การบริหารธุรกิจให้ดี ไม่ใช่การดูแค่ว่าวันนี้มีเงินเข้าออกเท่าไร หรือมียอดเงินเหลือในบัญชีธนาคารมากน้อยแค่ไหน เพราะตัวเลขเหล่านั้นอาจยังไม่ได้บอกภาพรวมทั้งหมดของกิจการ เช่น รายได้มาจากช่องทางใด ค่าใช้จ่ายส่วนไหนสูงขึ้น ลูกหนี้ยังค้างชำระเท่าไร หรือมีภาระที่ต้องจ่ายในอนาคตอีกมากน้อยแค่ไหน
บัญชีแยกประเภทจึงเป็นพื้นฐานสำคัญของงานบัญชีที่ช่วยจัดหมวดหมู่ข้อมูลทางการเงินให้เป็นระบบมากขึ้น ทำให้เจ้าของธุรกิจเห็นความเคลื่อนไหวของแต่ละบัญชีได้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเงินสด ธนาคาร รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือทุนของกิจการ และเมื่อเข้าใจบัญชีแยกประเภท ก็จะช่วยให้ตรวจสอบตัวเลข สื่อสารกับนักบัญชี และนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารธุรกิจได้อย่างมั่นใจมากขึ้น
บัญชีแยกประเภท คืออะไร ?
บัญชีแยกประเภท คือ สมุดบัญชีหรือระบบที่รวบรวมรายการค้าทั้งหมดที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปมาจัดหมวดหมู่ใหม่ เพื่อให้เห็นความเคลื่อนไหวและยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีได้อย่างชัดเจน รวมถึงใช้เป็นฐานในการจัดทำงบการเงิน
สมุดบัญชีแยกประเภท แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) หรือ “บัญชีคุมยอด” คือ สมุดบัญชีขั้นปลายที่รวบรวมข้อมูลทางการเงินจากสมุดรายวันทั่วไปมาจัดหมวดหมู่ตามประเภทบัญชี เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย เพื่อแสดงให้เห็นการเปลี่ยนแปลง และยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี
2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย
สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) หรือ “บัญชีย่อย” คือ สมุดบัญชีที่ใช้แสดงรายละเอียดเชิงลึกของบัญชีคุมยอดในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ช่วยให้สามารถตรวจสอบรายการยิบย่อยรายละเอียดได้โดยไม่ต้องไปรบกวนยอดรวมของบัญชีหลัก
บัญชีแยกประเภท มีไว้ทำอะไร ?
หน้าที่หลักของบัญชีแยกประเภท ได้แก่
1. แยกรายการบัญชีตามหมวดหมู่ เช่น รายการรับเงิน รายการจ่ายเงิน รายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และหนี้สิน
2. ตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวของแต่ละบัญชี เช่น เดือนนี้บัญชีเงินสดเพิ่มขึ้น หรือลดลงเท่าไร รายได้มาจากช่องทางไหนบ้าง หรือค่าใช้จ่ายหลักอยู่ที่หมวดใด
3. ใช้จัดทำงบทดลอง เมื่อนำยอดจากบัญชีแยกประเภทมารวมกัน จะช่วยตรวจสอบเบื้องต้นว่าฝั่งเดบิตและเครดิตสมดุลกันหรือไม่
4. ช่วยวิเคราะห์ธุรกิจ เจ้าของกิจการสามารถดูแนวโน้มรายได้ ค่าใช้จ่าย หนี้สิน และเงินทุนหมุนเวียนได้ชัดเจนขึ้น
บัญชีแยกประเภทประกอบด้วยอะไรบ้าง ?
องค์ประกอบหลักของบัญชีแยกประเภท ได้แก่
1. ชื่อบัญชี เป็นชื่อของบัญชีที่ต้องการแยกรายการ ควรสอดคล้องกับผังบัญชีของกิจการ เพื่อให้จัดทำรายงานได้เป็นระบบ เช่น
- เงินสด
- เงินฝากธนาคาร
- ลูกหนี้การค้า
- เจ้าหนี้การค้า
- รายได้จากการขาย
- ค่าเช่า
- เงินเดือน
- ทุน
2. วันที่ ใช้ระบุวันที่เกิดรายการ เช่น
- วันที่รับเงิน
- วันที่จ่ายเงิน
- วันที่ออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
3. รายละเอียดรายการ เป็นคำอธิบายสั้น ๆ ว่ารายการนั้นคืออะไร เช่น
- รับเงินค่าบริการจากลูกค้า
- จ่ายค่าเช่าสำนักงาน
- ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน
4. เดบิตและเครดิต ใช้สำหรับบันทึกรายการบัญชีตามหลักบัญชีคู่ โดยแต่ละหมวดบัญชีจะมีหลักการเพิ่มลดต่างกัน เช่น สินทรัพย์เพิ่มด้านเดบิต รายได้เพิ่มด้านเครดิต
5. ยอดคงเหลือ เป็นยอดสะสมหลังจากมีการบันทึกรายการเพิ่มหรือลด ช่วยให้รู้ว่าบัญชีนั้น ๆ มียอดเหลือเท่าไร ณ ช่วงเวลาหนึ่ง
บัญชีแยกประเภทที่พบบ่อย
1. บัญชีสินทรัพย์
ใช้บันทึกสิ่งที่กิจการมี หรือควบคุมอยู่ และคาดว่าจะให้ประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคต เช่น
- เงินสด
- เงินฝากธนาคาร
- ลูกหนี้การค้า
- สินค้าคงเหลือ
- อุปกรณ์สำนักงาน
- อาคารและเครื่องจักร
2. บัญชีหนี้สิน
ใช้บันทึกภาระผูกพันที่กิจการต้องชำระในอนาคต เช่น
- เจ้าหนี้การค้า
- เงินกู้ยืม
- ภาษีค้างจ่าย
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
3. บัญชีส่วนของเจ้าของ
ใช้บันทึกเงินทุน หรือสิทธิส่วนได้เสียของเจ้าของในกิจการ เช่น
- ทุน
- กำไรสะสม
- ถอนใช้ส่วนตัว ในกรณีกิจการเจ้าของคนเดียว
สำหรับบริษัทจำกัด บัญชีในหมวดนี้จะเกี่ยวข้องกับทุนจดทะเบียน ทุนชำระแล้ว และกำไรสะสม ซึ่งมีผลต่อการอ่านงบการเงินของกิจการ
4. บัญชีรายได้
ใช้บันทึกรายได้ที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจ เช่น
- รายได้จากการขาย
- รายได้ค่าบริการ
- รายได้ดอกเบี้ย
- รายได้อื่น
5. บัญชีค่าใช้จ่าย
ใช้บันทึกต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน เช่น
- ค่าเช่า
- เงินเดือน
- ค่าโฆษณา
- ค่าน้ำ ค่าไฟ
- ค่าธรรมเนียมธนาคาร
- ค่าบริการวิชาชีพ
สมุดบัญชีแยกประเภท อยู่ตรงไหนในระบบบัญชี ?
ลำดับการทำบัญชีโดยทั่วไป จะเริ่มด้วยการบันทึกรายการลงในสมุดรายวัน แล้วสิ้นสุดที่การจัดทำงบการเงิน ดังนี้
1. เกิดรายการค้า
2. รวบรวมเอกสารประกอบรายการ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย
3. บันทึกรายการในสมุดรายวัน
4. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
5. รวมยอดเพื่อจัดทำงบทดลอง
6. นำข้อมูลไปจัดทำงบการเงิน
บัญชีแยกประเภทเป็นฐานข้อมูลสำคัญที่ใช้รวบรวมยอดเพื่อจัดทำงบทดลอง และงบการเงิน หากข้อมูลในบัญชีแยกประเภทไม่ถูกต้อง งบการเงินที่จัดทำต่อจากนั้นก็อาจคลาดเคลื่อนตามไปด้วย โดยเรียงลำดับดังนี้
สมุดรายวัน → สมุดบัญชีแยกประเภท → งบทดลอง → งบการเงิน
เมื่อสิ้นงวดบัญชี นักบัญชีจะนำยอดจากบัญชีแยกประเภทมาสรุปเป็นงบทดลอง เพื่อตรวจสอบความสมดุลของเดบิตและเครดิต จากนั้นจึงใช้ข้อมูลดังกล่าวในการจัดทำงบการเงิน เช่น
- ยอดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย นำไปจัดทำงบกำไรขาดทุน
- ยอดบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ นำไปจัดทำงบฐานะการเงิน
- ยอดบัญชีทุนและกำไรสะสม นำไปจัดทำงบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ
วิธีลงบันทึกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภท
1. จัดทำผังบัญชีให้ชัดเจน
ก่อนทำการบันทึกบัญชี ควรกำหนดผังบัญชีของกิจการให้เหมาะกับธุรกิจ เช่น ธุรกิจบริการ ธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิตสินค้า อาจมีการกำหนดผังบัญี หรือชื่อบัญชีที่แตกต่างกัน
2. รวบรวมเอกสารประกอบรายการ
เอกสารเป็นหลักฐานสำคัญของการบันทึกบัญชี เช่น
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบกำกับภาษี
- ใบแจ้งหนี้
- ใบสำคัญรับ
- ใบสำคัญจ่าย
- สลิปโอนเงิน
- Statement ธนาคาร
- สัญญาเช่า หรือสัญญาบริการ
3. บันทึกรายการลงในสมุดรายวัน
เมื่อมีเอกสารครบแล้ว ให้บันทึกรายการในสมุดรายวันตามหลักบัญชีคู่ โดยระบุวันที่ รายละเอียด เดบิต เครดิต และเลขที่เอกสารอ้างอิง
4. ผ่านรายการเข้าสู่สมุดบัญชีแยกประเภท
นำรายการจากสมุดรายวันไปบันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภท เช่น รายการรับเงินจะเกี่ยวข้องกับบัญชีเงินสดหรือธนาคาร และบัญชีรายได้
5. ตรวจสอบยอดคงเหลือ
หลังจากบันทึกรายการแล้ว ควรตรวจสอบว่ายอดคงเหลือของแต่ละบัญชีสมเหตุสมผลหรือไม่ เช่น
- เงินสดติดลบหรือไม่
- ยอดเงินในธนาคารตรงกับ Statement หรือไม่
- ลูกหนี้ค้างชำระนานผิดปกติหรือไม่
- ค่าใช้จ่ายบางหมวดสูงเกินไปหรือไม่
- มีรายการที่บันทึกซ้ำหรือไม่
6. สรุปยอดเพื่อจัดทำงบทดลอง
เมื่อสิ้นงวดบัญชี ให้สรุปยอดจากบัญชีแยกประเภทเพื่อจัดทำงบทดลอง และใช้ตรวจสอบความถูกต้องก่อนจัดทำงบการเงิน
ทำไมเจ้าของธุรกิจ ต้องทำความเข้าใจเรื่องบัญชีแยกประเภท ?
1. เห็นภาพจริงของธุรกิจมากกว่าการดูแค่ยอดเงินในบัญชีธนาคาร
หลายกิจการเข้าใจว่ามีเงินในบัญชีธนาคารมากแปลว่าธุรกิจมีกำไร แต่ในความจริง เงินในธนาคารอาจรวมเงินที่ยังต้องจ่ายเจ้าหนี้ ภาษี เงินเดือน หรือค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอยู่ด้วย
สมุดบัญชีแยกประเภทจะช่วยให้แยกแยะได้ว่าเงินดังกล่าวเกี่ยวข้องกับอะไร และกิจการมีภาระอะไรซ่อนอยู่หรือไม่
2. ช่วยควบคุมค่าใช้จ่าย
เมื่อดูบัญชีแยกประเภทหมวดค่าใช้จ่าย เจ้าของธุรกิจจะเห็นว่าค่าใช้จ่ายหลักอยู่ที่หมวดใด เช่น ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง ค่าคอมมิชชั่น หรือค่าแรงงาน ทำให้วางแผนลดต้นทุนได้ดีกว่าเดิม
3. ลดความผิดพลาดด้านภาษี
หากบันทึกรายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษีซื้อ ภาษีขาย หรือภาษีหัก ณ ที่จ่ายผิดหมวด อาจทำให้การยื่นภาษีไม่ถูกต้อง การมีบัญชีแยกประเภทที่ถูกต้อง จะช่วยให้ตรวจสอบรายการภาษีได้ง่ายขึ้น
4. ช่วยให้สื่อสารกับนักบัญชีได้ดีขึ้น
เจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านบัญชีเทียบเท่านักบัญชี หรือผู้ทำบัญชี แต่หากเข้าใจว่าบัญชีแยกประเภทคืออะไร จะช่วยให้สื่อสารกับสำนักงานบัญชี ผู้สอบบัญชี หรือเจ้าหน้าที่การเงินได้ชัดเจนขึ้น เช่น ถามยอดลูกหนี้ ยอดเจ้าหนี้ หรือค่าใช้จ่ายแต่ละหมวดได้ตรงประเด็น
5. เป็นข้อมูลที่สำคัญต่อการขอสินเชื่อหรือวางแผนขยายกิจการ
ธนาคาร นักลงทุน หรือคู่ค้าบางรายอาจต้องการดูงบการเงินและข้อมูลทางบัญชีของกิจการ การมีบัญชีแยกประเภทที่เป็นระบบจะช่วยให้ข้อมูลทางการเงินของกิจการน่าเชื่อถือมากขึ้น
สรุป
บัญชีแยกประเภท คือ สมุดบัญชีที่ใช้แยกรายการทางบัญชีออกเป็นหมวดหมู่ตามชื่อบัญชี เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย โดยรับข้อมูลต่อมาจากสมุดรายวัน และใช้เป็นฐานในการจัดทำงบทดลองและงบการเงิน สำหรับเจ้าของธุรกิจแล้ว บัญชีแยกประเภทไม่ใช่เรื่องไกลตัว เพราะเป็นข้อมูลที่ช่วยให้รู้ว่ากิจการมีรายได้จากอะไร มีค่าใช้จ่ายตรงไหน มีหนี้สินเท่าไร และมีสถานะการเงินจริงเป็นอย่างไร
สุดท้ายนี้ หากธุรกิจของคุณมีรายการรับจ่ายเงินจำนวนมาก หรือเริ่มไม่แน่ใจว่าบัญชีที่ทำอยู่ถูกต้องหรือไม่ การวางระบบบัญชีให้ชัดเจนตั้งแต่บัญชีแยกประเภทไปจนถึงงบการเงิน จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้บริหารธุรกิจได้มั่นใจขึ้น ชอบการบัญชี ให้บริการรับทำบัญชีออนไลน์ วางระบบบัญชี และจัดทำงบการเงินสำหรับธุรกิจทุกประเภท พร้อมทีมบัญชีที่ช่วยอธิบายข้อมูลให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจง่าย ติดต่อเราเพื่อปรึกษาเบื้องต้นได้เลยค่ะ
อ้างอิง :
