลค่าทางบัญชีไว้ที่จำนวนเงินเล็กน้อย (เช่น 1 บาท) และเก็บไว้ในทะเบียนเพื่อควบคุมการมีอยู่ จนกว่าจะมีการเลิกใช้งาน ขาย หรือทำลาย

สินทรัพย์สูญหาย หรือชำรุดควรทำอย่างไร ?

อันดับแรกไม่ควรลบรายการออกจากทะเบียนทันที แต่ควรบันทึกสถานะและรวบรวมข้อเท็จจริงก่อน จากนั้นจึงส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่าต้องบันทึกการด้อยค่า การตัดรายการ หรือรายการอื่นที่เกี่ยวข้องหรือไม่

สรุป

ทะเบียนสินทรัพย์เป็นมากกว่าตารางสำหรับเก็บข้อมูลทางบัญชี เพราะช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพชัดเจนว่า ปัจจุบันบริษัทมีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง แต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน มีมูลค่าทางบัญชีเท่าไร หากมีการบันทึกข้อมูลตั้งแต่วันที่ซื้อ กำหนดรหัส ติดตามการใช้งาน และอัปเดตเมื่อมีการย้าย ขาย ชำรุด หรือสูญหาย ก็จะช่วยให้ข้อมูลในทะเบียนตรงกับสินทรัพย์ที่มีอยู่จริงมากขึ้น

ดังนั้น เป้าหมายของการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นการสร้างข้อมูลกลางที่สามารถนำไปใช้ประกอบการทำบัญชี คำนวณค่าเสื่อมราคา ตรวจนับสินทรัพย์ และวางแผนการใช้ทรัพยากรของธุรกิจ

หากยังไม่แน่ใจว่าสินทรัพย์แต่ละรายการควรบันทึกอย่างไร หรือข้อมูลในทะเบียนตรงกับบัญชีหรือไม่ การให้ผู้ทำบัญชีช่วยตรวจสอบและวางระบบตั้งแต่ต้น จะช่วยลดปัญหาและทำให้การตรวจสอบในอนาคตง่ายขึ้นค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting