การปิดบัญชี คืออะไร ? ต้องปิดตอนไหน ทำไมธุรกิจถึงต้องปิดบัญชี

ทำธุรกิจมาทั้งปี แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าธุรกิจมีกำไรจริงเท่าไร ? เงินที่เห็นอยู่ในบัญชีธนาคารเป็นเงินของธุรกิจทั้งหมด หรือยังมีส่วนที่ต้องจ่ายให้เจ้าหนี้ ชำระภาษี หรือต้องคืนเงินกู้อีกหรือไม่ จึงต้องทำการปิดบัญชี เพื่อให้ทราบตัวเลขต่าง ๆ ของกิจการ

การปิดบัญชี คืออะไร ?

การปิดบัญชี (Closing entries) หรือ การปิดงวดบัญชี (Accounting Period) คือ การสรุปรายได้ ค่าใช้จ่าย และรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นในรอบบัญชีที่ผ่านมา เพื่อคำนวณว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุน พร้อมตรวจสอบว่ากิจการมีทรัพย์สิน หนี้สิน และเงินทุนอยู่เท่าไร ก่อนเริ่มบันทึกบัญชีในรอบถัดไป โดยทั่วไปจะต้องปิดบัญชีอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง

การปิดบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. การปิดบัญชีชั่วคราว คือ บัญชีที่ใช้บันทึกผลการดำเนินงานเฉพาะในแต่ละรอบบัญชี เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรหรือขาดทุน เมื่อสิ้นรอบบัญชี กิจการจะบันทึกรายการปิดบัญชีชั่วคราวในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท ให้ยอดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์ เพื่อเริ่มบันทึกรายการใหม่ในรอบบัญชีถัดไป

ตัวอย่างบัญชีชั่วคราว เช่น บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีถอนไปใช้ส่วนตัวสำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวหรือห้างหุ้นส่วน และบัญชีเงินปันผลสำหรับบริษัท

2. การปิดบัญชีถาวร คือ บัญชีที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ โดยยอดคงเหลือจะไม่ถูกปิดให้เป็นศูนย์เมื่อสิ้นรอบบัญชี แต่จะยกยอดไปใช้เป็นยอดเริ่มต้นในรอบบัญชีถัดไป และสะสมต่อเนื่องไปจนกว่ารายการนั้นจะหมดไป หรือกิจการเลิกดำเนินงาน

ตัวอย่างบัญชีถาวร เช่น บัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เช่น เงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ทุน และกำไรสะสม

การปิดบัญชีกับการจัดทำงบการเงิน ต่างกันอย่างไร ?

การปิดบัญชี เป็นกระบวนการตรวจสอบและสรุปรายการบัญชีทั้งหมด เช่น การกระทบยอดธนาคาร ตรวจนับสต็อก บันทึกค่าเสื่อมราคา และปรับปรุงรายการค้างรับและค้างจ่าย

ส่วนงบการเงิน เป็นผลลัพธ์ที่ได้หลังจากปิดบัญชีแล้ว ดังนี้

• งบฐานะการเงิน
• งบกำไรขาดทุน
• งบกระแสเงินสด
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
• หมายเหตุประกอบงบการเงิน

ดังนั้น หากรายการบัญชียังไม่ครบ หรือยังไม่ได้ตรวจสอบให้ถูกต้อง งบการเงินที่จัดทำขึ้นก็อาจไม่ได้สะท้อนให้เห็นถึงสถานะที่แท้จริงของธุรกิจ

ต้องปิดบัญชีตอนไหน ?

การปิดบัญชีแบ่งตามช่วงเวลาการทำงานได้เป็น 3 ช่วงเวลา คือ การปิดบัญชีรายวัน รายเดือน และรายปี

ปิดบัญชีรายวัน

การปิดบัญชีรายวันเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงินจำนวนมาก เช่น ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก ธุรกิจออนไลน์ คลินิก หรือธุรกิจที่มีหลายสาขา

รายการที่ควรตรวจสอบในแต่ละวัน เช่น

• ยอดขายเงินสด
• ยอดรับผ่านบัตรหรือช่องทางออนไลน์
• ยอดเงินโอนเข้าบัญชี
• รายการคืนสินค้าและคืนเงิน
• เงินสดย่อย
• ค่าใช้จ่ายประจำวัน
• ยอดขายจากระบบ POS หรือแพลตฟอร์มออนไลน์

ปิดบัญชีรายเดือน

การปิดบัญชีรายเดือนเป็นช่วงที่ธุรกิจนำรายการของทั้งเดือนมาตรวจสอบและสรุปผล เพื่อตรวจสอบว่าในเดือนนั้น ๆ มีรายได้ ค่าใช้จ่าย และผลประกอบการเป็นอย่างไร

รายการสำคัญที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• กระทบยอดบัญชีธนาคาร
• ตรวจสอบยอดขายและรายได้
• ตรวจสอบลูกหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระ
• ตรวจสอบเจ้าหนี้ และค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่าย
• ตรวจนับหรือสรุปสินค้าคงเหลือ
• ตรวจสอบเงินเดือน และค่าใช้จ่ายพนักงาน
• บันทึกรายการภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ตรวจสอบรายการที่ไม่มีเอกสารประกอบ
• แยกรายจ่ายส่วนตัวออกจากรายจ่ายของบริษัท

ปิดบัญชีรายปี

การปิดบัญชีรายปี คือ การสรุปรายการทั้งหมดของธุรกิจเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อนำไปจัดทำงบการเงิน ส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ และยื่นต่อหน่วยงานราชการ

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีต้องนำเสนอให้ที่ประชุมใหญ่อนุมัติภายใน 4 เดือนนับจากวันปิดบัญชี และต้องยื่นงบการเงินต่อนายทะเบียนภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ได้รับอนุมัติ ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนโดยทั่วไปต้องยื่นงบการเงินภายใน 5 เดือนนับจากวันปิดบัญชี

ทำไมต้องปิดบัญชี ?

1. รู้กำไรหรือขาดทุนที่แท้จริง

เงินคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ใช่กำไรทั้งหมด เพราะอาจรวมเงินกู้ เงินมัดจำ ภาษีที่ต้องนำส่ง หรือเงินที่ต้องจ่ายให้เจ้าหนี้ การปิดบัญชีจึงช่วยให้คำนวณกำไร หรือขาดทุนจากรายได้ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงได้

2. ทราบฐานะการเงินของกิจการ

การปิดบัญชีช่วยทำให้เห็นว่าธุรกิจมีเงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน และหนี้สินเท่าไร ข้อมูลเหล่านี้ช่วยประเมินสภาพคล่อง ความสามารถในการชำระหนี้ และความพร้อมสำหรับการลงทุนหรือขยายกิจการ

3. คำนวณและยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง

ข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีที่ครบถ้วนช่วยให้คำนวณภาษีได้ถูกต้อง และลดความเสี่ยงจากการบันทึกรายได้ไม่ครบ มีค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐาน หรือบันทึกภาษีผิดรอบ นอกจากนี้ยังช่วยให้มีเวลาแก้ไขรายการก่อนถึงกำหนดยื่นภาษีอีกด้วย

4. ใช้วางแผนธุรกิจในปีถัดไป

ตัวเลขหลังปิดบัญชีช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าสินค้าหรือบริการใดสร้างรายได้ ต้นทุนส่วนใดสูงขึ้น และควรลดค่าใช้จ่ายในส่วนใด เมื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบย้อนหลัง ก็จะช่วยวางแผนราคา งบประมาณ และการเติบโตได้แม่นยำขึ้น

5. สร้างความน่าเชื่อถือ

การปิดบัญชีที่ถูกต้อง จะทำให้งบการเงินมีความน่าเชื่อถือเมื่อติดต่อกับธนาคาร นักลงทุน คู่ค้า หรือหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะเมื่อต้องขอสินเชื่อ เพิ่มวงเงิน เข้าร่วมประมูลงาน หรือหาผู้ลงทุนเข้ามาร่วมธุรกิจ

หากไม่ปิดบัญชี หรือปิดบัญชีไม่ทัน จะเกิดอะไรขึ้น ?

1. ตัวเลขกำไรขาดทุนอาจไม่ถูกต้อง

หากบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายไม่ครบ ตัวเลขกำไรอาจสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง ส่งผลให้เจ้าของธุรกิจประเมินผลประกอบการผิดพลาด ทำให้เข้าใจผิดว่ามีกำไรสูงเพราะมีเงินหมุนเวียนจำนวนมาก แต่เมื่อรวบรวมยอดเจ้าหนี้ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และต้นทุนทั้งหมดแล้ว อาจพบว่ากำไรที่ได้รับจริง ๆ มีน้อยกว่าที่คาดไว้

2. ไม่สามารถวางแผนภาษีได้ทัน

การวางแผนภาษีที่ถูกต้องควรเริ่มจากข้อมูลจริงและดำเนินการล่วงหน้า ไม่ใช่รอจนปิดรอบบัญชีแล้วจึงย้อนกลับมาแก้ไขรายการที่ผ่านมา หากข้อมูลมาถึงสำนักงานบัญชีใกล้วันยื่นภาษี อาจทำให้มีเวลาในการตรวจสอบเอกสาร และเตรียมกระแสเงินสดสำหรับชำระภาษีน้อยลง

3. เอกสารอาจตกหล่นหรือค้นหายาก

เมื่อเวลาผ่านไป ผู้เกี่ยวข้องอาจจำไม่ได้ว่ารายการโอนเงินเกิดขึ้นเพื่ออะไร ใบเสร็จอาจสูญหาย หรือพนักงานที่รับผิดชอบอาจลาออกไปแล้ว เอกสารที่ควรหาได้ภายในไม่กี่นาทีจึงอาจต้องใช้เวลาหลายวันในการติดตาม และบางรายการอาจไม่สามารถหาหลักฐานมารองรับได้เลย

4. ผู้สอบบัญชีอาจใช้เวลาตรวจสอบนานขึ้น

หากข้อมูลมีข้อผิดปกติหรือเอกสารไม่ครบ ผู้สอบบัญชีอาจต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมหลายรอบ ส่งผลให้กระบวนการตรวจสอบใช้เวลานานขึ้น ในบางกรณี ธุรกิจอาจต้องย้อนกลับไปขอเอกสารจากธนาคาร ลูกค้า ผู้ขาย หรือหน่วยงานอื่น ซึ่งทำให้ขั้นตอนปิดงบการเงินล่าช้ากว่าเดิม

5. ยื่นงบการเงิน และยื่นภาษีล่าช้า

เมื่อบัญชียังไม่เรียบร้อย งบการเงินก็ไม่สามารถดำเนินการต่อได้ตามกำหนด และอาจส่งผลต่อการประชุมอนุมัติงบ การยื่นงบการเงิน และการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล

6. กระทบต่อการขอสินเชื่อหรือทำธุรกรรม

หากงบการเงินยังไม่เรียบร้อย ยื่นล่าช้า หรือมีตัวเลขที่ไม่สามารถอธิบายได้ ธุรกิจอาจประสบปัญหาเมื่อต้องใช้เอกสารประกอบการขอสินเชื่อ เพิ่มวงเงิน สมัครเป็นคู่ค้า หรือเข้าร่วมโครงการกับบริษัทขนาดใหญ่

การปิดบัญชีให้เรียบร้อยจึงไม่ใช่เพียงเรื่องของฝ่ายบัญชี แต่เกี่ยวข้องกับโอกาสและความน่าเชื่อถือของธุรกิจโดยตรง

สรุป

สุดท้ายนี้ ธุรกิจควรตรวจสอบยอดรายรับรายจ่ายเป็นประจำทุกวัน รวมถึงการปิดบัญชีรายเดือนเพื่อดูผลประกอบการ และเตรียมข้อมูลสำหรับการปิดบัญชีรายปีอย่างต่อเนื่อง

เมื่อระบบบัญชีเป็นปัจจุบัน เจ้าของธุรกิจจะสามารถมองเห็นปัญหาได้เร็ว วางแผนภาษีได้ดีขึ้น บริหารกระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำ และลดความเสี่ยงจากการยื่นงบการเงินล่าช้า สิ่งสำคัญที่สุดคือ อย่ามองการปิดบัญชีเป็นเพียงหน้าที่ที่ต้องทำปีละครั้ง แต่ควรมองเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจจาก ตัวเลขจริง ไม่ใช่จากเงินคงเหลือหรือความรู้สึกเพียงอย่างเดียว

หากกิจการของคุณเริ่มมีเอกสารเยอะ ตัวเลขเริ่มไม่ตรง หรือใกล้ถึงเวลาปิดงบแล้ว ชอบการบัญชี ยินดีช่วยตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร จัดทำบัญชี ปิดงบการเงิน และดูแลขั้นตอนการยื่นงบและภาษีให้เป็นระบบ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขจริงและวางแผนต่อได้อย่างมั่นใจ

อ้างอิง : การบัญชีชั้นต้น 1 มหาวิทยาลัยราชภัฎนครปฐม

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting