หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ให้สำนักงานบัญชีช่วยทำบัญชีได้ไม่นาน คำถามแรก ๆ ที่มักเกิดขึ้นคือ เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง หลายครั้งเจ้าของธุรกิจอาจมีเอกสารอยู่แล้ว เพียงแต่ไม่แน่ใจว่าเอกสารไหนต้องส่ง เอกสารไหนควรเก็บ หรือส่งแค่สลิปโอนเงินเพียงพอหรือไม่ จึงทำให้เอกสารบางรายการตกหล่น และต้องย้อนกลับไปค้นหาเมื่อสำนักงานบัญชีสอบถาม
ในบทความนี้ เราจึงรวบรวม 6 รายการเอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ซึ่งช่วยให้เตรียมเอกสารได้ครบ ส่งได้ถูก และไม่ต้องรอให้ติดตามในภายหลังค่ะ
1. Bank Statement
Bank Statement เป็นข้อมูลหลักที่ผู้ทำบัญชีใช้ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินในธุรกิจ ควรส่ง Statement ของบัญชีต่อไปนี้ให้ครบ
- บัญชีออมทรัพย์ของบริษัท
- บัญชีกระแสรายวัน
- บัญชีรับชำระจากลูกค้า
- บัญชีที่ใช้ชำระค่าใช้จ่ายของบริษัท
- บัญชีรับเงินจาก Marketplace
- บัญชีที่เชื่อมต่อ QR Payment
- บัญชีเงินฝากประจำ
- บัตรเครดิตที่ใช้จ่ายเพื่อธุรกิจ
- บัญชีส่วนตัวที่นำมาใช้รับหรือจ่ายเงินของกิจการ
ทั้งนี้ ควรดาวน์โหลด Statement ให้ครอบคลุมตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน และตรวจสอบว่ามีข้อมูลถูกต้อง หรือไม่มีช่วงวันที่ขาดหาย
2. เอกสารขาย
เอกสารขายช่วยยืนยันว่าธุรกิจขายสินค้าอะไร ให้บริการอะไร ขายให้ใคร เป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ และมีภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- ใบเสนอราคาที่ลูกค้าตกลงแล้ว
- ใบแจ้งหนี้
- ใบส่งสินค้า
- ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบเพิ่มหนี้
- ใบลดหนี้
- เอกสารยกเลิกใบกำกับภาษี
- รายงานยอดขายจากหน้าร้าน
- รายงานยอดขายจาก Marketplace
- รายงานรับเงินจาก Payment Gateway
- รายงานยอดขายจากระบบ POS
สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยกรมสรรพากรแบ่งเอกสารภาษีออกเป็นหลายประเภท เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้
3. เอกสารซื้อและต้นทุน
เอกสารซื้อและต้นทุนมีผลโดยตรงต่อการคำนวณกำไรของธุรกิจ หากส่งเอกสารไม่ครบ กำไรในรายงานอาจสูงกว่าความเป็นจริง เพราะมีรายได้ถูกบันทึกแล้ว แต่ต้นทุนบางส่วนยังไม่ได้บันทึก เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- ใบสั่งซื้อ
- ใบรับสินค้า
- ใบส่งของจากผู้ขาย
- ใบแจ้งหนี้
- ใบกำกับภาษีซื้อ
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้จากผู้ขาย
- หลักฐานการโอนเงิน
- รายงานรับสินค้า
- รายงานสินค้าคงเหลือ
- เอกสารนำเข้าสินค้า
- ใบขนสินค้าหรือเอกสารจากตัวแทนขนส่ง
- รายงานสินค้าคืนผู้ขาย
4. เอกสารค่าใช้จ่ายรายเดือน
เมื่อพูดถึงค่าใช้จ่าย หลายคนมักนึกถึงเฉพาะค่าเช่า ค่าน้ำ และค่าไฟ แต่ธุรกิจยุคใหม่มีค่าใช้จ่ายขนาดเล็กที่เกิดผ่านระบบออนไลน์จำนวนมาก เมื่อรวมกันทั้งเดือน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมีมูลค่าสูงและส่งผลต่อกำไรของธุรกิจ เอกสารค่าใช้จ่ายที่ควรส่ง เช่น
- ค่าเช่าสำนักงานหรือโกดัง
- ค่าส่วนกลาง
- ค่าน้ำและค่าไฟ
- ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
- ค่าขนส่งและไปรษณีย์
- ค่าน้ำมันและค่าเดินทาง
- ค่าที่พัก
- ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา
- ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
- ค่าที่ปรึกษาและค่าบริการวิชาชีพ
- ค่าธรรมเนียมธนาคาร
- ค่าธรรมเนียม Marketplace
- ค่าโฆษณาออนไลน์
- ค่าเว็บไซต์และโดเมน
- ค่า Cloud Storage
- ค่าโปรแกรมบัญชี
- ค่าโปรแกรมออกแบบ
- ค่าโปรแกรมประชุมออนไลน์
- ค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
- ค่าอาหารหรือรับรองลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
สำหรับค่าบริการออนไลน์จากผู้ให้บริการต่างประเทศ เช่น โปรแกรมหรือแพลตฟอร์มโฆษณา ควรส่งใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ และหลักฐานชำระเงินให้นักบัญชีตรวจสอบ เพราะบางกรณีอาจมีประเด็นภาษีที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ภ.พ.36 หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยขึ้นอยู่กับลักษณะบริการและข้อเท็จจริงของรายการ
5. เอกสารเงินเดือน
ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากรไม่ได้มีเพียงเงินเดือนพนักงานประจำ แต่รวมถึงค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชั่น ค่าแรงรายวัน และค่าจ้างฟรีแลนซ์ด้วย เอกสารเหล่านี้เกี่ยวข้องทั้งกับค่าใช้จ่ายของกิจการ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม
เอกสารพนักงานประจำ
เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- สรุปเงินเดือนประจำเดือน
- รายงานวันทำงานและวันลา
- รายการค่าล่วงเวลา
- ค่าคอมมิชชั่น
- โบนัสหรือเงินรางวัล
- รายการหักขาดงาน
- รายการหักเงินอื่น
- วันที่จ่ายเงินจริง
- หลักฐานโอนเงินเดือน
- รายชื่อพนักงานเข้าใหม่
- รายชื่อพนักงานลาออก
- การปรับเงินเดือน
- การเปลี่ยนแปลงข้อมูลประกันสังคม
เอกสารผู้รับจ้างและฟรีแลนซ์
สำหรับฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้าง ควรส่งข้อมูลดังนี้
- สัญญาจ้างหรือข้อตกลงการทำงาน
- ใบเสนอราคา
- ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จหรือเอกสารรับเงิน
- รายละเอียดงานที่จ้าง
- หลักฐานการส่งมอบงาน
- วันที่จ่ายเงินจริง
- หลักฐานโอนเงิน
- ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)
6. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารภาษีรายเดือน
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นตัวเชื่อมระหว่างรายการค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจจ่ายจริงกับภาษีที่ต้องนำส่งกรมสรรพากร รายการที่พบได้บ่อย เช่น
- เงินเดือนและค่าจ้างพนักงาน
- ค่าเช่า
- ค่าบริการ
- ค่าวิชาชีพ
- ค่าจ้างทำของ
- ค่าโฆษณา
- ค่านายหน้า
- ค่าขนส่งบางกรณี
- ค่าตอบแทนกรรมการ
- ค่าจ้างบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล
เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่
- ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล
- ใบเสร็จรับเงิน
- หลักฐานการจ่ายเงิน
- รายละเอียดผู้รับเงิน
- ประเภทบริการ
- ยอดก่อนหักภาษี
- อัตราและจำนวนภาษีที่หัก
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- ตารางสรุปรายการจ่ายประจำเดือน
ส่งเอกสารอย่างไรให้นักบัญชีทำงานได้เร็ว ?
1. กำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือนให้ชัดเจน
ควรกำหนดวันรวบรวมเอกสารร่วมกับสำนักงานบัญชี เช่น ภายในวันที่ 3 หรือวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลาแก้ไขเอกสารก่อนจัดทำแบบภาษี ไม่ควรรอให้สำนักงานบัญชีต้องติดต่อเข้ามาเพื่อติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มค้นหา เพราะหากพบว่าใบกำกับภาษีผิด อาจเหลือเวลาไม่เพียงพอสำหรับติดต่อผู้ขาย
2. แยกโฟลเดอร์ตามเดือนและประเภท
ตัวอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์
01 มกราคม แบ่งออกเป็น
- Statement
- เอกสารขาย
- เอกสารซื้อ
- ค่าใช้จ่าย
- เงินเดือน
- หัก ณ ที่จ่าย
- เอกสารพิเศษ
ไม่ควรรวมเอกสารทุกประเภทไว้ในโฟลเดอร์เดียว เพราะเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังจะค้นหาได้ยาก
3. ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่าย
ตัวอย่างเช่น
- 2569-01-05_ค่าเช่า_ABCProperty_30000.pdf
- 2569-01-10_ซื้อสินค้า_XYZ_53500.pdf
- 2569-01_Statement_KBank.pdf
- 2569-01_สรุปเงินเดือน.xlsx
ควรหลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่มีความทั่วไป และทำความเข้าใจได้ยาก เช่น IMG001.jpg, Scanใหม่.pdf หรือ เอกสารล่าสุดจริง.pdf เพราะไม่สามารถทราบได้ว่าเป็นเอกสารอะไรโดยไม่ต้องเปิดดูทีละไฟล์
4. ส่งเอกสารเป็นชุด ไม่แยกสลิปกับใบเสร็จ
หากเป็นรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย ควรรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เช่น
- ใบแจ้งหนี้
- ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน
- หลักฐานโอนเงิน
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
การส่งเอกสารเป็นชุด จะช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบรายการได้ครบภายในครั้งเดียว
5. แจ้งเดือนที่ไม่มีรายการด้วย
ในกรณีที่ไม่มีเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ไม่มีภาษีซื้อ หรือไม่มีรายการหัก ณ ที่จ่าย ในเดือนนั้น ๆ ควรแจ้งว่า “ไม่มีรายการ” แทนการเงียบหรือไม่ส่งเอกสาร นักบัญชีจะได้ทราบว่าไม่มีธุรกรรมเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เอกสารยังส่งมาไม่ครบ
หากเจ้าของธุรกิจไม่มีเวลาตรวจสอบเอกสารด้วยตัวเองในทุกเดือน หรือกังวลว่าเอกสารบัญชีและภาษีอาจส่งไม่ครบ การใช้บริการรับทำบัญชีรายเดือน จะช่วยให้มีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยตรวจสอบเอกสาร บันทึกบัญชี และดูแลการยื่นภาษีที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบมากขึ้น
สรุป
การส่งเอกสารบัญชีให้ครบทุกเดือนไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะกับสำนักงานบัญชีเท่านั้น แต่ทำให้เจ้าของธุรกิจได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา และเมื่อ Statement เอกสารขาย เอกสารซื้อ ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และเอกสารภาษีมีความเชื่อมโยงกันได้ จะทำให้เจ้าของธุรกิจตอบคำถามสำคัญได้ชัดเจนขึ้นว่า
- เดือนนี้มียอดขายเท่าไร
- ลูกค้ายังค้างชำระเท่าไร
- ต้นทุนสินค้าเพิ่มขึ้นหรือไม่
- ค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงผิดปกติ
- กำไรที่เห็นเป็นกำไรจริงหรือไม่
- เงินในบัญชีหายไปกับรายการใด
- ต้องเตรียมเงินสำหรับภาษีเท่าไร
ธุรกิจที่ส่งเอกสารเป็นระบบมักไม่ได้ใช้เวลาน้อยลงเฉพาะในช่วงที่ต้องยื่นภาษี แต่ยังลดปัญหาเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลัง ขอสินเชื่อ วางแผนภาษี หรือจัดทำงบการเงินด้วย
ดังนั้น อย่ารอให้ทางสำนักงานบัญชีส่งข้อความมาติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มรวบรวมเอกสาร ลองกำหนดวันส่งประจำเดือน สร้างโฟลเดอร์กลาง และใช้เช็กลิสต์เดิมทุกเดือน เมื่อทำต่อเนื่องเพียงไม่กี่รอบ จะทำให้การเตรียมเอกสารกลายเป็นขั้นตอนปกติของธุรกิจ ไม่ใช่งานเร่งด่วนในนาทีสุดท้าย
ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting
