เช็กก่อนโดนทวง! เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง ?

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ให้สำนักงานบัญชีช่วยทำบัญชีได้ไม่นาน คำถามแรก ๆ ที่มักเกิดขึ้นคือ เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง หลายครั้งเจ้าของธุรกิจอาจมีเอกสารอยู่แล้ว เพียงแต่ไม่แน่ใจว่าเอกสารไหนต้องส่ง เอกสารไหนควรเก็บ หรือส่งแค่สลิปโอนเงินเพียงพอหรือไม่ จึงทำให้เอกสารบางรายการตกหล่น และต้องย้อนกลับไปค้นหาเมื่อสำนักงานบัญชีสอบถาม

ในบทความนี้ เราจึงรวบรวม 6 รายการเอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ซึ่งช่วยให้เตรียมเอกสารได้ครบ ส่งได้ถูก และไม่ต้องรอให้ติดตามในภายหลังค่ะ

1. Bank Statement

Bank Statement เป็นข้อมูลหลักที่ผู้ทำบัญชีใช้ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินในธุรกิจ ควรส่ง Statement ของบัญชีต่อไปนี้ให้ครบ

• บัญชีออมทรัพย์ของบริษัท
• บัญชีกระแสรายวัน
• บัญชีรับชำระจากลูกค้า
• บัญชีที่ใช้ชำระค่าใช้จ่ายของบริษัท
• บัญชีรับเงินจาก Marketplace
• บัญชีที่เชื่อมต่อ QR Payment
• บัญชีเงินฝากประจำ
• บัตรเครดิตที่ใช้จ่ายเพื่อธุรกิจ
• บัญชีส่วนตัวที่นำมาใช้รับหรือจ่ายเงินของกิจการ

ทั้งนี้ ควรดาวน์โหลด Statement ให้ครอบคลุมตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน และตรวจสอบว่ามีข้อมูลถูกต้อง หรือไม่มีช่วงวันที่ขาดหาย

2. เอกสารขาย

เอกสารขายช่วยยืนยันว่าธุรกิจขายสินค้าอะไร ให้บริการอะไร ขายให้ใคร เป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ และมีภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบเสนอราคาที่ลูกค้าตกลงแล้ว
• ใบแจ้งหนี้
• ใบส่งสินค้า
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• เอกสารยกเลิกใบกำกับภาษี
• รายงานยอดขายจากหน้าร้าน
• รายงานยอดขายจาก Marketplace
• รายงานรับเงินจาก Payment Gateway
• รายงานยอดขายจากระบบ POS

สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยกรมสรรพากรแบ่งเอกสารภาษีออกเป็นหลายประเภท เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้

3. เอกสารซื้อและต้นทุน

เอกสารซื้อและต้นทุนมีผลโดยตรงต่อการคำนวณกำไรของธุรกิจ หากส่งเอกสารไม่ครบ กำไรในรายงานอาจสูงกว่าความเป็นจริง เพราะมีรายได้ถูกบันทึกแล้ว แต่ต้นทุนบางส่วนยังไม่ได้บันทึก เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบสั่งซื้อ
• ใบรับสินค้า
• ใบส่งของจากผู้ขาย
• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษีซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้จากผู้ขาย
• หลักฐานการโอนเงิน
• รายงานรับสินค้า
• รายงานสินค้าคงเหลือ
• เอกสารนำเข้าสินค้า
• ใบขนสินค้าหรือเอกสารจากตัวแทนขนส่ง
• รายงานสินค้าคืนผู้ขาย

4. เอกสารค่าใช้จ่ายรายเดือน

เมื่อพูดถึงค่าใช้จ่าย หลายคนมักนึกถึงเฉพาะค่าเช่า ค่าน้ำ และค่าไฟ แต่ธุรกิจยุคใหม่มีค่าใช้จ่ายขนาดเล็กที่เกิดผ่านระบบออนไลน์จำนวนมาก เมื่อรวมกันทั้งเดือน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมีมูลค่าสูงและส่งผลต่อกำไรของธุรกิจ เอกสารค่าใช้จ่ายที่ควรส่ง เช่น

• ค่าเช่าสำนักงานหรือโกดัง
• ค่าส่วนกลาง
• ค่าน้ำและค่าไฟ
• ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
• ค่าขนส่งและไปรษณีย์
• ค่าน้ำมันและค่าเดินทาง
• ค่าที่พัก
• ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา
• ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
• ค่าที่ปรึกษาและค่าบริการวิชาชีพ
• ค่าธรรมเนียมธนาคาร
• ค่าธรรมเนียม Marketplace
• ค่าโฆษณาออนไลน์
• ค่าเว็บไซต์และโดเมน
• ค่า Cloud Storage
• ค่าโปรแกรมบัญชี
• ค่าโปรแกรมออกแบบ
• ค่าโปรแกรมประชุมออนไลน์
• ค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
• ค่าอาหารหรือรับรองลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

สำหรับค่าบริการออนไลน์จากผู้ให้บริการต่างประเทศ เช่น โปรแกรมหรือแพลตฟอร์มโฆษณา ควรส่งใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ และหลักฐานชำระเงินให้นักบัญชีตรวจสอบ เพราะบางกรณีอาจมีประเด็นภาษีที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ภ.พ.36 หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยขึ้นอยู่กับลักษณะบริการและข้อเท็จจริงของรายการ

5. เอกสารเงินเดือน

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากรไม่ได้มีเพียงเงินเดือนพนักงานประจำ แต่รวมถึงค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชั่น ค่าแรงรายวัน และค่าจ้างฟรีแลนซ์ด้วย เอกสารเหล่านี้เกี่ยวข้องทั้งกับค่าใช้จ่ายของกิจการ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม

เอกสารพนักงานประจำ

เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• สรุปเงินเดือนประจำเดือน
• รายงานวันทำงานและวันลา
• รายการค่าล่วงเวลา
• ค่าคอมมิชชั่น
• โบนัสหรือเงินรางวัล
• รายการหักขาดงาน
• รายการหักเงินอื่น
• วันที่จ่ายเงินจริง
• หลักฐานโอนเงินเดือน
• รายชื่อพนักงานเข้าใหม่
• รายชื่อพนักงานลาออก
• การปรับเงินเดือน
• การเปลี่ยนแปลงข้อมูลประกันสังคม

เอกสารผู้รับจ้างและฟรีแลนซ์

สำหรับฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้าง ควรส่งข้อมูลดังนี้

• สัญญาจ้างหรือข้อตกลงการทำงาน
• ใบเสนอราคา
• ใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จหรือเอกสารรับเงิน
• รายละเอียดงานที่จ้าง
• หลักฐานการส่งมอบงาน
• วันที่จ่ายเงินจริง
• หลักฐานโอนเงิน
• ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)

6. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารภาษีรายเดือน

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นตัวเชื่อมระหว่างรายการค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจจ่ายจริงกับภาษีที่ต้องนำส่งกรมสรรพากร รายการที่พบได้บ่อย เช่น

• เงินเดือนและค่าจ้างพนักงาน
• ค่าเช่า
• ค่าบริการ
• ค่าวิชาชีพ
• ค่าจ้างทำของ
• ค่าโฆษณา
• ค่านายหน้า
• ค่าขนส่งบางกรณี
• ค่าตอบแทนกรรมการ
• ค่าจ้างบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล

เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล
• ใบเสร็จรับเงิน
• หลักฐานการจ่ายเงิน
• รายละเอียดผู้รับเงิน
• ประเภทบริการ
• ยอดก่อนหักภาษี
• อัตราและจำนวนภาษีที่หัก
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ตารางสรุปรายการจ่ายประจำเดือน

ส่งเอกสารอย่างไรให้นักบัญชีทำงานได้เร็ว ?

1. กำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือนให้ชัดเจน

ควรกำหนดวันรวบรวมเอกสารร่วมกับสำนักงานบัญชี เช่น ภายในวันที่ 3 หรือวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลาแก้ไขเอกสารก่อนจัดทำแบบภาษี ไม่ควรรอให้สำนักงานบัญชีต้องติดต่อเข้ามาเพื่อติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มค้นหา เพราะหากพบว่าใบกำกับภาษีผิด อาจเหลือเวลาไม่เพียงพอสำหรับติดต่อผู้ขาย

2. แยกโฟลเดอร์ตามเดือนและประเภท

ตัวอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์

01 มกราคม แบ่งออกเป็น

• Statement
• เอกสารขาย
• เอกสารซื้อ
• ค่าใช้จ่าย
• เงินเดือน
• หัก ณ ที่จ่าย
• เอกสารพิเศษ

ไม่ควรรวมเอกสารทุกประเภทไว้ในโฟลเดอร์เดียว เพราะเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังจะค้นหาได้ยาก

3. ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่าย

ตัวอย่างเช่น

• 2569-01-05_ค่าเช่า_ABCProperty_30000.pdf
• 2569-01-10_ซื้อสินค้า_XYZ_53500.pdf
• 2569-01_Statement_KBank.pdf
• 2569-01_สรุปเงินเดือน.xlsx

ควรหลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่มีความทั่วไป และทำความเข้าใจได้ยาก เช่น IMG001.jpg, Scanใหม่.pdf หรือ เอกสารล่าสุดจริง.pdf เพราะไม่สามารถทราบได้ว่าเป็นเอกสารอะไรโดยไม่ต้องเปิดดูทีละไฟล์

4. ส่งเอกสารเป็นชุด ไม่แยกสลิปกับใบเสร็จ

หากเป็นรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย ควรรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เช่น

• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• หลักฐานโอนเงิน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

การส่งเอกสารเป็นชุด จะช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบรายการได้ครบภายในครั้งเดียว

5. แจ้งเดือนที่ไม่มีรายการด้วย

หากเดือนนั้นไม่มีเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ไม่มีภาษีซื้อ หรือไม่มีรายการหัก ณ ที่จ่าย ควรแจ้งว่า “ไม่มีรายการ” แทนการเงียบหรือไม่ส่งเอกสาร นักบัญชีจะได้ทราบว่าไม่มีธุรกรรมเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เอกสารยังส่งมาไม่ครบ

สรุป

การส่งเอกสารบัญชีให้ครบทุกเดือนไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะกับสำนักงานบัญชีเท่านั้น แต่ทำให้เจ้าของธุรกิจได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา และเมื่อ Statement เอกสารขาย เอกสารซื้อ ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และเอกสารภาษีมีความเชื่อมโยงกันได้ จะทำให้เจ้าของธุรกิจตอบคำถามสำคัญได้ชัดเจนขึ้นว่า

• เดือนนี้มียอดขายเท่าไร
• ลูกค้ายังค้างชำระเท่าไร
• ต้นทุนสินค้าเพิ่มขึ้นหรือไม่
• ค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงผิดปกติ
• กำไรที่เห็นเป็นกำไรจริงหรือไม่
• เงินในบัญชีหายไปกับรายการใด
• ต้องเตรียมเงินสำหรับภาษีเท่าไร

ธุรกิจที่ส่งเอกสารเป็นระบบมักไม่ได้ใช้เวลาน้อยลงเฉพาะในช่วงที่ต้องยื่นภาษี แต่ยังลดปัญหาเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลัง ขอสินเชื่อ วางแผนภาษี หรือจัดทำงบการเงินด้วย

ดังนั้น อย่ารอให้ทางสำนักงานบัญชีส่งข้อความมาติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มรวบรวมเอกสาร ลองกำหนดวันส่งประจำเดือน สร้างโฟลเดอร์กลาง และใช้เช็กลิสต์เดิมทุกเดือน เมื่อทำต่อเนื่องเพียงไม่กี่รอบ จะทำให้การเตรียมเอกสารกลายเป็นขั้นตอนปกติของธุรกิจ ไม่ใช่งานเร่งด่วนในนาทีสุดท้าย

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting