เวลาผู้ขายนำสินค้ามาส่ง หลายธุรกิจอาจตรวจสอบเพียงจำนวนกล่อง เซ็นชื่อในใบส่งของ แล้วนำสินค้าเข้าคลังทันที แต่เมื่อเปิดกล่องภายหลังกลับพบว่า จำนวนสินค้าไม่ครบ ไม่ตรงกับรุ่นที่สั่งไว้ หรือสินค้าบางชิ้นได้รับความเสียหายจากการขนส่ง

ปัญหาอาจยิ่งซับซ้อนขึ้นเมื่อฝ่ายบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้และบันทึกยอดเจ้าหนี้ไปแล้ว ทั้งที่สินค้ายังมาไม่ครบ หรือจำนวนสินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับจำนวนที่ผู้ขายเรียกเก็บเงินจริง ใบรับสินค้า จึงเป็นจุดตรวจสอบสำคัญระหว่างการสั่งซื้อ การรับสินค้าเข้าคลัง และการบันทึกบัญชี ช่วยให้ธุรกิจรู้ว่าสินค้าอะไรเข้ามา จำนวนเท่าไร อยู่ในสภาพใด และใครเป็นผู้ตรวจรับ

ใบรับสินค้า คืออะไร ?

ใบรับสินค้า (Goods Receipt หรือ GR) คือ เอกสารที่ผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าใช้บันทึกและยืนยันว่าได้รับสินค้าจากผู้ขายแล้ว ภายในเอกสารจะระบุข้อมูลสำคัญ เช่น

• ชื่อผู้ขาย
• วันที่รับสินค้า
• รายการสินค้า
• จำนวนที่สั่งซื้อ
• จำนวนที่ได้รับจริง
• สภาพของสินค้า
• ชื่อผู้ส่งและผู้ตรวจรับ

โดยทั่วไป ใบรับสินค้า จะจัดทำหลังจากผู้ขายนำสินค้ามาส่งและผู้ซื้อได้ตรวจสอบสินค้าแล้ว หากสินค้าถูกต้องครบถ้วน ผู้รับสินค้าต้องลงลายมือชื่อเพื่อยืนยัน แต่หากพบว่าสินค้าไม่ครบ ชำรุด หรือไม่ตรงกับที่สั่งซื้อ ควรบันทึกข้อแตกต่างไว้ในเอกสารอย่างชัดเจน

ในมุมของงานบัญชี ใบรับสินค้าเป็นเอกสารที่ช่วยเชื่อมข้อมูลระหว่าง 3 ส่วนสำคัญ ได้แก่

1. ฝ่ายจัดซื้อ เป็นผู้สั่งซื้อสินค้า
2. ฝ่ายคลังสินค้า ซึ่งเป็นผู้รับสินค้าและเก็บรักษาสินค้า
3. ฝ่ายบัญชี ซึ่งเป็นผู้บันทึกรายการซื้อและตั้งเจ้าหนี้การค้า

แม้กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าทุกกิจการต้องใช้เอกสารที่มีชื่อว่าใบรับสินค้าเหมือนกันทั้งหมด แต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องส่งมอบเอกสารประกอบการให้ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้อง และต้องเก็บรักษาบัญชีกับเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี

ดังนั้น ธุรกิจสามารถออกแบบใบรับสินค้าให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของตนเองได้ ขอเพียงเอกสารสามารถตรวจสอบรายละเอียดของรายการที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างน่าเชื่อถือ

ใบรับสินค้า มีความสำคัญอย่างไร ?

1. ใช้ยืนยันว่าธุรกิจได้รับสินค้าจริง

หน้าที่สำคัญที่สุดของใบรับสินค้า คือ ใช้ยืนยันว่าผู้ขายได้ส่งสินค้าและธุรกิจได้รับสินค้าแล้วจริง ช่วยป้องกันสถานการณ์ที่ฝ่ายบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย แต่ไม่ทราบว่าสินค้าเข้าคลังแล้วหรือยัง หากไม่มีหลักฐานการรับสินค้า ฝ่ายบัญชีอาจตั้งเจ้าหนี้หรือเตรียมจ่ายเงิน ทั้งที่สินค้ายังมาไม่ถึง

ตัวอย่างเช่น บริษัทสั่งซื้อวัตถุดิบ 500 ชิ้น แต่ผู้ขายส่งมาเพียง 400 ชิ้น หากฝ่ายบัญชีที่ตรวจสอบจากใบแจ้งหนี้ อาจบันทึกรายการเจ้าหนี้เต็มจำนวน 500 ชิ้น แต่หากมีใบรับสินค้า ฝ่ายบัญชีจะเห็นว่าธุรกิจรับสินค้าจริงเพียง 400 ชิ้น และสามารถสอบถามผู้ขายก่อนดำเนินการต่อได้

2. ใช้ตรวจสอบจำนวนและสภาพสินค้า

ก่อนเซ็นรับสินค้า ผู้รับสินค้าควรตรวจสอบอย่างน้อย 4 เรื่อง ได้แก่

• รายการหรือรหัสสินค้าตรงกับที่สั่งหรือไม่
• จำนวนสินค้าครบหรือไม่
• รุ่น ขนาด สี หรือคุณสมบัติตรงตามใบสั่งซื้อหรือไม่
• สินค้ามีความเสียหายจากการขนส่งหรือไม่

หากพบปัญหา ไม่ควรเซ็นรับสินค้าโดยไม่มีหมายเหตุ เพราะลายเซ็นอาจถูกนำไปใช้เป็นหลักฐานว่าสินค้าถูกส่งมอบครบถ้วนแล้ว

วิธีที่เหมาะสมคือ ระบุจำนวนที่รับจริงและรายละเอียดความเสียหายลงในใบรับสินค้า เช่น รับสินค้า 20 กล่อง พบกล่องชำรุด 2 กล่อง และสินค้าภายในแตกเสียหาย 5 ชิ้น รอตรวจสอบการเปลี่ยนสินค้า ข้อความในลักษณะนี้ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถติดตามผู้ขายได้ง่าย และลดข้อโต้แย้งหากเกิดความเสียหายก่อนหรือหลังการรับสินค้า

3. ใช้ช่วยควบคุมสต๊อกสินค้า

ธุรกิจที่มีสินค้าเข้าออกเป็นประจำ จำเป็นต้องรู้ว่าสินค้าเข้าคลังเมื่อไร จำนวนเท่าไร และถูกจัดเก็บไว้ที่ใด จึงใช้ใบรับสินค้าเป็นเอกสารต้นทางในการบันทึกรับสินค้าเข้าระบบสต๊อก หากข้อมูลในเอกสารไม่ตรงกับสินค้าที่รับจริง ยอดสินค้าคงเหลือในระบบก็อาจผิดตั้งแต่วันแรกที่รับสินค้ามา

ตัวอย่างเช่น ในใบสั่งซื้อระบุสินค้าจำนวน 100 ชิ้น แต่ได้รับสินค้าจริง 90 ชิ้น หากคลังสินค้าบันทึกว่ารับสินค้าตามจำนวนในใบสั่งซื้อ ระบบจะแสดงสินค้าคงเหลือมากกว่าความเป็นจริง 10 ชิ้น เมื่อนำสินค้าไปขายระบบอาจแจ้งว่ามีสินค้า แต่ไม่สามารถนำสินค้าที่มีอยู่ในคลังมาขายได้

4. ใช้เป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบเอกสารซื้อ

ใบรับสินค้าช่วยให้ธุรกิจตรวจเอกสารก่อนอนุมัติจ่ายเงินได้อย่างเป็นระบบ โดยเปรียบเทียบข้อมูลจากเอกสาร 3 รายการ ได้แก่

1. ใบสั่งซื้อ ธุรกิจสั่งซื้ออะไร ราคาและจำนวนเท่าไร
2. ใบรับสินค้า ธุรกิจได้รับสินค้าจริงอะไรและจำนวนเท่าไร
3. ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารเรียกเก็บเงิน ผู้ขายเรียกเก็บเงินจากรายการใด

กระบวนการนี้เรียกว่า การตรวจสอบเอกสาร 3 ทาง หรือ Three-way Matching หากข้อมูลทั้ง 3 รายการตรงกัน ฝ่ายบัญชีจึงสามารถดำเนินการบันทึกเจ้าหนี้และเสนออนุมัติจ่ายเงินได้ แต่หากข้อมูลไม่ตรงกัน ควรสอบถามฝ่ายจัดซื้อหรือผู้ขายก่อน ก่อนทำการบันทึกบัญชี

ต้องออกใบรับสินค้าตอนไหน ออกเมื่อไหร่ และใครเป็นคนออก ?

ใบรับสินค้าควรจัดทำในวันที่ธุรกิจได้รับสินค้า หรือจัดทำทันทีหลังจากตรวจสอบสินค้าเรียบร้อยแล้ว ไม่ควรจัดทำหลังจากได้รับสินค้าเป็นเวลาหลายวัน เพราะอาจทำให้จำไม่ได้ว่าสินค้าอยู่ในสภาพใดตั้งแต่ตอนที่ได้รับ

ผู้ที่รับผิดชอบออกหรือลงนามในใบรับสินค้าอาจแตกต่างกันไปตามขนาดของธุรกิจ เช่น

• เจ้าหน้าที่คลังสินค้า
• เจ้าหน้าที่ตรวจรับสินค้า
• ฝ่ายจัดซื้อ
• แอดมินสำนักงาน
• ผู้จัดการสาขา
• เจ้าของกิจการ

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีฝ่ายคลังโดยเฉพาะ เจ้าของกิจการควรกำหนดให้ชัดว่าใครมีหน้าที่รับสินค้า ตรวจสอบ และส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชี ไม่ควรให้พนักงานคนใดก็ได้เซ็นรับสินค้าโดยไม่มีการตรวจสอบ

กระบวนการเอกสารซื้อขายที่พบได้บ่อยมีลำดับดังนี้

1. ใบเสนอราคา
2. ใบสั่งซื้อ
3. ผู้ขายส่งสินค้าและใบส่งของ
4. ผู้ซื้อตรวจรับและออกใบรับสินค้า
5. ตรวจใบแจ้งหนี้
6. ชำระเงิน
7. รับใบเสร็จรับเงิน

อย่างไรก็ตาม ผู้ขายอาจจะออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีพร้อมใบส่งของได้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงและจุดที่ความรับผิดทางภาษีเกิดขึ้น โดยกรณีขายสินค้าทั่วไป ความรับผิดทางภาษีมูลค่าเพิ่มอาจเกิดเมื่อส่งมอบสินค้า เว้นแต่จะมีการรับชำระเงินหรือออกใบกำกับภาษีก่อน

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรแยกให้ออกคือ ใบรับสินค้าเป็นเอกสารฝั่งผู้ซื้อ ใช้ยืนยันการรับของและควบคุมภายใน ไม่ใช่เอกสารที่นำมาใช้แทนใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน

ธุรกิจแบบไหนควรออกใบรับสินค้า ?

1. ธุรกิจค้าส่งและค้าปลีก : มีสินค้าหลายรายการและมีสินค้าเข้าออกบ่อย หากไม่มีเอกสารรับสินค้าที่ชัดเจน อาจเกิดปัญหาสต๊อกในระบบไม่ตรงกับสินค้าจริงได้ง่าย
2. โรงงานและธุรกิจผลิตสินค้า : ต้องรับวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ และชิ้นส่วนจากผู้ขายหลายราย ใบรับสินค้าช่วยตรวจสอบทั้งจำนวน ล็อตการผลิต คุณภาพ และวันหมดอายุ
3. ร้านอาหารและธุรกิจอาหาร : ควรตรวจรับวัตถุดิบทุกครั้ง โดยเฉพาะอาหารสด สินค้าแช่เย็น และสินค้าที่มีวันหมดอายุ เพื่อป้องกันการรับวัตถุดิบที่คุณภาพไม่ตรงตามที่ตกลง
4. ธุรกิจอีคอมเมิร์ซ : แม้ไม่มีหน้าร้าน แต่หากมีคลังสินค้าเป็นของตนเอง ก็ควรมีระบบบันทึกสินค้าที่รับจากโรงงานหรือซัพพลายเออร์ให้ตรงกับยอดในระบบขายออนไลน์
5. ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง : มีการรับวัสดุเข้าหน้างานหลายประเภท หากไม่มีผู้รับผิดชอบตรวจรับอย่างชัดเจน อาจเกิดปัญหาวัสดุส่งไม่ครบ ส่งผิดสถานที่ หรือไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้รับ
6. สำนักงานและธุรกิจบริการ : แม้ไม่ได้ขายสินค้าโดยตรง แต่หากมีการซื้ออุปกรณ์สำนักงาน คอมพิวเตอร์ เฟอร์นิเจอร์ หรือทรัพย์สินที่มีมูลค่าสูง ก็ควรมีหลักฐานการตรวจรับก่อนส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชี

ขั้นตอนการใช้ใบรับสินค้า ในกระบวนการซื้อขาย

1. ออกใบสั่งซื้อหรือสั่งซื้อสินค้า
ฝ่ายจัดซื้อหรือเจ้าของกิจการตกลงซื้อสินค้ากับผู้ขาย โดยมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้า จำนวน ราคา วันที่ต้องการรับ และสถานที่จัดส่ง หากเป็นการซื้อที่มีมูลค่าสูงหรือมีสินค้าหลายรายการ ควรออกใบสั่งซื้อหรือ Purchase Order เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิง

2. ผู้ขายจัดส่งสินค้า
ผู้ขายนำสินค้ามาส่งพร้อมใบส่งของหรือเอกสารประกอบการจัดส่ง ผู้รับสินค้าไม่ควรรีบลงชื่อทันที แต่ควรนำข้อมูลมาเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อก่อน

3. ผู้ซื้อตรวจรับสินค้า
ผู้รับผิดชอบควรตรวจสอบรายการสินค้า จำนวน รุ่น คุณภาพ สภาพบรรจุภัณฑ์ และวันหมดอายุตามลักษณะของสินค้า

หากสินค้ามีจำนวนมากจนไม่สามารถตรวจทั้งหมดได้ทันที ควรระบุในเอกสารว่าเป็นการรับสินค้าเบื้องต้นและยังอยู่ระหว่างการตรวจสอบ ไม่ควรลงชื่อยืนยันว่าสินค้าครบถ้วนหากยังไม่ได้ตรวจจริง

4. ออกหรือบันทึกใบรับสินค้า
หลังตรวจสอบแล้ว ให้บันทึกจำนวนที่ได้รับจริง จำนวนที่ชำรุด และปัญหาที่พบลงในใบรับสินค้า หากสินค้าถูกต้องครบถ้วนจึงเปลี่ยนสถานะเป็นรับเข้าคลัง แต่หากสินค้าไม่ครบหรือมีปัญหา ควรแยกสินค้าดังกล่าวออกจากสินค้าที่พร้อมใช้งานจนกว่าจะดำเนินการกับผู้ขายเรียบร้อย

5. ส่งข้อมูลให้ฝ่ายคลังและฝ่ายบัญชี
ฝ่ายคลังใช้ข้อมูลจากใบรับสินค้าเพื่อบันทึกยอดสินค้าเข้าระบบ ส่วนฝ่ายบัญชีใช้ตรวจสอบว่าสอดคล้องกับใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีหรือไม่ ก่อนที่จะบันทึกรายการซื้อหรือตั้งเจ้าหนี้

ใบรับสินค้าเกี่ยวข้องกับงานบัญชีอย่างไร ?

1. การบันทึกซื้อสินค้า : ฝ่ายบัญชีต้องทราบว่ากิจการได้รับสินค้าแล้วจริงหรือไม่ และได้รับจำนวนเท่าไร ก่อนพิจารณาบันทึกรายการซื้อ
2. การรับสินค้าเข้าสต๊อก : จำนวนที่รับเข้าสต๊อกควรตรงกับจำนวนที่ผ่านการตรวจรับ ไม่ใช่จำนวนที่สั่งซื้อหรือจำนวนที่ผู้ขายระบุไว้เพียงฝ่ายเดียว
3. การตั้งเจ้าหนี้การค้า : หากธุรกิจซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ฝ่ายบัญชีจะบันทึกยอดเจ้าหนี้ตามเอกสารเรียกเก็บเงิน แต่ควรตรวจสอบก่อนว่าสินค้าได้รับครบและอยู่ในเงื่อนไขที่ต้องชำระแล้วหรือไม่
4. การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ : ใบรับสินค้าช่วยตรวจว่า ผู้ขายเรียกเก็บเงินเกินจำนวนที่ส่งจริงหรือไม่ หากรับสินค้าเพียงบางส่วน ฝ่ายบัญชีอาจต้องรอใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข หรือยืนยันกับผู้ขายว่าจะเรียกเก็บเงินเฉพาะส่วนที่ส่งแล้ว
5. การควบคุมเอกสารภายในกิจการ : เอกสารช่วยแยกหน้าที่ระหว่างคนสั่งซื้อ คนรับสินค้า และคนจ่ายเงิน ลดความเสี่ยงที่พนักงานคนเดียวจะสามารถสั่งซื้อ รับสินค้า และอนุมัติจ่ายเงินได้โดยไม่มีผู้ตรวจสอบ

สรุป

ใบรับสินค้า คือ เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าธุรกิจได้รับสินค้าจากผู้ขายแล้ว เป็นเครื่องมือควบคุมภายในที่ช่วยให้ธุรกิจตรวจสอบง่าย ลดปัญหาสต๊อกไม่ตรง และทำบัญชีได้แม่นยำมากขึ้น

หากธุรกิจของคุณมีเอกสารซื้อขายจำนวนมาก สต๊อกไม่ตรง หรือไม่แน่ใจว่าต้องส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชี อาจทำให้ยอดซื้อ ต้นทุน และเจ้าหนี้ของธุรกิจคลาดเคลื่อนได้โดยไม่รู้ตัว ชอบการบัญชี พร้อมช่วยดูแลงานบัญชีและภาษี พร้อมแนะนำการจัดเตรียมเอกสารให้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจ ซึ่งช่วยให้เจ้าของกิจการตรวจสอบตัวเลขได้ง่าย และมีข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับใช้บริหารธุรกิจ ติดต่อเข้ามาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting