ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าไปแล้ว แต่ภายหลังกลับพบว่าคิดราคาสินค้าต่ำกว่าความเป็นจริง ใส่ส่วนลดเกินมากเกินไป ส่งสินค้าให้ลูกค้ามากกว่าจำนวนที่ตกลงกันไว้ หรือให้บริการเพิ่มเติมนอกเหนือจากข้อตกลงเดิม

เมื่อเกิดเหตุการณ์เหล่านี้ ผู้ประกอบการควรแก้ไขเอกสารอย่างไร ต้องยกเลิกใบกำกับภาษีเดิมแล้วออกใหม่ หรือสามารถเรียกเก็บเฉพาะยอดส่วนต่างเพิ่มเติมได้ เอกสารที่เข้ามาเกี่ยวข้องในเรื่องนี้คือ ใบเพิ่มหนี้ ซึ่งใช้สำหรับแสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องเรียกเก็บเพิ่มจากใบกำกับภาษีเดิม

ใบเพิ่มหนี้ คืออะไร ?

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เมื่อเคยออกใบกำกับภาษีไปแล้ว แต่ภายหลังพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ถูกต้องสูงกว่ามูลค่าที่ระบุไว้ในใบกำกับภาษีเดิม

ผลจากการออกใบเพิ่มหนี้คือ ผู้ขายต้องเรียกเก็บค่าสินค้าหรือค่าบริการเพิ่ม พร้อมกับคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มจากยอดส่วนต่างดังกล่าว

กรมสรรพากรจัดให้ใบเพิ่มหนี้เป็นหนึ่งในเอกสารอื่นที่ถือเป็นใบกำกับภาษี จึงต้องจัดทำให้มีรายการสำคัญครบถ้วนตามหลักเกณฑ์

ต้องออกใบเพิ่มหนี้ตอนไหน ?

กิจการจะออกใบเพิ่มหนี้ได้ก็ต่อเมื่อได้ขายสินค้า หรือให้บริการ และออกใบกำกับภาษีแล้ว จากนั้นจึงเกิดเหตุที่ทำให้ภาษีขายจากมูลค่าสินค้าหรือบริการเพิ่มขึ้นทั้งหมดหรือบางส่วน แบ่งออกเป็น 3 กรณี คือ

1. กรณีขายสินค้าหรือบริการในราคาที่ต่ำกว่าความเป็นจริง

กรณีนี้พบได้บ่อยเมื่อออกใบกำกับภาษีโดยใช้ข้อมูลราคาที่ไม่เป็นปัจจุบัน เช่น

• กรอกราคาสินค้าต่อหน่วยไม่ครบ
• ใช้ราคาจากใบเสนอราคาเก่า
• ใส่ส่วนลดมากกว่าที่อนุมัติ
• ไม่ได้รวมค่าบริการบางรายการ
• คำนวณจำนวนสินค้าและราคาต่อหน่วยผิด
• ฝ่ายขายกับฝ่ายบัญชีใช้ข้อมูลคนละเวอร์ชัน

ตัวอย่าง

บริษัท ชอบการบัญชี จำกัด ได้ออกใบกำกับภาษีเดิม ดังนี้

• มูลค่าบริการเดิม 10,000 บาท
• VAT 7% จำนวน 700 บาท
• ยอดรวม 10,700 บาท

ภายหลังพบว่ามูลค่าบริการที่ถูกต้องคือ 12,000 บาท

สามารถคำนวณมูลค่าบริการที่เพิ่มขึ้นในใบเพิ่มหนี้ได้ดังนี้

• มูลค่าตามใบกำกับภาษีเดิม 10,000 บาท
• มูลค่าที่ถูกต้อง 12,000 บาท
• มูลค่าส่วนต่าง 2,000 บาท
• VAT 7% ของส่วนต่าง 140 บาท
• ยอดเรียกเก็บเพิ่มรวม 2,140 บาท

2. กรณีส่งสินค้าเกินกว่าจำนวนที่ตกลงหรือเรียกเก็บไว้

กรณีที่จัดส่งสินค้าให้ลูกค้ามากกว่าจำนวนที่ระบุในใบกำกับภาษีเดิม และคู่ค้ายอมรับสินค้าส่วนเกินนั้น ผู้ขายต้องออกใบเพิ่มหนี้เพื่อเรียกเก็บมูลค่าส่วนต่าง เช่น

• ใบกำกับภาษีเดิมระบุสินค้า 100 ชิ้น
• คลังสินค้าส่งสินค้า 110 ชิ้น
• ลูกค้าตรวจรับและตกลงซื้อสินค้าทั้ง 110 ชิ้น
• ผู้ขายต้องเรียกเก็บมูลค่าของสินค้าเพิ่มอีก 10 ชิ้น

ก่อนออกใบเพิ่มหนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าสินค้าส่วนเกินไม่ได้เกิดจากการส่งสินค้าผิดและต้องรับคืน แต่เป็นสินค้าที่ลูกค้ายอมรับและตกลงชำระเงินจริง โดยตรวจสอบจากเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ใบส่งของ ใบรับสินค้า ใบสั่งซื้อ หลักฐานการตรวจรับ และอีเมลหรือข้อความยืนยันจากลูกค้า

3. กรณีให้บริการเกินกว่าข้อตกลงเดิม

หากออกใบกำกับภาษีตามข้อตกลงเดิมไปแล้ว และมีงานเพิ่มที่ทำให้ค่าบริการสูงขึ้นภายหลัง ผู้ให้บริการอาจออกใบเพิ่มหนี้สำหรับยอดส่วนต่างได้

ธุรกิจบริการมักพบในกรณีที่ขอบเขตงานเพิ่มขึ้นระหว่างดำเนินงาน เช่น

• เอเจนซี่ได้รับมอบหมายให้จัดทำสื่อเพิ่มเติม
• บริษัทซอฟต์แวร์พัฒนาฟังก์ชันนอกเหนือจากขอบเขตเดิม
• บริษัทขนส่งมีเที่ยวขนส่งหรือค่ารอสินค้าเพิ่มเติม
• ที่ปรึกษาทำงานเกินจำนวนชั่วโมงในสัญญา
• ผู้ให้บริการรายเดือนมีค่าใช้งานเกินแพ็กเกจ
• ผู้รับเหมามีงานเพิ่มที่ไม่ได้รวมอยู่ในใบเสนอราคาเดิม

อย่างไรก็ตาม ควรมีหลักฐานว่าลูกค้ารับทราบหรืออนุมัติงานเพิ่มเติมแล้ว เช่น อีเมลยืนยัน ใบสั่งงาน ใบเสนอราคาเพิ่มเติม รายงานการทำงาน หรือสัญญาแนบท้าย

ก่อนออกใบเพิมหนี้ ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง ?

1. ใบกำกับภาษีฉบับเดิม

ใบเพิ่มหนี้ต้องเชื่อมโยงกลับไปยังใบกำกับภาษีเดิม โดยระบุหมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมถึงเลขที่เล่ม (ถ้ามี) และไม่ควรออกใบเพิ่มหนี้โดยไม่มีเอกสารต้นทาง หรือใช้เพื่อเรียกเก็บรายการใหม่ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษีเดิม

2. สาเหตุที่ต้องออกใบเพิ่มหนี้

ใบเพิ่มหนี้ต้องมีคำอธิบายถึงสาเหตุในการออกเอกสาร โดยระบุเฉพาะเหตุและรายการสินค้าหรือบริการที่คลาดเคลื่อน เช่น

• คำนวณราคาสินค้าต่ำกว่าความเป็นจริง
• ใช้ราคาต่อหน่วยไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ
• ส่งสินค้าเพิ่มจำนวน 10 ชิ้นตามการยืนยันของลูกค้า
• เรียกเก็บค่าบริการต่ำกว่าข้อตกลง
• ให้บริการเพิ่มเติมตามใบสั่งงานเลขที่…
• ปรับเพิ่มค่าบริการตามจำนวนการใช้งานจริง

พร้อมหลีกเลี่ยงคำอธิบายกว้าง ๆ เช่น

• ปรับปรุงยอด
• แก้ไขเอกสาร
• เพิ่มยอด
• คิดเงินเพิ่ม
• แก้ไขตามตกลง

3. เดือนที่ต้องออกใบเพิ่มหนี้

ตามแนวทางของกรมสรรพากร ผู้ประกอบการสามารถออกใบเพิ่มหนี้ในเดือนที่เกิดเหตุการณ์ที่ทำให้มูลค่าสินค้าหรือบริการเพิ่มขึ้นเกิดขึ้น

หากมีเหตุจำเป็นที่ไม่สามารถออกได้ทันในเดือนนั้น สามารถออกในเดือนภาษีถัดจากเดือนที่เหตุการณ์เกิดขึ้นได้

ตัวอย่าง

• วันที่ 5 มกราคม: ออกใบกำกับภาษีเดิม
• วันที่ 20 มกราคม: พบว่าคำนวณราคาต่ำกว่าความเป็นจริง
• ภายในเดือนมกราคม: ควรออกใบเพิ่มหนี้
• หากมีเหตุจำเป็นที่ทำให้ออกไม่ทัน: ออกในเดือนกุมภาพันธ์

จากตัวอย่าง จะเห็นได้ว่าวันที่พบข้อผิดพลาด วันที่ได้รับอนุมัติ และวันที่เกิดเหตุเพิ่มมูลค่าอาจไม่ใช่วันเดียวกันทุกกรณี จึงควรเก็บหลักฐานที่ช่วยอธิบายลำดับเหตุการณ์ไว้อย่างชัดเจนสำหรับการตรวจสอบในอนาคต

ก่อนออกใบเพิมหนี้ ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง ?

• ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ : เป็นฝ่ายตรวจพบว่ามูลค่าที่เรียกเก็บเดิมต่ำกว่ามูลค่าที่ถูกต้อง และมีหน้าที่จัดทำใบเพิ่มหนี้ ส่งให้ลูกค้า และเรียกเก็บเงินส่วนต่าง
• ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ : ต้องตรวจสอบว่ายอดที่เรียกเก็บเพิ่มมีที่มาถูกต้องหรือไม่ ตรงกับสินค้า บริการ หรือข้อตกลงเพิ่มเติมที่ได้รับจริงหรือไม่
• ฝ่ายขายหรือฝ่ายปฏิบัติงาน : มักเป็นฝ่ายที่มีข้อมูลต้นทาง เช่น ราคาขายล่าสุด จำนวนสินค้าที่ส่งจริง งานเพิ่มเติม หรือข้อตกลงกับลูกค้า จึงควรส่งหลักฐานให้ฝ่ายบัญชีก่อนออกเอกสาร
• ฝ่ายบัญชี : มีหน้าที่ตรวจสอบใบกำกับภาษีเดิม คำนวณยอดส่วนต่างและ VAT จัดทำใบเพิ่มหนี้ ตลอดจนนำยอดไปลงรายงานภาษีให้ตรงกับเดือนที่กำหนด
• ผู้สอบบัญชีหรือผู้ตรวจสอบ : อาจตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างใบเพิ่มหนี้ ใบกำกับภาษีเดิม รายได้ ภาษีขาย ลูกหนี้ และเอกสารประกอบ เพื่อพิจารณาว่ารายการเกิดขึ้นจริงและบันทึกอย่างเหมาะสมหรือไม่

รายละเอียดที่ต้องระบุใบเพิ่มหนี้

1. คำว่า “ใบเพิ่มหนี้” แสดงในตำแหน่งที่เห็นได้อย่างชัดเจน
2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ประกอบการที่ออกเอกสาร
3. ข้อมูลของตัวแทน กรณีตัวแทนเป็นผู้ออกเอกสารแทนตามหลักเกณฑ์
4. ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
5. วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้
6. เลขที่ใบเพิ่มหนี้
7. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม
8. หมายเลขเล่มของใบกำกับภาษีเดิม ถ้ามี
9. มูลค่าสินค้าหรือบริการตามใบกำกับภาษีเดิม
10. มูลค่าสินค้าหรือบริการที่ถูกต้อง
11. ผลต่างระหว่างมูลค่าเดิมกับมูลค่าที่ถูกต้อง
12. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บเพิ่มจากส่วนต่าง
13. คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบเพิ่มหนี้
14. รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่เกิดความคลาดเคลื่อน

กรมสรรพากรอธิบายว่า มูลค่าที่แสดงในใบเพิ่มหนี้ หมายถึง มูลค่ารวมตามใบกำกับภาษีที่เป็นเหตุให้เพิ่มหนี้ มูลค่ารวมที่ถูกต้อง มูลค่ารวมของส่วนต่าง และ VAT ที่เรียกเก็บเพิ่มจากส่วนต่างนั้น

ผู้ประกอบการสามารถออกใบเพิ่มหนี้หนึ่งฉบับโดยอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมมากกว่าหนึ่งฉบับได้ และสามารถจัดทำเอกสารแนบเพื่อแจกแจงการอ้างอิงเป็นรายใบกำกับภาษีได้ แต่ข้อมูลต้องชัดเจนและตรวจสอบความเกี่ยวข้องกันได้

ขั้นตอนการออกใบเพิ่มหนี้

1. ฝ่ายขายหรือฝ่ายปฏิบัติงานแจ้งเหตุเพิ่มมูลค่า โดยระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลงจากรายการเดิมอย่างไร เช่น ราคา จำนวนสินค้า หรือขอบเขตบริการ
2. รวบรวมหลักฐาน โดยแนบใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบตรวจรับ อีเมลยืนยัน หรือเอกสารอนุมัติงานเพิ่มเติม
3. ฝ่ายบัญชีตรวจใบกำกับภาษีเดิม ไม่ว่าจะเป็นเลขที่เอกสาร ชื่อลูกค้า มูลค่าเดิม VAT และสถานะของใบกำกับภาษีว่าไม่ได้ถูกยกเลิก
4. คำนวณยอดที่ถูกต้องและยอดส่วนต่าง โดยแยกให้ชัดเจนระหว่างมูลค่าเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง มูลค่าส่วนต่าง และ VAT ของส่วนต่าง
5. ขออนุมัติจากผู้มีอำนาจ โดยเฉพาะรายการที่มีมูลค่าสูงหรือเกิดจากการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงกับลูกค้า
6. ออกใบเพิ่มหนี้และส่งให้ลูกค้า พร้อมเก็บหลักฐานวันที่ส่งและวันที่ลูกค้าได้รับเอกสาร
7. บันทึกบัญชีและรายงานภาษี พร้อมตรวจสอบให้ใบเพิ่มหนี้ รายงานภาษีขาย ลูกหนี้ และบัญชีรายได้ให้ตรงกัน

ใช้ใบเพิ่มหนี้อย่างไรให้ถูกต้องในงานบัญชีและภาษี ?

หลังจากออกใบเพิ่มหนี้แล้ว ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อต้องนำเอกสารไปบันทึกบัญชีและภาษีให้ถูกต้องตามส่วนต่างที่เพิ่มขึ้น

• ฝั่งผู้ขายต้องบันทึกยอดขายหรือรายได้ ลูกหนี้ และภาษีขายเพิ่มเฉพาะจำนวนที่เพิ่มจากใบกำกับภาษีเดิม พร้อมนำภาษีขายไปลงในรายงานภาษีขายของเดือนที่ออกใบเพิ่มหนี้
• ฝั่งผู้ซื้อควรตรวจสอบเลขที่ใบกำกับภาษีเดิม เหตุผลในการเพิ่มหนี้ มูลค่าเดิม มูลค่าใหม่ และ VAT ให้ตรงกับเอกสารประกอบ ก่อนนำไปบันทึกบัญชีและภาษีซื้อ

โดยบันทึกเฉพาะส่วนต่างตามใบเพิ่มหนี้ และควรเก็บหลักฐานวันที่ออกหรือวันที่ได้รับเอกสารไว้ให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

สรุป

ใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารที่ใช้เมื่อเคยออกใบกำกับภาษีแล้ว แต่ภายหลังพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ถูกต้องเพิ่มขึ้น เช่น คำนวณราคาต่ำไป ส่งสินค้าเกินจำนวน หรือให้บริการเพิ่มเติมจากข้อตกลงเดิม

หากมีขั้นตอนตรวจสอบเอกสารต้นทาง ขออนุมัติก่อนออกใบเพิ่มหนี้ และจัดเก็บหลักฐานอย่างเป็นระบบ ก็จะช่วยลดปัญหาการเรียกเก็บเงินผิด ลดความคลาดเคลื่อนของภาษี และทำให้ตอบคำถามได้เมื่อลูกค้า ผู้สอบบัญชี หรือเจ้าหน้าที่ขอตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง

ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบกำกับภาษี หากออกไม่ถูกต้อง อาจทำให้ยอดบัญชี ภาษีซื้อ และภาษีขายคลาดเคลื่อนตามไปด้วย ชอบการบัญชี พร้อมช่วยดูแลตั้งแต่การตรวจเอกสาร บันทึกบัญชี ยื่นภาษีรายเดือน ไปจนถึงจัดทำงบการเงิน ช่วยให้ธุรกิจของคุณทำบัญชีได้ถูกต้องและตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมั่นใจ

อ้างอิง :

1. คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป. 80/2542 เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการออกใบเพิ่มหนี้ตามมาตรา 86/9 และใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
2. ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขเกี่ยวกับการออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ตามมาตรา 86/12 แห่งประมวลรัษฎากร
3. ประเภทของใบกำกับภาษี กรมสรรพากร
4. การออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ กรมสรรพากร