เพราะเมื่อถึงเวลาปิดบัญชี ตรวจนับสินทรัพย์ หรือคำนวณค่าเสื่อมราคา คำถามง่าย ๆ อย่าง บริษัทมีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง ตอนนี้อยู่ที่ไหน และยังใช้งานอยู่หรือไม่ ก็อาจตอบได้ยากกว่าที่คิด หนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยแก้ปัญหานี้คือสิ่งที่เรียกว่าทะเบียนสินทรัพย์ค่ะ

ทะเบียนสินทรัพย์ คืออะไร ?

ทะเบียนสินทรัพย์ (Fixed Asset Register) คือ ข้อมูลหรือทะเบียนที่กิจการใช้บันทึกรายละเอียด และติดตามสินทรัพย์แต่ละรายการที่ถือครองอยู่ เช่น เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ อาคาร หรือรถยนต์ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าสินทรัพย์นั้นคืออะไร ได้มาตอนไหน มีต้นทุนเท่าไร อยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน และปัจจุบันมีสถานะอย่างไร

พูดง่าย ๆ คือ หากบัญชีบอกว่า บริษัทมีอุปกรณ์สำนักงาน 500,000 บาท

แนวคิดนี้สอดคล้องกับการบัญชีสำหรับที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ซึ่งครอบคลุมสินทรัพย์ที่มีไว้เพื่อใช้ในการผลิตหรือให้บริการ ให้เช่า หรือใช้ในการบริหาร และคาดว่าจะใช้มากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา โดยสินทรัพย์ที่จะรับรู้ต้องมีความเป็นไปได้ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต และสามารถตรวจสอบต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือ

ในงานบัญชีอาจพบทั้งคำว่า ทะเบียนสินทรัพย์ และทะเบียนทรัพย์สิน ซึ่งในทางปฏิบัติมักใช้สื่อถึงข้อมูลสำหรับควบคุม และติดตามสินทรัพย์ของกิจการในลักษณะใกล้เคียงกัน

ทำไมต้องทำทะเบียนสินทรัพย์ ?

เมื่อธุรกิจยังมีสินทรัพย์เพียงไม่กี่รายการ เจ้าของกิจการอาจจำได้เองว่าเครื่องไหนซื้อเมื่อไร หรือคอมพิวเตอร์เครื่องไหนอยู่กับพนักงานคนใด แต่เมื่อบริษัทเติบโต มีพนักงานหลายคน หลายแผนก หรือหลายสาขา การใช้ความจำเพียงอย่างเดียวเริ่มไม่เพียงพอ ทะเบียนสินทรัพย์จึงมีประโยชน์มากกว่าแค่การทำบัญชี

1. รู้ว่าสินทรัพย์ของบริษัทมีอยู่จริง

ทะเบียนทำให้สามารถดูสินทรัพย์เป็นรายชิ้น แทนที่จะเห็นเพียงยอดรวมในบัญชี

ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 350,000 บาท จากเดิมที่เห็นเพียง เมื่อเปิดทะเบียนสินทรัพย์ จะสามารถตรวจสอบต่อได้ว่าเป็น Notebook กี่เครื่อง เป็น Desktop กี่เครื่อง และแต่ละเครื่องมีรหัสอะไร

2. ตรวจสอบว่าแต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน และใครใช้งาน

ข้อมูลอย่างสถานที่ตั้ง และผู้รับผิดชอบ มีประโยชน์ต่อกิจการมาก โดยเฉพาะบริษัทที่มีหลายสาขา หรือมีการมอบอุปกรณ์ให้พนักงานนำไปใช้งาน เมื่อพนักงานย้ายแผนก ลาออก หรือมีการย้ายสินทรัพย์ระหว่างสาขา บริษัทก็สามารถอัปเดตประวัติได้ทันที

3. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับการคำนวณค่าเสื่อมราคา

การคำนวณค่าเสื่อมราคาเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายส่วน เช่น ต้นทุน มูลค่าคงเหลือ อายุการใช้ประโยชน์ และวันที่สินทรัพย์พร้อมใช้งาน

ตามหลักของ TAS 16 การคิดค่าเสื่อมราคาเริ่มเมื่อสินทรัพย์อยู่ในสถานที่และสภาพที่พร้อมใช้งานตามความประสงค์ของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่พิจารณาจากวันที่จ่ายเงินเพียงอย่างเดียว

การมีวันที่พร้อมใช้งานอยู่ในทะเบียนจึงช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการคำนวณได้มาก

4. ช่วยตรวจสอบบัญชี และปิดงบ

ผู้ทำบัญชีสามารถนำทะเบียนสินทรัพย์มาเปรียบเทียบกับยอดในบัญชีแยกประเภท พร้อมตรวจสอบรายการที่ซื้อเพิ่ม ขายออก สูญหาย หรือเลิกใช้งานระหว่างปี

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีบางประเภท เช่น บริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน รวมถึงบัญชีย่อยอื่นตามความจำเป็นของธุรกิจ

ทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้รายละเอียดรายชิ้นสามารถเชื่อมกลับไปยังตัวเลขในระบบบัญชีได้ง่ายขึ้น

5. ช่วยตัดสินใจว่าจะซ่อม ซื้อใหม่ หรือจำหน่ายสินทรัพย์

ทะเบียนที่มีข้อมูลครบไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะฝ่ายบัญชีเท่านั้น โดยฝ่ายบริหารสามารถดูได้ว่าเครื่องจักรชิ้นใดใช้งานมานานแล้ว คอมพิวเตอร์กลุ่มใดใกล้ถึงรอบเปลี่ยน หรือสินทรัพย์ใดไม่ได้ใช้งานแล้ว เพื่อวางแผนงบประมาณสำหรับซ่อมบำรุง ซื้อทดแทน หรือจำหน่ายออก

สินทรัพย์แบบไหนที่ต้องนำมาลงทะเบียนสินทรัพย์ ?

สินทรัพย์ที่ต้องนำมาลงทะเบียนในทะเบียนทรัพย์สิน คือ สินทรัพย์ถาวร และสินทรัพย์ที่มีตัวตนหรือไม่มีตัวตนที่มีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี และมีมูลค่าสูงเกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำที่กิจการ หรือองค์กรกำหนดไว้ เพื่อใช้ควบคุม ตรวจสอบ และคำนวณค่าเสื่อมราคา

ตัวอย่าง

• ที่ดิน เช่น พื้นที่ดินของกิจการ
• อาคารและสิ่งปลูกสร้าง เช่น สำนักงาน คลังสินค้า โรงงาน หรือการปรับปรุงอาคาร
• เครื่องจักรและอุปกรณ์ เช่น เครื่องจักรในโรงงาน เครื่องมือช่าง เครื่องมือการผลิต
• เครื่องใช้สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เอกสาร
• ยานพาหนะ เช่น รถยนต์ รถบรรทุก หรือมอเตอร์ไซค์ของกิจการ
• คอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยี เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือเซิร์ฟเวอร์
• สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ เครื่องหมายการค้า โปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Software) หรือสัมปทานที่มีอายุใช้งานยาวนาน

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ซื้อแล้วใช้นานเกินหนึ่งปีจะต้องถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์ในลักษณะเดียวกันทั้งหมด กิจการยังต้องพิจารณานโยบายการบัญชี สาระสำคัญของรายการ ลักษณะการใช้งาน และข้อเท็จจริงของธุรกิจประกอบด้วย

วิธีจัดทำทะเบียนสินทรัพย์

ขั้นที่ 1 เมื่อบริษัทซื้อสินทรัพย์เข้ามา

เริ่มจากรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น

• ใบเสนอราคา
• ใบสั่งซื้อ
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• เอกสารรับสินค้า
• เอกสารค่าติดตั้ง หรือค่าขนส่งที่เกี่ยวข้อง

จากนั้นให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่ารายการดังกล่าวเข้าเงื่อนไขการรับรู้เป็นสินทรัพย์ หรือควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย

ขั้นที่ 2 กำหนดรหัสและติด Asset Tag

สินทรัพย์แต่ละชิ้นควรมีรหัสเฉพาะ เช่น

• IT-001 คือ อุปกรณ์ IT
• OF-001 คือ อุปกรณ์สำนักงาน
• MC-001 คือ เครื่องจักร
• VH-001 คือ ยานพาหนะ

หากสามารถติด Asset Tag หรือ QR Code ไว้บนตัวสินทรัพย์ได้ จะช่วยให้การตรวจนับภายหลังง่ายขึ้นมาก สิ่งสำคัญคือ รหัสบนสินทรัพย์จริงต้องตรงกับรหัสในทะเบียน

ขั้นที่ 3 บันทึกข้อมูลเข้าสู่ทะเบียนสินทรัพย์

เมื่อได้รับสินทรัพย์ และทราบรายละเอียดแล้ว ควรบันทึกตามลำดับดังนี้

1. รหัส
2. รายการ
3. เอกสารซื้อ
4. ต้นทุน
5. วันที่พร้อมใช้งาน
6. สถานที่
7. ผู้รับผิดชอบ

หากสินทรัพย์ถูกย้ายสาขาหรือเปลี่ยนผู้ใช้งานภายหลัง ก็ควรอัปเดตข้อมูลตามจริง

ขั้นที่ 4 บันทึก และติดตามค่าเสื่อมราคา

เมื่อสินทรัพย์อยู่ในสถานที่ และสภาพพร้อมใช้งาน จึงเริ่มพิจารณาการคิดค่าเสื่อมราคาตามนโยบายบัญชีที่เกี่ยวข้อง

ตาม TAS 16 การคิดค่าเสื่อมราคาต้องปันส่วนจำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคาอย่างเป็นระบบตลอดอายุการใช้ประโยชน์ และเริ่มเมื่อสินทรัพย์พร้อมใช้งานตามวัตถุประสงค์ของฝ่ายบริหาร จึงควรแยกให้ชัดระหว่าง

• วันที่ซื้อ
• วันที่รับสินค้า
• วันที่ติดตั้ง
• วันที่พร้อมใช้งาน

เพราะในบางกรณีอาจไม่ใช่วันเดียวกัน

ขั้นที่ 5 ตรวจนับสินทรัพย์เป็นระยะ

ในทะเบียนสินทรัพย์ อาจระบุว่ามี Notebook 20 เครื่อง แต่สิ่งสำคัญคือ Notebook ทั้ง 20 เครื่องยังมีอยู่จริงหรือไม่ จึงควรมีการตรวจนับสินทรัพย์เป็นระยะ แล้วเปรียบเทียบกับทะเบียนสินทรัพย์

กิจการที่มีสินทรัพย์ไม่มากอาจตรวจอย่างน้อยก่อนปิดบัญชีประจำปี ส่วนกิจการที่มีการเคลื่อนย้ายสินทรัพย์บ่อยอาจกำหนดการตรวจนับถี่ขึ้นตามความเสี่ยงของธุรกิจ

ขั้นที่ 6 เมื่อขาย ชำรุด สูญหาย หรือเลิกใช้งาน

หากสินทรัพย์เสียหาย ชำรุด สูญหาย หรือจำหน่าย ควรเปลี่ยนสถานะ พร้อมบันทึกข้อมูลว่าเกิดอะไรขึ้น เช่น

• วันที่ขาย
• ราคาขาย
• วันที่พบว่าสูญหาย
• เหตุผลที่เลิกใช้งาน
• เอกสารอนุมัติ
• ผู้อนุมัติ
• เอกสารรับเงินจากการขาย

จากนั้นส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้อง

ทะเบียนสินทรัพย์เกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคาอย่างไร ?

1. แหล่งข้อมูลตั้งต้น : ทะเบียนสินทรัพย์เก็บต้นทุน และวันที่ได้มา ซึ่งเป็นตัวเลขตั้งต้นในการคำนวณค่าเสื่อมราคา
2. การกำหนดอายุการใช้งาน : ทะเบียนสินทรัพย์ระบุอัตรา หรืออายุขัยของทรัพย์สิน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีรู้ว่าต้องทยอยหักค่าเสื่อมราคานานแค่ไหน
3. การติดตามค่าเสื่อมราคาสะสม : ใช้บันทึกยอดค่าเสื่อมราคาสะสม และมูลค่าตามบัญชีสุทธิของแต่ละชิ้นให้อยู่เป็นปัจจุบัน
4. การตัดจำหน่าย : เมื่อสินทรัพย์หมดอายุการใช้งาน หรือถูกขายออกไป ข้อมูลในทะเบียนจะช่วยให้รู้ว่าต้องตัดบัญชีส่วนที่เหลืออย่างไร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับทะเบียนสินทรัพย์

บริษัท จำเป็นต้องมีทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่ ?

บริษัทมีความจำเป็นต้องมีทะเบียนสินทรัพย์ เพื่อใช้บันทึกรายละเอียดทรัพย์สินถาวร คำนวณค่าเสื่อมราคา และแสดงรายการในงบการเงินประจำปีให้ถูกต้องตามหลักการบัญชีและกฎหมายภาษีอากร

หากบริษัทมีสินทรัพย์หลายรายการ การมีทะเบียนสินทรัพย์จะมีผลต่อการการควบคุม ตรวจนับ คำนวณค่าเสื่อมราคา และกระทบยอดกับบัญชี

ซื้อคอมพิวเตอร์ ต้องลงทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่ ?

การซื้อคอมพิวเตอร์สำหรับใช้งานในบริษัทหรือหน่วยงาน จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลลงในทะเบียนสินทรัพย์ หากคอมพิวเตอร์นั้นมีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี และมีมูลค่าเข้าเกณฑ์เป็นสินทรัพย์ถาวร เพื่อใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา และควบคุมตรวจสอบภายใน

สินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมหมดแล้ว ต้องเอาออกจากทะเบียนหรือไม่ ?

สินทรัพย์ที่คิดค่าเสื่อมราคาหมดแล้ว ไม่ต้องเอาออกจากทะเบียนทันที หากทรัพย์สินนั้นยังใช้งานอยู่จริงในกิจการ โดยจะคงมูลค่าทางบัญชีไว้ที่จำนวนเงินเล็กน้อย (เช่น 1 บาท) และเก็บไว้ในทะเบียนเพื่อควบคุมการมีอยู่ จนกว่าจะมีการเลิกใช้งาน ขาย หรือทำลาย

สินทรัพย์สูญหาย หรือชำรุดควรทำอย่างไร ?

อันดับแรกไม่ควรลบรายการออกจากทะเบียนทันที แต่ควรบันทึกสถานะและรวบรวมข้อเท็จจริงก่อน จากนั้นจึงส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาว่าต้องบันทึกการด้อยค่าของสินทรัพย์ การตัดรายการ หรือรายการอื่นที่เกี่ยวข้องหรือไม่

สรุป

ทะเบียนสินทรัพย์เป็นมากกว่าตารางสำหรับเก็บข้อมูลทางบัญชี เพราะช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพชัดเจนว่า ปัจจุบันบริษัทมีสินทรัพย์อะไรอยู่บ้าง แต่ละชิ้นอยู่ที่ไหน ใครเป็นผู้ใช้งาน มีมูลค่าทางบัญชีเท่าไร หากมีการบันทึกข้อมูลตั้งแต่วันที่ซื้อ กำหนดรหัส ติดตามการใช้งาน และอัปเดตเมื่อมีการย้าย ขาย ชำรุด หรือสูญหาย ก็จะช่วยให้ข้อมูลในทะเบียนตรงกับสินทรัพย์ที่มีอยู่จริงมากขึ้น

ดังนั้น เป้าหมายของการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นการสร้างข้อมูลกลางที่สามารถนำไปใช้ประกอบการทำบัญชี คำนวณค่าเสื่อมราคา ตรวจนับสินทรัพย์ และวางแผนการใช้ทรัพยากรของธุรกิจ

หากยังไม่แน่ใจว่าสินทรัพย์แต่ละรายการควรบันทึกอย่างไร หรือข้อมูลในทะเบียนตรงกับบัญชีหรือไม่ การให้ผู้ทำบัญชีช่วยตรวจสอบและวางระบบตั้งแต่ต้น จะช่วยลดปัญหาและทำให้การตรวจสอบในอนาคตง่ายขึ้นค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post ทะเบียนสินทรัพย์ คืออะไร ? วิธีจัดทำ พร้อมตัวอย่างที่นำไปใช้ได้จริง appeared first on Chob Accounting.

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน คืออะไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non-current Assets) คือ สินทรัพย์ของกิจการที่ไม่เข้าเกณฑ์การจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน โดยทั่วไปมักเป็นทรัพยากรที่กิจการถือไว้เพื่อใช้ประโยชน์หรือสร้างประโยชน์ทางเศรษฐกิจในระยะยาว เช่น ที่ดิน อาคาร เครื่องจักร หรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนบางประเภท

ตามหลักการนำเสนองบการเงิน สินทรัพย์จะถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ก็ต่อเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดเท่านั้น

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน มีลักษณะอย่างไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนมักมีลักษณะสำคัญดังนี้

1. ระยะเวลาใช้งาน: ให้ประโยชน์ หรืออยู่คู่กิจการนานเกินกว่า 1 ปี หรือเกินหนึ่งรอบระยะเวลาการดำเนินงาน
2. สภาพคล่องต่ำ: ไม่สามารถเปลี่ยนกลับมาเป็นเงินสดได้อย่างรวดเร็ว
3. วัตถุประสงค์หลัก: ใช้เป็นโครงสร้างพื้นฐานในการดำเนินธุรกิจ ผลิตสินค้า หรือให้บริการ เพื่อสร้างรายได้ในระยะยาว
4. การบันทึกบัญชี: ส่วนใหญ่จะต้องมีการคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือค่าตัดจำหน่ายตามอายุการใช้งานที่ลดลงทุกปี ยกเว้นที่ดินที่ไม่คิดค่าเสื่อมราคา

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่าเงินทุนของกิจการถูกนำไปลงทุนไว้กับทรัพยากรระยะยาวในรูปแบบใดบ้าง

1. เป็นรากฐานการผลิตและดำเนินงาน: เช่น โรงงาน เครื่องจักร หรือสำนักงาน ซึ่งเป็นเครื่องมือหลักในการทำธุรกิจ หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ ธุรกิจจะไม่สามารถผลิตสินค้าหรือให้บริการได้
2. สร้างรายได้ในระยะยาว: ทรัพย์สินเหล่านี้ถูกใช้งานต่อเนื่องหลายปีเพื่อทำกำไร ไม่ได้มีไว้ซื้อมาขายไปในระยะสั้น
3. สร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน: สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตรหรือเครื่องหมายการค้า ช่วยปกป้องเอกลักษณ์ และนวัตกรรมของบริษัท
4. เพิ่มความมั่นคงและน่าเชื่อถือ: การมีสินทรัพย์มูลค่าสูงแสดงถึงศักยภาพและความพร้อมของกิจการในสายตาของนักลงทุน หรือสถาบันการเงิน

อย่างไรก็ตาม การมีสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนจำนวนมากไม่ได้หมายความว่าธุรกิจดี หรือไม่ดี เพราะต้องวิเคราะห์ร่วมกับรายได้ กระแสเงินสด หนี้สิน ประสิทธิภาพการใช้งานสินทรัพย์ รวมถึงข้อมูลทางการเงินด้านอื่นด้วย

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน มีอะไรบ้าง ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนมีได้หลายประเภท ขึ้นอยู่กับรูปแบบของธุรกิจ แต่ที่พบเห็นได้บ่อย มีอยู่ดังนี้

1. เงินฝากธนาคารที่มีภาระค้ำประกัน คือเงินฝากที่กิจการไม่สามารถนำมาใช้ได้อย่างอิสระ เนื่องจากถูกนำไปวางเป็นหลักประกัน เช่น เงินฝากค้ำประกันวงเงินสินเชื่อ หรือเงินฝากที่มีข้อจำกัดในการถอนเป็นระยะเวลานาน
2. เงินลงทุนในบริษัทย่อย บริษัทร่วม หรือการร่วมค้า คือ เงินที่กิจการนำไปลงทุนในบริษัทอื่นในลักษณะระยะยาว เช่น การลงทุนในบริษัทที่กิจการมีอำนาจควบคุม มีอิทธิพลอย่างมีนัยสำคัญ หรือมีการควบคุมร่วมกัน
3. เงินลงทุนระยะยาวอื่น ๆ คือ เงินลงทุนที่กิจการมีวัตถุประสงค์ถือครองในระยะยาว เช่น หลักทรัพย์ หรือเงินฝากบางประเภทที่มีกำหนดระยะเวลาเกินกว่าระยะสั้นตามปกติ
4. ลูกหนี้และเงินให้กู้ยืมระยะยาว คือ สิทธิที่กิจการคาดว่าจะได้รับชำระเงินในระยะยาว เช่น ลูกหนี้ตามสัญญาระยะยาว หรือเงินที่กิจการให้บุคคลหรือกิจการอื่นกู้ยืมโดยมีกำหนดชำระคืนในอนาคต
5. อสังหาริมทรัพย์เพื่อการลงทุน คือ ที่ดิน หรืออาคารที่กิจการถือไว้เพื่อรับรายได้จากค่าเช่า เพื่อหวังมูลค่าเพิ่ม หรือทั้งสองอย่าง เช่น อาคารที่ซื้อไว้ปล่อยเช่า หรือที่ดินที่ถือไว้เพื่อการลงทุน
6. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ เป็นกลุ่มสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่พบได้บ่อยที่สุด เช่น ที่ดิน อาคารสำนักงาน โรงงาน เครื่องจักร รถยนต์ คอมพิวเตอร์ เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์สำนักงาน ซึ่งกิจการมีไว้ใช้ในการดำเนินงานระยะยาว
7. ค่าความนิยม (Goodwill) เป็นสินทรัพย์ที่อาจเกิดขึ้นจากการซื้อหรือรวมธุรกิจ โดยสะท้อนประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคตที่ไม่สามารถแยกออกมาเป็นสินทรัพย์รายการใดรายการหนึ่งได้อย่างชัดเจน
8. สินทรัพย์ไม่มีตัวตน คือ สินทรัพย์ที่ไม่มีลักษณะทางกายภาพ แต่สามารถสร้างประโยชน์ให้ธุรกิจได้ในอนาคต เช่น โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร หรือสิทธิตามสัญญาบางประเภท
9. สินทรัพย์ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี คือ สิทธิประโยชน์ทางภาษีที่กิจการคาดว่าจะได้รับในอนาคต ซึ่งอาจเกิดจากผลแตกต่างชั่วคราวทางภาษี ขาดทุนทางภาษีที่ยังไม่ได้ใช้ หรือเครดิตภาษีบางประเภท
10. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนอื่น คือ สินทรัพย์ระยะยาวที่ไม่เหมาะจะจัดอยู่ในหมวดหลักข้างต้น เช่น เงินมัดจำหรือเงินประกันระยะยาวบางประเภท โดยต้องพิจารณาจากลักษณะและเงื่อนไขของแต่ละรายการ

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคาอย่างไร ?

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนหลายประเภท โดยเฉพาะอาคาร เครื่องจักร รถยนต์ และอุปกรณ์ที่มีอายุการใช้ประโยชน์จำกัด จะเกี่ยวข้องกับค่าเสื่อมราคา ซึ่งเป็นการปันส่วนมูลค่าเสื่อมสภาพของสินทรัพย์อย่างเป็นระบบตลอดอายุการใช้ประโยชน์ของสินทรัพย์นั้น

ลองนึกภาพง่าย ๆ ว่า บริษัทซื้อเครื่องจักรมาเพื่อใช้งานหลายปี ไม่ได้หมายความว่าจะต้องรับรู้ราคาทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายในวันแรกโดยอัตโนมัติ หากรายการเข้าเกณฑ์การรับรู้เป็นสินทรัพย์ แต่จะมีการรับรู้และปันส่วนค่าใช้จ่ายตามหลักบัญชีที่เกี่ยวข้องตลอดช่วงเวลาที่กิจการได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์นั้น

ในขณะเดียวกัน สินทรัพย์ไม่มีตัวตนบางประเภทจะใช้การหักค่าตัดจำหน่ายตามหลักเกณฑ์ของสินทรัพย์ประเภทนั้น โดยไม่ใช้ค่าเสื่อมราคาเหมือนอาคารหรือเครื่องจักร ตัวอย่างเช่น ที่ดินโดยทั่วไปจะไม่คิดค่าเสื่อมราคา เนื่องจากโดยทั่วไปมีอายุการใช้ประโยชน์ไม่จำกัด แม้จะมีข้อยกเว้นในบางสถานการณ์

สรุป

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยสะท้อนว่าธุรกิจมีทรัพยากรอะไรไว้ใช้สร้างประโยชน์ในระยะยาว ตั้งแต่ที่ดิน อาคาร เครื่องจักร รถยนต์ และอุปกรณ์ ไปจนถึงสินทรัพย์บางประเภทที่จับต้องไม่ได้

เมื่อเจ้าของธุรกิจเข้าใจเรื่องนี้ จะช่วยให้อ่านงบฐานะการเงินได้ง่ายขึ้น เข้าใจค่าเสื่อมราคาได้ดีขึ้น และมองเห็นภาพว่าธุรกิจกำลังนำเงินไปลงทุนกับทรัพยากรระยะยาวประเภทใดบ้าง

หากไม่แน่ใจว่า ทรัพย์สินที่ซื้อเข้ามาควรบันทึกเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย และควรจัดอยู่ในประเภทใด การให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบจากเอกสาร วัตถุประสงค์การใช้งาน และข้อเท็จจริงของรายการ จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการจัดทำบัญชีได้ค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน คืออะไร ? มีอะไรบ้าง เรื่องที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ appeared first on Chob Accounting.

หนึ่งในตัวเลขที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจเรื่องนี้ได้ดีขึ้น คือ สินทรัพย์หมุนเวียน เพราะตัวเลขนี้ไม่ได้บอกเพียงว่าธุรกิจมีทรัพย์สินเท่าไร แต่ยังช่วยให้เราเห็นว่า ทรัพยากรระยะสั้นของกิจการกำลังอยู่ในรูปของ เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ หรืออยู่ในรูปแบบสินทรัพย์ประเภทอื่น

สินทรัพย์หมุนเวียน คืออะไร ?

สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) คือ สินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูงของกิจการ ซึ่งคาดว่าจะเปลี่ยนเป็นเงินสด ขาย หรือใช้หมดไปภายใน 1 ปี หรือภายในรอบระยะเวลาการดำเนินงานปกติ เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า และสินค้าคงคลัง ช่วยให้ธุรกิจมีเงินหมุนเวียนและจ่ายหนี้ระยะสั้นได้ทันเวลา

คำว่า “หมุนเวียน” ไม่ได้หมายความเพียงว่า สินทรัพย์นั้นต้องกลายเป็นเงินสดภายใน 1 ปีเสมอไป แต่ต้องพิจารณาว่า สินทรัพย์นั้นมีบทบาทอย่างไรในวงจรการทำธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจซื้อสินค้ามาเพื่อขาย เมื่อขายแล้วกลายเป็นลูกหนี้การค้า และเมื่อเก็บเงินจากลูกค้าได้จึงกลับมาเป็นเงินสด

กระบวนการตั้งแต่ซื้อสินทรัพย์มาใช้ในการดำเนินงานจนกลับมาเป็นเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด เรียกว่า รอบระยะเวลาการดำเนินงาน หรือ Operating Cycle

คุณสมบัติของสินทรัพย์หมุนเวียน

สินทรัพย์หมุนเวียนแต่ละประเภท อาจมีลักษณะและความสามารถในการเปลี่ยนเป็นเงินสดแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปจะเป็นทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในระยะสั้นของธุรกิจ และมีการหมุนเวียนไปตามกิจกรรมของกิจการ เช่น จากเงินสดเป็นสินค้า จากสินค้าเป็นลูกหนี้ และกลับมาเป็นเงินสดอีกครั้ง

1. มีสภาพคล่องสูง

สินทรัพย์หมุนเวียนโดยทั่วไปมี มีสภาพคล่องสูงกว่าสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เพราะสามารถนำมาใช้ ขาย หรือเปลี่ยนกลับมาเป็นเงินสดได้ค่อนข้างรวดเร็วตามลักษณะของธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม สินทรัพย์หมุนเวียนแต่ละรายการมีสภาพคล่องไม่เท่ากัน เช่น เงินสด สามารถนำไปใช้ได้ทันที ขณะที่ลูกหนี้การค้า ต้องรอเก็บเงินจากลูกค้า และ สินค้าคงเหลือ ต้องขายออกก่อนจึงจะเปลี่ยนเป็นเงินสดได้

ดังนั้น หากต้องการดูสภาพคล่องของธุรกิจ ไม่ควรพิจารณาเพียงยอดรวมของสินทรัพย์หมุนเวียน แต่ควรดูด้วยว่าสินทรัพย์เหล่านั้นประกอบด้วยอะไรบ้าง

2. ระยะเวลาจำกัด

สินทรัพย์หมุนเวียนมักเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในระยะสั้น หรือรอบการดำเนินงานตามปกติของธุรกิจ เช่น สินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย ลูกหนี้ที่เกิดจากการขายสินค้า หรือค่าใช้จ่ายที่จ่ายล่วงหน้าสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง

อย่างไรก็ตาม ใช่ว่าสินทรัพย์หมุนเวียนทุกประเภทต้องเปลี่ยนเป็นเงินสดภายใน 1 ปีเสมอไป เพราะสินค้าคงเหลือหรือลูกหนี้บางรายการอาจยังเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน หากอยู่ภายในรอบการดำเนินงานตามปกติของกิจการ จึงควรมองทั้งระยะเวลา และลักษณะของวงจรธุรกิจประกอบกัน

3. วัตถุประสงค์ในการถือครอง

อีกคุณสมบัติสำคัญคือ กิจการไม่ได้ถือสินทรัพย์หมุนเวียนไว้เพื่อใช้งานระยะยาวเป็นหลัก แต่ถือไว้เพื่อใช้ในการดำเนินงาน ขาย ซื้อขาย หรือรับประโยชน์ในระยะสั้น

ตัวอย่างเช่น สินค้าที่กิจการซื้อมาเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้า มีวัตถุประสงค์แตกต่างจากเครื่องจักรที่ซื้อมาเพื่อใช้ผลิตสินค้าเป็นเวลาหลายปี สินค้าจึงมักอยู่ในกลุ่มสินทรัพย์หมุนเวียน ส่วนเครื่องจักรมักเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

ดังนั้น การพิจารณาว่าสินทรัพย์รายการหนึ่งเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนหรือไม่ จึงต้องดูด้วยว่า ธุรกิจถือสินทรัพย์นั้นไว้เพื่ออะไร ไม่ใช่พิจารณาเพียงจากชื่อของสินทรัพย์ หรือระยะเวลาอย่างเดียว

สินทรัพย์หมุนเวียน มีอะไรบ้าง ?

สินทรัพย์หมุนเวียนมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของแต่ละธุรกิจ โดยรายการที่พบในงบการเงินของบริษัท มีดังนี้

1. เงินสด และรายการเทียบเท่าเงินสด

เป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูงที่สุด และสามารถนำมาใช้ในการดำเนินธุรกิจได้ค่อนข้างรวดเร็ว เช่น

• เงินสด
• เงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน
• เงินฝากออมทรัพย์
• เช็คที่ถึงกำหนด
• ธนาณัติ ตั๋วแลกเงิน หรือรายการที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ง่าย
• เงินลงทุนระยะสั้นที่มีสภาพคล่องสูง และมีความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงมูลค่าต่ำ

โดยทั่วไป รายการเทียบเท่าเงินสดมักเป็นเงินลงทุนที่มีอายุคงเหลือสั้นมาก เช่น ประมาณ 3 เดือนหรือน้อยกว่านับจากวันที่ได้มา

2. เงินลงทุนชั่วคราว

คือเงินลงทุนที่กิจการตั้งใจถือไว้ในระยะสั้น โดยทั่วไปไม่เกิน 12 เดือน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลารายงาน เช่น

• หลักทรัพย์เพื่อค้า
• เงินลงทุนในตราสารทางการเงินบางประเภท
• เงินฝากประจำระยะสั้น
• ตราสารหนี้ที่ใกล้ครบกำหนด

รายการเหล่านี้มักถือไว้เพื่อบริหารเงิน หรือรอเปลี่ยนเป็นเงินสดในระยะสั้น

3. ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้หมุนเวียนอื่น

ลูกหนี้ คือ สิทธิที่กิจการคาดว่าจะได้รับชำระเป็นเงิน หรือประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคต แบ่งเป็น 2 กลุ่ม คือ

1. ลูกหนี้การค้า
เกิดจากการขายสินค้า หรือให้บริการตามปกติของกิจการ แต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน เช่น ขายสินค้าให้เครดิต 30 วัน หรือรับงานบริการแล้วออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า

2. ลูกหนี้หมุนเวียนอื่น
เป็นลูกหนี้ที่ไม่ได้เกิดจากการขายสินค้า หรือบริการโดยตรง เช่น

• ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
• รายได้ค้างรับ
• เงินทดรองจ่าย
• เงินมัดจำ
• ภาษีซื้อที่ยังไม่ถึงกำหนด
• ลูกหนี้จากหน่วยงานของรัฐบางประเภท

รายการเหล่านี้จะถูกจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเมื่อคาดว่าจะได้รับประโยชน์หรือได้รับชำระภายในรอบการดำเนินงานตามปกติ หรือภายในระยะเวลาที่เข้าเกณฑ์สินทรัพย์หมุนเวียน

4. มูลค่างานส่วนที่เสร็จแต่ยังไม่ถึงกำหนดเรียกชำระเงิน

หมายถึง มูลค่าของงานที่กิจการทำเสร็จไปแล้วบางส่วน และมีสิทธิได้รับค่าตอบแทน แต่ยังไม่ถึงรอบหรือเงื่อนไขที่จะออกใบเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

พบได้บ่อยในธุรกิจบริการ ธุรกิจรับเหมา หรือธุรกิจที่ทำงานเป็นโครงการ เช่น บริษัทรับเหมาดำเนินงานไปแล้วตามความคืบหน้า แต่ตามสัญญายังไม่ถึงงวดที่สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้

5. เงินให้กู้ยืมระยะสั้น

คือเงินที่กิจการให้บุคคลหรือกิจการอื่นกู้ยืม และคาดว่าจะได้รับคืนในระยะสั้น เช่น

• เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ
• เงินให้กู้ยืมแก่พนักงาน
• เงินให้กู้ยืมแก่กิจการที่เกี่ยวข้องกัน
• เงินให้กู้ยืมแก่บุคคลอื่นที่มีกำหนดชำระในระยะสั้น

หากมีกำหนดชำระคืนระยะยาว อาจต้องจัดประเภทเป็นสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนแทน

6. สินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือ คือ สินทรัพย์ที่กิจการมีไว้เพื่อขาย ใช้ในการผลิต หรือใช้ในการให้บริการตามปกติของธุรกิจ เช่น

• สินค้าสำเร็จรูป
• งานระหว่างทำ
• วัตถุดิบ
• วัสดุที่ใช้ในการผลิต
• ที่ดินหรืออสังหาริมทรัพย์ที่มีไว้เพื่อขาย
• ต้นทุนโครงการระหว่างพัฒนา

ยกตัวอย่างเช่น หากเป็นร้านขายสินค้า สินค้าที่วางอยู่ในสต๊อกเพื่อรอขายก็ถือเป็นสินค้าคงเหลือ ส่วนโรงงานอาจมีทั้งวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต และสินค้าสำเร็จรูป

7. สินทรัพย์ภาษีเงินได้ของงวดปัจจุบัน

คือจำนวนภาษีเงินได้ที่กิจการมีสิทธิได้รับคืนจากหน่วยงานภาษี เช่น กรณีที่กิจการชำระภาษีไว้มากกว่าจำนวนที่ต้องชำระจริง

รายการนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อมีภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย หรือภาษีที่ชำระล่วงหน้า มากกว่าภาระภาษีที่เกิดขึ้นในงวดนั้น

8. สินทรัพย์ชีวภาพหมุนเวียน

สินทรัพย์ชีวภาพ คือ สัตว์หรือพืชที่กิจการถือครองเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ และคาดว่าจะขาย เก็บเกี่ยว หรือได้รับประโยชน์ภายในรอบการดำเนินงานตามปกติ เช่น

• สัตว์ที่เลี้ยงไว้เพื่อจำหน่าย
• พืชผลทางการเกษตรบางประเภท
• สินทรัพย์ทางการเกษตรที่คาดว่าจะขายภายในระยะสั้น

รายการนี้จะพบมากในธุรกิจเกษตร ปศุสัตว์ หรือธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการผลิตจากสิ่งมีชีวิต

9. สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น

เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่ไม่สามารถจัดอยู่ในหมวดหลักข้างต้นได้ แต่กิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์ในระยะสั้น เช่น

• เงินฝากธนาคารที่มีข้อจำกัดบางประเภท
• เงินประกัน
• ภาษีซื้อที่ยังไม่ถึงกำหนด
• รายการจ่ายล่วงหน้าบางประเภท
• สินทรัพย์ระยะสั้นอื่นที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน

รายละเอียดของรายการเหล่านี้ อาจแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจ

10. สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่ถือไว้เพื่อขาย

เป็นสินทรัพย์ที่เดิมอาจถูกจัดอยู่ในกลุ่มสินทรัพย์ถาวร หรือสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน แต่ภายหลังธุรกิจมีแผนขาย และสินทรัพย์นั้นเข้าเงื่อนไขสำหรับการจัดประเภทเป็น สินทรัพย์ที่ถือไว้เพื่อขาย

เมื่อเข้าเกณฑ์แล้ว รายการดังกล่าวสามารถนำมาแสดงในกลุ่มสินทรัพย์หมุนเวียนได้ เช่น กิจการมีอาคารที่เคยใช้ดำเนินงาน แต่ตัดสินใจเลิกใช้งานและมีแผนขายโดยเข้าเงื่อนไขตามมาตรฐานบัญชี

สินทรัพย์หมุนเวียน สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร ?

1. ช่วยประเมินสภาพคล่องของธุรกิจ
สินทรัพย์หมุนเวียนเป็นหนึ่งในข้อมูลสำคัญที่ใช้พิจารณาว่าธุรกิจมีความพร้อมในการรับมือกับค่าใช้จ่ายและหนี้สินระยะสั้นมากน้อยเพียงใด

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีเงินสด และลูกหนี้ที่สามารถเก็บเงินได้ตามกำหนด ก็อาจมีความคล่องตัวในการจ่ายเจ้าหนี้ เงินเดือน ภาษี หรือค่าใช้จ่ายประจำได้ดีกว่าธุรกิจที่สินทรัพย์ส่วนใหญ่กระจุกอยู่ในสินค้าคงเหลือที่ขายได้ช้า

ดังนั้น การวิเคราะห์สินทรัพย์หมุนเวียนจึงช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นว่า เงินที่กิจการมีอยู่ พร้อมนำไปใช้มากน้อยแค่ไหน

2. ช่วยวางแผนเงินทุนหมุนเวียน

ธุรกิจต้องใช้เงินหมุนเวียนอยู่ตลอด ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้า จ่ายค่าจ้าง ชำระเจ้าหนี้ หรือรองรับค่าใช้จ่ายก่อนที่จะเก็บเงินจากลูกค้าได้

เมื่อรู้ว่าสินทรัพย์หมุนเวียนอยู่ในรูปใด เจ้าของกิจการจะสามารถวางแผนได้ว่า

• ควรเก็บเงินสดสำรองไว้เท่าไร
• ควรเร่งติดตามลูกหนี้หรือไม่
• ควรลดหรือเพิ่มสินค้าคงเหลือ
• มีเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายรอบถัดไปหรือไม่

ข้อมูลเหล่านี้ ช่วยลดความเสี่ยงของสถานการณ์ที่ธุรกิจมียอดขาย แต่กลับขาดเงินสดสำหรับใช้ดำเนินงาน

3. ช่วยทำให้เห็นว่าเงินของธุรกิจกำลังอยู่ตรงไหน
ยอดสินทรัพย์หมุนเวียนเท่ากัน ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะมีสถานะทางการเงินเหมือนกัน

ตัวอย่างเช่น บริษัท A และบริษัท B ต่างมีสินทรัพย์หมุนเวียน 5 ล้านบาท

แต่บริษัท A อาจมีเงินสด 3 ล้านบาท ขณะที่บริษัท B มีเงินสดเพียง 500,000 บาท และอีก 4.5 ล้านบาทอยู่ในรูปของลูกหนี้และสินค้าคงเหลือ

แม้ยอดรวมเท่ากัน แต่ความสามารถในการนำเงินมาใช้ทันทีแตกต่างกันอย่างมาก

การดูองค์ประกอบของสินทรัพย์หมุนเวียน จึงช่วยให้เจ้าของกิจการตอบได้ว่า เงินกำลังค้างอยู่ที่ลูกหนี้ อยู่ในสต๊อก หรืออยู่ในรูปแบบของเงินสดที่พร้อมนำมาใช้แล้ว

4. ใช้ประกอบการตัดสินใจขยายธุรกิจ
เจ้าของธุรกิจควรประเมินก่อนว่าสินทรัพย์ระยะสั้นที่มีอยู่ สามารถรองรับค่าใช้จ่ายหลังจากลงทุนแล้วได้หรือไม่

เพราะแม้บริษัทจะมีสินทรัพย์จำนวนมาก แต่หากเงินส่วนใหญ่ยังเป็นลูกหนี้ที่เก็บไม่ได้ หรือเป็นสินค้าที่ขายออกช้า การนำเงินไปลงทุนเพิ่มอาจทำให้กิจการมีสภาพคล่องน้อยลง

5. ช่วยค้นหาสัญญาณที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติม
การเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์หมุนเวียนบางรายการเป็นสัญญาณที่ทำให้เจ้าของธุรกิจกลับไปตรวจสอบการบริหารงาน เช่น

• ลูกหนี้เพิ่มขึ้น อาจต้องตรวจสอบว่าระยะเวลาเก็บเงินจากลูกค้ายาวนานขึ้นหรือไม่
• สินค้าคงเหลือเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง อาจต้องดูว่าสินค้าขายออกได้ยาก หรือมีของค้างสต๊อกหรือไม่
• เงินสดลดลง อาจต้องตรวจสอบว่ามีค่าใช้จ่าย หรือการลงทุนใดที่ใช้เงินเกินแผนหรือไม่

ดังนั้น สินทรัพย์หมุนเวียนไม่ได้มีประโยชน์เพียงในมุมของการจัดทำบัญชี แต่ยังเป็นข้อมูลที่ช่วยให้เจ้าของกิจการ เห็นความเคลื่อนไหวของเงินภายในธุรกิจและตัดสินใจได้เร็วขึ้น

สรุป

สำหรับเจ้าของธุรกิจ การรู้ว่าสินทรัพย์หมุนเวียนมีเท่าไรเป็นเพียงจุดเริ่มต้น สิ่งที่สำคัญกว่าคือการรู้ว่าเงินก้อนนั้น กำลังอยู่ในรูปของ เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ เงินลงทุน หรือสินทรัพย์ประเภทใด และสินทรัพย์เหล่านั้น พร้อมที่จะนำมาเปลี่ยนเป็นทรัพยากรที่ธุรกิจนำไปใช้งานได้มากน้อยเพียงใด

เพราะธุรกิจที่มีสินทรัพย์หมุนเวียนเยอะ ไม่ได้หมายความว่าจะมีเงินสด สำหรับนำไปลงทุนหรือชำระค่าใช้จ่ายทันที เมื่อเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้ เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถอ่านงบการเงินได้ลึกขึ้น มองเห็นสภาพคล่องได้ชัดขึ้น และมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจก่อนเพิ่มสต๊อก ลงทุน เปิดสาขา หรือขยายธุรกิจได้รอบด้านกว่าเดิม

หากอ่านงบการเงินแล้วไม่แน่ใจว่า ตัวเลขสินทรัพย์ ลูกหนี้ สต๊อก หรือหนี้สินแต่ละรายการกำลังสะท้อนอะไรเกี่ยวกับธุรกิจ การพูดคุยกับผู้ทำบัญชีเพื่อวิเคราะห์รายละเอียดประกอบงบ จะช่วยให้มองเห็นภาพทางการเงินและวางแผนธุรกิจได้ง่ายขึ้น ติดต่อเข้ามาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ

อ้างอิง : ความหมายของรายการย่อในงบการเงิน ของบริษัทจำกัด กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์หมุนเวียน คืออะไร ? ทำความเข้าใจก่อนวางแผนธุรกิจ appeared first on Chob Accounting.

สินทรัพย์ถาวรโดยทั่วไปหมายถึงสินทรัพย์ที่กิจการมีไว้ใช้ในการดำเนินธุรกิจในระยะยาว ที่ไม่ได้ซื้อมาเพื่อขายตามปกติ และคาดว่าจะใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์นั้นเป็นเวลานาน ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความเข้าใจเรื่องสินทรัพย์ถาวร พร้อมหลักในการพิจารณาว่าสินทรัพย์รูปแบบใดบ้างที่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวรค่ะ

สินทรัพย์ถาวร คืออะไร ?

สินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset) คือ ทรัพย์สินที่กิจการได้มาเพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจมากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลาบัญชี เช่น ใช้ผลิตสินค้า ให้บริการ บริหารงาน หรือสนับสนุนการทำงานของธุรกิจ โดยไม่ได้มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อซื้อมาแล้วขายต่อ ถือเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

การจะรับรู้รายการที่ดิน อาคารและอุปกรณ์เป็นสินทรัพย์ ยังต้องพิจารณาว่ามีความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตจากรายการนั้น และสามารถวัดมูลค่าต้นทุนได้อย่างน่าเชื่อถือด้วย

สินทรัพย์ถาวร มีลักษณะอย่างไร ?

1. มีไว้เพื่อใช้งาน ไม่ได้มีไว้ขาย

สินทรัพย์ถาวร เป็นสินทรัพย์ที่ซื้อมาไว้เพื่อใช้งาน ไม่ได้มีไว้เพื่อขายหรือทำกำไรโดยตรงจากสินทรัพย์นั้น

อยากให้ลองเปรียบเทียบเป็นรถยนต์ 2 คัน ที่ซื้อมาเพื่อจุดประสงค์ที่ต่างกัน

• คันแรก: รถตู้ สำหรับการให้บริการลูกค้า ซึ่งสร้างประโยชน์ให้กิจการเป็นเวลานานหลายปี ถือเป็นสินทรัพย์ถาวร
• คันที่สอง: รถยนต์ทั่วไป สำหรับขายต่อให้กับลูกค้า ทำให้รถคันนี้อาจถือเป็นสินค้าคงเหลือ

ดังนั้น อย่าพิจารณาเพียงว่าทรัพย์สินนั้นคืออะไร แต่ต้องดูด้วยว่าเอาไว้ใช้ทำอะไรในกิจการ ซึ่งสอดคล้องกับคู่มืออธิบายมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 16 เรื่อง ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ที่พิจารณาสินทรัพย์ซึ่งถือไว้เพื่อการผลิต การให้บริการ การให้เช่า หรือการบริหารงาน

2. คาดว่าจะใช้งานมากกว่าหนึ่งรอบบัญชี

สินทรัพย์ถาวรมักไม่ได้ถูกซื้อมาใช้แล้วหมดไปภายในช่วงเวลาสั้น ๆ แต่มีอายุการใช้งานในกิจการที่คาดว่าจะได้รับประโยชน์ต่อเนื่องมากกว่าหนึ่งรอบบัญชี

ตัวอย่างเช่น เครื่องจักรในโรงงานอาจถูกใช้ผลิตสินค้าเป็นเวลาหลายปี รถส่งสินค้าอาจให้บริการกิจการหลายปี หรือคอมพิวเตอร์สำนักงานอาจใช้ทำงานต่อเนื่องหลายรอบบัญชี

3. สร้างประโยชน์ให้ธุรกิจในอนาคต

ตามหลักการรับรู้สินทรัพย์ จะพิจารณาถึงประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคตที่กิจการคาดว่าจะได้รับ ประโยชน์ในที่นี้ไม่จำเป็นต้องหมายถึงสินทรัพย์นั้นสร้างรายได้โดยตรงเสมอไป เช่น เครื่องจักรช่วยให้โรงงานผลิตสินค้า รถยนต์ช่วยให้บริษัทจัดส่งสินค้าได้ ส่วนคอมพิวเตอร์อาจช่วยให้ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย หรือฝ่ายบริการลูกค้าทำงานได้ แม้ตัวคอมพิวเตอร์เองจะไม่ได้สร้างยอดขายโดยตรงก็ตาม

หากต้องการทราบว่าของที่เราซื้อมานั้นเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือไม่ สามารถพิจารณาได้จาก 3 คำถามง่าย ๆ ดังนี้

• ซื้อมาเพื่ออะไร ?
• คาดว่าจะใช้งานนานแค่ไหน ?
• สินทรัพย์นั้นสร้าง หรือสนับสนุนประโยชน์ให้กิจการอย่างไร ?

ซึ่งช่วยให้เห็นภาพได้ดีกว่าการใช้ราคาเป็นตัวตัดสินเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างสินทรัพย์ถาวร ที่พบบ่อย

1. ที่ดิน

เช่น ที่ดินที่กิจการซื้อไว้สำหรับสร้างสำนักงาน โรงงาน คลังสินค้า หรือใช้เป็นสถานที่ประกอบกิจการ

จุดที่ควรรู้คือ ที่ดินและอาคารต้องพิจารณาแยกจากกัน แม้ซื้อพร้อมกัน โดยทั่วไปที่ดินมีอายุการใช้ประโยชน์ไม่จำกัดจึงไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคา แต่ก็มีบางกรณีเฉพาะที่ที่ดินอาจมีอายุการใช้ประโยชน์จำกัด และต้องพิจารณาค่าเสื่อมราคาแตกต่างออกไป

2. อาคารและสิ่งปลูกสร้าง

เช่น อาคารสำนักงาน โรงงาน คลังสินค้า อาคารร้านค้า หรือสิ่งปลูกสร้างที่กิจการมีไว้ใช้ในการประกอบธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น บริษัทผลิตสินค้าอาจมีทั้งที่ดิน โรงงาน และคลังสินค้าเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญ ขณะที่ธุรกิจโรงแรมหรือร้านอาหารอาจมีอาคารและส่วนปรับปรุงสถานที่เป็นสัดส่วนสำคัญของสินทรัพย์

3. เครื่องจักร และอุปกรณ์การผลิต

พบได้ในโรงงานและธุรกิจที่มีการผลิต เช่น เครื่องจักรผลิตสินค้า เครื่องบรรจุสินค้า เตาอบอุตสาหกรรม หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในสายการผลิต

ธุรกิจร้านอาหารก็อาจมีอุปกรณ์ที่ใช้งานระยะยาว เช่น เตา เครื่องทำความเย็น หรือเครื่องจักรบางประเภท ซึ่งต้องพิจารณาการรับรู้ตามลักษณะและนโยบายของกิจการ

4. รถยนต์ และยานพาหนะ

เช่น รถส่งสินค้า รถบริการ รถบรรทุก หรือยานพาหนะที่กิจการมีไว้ใช้ในการดำเนินงาน

ในส่วนนี้ต้องพิจารณาจากวัตถุประสงค์การใช้งาน เพราะรถที่บริษัททั่วไปซื้อมาใช้ดำเนินธุรกิจกับรถที่ผู้ประกอบการซื้อมาเพื่อขาย มีลักษณะทางบัญชีต่างกัน

ในด้านภาษี ยังมีกฎเฉพาะเกี่ยวกับการหักค่าสึกหรอ และค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สิน รวมถึงข้อจำกัดบางกรณีสำหรับรถยนต์นั่ง หรือรถยนต์โดยสารไม่เกินสิบคน ดังนั้นการบันทึกบัญชี และการคำนวณภาษีควรพิจารณาแยกกันตามข้อเท็จจริงของกิจการ

5. คอมพิวเตอร์

เช่น Desktop, Notebook, Printer, Server หรืออุปกรณ์ด้าน IT ที่นำมาใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงาน

สำหรับ SME กลุ่มนี้มักเป็นหนึ่งในรายการที่ทำให้เกิดคำถามมากที่สุด เช่น ซื้อ Notebook มา 1 เครื่องควรลงค่าใช้จ่ายทันทีหรือบันทึกเป็นสินทรัพย์ คำตอบไม่ควรดูจากชื่อสิ่งของหรือราคาอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาอายุการใช้งาน ประโยชน์ที่จะได้รับ ความมีสาระสำคัญ และนโยบายบัญชีของกิจการร่วมกัน

6. เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ภายในสำนักงาน

เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร ชั้นวางของ หรือเครื่องตกแต่งและติดตั้ง ที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานเป็นระยะเวลานาน

สินทรัพย์ประเภทนี้ช่วยแสดงให้เห็นว่าสินทรัพย์ถาวร ไม่ได้หมายถึงเฉพาะของชิ้นใหญ่เช่นรถ หรืออาคารเท่านั้น แต่อาจจะเป็นของที่ใช้สำหรับการสนับสนุนงานภายในกิจการก็ได้ หากเป็นไปตามหลักการรับรู้สินทรัพย์ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อกิจการซื้อทรัพย์สินและพิจารณาแล้วว่าเข้าข่ายเป็นสินทรัพย์ถาวร สิ่งที่ควรทำต่อไม่ใช่เพียงบันทึกรายการทางบัญชีเท่านั้น แต่ควรเก็บรายละเอียดของสินทรัพย์แต่ละชิ้นไว้ในทะเบียนสินทรัพย์ เพื่อให้สามารถติดตาม และตรวจสอบข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ

ต้นทุนของสินทรัพย์ ดูจากราคาที่ซื้อใช่หรือไม่ ?

ไม่เสมอไปค่ะ เพราะในบางกรณี ต้นทุนของสินทรัพย์อาจไม่ได้มีเพียงราคาที่ระบุบนใบสั่งซื้อ

ต้นทุนทางตรงที่เกี่ยวข้อง อาจรวมถึงรายการที่จำเป็นเพื่อทำให้สินทรัพย์อยู่ในสถานที่ และอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน เช่น

• ต้นทุนเตรียมสถานที่
• ค่าขนส่งเริ่มแรก
• ค่าติดตั้งและประกอบ
• ต้นทุนการทดสอบ
• ค่าธรรมเนียมวิชาชีพบางประเภท

ขณะเดียวกันค่าโฆษณา ค่าอบรมพนักงาน หรือค่าใช้จ่ายในการบริหารทั่วไป ไม่ได้กลายเป็นต้นทุนของสินทรัพย์เพียงเพราะเกิดขึ้นใกล้กับช่วงที่ซื้อสินทรัพย์

ตัวอย่างเช่น บริษัทซื้อเครื่องจักร 500,000 บาท และต้องเสียค่าขนส่งกับค่าติดตั้งเพื่อให้เครื่องจักรพร้อมใช้งาน การพิจารณาราคาทุนจึงไม่ใช่การหยิบเพียงตัวเลข 500,000 บาทมาใช้ทันที แต่ต้องดูค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องตามหลักเกณฑ์ด้วย

จึงเป็นอีกเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินทรัพย์ไว้ให้ครบ ไม่ใช่เฉพาะใบเสร็จของตัวสินค้าเท่านั้นค่ะ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร

รถยนต์ถือเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือไม่ ?

ถ้ากิจการซื้อรถมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ และคาดว่าจะใช้งานมากกว่าหนึ่งรอบระยะเวลา รถยนต์สามารถเข้าลักษณะของสินทรัพย์ระยะยาวประเภทที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ได้ แต่ถ้าธุรกิจซื้อรถมาเพื่อขาย เช่น กิจการขายรถยนต์ รถดังกล่าวมีวัตถุประสงค์ต่างออกไป จึงไม่ควรสรุปจากการที่สินทรัพย์ดังกล่าวเป็นรถยนต์อย่างเดียวเท่านั้น

คอมพิวเตอร์เป็นสินทรัพย์ถาวร หรือค่าใช้จ่าย ?

เป็นได้ทั้งสองกรณี ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง และนโยบายบัญชีของกิจการ หากคอมพิวเตอร์ถูกซื้อมาเพื่อใช้ทำงานในกิจการเป็นเวลาหลายงวด และเข้าเงื่อนไขการรับรู้สินทรัพย์ ก็อาจบันทึกเป็นสินทรัพย์ได้ ขณะเดียวกันกิจการยังต้องพิจารณาความมีสาระสำคัญ และนโยบายบัญชีที่ใช้อยู่ด้วย

สินทรัพย์ถาวรต้องคิดค่าเสื่อมราคาทุกประเภทหรือไม่ ?

ไม่ใช่ทุกประเภทค่ะ สินทรัพย์ที่มีอายุการใช้ประโยชน์จำกัดโดยทั่วไปต้องมีการปันส่วนจำนวนที่คิดค่าเสื่อมราคาตลอดอายุการใช้ประโยชน์ ขณะที่ที่ดินโดยทั่วไปมีอายุการใช้ประโยชน์ไม่จำกัด จึงไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคา เว้นแต่มีลักษณะเฉพาะที่ทำให้มีอายุการใช้งานจำกัด

นอกจากนี้ ค่าเสื่อมราคาทางบัญชีกับการหักค่าเสื่อมราคาเพื่อคำนวณภาษีไม่ควรเหมารวมว่าเป็นเรื่องเดียวกัน เพราะทางภาษีมีหลักเกณฑ์ วิธีการ และอัตราที่กำหนดไว้โดยกฎหมายภาษีอีกส่วนหนึ่ง

สรุป

สินทรัพย์ถาวร ไม่ได้ตัดสินกันเพียงว่าของชิ้นนี้แพงแค่ไหน แต่ต้องกลับมาดูสาระสำคัญของรายการนั้นว่า บริษัทซื้อมาเพื่ออะไร คาดว่าจะใช้งานนานเพียงใด และสินทรัพย์นั้นสร้างหรือสนับสนุนประโยชน์ให้ธุรกิจอย่างไร

การแยกประเภทให้ถูกต้องตั้งแต่ตอนซื้อ จะช่วยให้การบันทึกบัญชี การคำนวณค่าเสื่อมราคา และข้อมูลทางการเงินของกิจการเป็นระบบมากขึ้น

หากอยากให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นระบบตั้งแต่ต้น ตั้งแต่การแยกสินทรัพย์ ค่าใช้จ่าย ไปจนถึงการจัดทำบัญชีและภาษีประจำเดือน สามารถให้ทีม ชอบการบัญชี ช่วยดูแลผ่านบริการรับทำบัญชี เพื่อช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ข้อมูลทางบัญชีของธุรกิจเป็นปัจจุบันอยู่เสมอค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post สินทรัพย์ถาวร คืออะไร ? มีอะไรบ้าง พร้อมตัวอย่าง appeared first on Chob Accounting.

การปิดบัญชี คืออะไร ?

การปิดบัญชี (Closing entries) หรือ การปิดงวดบัญชี (Accounting Period) คือ การสรุปรายได้ ค่าใช้จ่าย และรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นในรอบบัญชีที่ผ่านมา เพื่อคำนวณว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุน พร้อมตรวจสอบว่ากิจการมีทรัพย์สิน หนี้สิน และเงินทุนอยู่เท่าไร ก่อนเริ่มบันทึกบัญชีในรอบถัดไป โดยทั่วไปจะต้องปิดบัญชีอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง

การปิดบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. การปิดบัญชีชั่วคราว คือ บัญชีที่ใช้บันทึกผลการดำเนินงานเฉพาะในแต่ละรอบบัญชี เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรหรือขาดทุน เมื่อสิ้นรอบบัญชี กิจการจะบันทึกรายการปิดบัญชีชั่วคราวในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท ให้ยอดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายเป็นศูนย์ เพื่อเริ่มบันทึกรายการใหม่ในรอบบัญชีถัดไป

ตัวอย่างบัญชีชั่วคราว เช่น บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีถอนไปใช้ส่วนตัวสำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวหรือห้างหุ้นส่วน และบัญชีเงินปันผลสำหรับบริษัท

2. การปิดบัญชีถาวร คือ บัญชีที่แสดงฐานะการเงินของกิจการ โดยยอดคงเหลือจะไม่ถูกปิดให้เป็นศูนย์เมื่อสิ้นรอบบัญชี แต่จะยกยอดไปใช้เป็นยอดเริ่มต้นในรอบบัญชีถัดไป และสะสมต่อเนื่องไปจนกว่ารายการนั้นจะหมดไป หรือกิจการเลิกดำเนินงาน

ตัวอย่างบัญชีถาวร เช่น บัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เช่น เงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ทุน และกำไรสะสม

การปิดบัญชีกับการจัดทำงบการเงิน ต่างกันอย่างไร ?

การปิดบัญชี เป็นกระบวนการตรวจสอบและสรุปรายการบัญชีทั้งหมด เช่น การกระทบยอดธนาคาร ตรวจนับสต็อก บันทึกค่าเสื่อมราคา และปรับปรุงรายการค้างรับและค้างจ่าย

ส่วนงบการเงิน เป็นผลลัพธ์ที่ได้หลังจากปิดบัญชีแล้ว ดังนี้

• งบฐานะการเงิน
• งบกำไรขาดทุน
• งบกระแสเงินสด
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
• หมายเหตุประกอบงบการเงิน

ดังนั้น หากรายการบัญชียังไม่ครบ หรือยังไม่ได้ตรวจสอบให้ถูกต้อง งบการเงินที่จัดทำขึ้นก็อาจไม่ได้สะท้อนให้เห็นถึงสถานะที่แท้จริงของธุรกิจ

ต้องปิดบัญชีตอนไหน ?

การปิดบัญชีแบ่งตามช่วงเวลาการทำงานได้เป็น 3 ช่วงเวลา คือ การปิดบัญชีรายวัน รายเดือน และรายปี

ปิดบัญชีรายวัน

การปิดบัญชีรายวันเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงินจำนวนมาก เช่น ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก ธุรกิจออนไลน์ คลินิก หรือธุรกิจที่มีหลายสาขา

รายการที่ควรตรวจสอบในแต่ละวัน เช่น

• ยอดขายเงินสด
• ยอดรับผ่านบัตรหรือช่องทางออนไลน์
• ยอดเงินโอนเข้าบัญชี
• รายการคืนสินค้าและคืนเงิน
• เงินสดย่อย
• ค่าใช้จ่ายประจำวัน
• ยอดขายจากระบบ POS หรือแพลตฟอร์มออนไลน์

ปิดบัญชีรายเดือน

การปิดบัญชีรายเดือนเป็นช่วงที่ธุรกิจนำรายการของทั้งเดือนมาตรวจสอบและสรุปผล เพื่อตรวจสอบว่าในเดือนนั้น ๆ มีรายได้ ค่าใช้จ่าย และผลประกอบการเป็นอย่างไร

รายการสำคัญที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• กระทบยอดบัญชีธนาคาร
• ตรวจสอบยอดขายและรายได้
• ตรวจสอบลูกหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระ
• ตรวจสอบเจ้าหนี้ และค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จ่าย
• ตรวจนับหรือสรุปสินค้าคงเหลือ
• ตรวจสอบเงินเดือน และค่าใช้จ่ายพนักงาน
• บันทึกรายการภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ตรวจสอบรายการที่ไม่มีเอกสารประกอบ
• แยกรายจ่ายส่วนตัวออกจากรายจ่ายของบริษัท

ปิดบัญชีรายปี

การปิดบัญชีรายปี คือ การสรุปรายการทั้งหมดของธุรกิจเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อนำไปจัดทำงบการเงิน ส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ และยื่นต่อหน่วยงานราชการ

สำหรับบริษัทจำกัด งบการเงินที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีต้องนำเสนอให้ที่ประชุมใหญ่อนุมัติภายใน 4 เดือนนับจากวันปิดบัญชี และต้องยื่นงบการเงินต่อนายทะเบียนภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ได้รับอนุมัติ ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนโดยทั่วไปต้องยื่นงบการเงินภายใน 5 เดือนนับจากวันปิดบัญชี

ทำไมต้องปิดบัญชี ?

1. รู้กำไรหรือขาดทุนที่แท้จริง

เงินคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ใช่กำไรทั้งหมด เพราะอาจรวมเงินกู้ เงินมัดจำ ภาษีที่ต้องนำส่ง หรือเงินที่ต้องจ่ายให้เจ้าหนี้ การปิดบัญชีจึงช่วยให้คำนวณกำไร หรือขาดทุนจากรายได้ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงได้

2. ทราบฐานะการเงินของกิจการ

การปิดบัญชีช่วยทำให้เห็นว่าธุรกิจมีเงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สิน และหนี้สินเท่าไร ข้อมูลเหล่านี้ช่วยประเมินสภาพคล่อง ความสามารถในการชำระหนี้ และความพร้อมสำหรับการลงทุนหรือขยายกิจการ

3. คำนวณและยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง

ข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีที่ครบถ้วนช่วยให้คำนวณภาษีได้ถูกต้อง และลดความเสี่ยงจากการบันทึกรายได้ไม่ครบ มีค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐาน หรือบันทึกภาษีผิดรอบ นอกจากนี้ยังช่วยให้มีเวลาแก้ไขรายการก่อนถึงกำหนดยื่นภาษีอีกด้วย

4. ใช้วางแผนธุรกิจในปีถัดไป

ตัวเลขหลังปิดบัญชีช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าสินค้าหรือบริการใดสร้างรายได้ ต้นทุนส่วนใดสูงขึ้น และควรลดค่าใช้จ่ายในส่วนใด เมื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบย้อนหลัง ก็จะช่วยวางแผนราคา งบประมาณ และการเติบโตได้แม่นยำขึ้น

5. สร้างความน่าเชื่อถือ

การปิดบัญชีที่ถูกต้อง จะทำให้งบการเงินมีความน่าเชื่อถือเมื่อติดต่อกับธนาคาร นักลงทุน คู่ค้า หรือหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะเมื่อต้องขอสินเชื่อ เพิ่มวงเงิน เข้าร่วมประมูลงาน หรือหาผู้ลงทุนเข้ามาร่วมธุรกิจ

หากไม่ปิดบัญชี หรือปิดบัญชีไม่ทัน จะเกิดอะไรขึ้น ?

1. ตัวเลขกำไรขาดทุนอาจไม่ถูกต้อง

หากบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายไม่ครบ ตัวเลขกำไรอาจสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง ส่งผลให้เจ้าของธุรกิจประเมินผลประกอบการผิดพลาด ทำให้เข้าใจผิดว่ามีกำไรสูงเพราะมีเงินหมุนเวียนจำนวนมาก แต่เมื่อรวบรวมยอดเจ้าหนี้ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และต้นทุนทั้งหมดแล้ว อาจพบว่ากำไรที่ได้รับจริง ๆ มีน้อยกว่าที่คาดไว้

2. ไม่สามารถวางแผนภาษีได้ทัน

การวางแผนภาษีที่ถูกต้องควรเริ่มจากข้อมูลจริงและดำเนินการล่วงหน้า ไม่ใช่รอจนปิดรอบบัญชีแล้วจึงย้อนกลับมาแก้ไขรายการที่ผ่านมา หากข้อมูลมาถึงสำนักงานบัญชีใกล้วันยื่นภาษี อาจทำให้มีเวลาในการตรวจสอบเอกสาร และเตรียมกระแสเงินสดสำหรับชำระภาษีน้อยลง

3. เอกสารอาจตกหล่นหรือค้นหายาก

เมื่อเวลาผ่านไป ผู้เกี่ยวข้องอาจจำไม่ได้ว่ารายการโอนเงินเกิดขึ้นเพื่ออะไร ใบเสร็จอาจสูญหาย หรือพนักงานที่รับผิดชอบอาจลาออกไปแล้ว เอกสารที่ควรหาได้ภายในไม่กี่นาทีจึงอาจต้องใช้เวลาหลายวันในการติดตาม และบางรายการอาจไม่สามารถหาหลักฐานมารองรับได้เลย

4. ผู้สอบบัญชีอาจใช้เวลาตรวจสอบนานขึ้น

หากข้อมูลมีข้อผิดปกติหรือเอกสารไม่ครบ ผู้สอบบัญชีอาจต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมหลายรอบ ส่งผลให้กระบวนการตรวจสอบใช้เวลานานขึ้น ในบางกรณี ธุรกิจอาจต้องย้อนกลับไปขอเอกสารจากธนาคาร ลูกค้า ผู้ขาย หรือหน่วยงานอื่น ซึ่งทำให้ขั้นตอนปิดงบการเงินล่าช้ากว่าเดิม

5. ยื่นงบการเงิน และยื่นภาษีล่าช้า

เมื่อบัญชียังไม่เรียบร้อย งบการเงินก็ไม่สามารถดำเนินการต่อได้ตามกำหนด และอาจส่งผลต่อการประชุมอนุมัติงบ การยื่นงบการเงิน และการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล

6. กระทบต่อการขอสินเชื่อหรือทำธุรกรรม

หากงบการเงินยังไม่เรียบร้อย ยื่นล่าช้า หรือมีตัวเลขที่ไม่สามารถอธิบายได้ ธุรกิจอาจประสบปัญหาเมื่อต้องใช้เอกสารประกอบการขอสินเชื่อ เพิ่มวงเงิน สมัครเป็นคู่ค้า หรือเข้าร่วมโครงการกับบริษัทขนาดใหญ่

การปิดบัญชีให้เรียบร้อยจึงไม่ใช่เพียงเรื่องของฝ่ายบัญชี แต่เกี่ยวข้องกับโอกาสและความน่าเชื่อถือของธุรกิจโดยตรง

สรุป

สุดท้ายนี้ ธุรกิจควรตรวจสอบยอดรายรับรายจ่ายเป็นประจำทุกวัน รวมถึงการปิดบัญชีรายเดือนเพื่อดูผลประกอบการ และเตรียมข้อมูลสำหรับการปิดบัญชีรายปีอย่างต่อเนื่อง

เมื่อระบบบัญชีเป็นปัจจุบัน เจ้าของธุรกิจจะสามารถมองเห็นปัญหาได้เร็ว วางแผนภาษีได้ดีขึ้น บริหารกระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำ และลดความเสี่ยงจากการยื่นงบการเงินล่าช้า สิ่งสำคัญที่สุดคือ อย่ามองการปิดบัญชีเป็นเพียงหน้าที่ที่ต้องทำปีละครั้ง แต่ควรมองเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจจาก ตัวเลขจริง ไม่ใช่จากเงินคงเหลือหรือความรู้สึกเพียงอย่างเดียว

หากกิจการของคุณเริ่มมีเอกสารเยอะ ตัวเลขเริ่มไม่ตรง หรือใกล้ถึงเวลาปิดงบแล้ว ชอบการบัญชี ยินดีช่วยตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร จัดทำบัญชี ปิดงบการเงิน และดูแลขั้นตอนการยื่นงบและภาษีให้เป็นระบบ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขจริงและวางแผนต่อได้อย่างมั่นใจ

อ้างอิง : การบัญชีชั้นต้น 1 มหาวิทยาลัยราชภัฎนครปฐม

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post การปิดบัญชี คืออะไร ? ต้องปิดตอนไหน ทำไมธุรกิจถึงต้องปิดบัญชี appeared first on Chob Accounting.

ในบทความนี้ เราจึงรวบรวม 6 รายการเอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ซึ่งช่วยให้เตรียมเอกสารได้ครบ ส่งได้ถูก และไม่ต้องรอให้ติดตามในภายหลังค่ะ

1. Bank Statement

Bank Statement เป็นข้อมูลหลักที่ผู้ทำบัญชีใช้ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเงินในธุรกิจ ควรส่ง Statement ของบัญชีต่อไปนี้ให้ครบ

• บัญชีออมทรัพย์ของบริษัท
• บัญชีกระแสรายวัน
• บัญชีรับชำระจากลูกค้า
• บัญชีที่ใช้ชำระค่าใช้จ่ายของบริษัท
• บัญชีรับเงินจาก Marketplace
• บัญชีที่เชื่อมต่อ QR Payment
• บัญชีเงินฝากประจำ
• บัตรเครดิตที่ใช้จ่ายเพื่อธุรกิจ
• บัญชีส่วนตัวที่นำมาใช้รับหรือจ่ายเงินของกิจการ

ทั้งนี้ ควรดาวน์โหลด Statement ให้ครอบคลุมตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน และตรวจสอบว่ามีข้อมูลถูกต้อง หรือไม่มีช่วงวันที่ขาดหาย

2. เอกสารขาย

เอกสารขายช่วยยืนยันว่าธุรกิจขายสินค้าอะไร ให้บริการอะไร ขายให้ใคร เป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ และมีภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบเสนอราคาที่ลูกค้าตกลงแล้ว
• ใบแจ้งหนี้
• ใบส่งสินค้า
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• เอกสารยกเลิกใบกำกับภาษี
• รายงานยอดขายจากหน้าร้าน
• รายงานยอดขายจาก Marketplace
• รายงานรับเงินจาก Payment Gateway
• รายงานยอดขายจากระบบ POS

สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยกรมสรรพากรแบ่งเอกสารภาษีออกเป็นหลายประเภท เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้

3. เอกสารซื้อและต้นทุน

เอกสารซื้อและต้นทุนมีผลโดยตรงต่อการคำนวณกำไรของธุรกิจ หากส่งเอกสารไม่ครบ กำไรในรายงานอาจสูงกว่าความเป็นจริง เพราะมีรายได้ถูกบันทึกแล้ว แต่ต้นทุนบางส่วนยังไม่ได้บันทึก เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบสั่งซื้อ
• ใบรับสินค้า
• ใบส่งของจากผู้ขาย
• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษีซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้จากผู้ขาย
• หลักฐานการโอนเงิน
• รายงานรับสินค้า
• รายงานสินค้าคงเหลือ
• เอกสารนำเข้าสินค้า
• ใบขนสินค้าหรือเอกสารจากตัวแทนขนส่ง
• รายงานสินค้าคืนผู้ขาย

4. เอกสารค่าใช้จ่ายรายเดือน

เมื่อพูดถึงค่าใช้จ่าย หลายคนมักนึกถึงเฉพาะค่าเช่า ค่าน้ำ และค่าไฟ แต่ธุรกิจยุคใหม่มีค่าใช้จ่ายขนาดเล็กที่เกิดผ่านระบบออนไลน์จำนวนมาก เมื่อรวมกันทั้งเดือน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจมีมูลค่าสูงและส่งผลต่อกำไรของธุรกิจ เอกสารค่าใช้จ่ายที่ควรส่ง เช่น

• ค่าเช่าสำนักงานหรือโกดัง
• ค่าส่วนกลาง
• ค่าน้ำและค่าไฟ
• ค่าโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต
• ค่าขนส่งและไปรษณีย์
• ค่าน้ำมันและค่าเดินทาง
• ค่าที่พัก
• ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา
• ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
• ค่าที่ปรึกษาและค่าบริการวิชาชีพ
• ค่าธรรมเนียมธนาคาร
• ค่าธรรมเนียม Marketplace
• ค่าโฆษณาออนไลน์
• ค่าเว็บไซต์และโดเมน
• ค่า Cloud Storage
• ค่าโปรแกรมบัญชี
• ค่าโปรแกรมออกแบบ
• ค่าโปรแกรมประชุมออนไลน์
• ค่าสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์
• ค่าอาหารหรือรับรองลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

สำหรับค่าบริการออนไลน์จากผู้ให้บริการต่างประเทศ เช่น โปรแกรมหรือแพลตฟอร์มโฆษณา ควรส่งใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ และหลักฐานชำระเงินให้นักบัญชีตรวจสอบ เพราะบางกรณีอาจมีประเด็นภาษีที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ภ.พ.36 หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยขึ้นอยู่กับลักษณะบริการและข้อเท็จจริงของรายการ

5. เอกสารเงินเดือน

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากรไม่ได้มีเพียงเงินเดือนพนักงานประจำ แต่รวมถึงค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าคอมมิชชั่น ค่าแรงรายวัน และค่าจ้างฟรีแลนซ์ด้วย เอกสารเหล่านี้เกี่ยวข้องทั้งกับค่าใช้จ่ายของกิจการ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม

เอกสารพนักงานประจำ

เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• สรุปเงินเดือนประจำเดือน
• รายงานวันทำงานและวันลา
• รายการค่าล่วงเวลา
• ค่าคอมมิชชั่น
• โบนัสหรือเงินรางวัล
• รายการหักขาดงาน
• รายการหักเงินอื่น
• วันที่จ่ายเงินจริง
• หลักฐานโอนเงินเดือน
• รายชื่อพนักงานเข้าใหม่
• รายชื่อพนักงานลาออก
• การปรับเงินเดือน
• การเปลี่ยนแปลงข้อมูลประกันสังคม

เอกสารผู้รับจ้างและฟรีแลนซ์

สำหรับฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้าง ควรส่งข้อมูลดังนี้

• สัญญาจ้างหรือข้อตกลงการทำงาน
• ใบเสนอราคา
• ใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จหรือเอกสารรับเงิน
• รายละเอียดงานที่จ้าง
• หลักฐานการส่งมอบงาน
• วันที่จ่ายเงินจริง
• หลักฐานโอนเงิน
• ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)

6. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารภาษีรายเดือน

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นตัวเชื่อมระหว่างรายการค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจจ่ายจริงกับภาษีที่ต้องนำส่งกรมสรรพากร รายการที่พบได้บ่อย เช่น

• เงินเดือนและค่าจ้างพนักงาน
• ค่าเช่า
• ค่าบริการ
• ค่าวิชาชีพ
• ค่าจ้างทำของ
• ค่าโฆษณา
• ค่านายหน้า
• ค่าขนส่งบางกรณี
• ค่าตอบแทนกรรมการ
• ค่าจ้างบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล

เอกสารที่ควรส่ง ได้แก่

• ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล
• ใบเสร็จรับเงิน
• หลักฐานการจ่ายเงิน
• รายละเอียดผู้รับเงิน
• ประเภทบริการ
• ยอดก่อนหักภาษี
• อัตราและจำนวนภาษีที่หัก
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ตารางสรุปรายการจ่ายประจำเดือน

ส่งเอกสารอย่างไรให้นักบัญชีทำงานได้เร็ว ?

1. กำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือนให้ชัดเจน

ควรกำหนดวันรวบรวมเอกสารร่วมกับสำนักงานบัญชี เช่น ภายในวันที่ 3 หรือวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลาแก้ไขเอกสารก่อนจัดทำแบบภาษี ไม่ควรรอให้สำนักงานบัญชีต้องติดต่อเข้ามาเพื่อติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มค้นหา เพราะหากพบว่าใบกำกับภาษีผิด อาจเหลือเวลาไม่เพียงพอสำหรับติดต่อผู้ขาย

2. แยกโฟลเดอร์ตามเดือนและประเภท

ตัวอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์

01 มกราคม แบ่งออกเป็น

• Statement
• เอกสารขาย
• เอกสารซื้อ
• ค่าใช้จ่าย
• เงินเดือน
• หัก ณ ที่จ่าย
• เอกสารพิเศษ

ไม่ควรรวมเอกสารทุกประเภทไว้ในโฟลเดอร์เดียว เพราะเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลังจะค้นหาได้ยาก

3. ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่าย

ตัวอย่างเช่น

• 2569-01-05_ค่าเช่า_ABCProperty_30000.pdf
• 2569-01-10_ซื้อสินค้า_XYZ_53500.pdf
• 2569-01_Statement_KBank.pdf
• 2569-01_สรุปเงินเดือน.xlsx

ควรหลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่มีความทั่วไป และทำความเข้าใจได้ยาก เช่น IMG001.jpg, Scanใหม่.pdf หรือ เอกสารล่าสุดจริง.pdf เพราะไม่สามารถทราบได้ว่าเป็นเอกสารอะไรโดยไม่ต้องเปิดดูทีละไฟล์

4. ส่งเอกสารเป็นชุด ไม่แยกสลิปกับใบเสร็จ

หากเป็นรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย ควรรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน เช่น

• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• หลักฐานโอนเงิน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

การส่งเอกสารเป็นชุด จะช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบรายการได้ครบภายในครั้งเดียว

5. แจ้งเดือนที่ไม่มีรายการด้วย

ในกรณีที่ไม่มีเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน ไม่มีภาษีซื้อ หรือไม่มีรายการหัก ณ ที่จ่าย ในเดือนนั้น ๆ ควรแจ้งว่า “ไม่มีรายการ” แทนการเงียบหรือไม่ส่งเอกสาร นักบัญชีจะได้ทราบว่าไม่มีธุรกรรมเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เอกสารยังส่งมาไม่ครบ

หากเจ้าของธุรกิจไม่มีเวลาตรวจสอบเอกสารด้วยตัวเองในทุกเดือน หรือกังวลว่าเอกสารบัญชีและภาษีอาจส่งไม่ครบ การใช้บริการรับทำบัญชีรายเดือน จะช่วยให้มีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยตรวจสอบเอกสาร บันทึกบัญชี และดูแลการยื่นภาษีที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบมากขึ้น

สรุป

การส่งเอกสารบัญชีให้ครบทุกเดือนไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะกับสำนักงานบัญชีเท่านั้น แต่ทำให้เจ้าของธุรกิจได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา และเมื่อ Statement เอกสารขาย เอกสารซื้อ ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และเอกสารภาษีมีความเชื่อมโยงกันได้ จะทำให้เจ้าของธุรกิจตอบคำถามสำคัญได้ชัดเจนขึ้นว่า

• เดือนนี้มียอดขายเท่าไร
• ลูกค้ายังค้างชำระเท่าไร
• ต้นทุนสินค้าเพิ่มขึ้นหรือไม่
• ค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงผิดปกติ
• กำไรที่เห็นเป็นกำไรจริงหรือไม่
• เงินในบัญชีหายไปกับรายการใด
• ต้องเตรียมเงินสำหรับภาษีเท่าไร

ธุรกิจที่ส่งเอกสารเป็นระบบมักไม่ได้ใช้เวลาน้อยลงเฉพาะในช่วงที่ต้องยื่นภาษี แต่ยังลดปัญหาเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลัง ขอสินเชื่อ วางแผนภาษี หรือจัดทำงบการเงินด้วย

ดังนั้น อย่ารอให้ทางสำนักงานบัญชีส่งข้อความมาติดตามเอกสารแล้วจึงเริ่มรวบรวมเอกสาร ลองกำหนดวันส่งประจำเดือน สร้างโฟลเดอร์กลาง และใช้เช็กลิสต์เดิมทุกเดือน เมื่อทำต่อเนื่องเพียงไม่กี่รอบ จะทำให้การเตรียมเอกสารกลายเป็นขั้นตอนปกติของธุรกิจ ไม่ใช่งานเร่งด่วนในนาทีสุดท้าย

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

The post เช็กก่อนโดนทวง! เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง ? appeared first on Chob Accounting.

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีที่ดี จึงไม่ใช่แค่การนำเอกสารใส่แฟ้มให้ครบ แต่ต้องทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นกลับมาใช้ได้ พูดง่าย ๆ คือ เอกสารบัญชีที่ดีไม่ควรถูกเก็บไว้เพียงเพื่อรอการตรวจสอบ แต่ควรช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้ง่ายขึ้นด้วย

ทำไมต้องจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีให้เป็นระบบ ?

1. เพื่อรองรับการตรวจสอบตามกฎหมาย

ทุกธุรกิจควรมีเอกสารที่สามารถอธิบายที่มาของรายการทางบัญชีได้ ไม่ว่าจะเป็นรายได้จากการขายสินค้า ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การซื้อทรัพย์สิน การจ่ายเงินเดือน หรือการยื่นภาษี

พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องส่งมอบเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน เพื่อให้บัญชีสามารถแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน และการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการตามความเป็นจริง นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดด้วย

2. เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ทางภาษีและการหักค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่าย เป็นองค์ประกอบสำคัญในการคำนวณภาษี แต่ไม่ได้หมายความว่ารายจ่ายทุกรายการจะสามารถนำมาใช้คำนวณภาษีได้ทันที

โดยทั่วไป เอกสารทางบัญชีสามารถแสดงให้เห็นได้ว่า

• รายจ่ายดังกล่าว เกิดขึ้นจริง
• เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ
• สามารถระบุผู้รับเงินได้
• มีหลักฐานประกอบที่เหมาะสม
• ไม่เข้าลักษณะเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมาย
• มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อรายการนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ต้องหัก

กิจการอาจมีรายจ่ายเกิดขึ้นจริง แต่หากหลักฐานไม่เพียงพอ ไม่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงิน หรือไม่สามารถแสดงความเกี่ยวข้องกับกิจการได้ รายจ่ายนั้นอาจนำมาคำนวณภาษีไม่ได้ หากมีการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง ก็จะช่วยให้นักบัญชีพิจารณาและบันทึกรายการได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

3. เพื่อเห็นภาพรวมทางการเงินและใช้ข้อมูลตัดสินใจ

เอกสารบัญชีไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะตอนยื่นภาษี แต่เป็นข้อมูลต้นทางที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นสุขภาพทางการเงินได้ชัดขึ้น

เมื่อเอกสารถูกส่งให้นักบัญชีอย่างครบถ้วนและตรงเวลา รายงานทางบัญชีก็จะสะท้อนสถานการณ์ของธุรกิจได้ใกล้เคียงความเป็นจริงมากขึ้น เจ้าของกิจการสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารธุรกิจต่อได้

4. เพื่อให้การทำงานรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

เมื่อเอกสารเป็นระบบ ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะทำงานได้รวดเร็วขึ้น ตั้งแต่เจ้าของกิจการ พนักงาน ฝ่ายการเงิน ผู้ทำบัญชี ผู้สอบบัญชี ไปจนถึงธนาคารหรือคู่ค้าทางธุรกิจ

เอกสารทางบัญชีและภาษีที่ควรจัดเก็บ มีอะไรบ้าง ?

เอกสารรายรับ

เอกสารรายรับช่วยยืนยันว่า ธุรกิจมีรายได้จากรายการใด ลูกค้าคือใคร และเงินถูกเรียกเก็บหรือรับชำระในช่วงเวลาใด ได้แก่

1. ใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อจากลูกค้า
2. ใบส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้
3. ใบเสร็จรับเงิน
4. ใบกำกับภาษีขายและสำเนาใบกำกับภาษี
5. หลักฐานการรับเงินหรือสลิปโอนเงิน
6. รายงานยอดขายจากระบบหน้าร้าน
7. รายงานยอดขายจากแพลตฟอร์มออนไลน์
8. รายงานการหักค่าธรรมเนียมและค่าบริการของแพลตฟอร์ม

เอกสารรายจ่าย

เอกสารรายจ่ายช่วยยืนยันว่าธุรกิจมีการจัดซื้ออะไรบ้าง ซื้อจากใคร จ่ายเงินเมื่อไร และรายจ่ายนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจอย่างไร เอกสารที่ควรจัดเก็บ ได้แก่

1. ใบเสร็จรับเงิน
2. ใบกำกับภาษีซื้อ
3. ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
4. ใบสำคัญจ่าย
5. สลิปโอนเงินหรือสำเนาเช็ค
6. เอกสารค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค
7. เอกสารค่าขนส่ง
8. ใบแจ้งหนี้ค่าโฆษณา
9. เอกสารค่าบริการจากผู้รับจ้าง
10. หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง

เอกสารธนาคาร

เอกสารธนาคารเป็นตัวเชื่อมระหว่างข้อมูลในบัญชีกับเงินที่เข้าออกจริง โดยเอกสารสำคัญประกอบด้วย

1. Bank Statement
2. สมุดบัญชีธนาคาร
3. สลิปโอนเงิน
4. สำเนาเช็คและต้นขั้วเช็ค
5. รายการรับชำระผ่านบัตรเครดิตหรือ Payment Gateway
6. เอกสารเงินกู้และตารางผ่อนชำระ
7. เอกสารการโอนเงินระหว่างบัญชี
8. หลักฐานการนำเงินสดฝากธนาคาร

เอกสารภาษี

เอกสารภาษีควรเก็บแยกเป็นชุด เพราะเวลาตรวจสอบมักต้องดูข้อมูลหลายรายการประกอบกัน ได้แก่ แบบภาษี เอกสารต้นทาง หลักฐานการยื่น และหลักฐานการชำระเงิน เอกสารที่ควรจัดเก็บ เช่น

1. แบบ ภ.พ.30
2. แบบ ภ.ง.ด.1
3. แบบ ภ.ง.ด.3
4. แบบ ภ.ง.ด.53
5. แบบ ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51
6. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
7. ใบกำกับภาษีซื้อและใบกำกับภาษีขาย
8. ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
9. รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย
10. ใบเสร็จรับเงินจากกรมสรรพากร
11. หลักฐานการยื่นแบบผ่านอินเทอร์เน็ต

เอกสารเงินเดือนและพนักงาน

เมื่อธุรกิจเริ่มมีพนักงาน แม้เพียง 2–3 คน ก็ควรแยกเอกสารเงินเดือนออกจากรายจ่ายทั่วไป เพราะเอกสารกลุ่มนี้เชื่อมโยงกับค่าจ้าง ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และสิทธิของพนักงาน เอกสารที่ควรเก็บ ได้แก่

1. สัญญาจ้างงาน
2. ข้อมูลพนักงาน
3. ตารางเวลาทำงานและการลา
4. Payroll หรือสรุปเงินเดือน
5. สลิปเงินเดือน
6. หลักฐานการโอนเงินเดือน
7. เอกสารประกันสังคม
8. แบบ ภ.ง.ด.1
9. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
10. เอกสารโบนัส ค่าคอมมิชชั่น และค่าตอบแทนพิเศษ

เอกสารสัญญา และเอกสารบริษัท

เอกสารบางประเภทอาจไม่ได้ถูกหยิบมาใช้ทุกเดือน แต่มีความสำคัญในตอนที่ปิดงบการเงิน ตรวจสอบรายการมูลค่าสูง ขอสินเชื่อ เปลี่ยนสำนักงานบัญชี หรือมีข้อพิพาททางธุรกิจ เอกสารที่ควรเก็บ ได้แก่

1. หนังสือรับรองบริษัท
2. หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ
3. บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หรือ บอจ.5
4. ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ.20
5. สัญญาเช่าสำนักงาน
6. สัญญาซื้อขาย
7. สัญญาบริการ
8. สัญญากู้ยืมเงิน
9. สัญญาเช่าซื้อและลีสซิ่ง
10. เอกสารซื้อทรัพย์สิน
11. เอกสารทะเบียนรถยนต์ ที่ดิน หรือทรัพย์สินสำคัญ
12. รายงานการประชุมที่เกี่ยวข้องกับรายการสำคัญ

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทซื้อรถยนต์ ผู้ทำบัญชีอาจต้องใช้สัญญาซื้อขาย ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หลักฐานชำระเงิน สัญญาเช่าซื้อ ตารางดอกเบี้ย และสำเนาทะเบียนรถ เพื่อพิจารณาการบันทึกสินทรัพย์ หนี้สิน ดอกเบี้ย และค่าเสื่อมราคา

ควรจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างไร ?

กิจการควรจัดเก็บเอกสารบัญชี และภาษี 2 รูปแบบ ได้แก่

1. เอกสารต้นฉบับ

วิธีที่ใช้งานง่ายคือแยกเอกสารตาม ปี เดือน และประเภทของรายการ เช่น

• แฟ้มรายรับ
• แฟ้มรายจ่าย
• แฟ้มธนาคาร
• แฟ้มภาษี
• แฟ้มเงินเดือน
• แฟ้มสัญญา
• แฟ้มเอกสารบริษัท

ตัวอย่างเช่น เอกสารของเดือนมกราคมอาจแบ่งเป็นแฟ้มรายรับเดือนมกราคม แฟ้มรายจ่ายเดือนมกราคม และแฟ้มภาษีเดือนมกราคม โดยเรียงเอกสารตามวันที่หรือเลขที่เอกสาร เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

สำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการเดียวกัน ควรจัดเก็บไว้ด้วยกัน เช่น การจ่ายค่าบริการให้ผู้รับจ้างหนึ่งราย ควรมีทั้งใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สลิปโอนเงิน สัญญาบริการ และสำเนาหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายอยู่ในชุดเดียวกัน ไม่ควรแยกกระจายอยู่คนละแฟ้ม

2. ไฟล์ดิจิทัล

แม้จะเก็บเอกสารต้นฉบับไว้อย่างดี แต่ธุรกิจก็ควรมีไฟล์ดิจิทัลสำรองควบคู่กัน เพราะเอกสารกระดาษอาจซีดจาง สูญหาย เปียกน้ำ หรือชำรุดได้ นอกจากนี้ ไฟล์ดิจิทัลยังช่วยให้การส่งเอกสารให้นักบัญชีหรือผู้เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องรอรวบรวมเอกสารเป็นชุดใหญ่ ควรสแกนหรือถ่ายภาพให้ชัดเจนทันที โดยตรวจสอบว่า

• เห็นเอกสารครบทั้งหน้า
• ตัวอักษรและจำนวนเงินอ่านได้ชัดเจน
• ไม่มีเงามือหรือแสงสะท้อน
• ไม่ตัดส่วนชื่อบริษัท วันที่ หรือเลขที่เอกสาร
• เอกสารหลายหน้าถูกรวมอยู่ในไฟล์เดียวกัน
• ไฟล์เปิดใช้งานได้ก่อนอัปโหลด

หลังจากสแกนแล้ว ควรตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่าย โดยใช้รูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร เช่น ปี-เดือน-วันที่_ประเภทเอกสารรายละเอียด_คู่ค้า_จำนวนเงิน

ตัวอย่างชื่อไฟล์

• 2025-01-05_รายจ่าย_ค่าโฆษณา_Facebook_3500บาท.pdf
• 2025-01-08_รายรับ_ค่าบริการ_บริษัทABC_25000บาท.pdf
• 2025-01-15_ธนาคาร_โอนค่าเช่าสำนักงาน_20000บาท.pdf
• 2025-01_ภพ30_หลักฐานยื่นและชำระ.pdf

การกำหนดลำดับเอกสารรายเดือน

ปัญหาเอกสารบัญชีจำนวนมากไม่ได้เกิดจากการไม่มีแฟ้มหรือไม่มีพื้นที่เก็บไฟล์ แต่เกิดจากไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจนว่าใครต้องรวบรวม ใครต้องตรวจ และต้องส่งให้นักบัญชีเมื่อไร หากพนักงานแต่ละคนเก็บบิลไว้กับตัวเอง บางคนส่งเอกสารทาง LINE บางคนส่งทางอีเมล และบางคนเก็บไว้ในลิ้นชัก ทำให้มีโอกาสที่เอกสารจะตกหล่นหรือถูกส่งซ้ำได้ง่าย

จึงควรกำหนดลำดับเอกสารรายเดือนให้ชัดเจน โดยแบ่งเป็น 4 ขั้นตอน ดังนี้

1. วันที่รวบรวมเอกสาร
2. วันที่ตรวจความถูกต้องครบถ้วน
3. วันที่ส่งสำนักงานบัญชี
4. วันที่ติดตามเอกสารที่ตกหล่น หรือได้รับมาไม่ครบ

พร้อมกำหนดผู้ประสานงานหลักเพียง 1 คน หรือ 1 ตำแหน่ง เพื่อเป็นศูนย์กลางในการส่งเอกสารและตอบคำถามของผู้ทำบัญชี เพราะหากสำนักงานบัญชีต้องประสานงานกับพนักงานหลายคน อาจได้รับข้อมูลไม่ตรงกัน หรือไม่สามารถติดตามได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบรายการนั้น

สรุป

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีไม่ควรถูกมองว่าเป็นเพียงการเก็บบิลลงแฟ้ม แต่ควรถูกออกแบบให้เป็นระบบที่ช่วยให้ธุรกิจรู้ว่ารายการขาย และรายการซื้อของธุรกิจเป็นอย่างไร โดยเก็บทั้งเอกสารต้นฉบับและไฟล์ดิจิทัล แยกเอกสารตามเหตุการณ์ทางธุรกิจ กำหนดผู้รับผิดชอบ และมีรอบส่งเอกสารให้นักบัญชีอย่างชัดเจนทุกเดือน

เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เจ้าของธุรกิจจะไม่ต้องเสียเวลาตามหาบิลย้อนหลัง นักบัญชีสามารถทำงานได้เร็วขึ้น การยื่นภาษีมีความถูกต้องมากขึ้น และข้อมูลทางบัญชีก็สามารถนำมาใช้วางแผนธุรกิจได้จริง

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีให้ครบตั้งแต่ต้น จะช่วยให้การปิดบัญชีและยื่นภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่หากคุณไม่มีเวลาตรวจเอกสารเองทุกเดือน หรือไม่แน่ใจว่าเอกสารที่มีครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ ทีมงานชอบการบัญชี พร้อมช่วยดูแลตั้งแต่การตรวจเอกสาร บันทึกบัญชี ยื่นภาษี ไปจนถึงให้คำแนะนำด้านบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ปรึกษาบริการรับทำบัญชีกับชอบการบัญชีได้เลยค่ะ

ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting

อ้างอิง : คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ท.ป. 71/2540 เรื่อง การเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด

The post เจ้าของธุรกิจ ควรจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างไร ? appeared first on Chob Accounting.

สำนักงานบัญชีทั่วไป และสำนักงานบัญชีคุณภาพ มีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ทั้งในเรื่องมาตรฐานการให้บริการ ความถูกต้องของงาน ความน่าเชื่อถือ และการรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความรู้จัก สำนักงานบัญชีคุณภาพ พร้อมเปรียบเทียบให้เห็นชัด ๆ ว่าต่างจากสำนักงานบัญชีทั่วไปอย่างไร และเพราะเหตุใดถึงควรเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชีคุณภาพที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานรัฐค่ะ

สำนักงานบัญชีคุณภาพ คืออะไร ?

สำนักงานบัญชีคุณภาพ คือ สำนักงานบัญชีที่ผ่านการรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ซึ่งมีคุณสมบัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ทั้งในด้านการบริหารจัดการ การให้บริการทางบัญชี และการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับบัญชี และภาษี

การรับรองสำนักงานบัญชีคุณภาพ เป็นการรับประกันว่า สำนักงานบัญชีนั้น ๆ มีระบบการทำงานที่มีมาตรฐาน โปร่งใส และให้บริการอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณสมบัติของสำนักงานบัญชีคุณภาพ

สำนักงานบัญชี ที่มีสิทธิ์ได้รับการรับรองเป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) สำนักงานบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติดังนี้

1. ประกอบกิจการด้านการจัดทำบัญชีมาแล้ว ไม่น้อยกว่า 1 ปี
2. ให้บริการรับทำบัญชีแก่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามมาตรา 8 วรรคหนึ่ง แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 จำนวนไม่น้อยกว่า 15 ราย
3. มีหัวหน้าสำนักงานที่ปฏิบัติงานเต็มเวลาในสำนักงานบัญชีมาแล้ว ไม่น้อยกว่า 1 ปี มีคุณวุฒิการศึกษาไม่ต่ำกว่าระดับปริญญาตรีทางการบัญชี หรือเทียบเท่าที่สภาวิชาชีพบัญชีรับรอง มีประสบการณ์ด้านการจัดทำบัญชี ไม่น้อยกว่า 5 ปี และต้องแจ้งการเป็นผู้ทำบัญชีไว้ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
4. ผู้ช่วยทำบัญชีที่ปฏิบัติงานเต็มเวลาในสำนักงานบัญชีไม่น้อยกว่า 1 ปี มีคุณวุฒิการศึกษาไม่ต่ำกว่าระดับปริญญาตรีทางบัญชี หรือเทียบเท่าที่สภาวิชาชีพบัญชีรับรอง อย่างน้อย 1 คน
5. เป็นผู้มีหน้าที่เสียภาษีเงินได้ และได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ ตามที่กฎหมายกำหนดในปีภาษีก่อนยื่นขอการรับรอง
6. ในกรณีที่สำนักงานบัญชีจัดตั้งในรูปแบบคณะบุคคล หรือนิติบุคคล ผู้เป็นเจ้าของ ผู้เป็นหุ้นส่วน หรือกรรมการ แล้วแต่กรณี ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบงานด้านการให้บริการรับทำบัญชี ต้องมีคุณสมบัติตามข้อ 3 และ 4 ด้วย

สิทธิประโยชน์ของสำนักงานบัญชีคุณภาพ ที่ได้รับการรับรองแล้ว

สำนักงานบัญชีที่ได้รับการรับรองให้เป็นสำนักงานบัญชีคุณภาพแล้ว จะได้รับสิทธิ์ดังนี้

1. ได้รับหนังสือรับรองคุณภาพสำนักงานบัญชี (Certificate) จากอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า/ผู้บริหารกระทรวงพาณิชย์
2. ได้รับการเผยแพร่ชื่อ และที่ตั้งของสำนักงานบัญชีให้สาธารณะชนทราบ
3. ได้รับการแนะนำสำนักงานบัญชีคุณภาพให้แก่นิติบุคคลที่จัดตั้งใหม่
4. สามารถใช้เครื่องหมายรับรองตลอดอายุของหนังสือรับรอง
5. หัวหน้าสำนักงานบัญชี หุ้นส่วนผู้จัดการ หรือกรรมการ ในสำนักงานบัญชี เป็นบุคคลที่ผู้ขอจดทะเบียนห้างหุ้นส่วน และบริษัทจำกัด จะลงลายมือชื่อต่อหน้าได้
6. หัวหน้าสำนักงานบัญชี สามารเป็นตัวแทนของผู้ประกอบการในการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วน และบริษัทผ่านระบบจดทะเบียนนิติบุคคลทางอิเล็กทรอนิกส์ (dbd biz regist)
7. ได้รับความเชื่อถือในผลงานการให้บริการของสำนักงานบัญชี ทั้งจากหน่วยงานของภาครัฐ และภาคเอกชน
8. ได้รับการส่งเสริม และพัฒนาเพื่อเข้าร่วมกิจการรมด้านต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย เช่น การเป็นวิทยากร หรือการออกบูธ เป็นต้น

สำนักงานบัญชีคุณภาพ ต่างจากสำนักงานบัญชีทั่วไป ยังไง ?

1. การให้บริการ
หากใช้บริการสำนักงานบัญชีทั่วไปอาจได้รับการให้บริการพื้นฐาน เช่น บันทึกบัญชี ยื่นภาษี รายงานทางการเงิน ฯลฯ แต่ไม่มีการควบคุมคุณภาพอย่างเข้มงวดหรือมาตรฐานที่ตรวจสอบได้

ในขณะที่สำนักงานบัญชีคุณภาพ ให้บริการโดยมีโครงสร้างการตรวจสอบงานภายใน ซึ่งช่วยให้ลูกค้ามั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จัดทำมีความถูกต้อง ไม่มีตกหล่น และปฏิบัติตามกฎหมายครบถ้วน 100%

2. การรับรองเอกสาร ความถูกต้อง และการตรวจสอบ
หากเลือกใช้บริการรับทำบัญชีของสำนักงานบัญชีคุณภาพ เอกสารทุกชิ้นที่จัดทำจะได้รับการรับรองโดยผู้มีคุณวุฒิ เช่น ผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และอาจมีผู้สอบบัญชีร่วมตรวจทานในกรณีสำคัญ

ในขณะเดียวกัน หากใช้บริการรับทำบัญชีของสำนักงานบัญชีทั่วไป อาจไม่มีผู้ทำบัญชีจริง หรือปล่อยให้พนักงานไม่มีใบอนุญาตทำงาน ซึ่งมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดด้านบัญชี และภาษีโดยตรง

3. ความน่าเชื่อถือ และความเสี่ยง
หากใช้บริการสำนักงานบัญชีทั่วไปที่ไม่ได้มาตรฐาน อาจต้องแบกรับความเสี่ยงดังต่อไปนี้

• ยื่นภาษีผิด หรือไม่ยื่นตรงเวลา ทำให้โดยตรวจสอบภาษีย้อนหลัง
• ข้อมูลบัญชีผิดพลาด ทำไม่สามารถใช้ยื่นกู้ ขอทุนได้
• การปิดงบไม่โปร่งใส ทำให้ขาดความน่าเชื่อถือในสายตาคู่ค้า หรือนักลงทุน

ในทางตรงกันข้าม หากใช้บริการสำนักงานบัญชีคุณภาพ จะช่วยให้

• ธุรกิจดูน่าเชื่อถือต่อธนาคาร หรือสถาบันการเงิน
• ลดความเสี่ยงที่จะโดนตรวจสอบภาษีย้อนหลัง
• งบการเงินมีความถูกต้อง และพร้อมใช้งานทันที

ทำไมต้องทำบัญชีที่สำนักงานบัญชีคุณภาพ ?

1. เพิ่มความน่าเชื่อถือ และลดความเสี่ยง
สำนักงานบัญชีคุณภาพ ได้รับการรับรองมาตรฐานจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งเป็นการรับประกันว่ากระบวนการจัดทำบัญชีถูกต้องตามกฎหมาย และมาตรฐานการบัญชี

2. ลดข้อผิดพลาด และความเสี่ยงด้านงบการเงิน
การทำงานที่ได้มาตรฐานช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในงบการเงิน ซึ่งทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยงน้อยลง

3. สร้างความมั่นใจให้กับผู้มีส่วนได้เสีย
งบการเงินที่จัดทำโดยสำนักงานบัญชีคุณภาพจะมีความน่าเชื่อถือสูง สร้างความมั่นใจให้กับนักลงทุน สถาบันการเงิน และผู้ที่เกี่ยวข้อง

4. ประหยัดเวลา และค่าใช้จ่าย
การทำงานที่มีประสิทธิภาพลดความผิดพลาด ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาแก้ไข และยังประหยัดค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

5. ส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจ
ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้อง และเชื่อถือได้ จะช่วยให้ผู้บริหารวางแผน และตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การเติบโตที่มั่นคง

6. ได้รับการคุ้มครองคุณภาพ
ผู้ใช้บริการจะได้รับการคุ้มครองในด้านคุณภาพ และความปลอดภัยตลอดการใช้บริการ เนื่องจากสำนักงานบัญชีคุณภาพจะมีการตรวจสอบ ประเมิน และติดตามผล โดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอย่างสม่ำเสมอ

รับทำบัญชี และยื่นภาษี โดยชอบการบัญชี สำนักงานบัญชีคุณภาพ

การทำบัญชี และการจัดการภาษีที่ถูกต้อง คือรากฐานของการเติบโตที่มั่นคงของกิจการ โดยเฉพาะสำหรับเจ้าของกิจการที่ต้องการความถูกต้อง ชัดเจน และมีระบบในการจัดการเอกสารทางการเงินอย่างเป็นมืออาชีพ ชอบการบัญชี 1 ใน 3 สำนักงานบัญชีคุณภาพ ของจังหวัดนครราชสีมา ให้บริการรับทำบัญชี ยื่นภาษีรายเดือน รายปี ครอบคลุมตั้งแต่การวางระบบบัญชี การจัดทำงบการเงิน ไปจนถึงการให้คำปรึกษาด้านบัญชี และภาษี

ทุกบริการของเรา ถูกต้องตามมาตรฐานวิชาชีพบัญชี และพร้อมเดินเคียงข้างกิจการของคุณ ประสบความสำเร็จอย่างมั่นคงค่ะ

อ้างอิง : 

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• สำนักงานพาณิชย์ จังหวัดอุดรธานี

The post สำนักงานบัญชีคุณภาพ คืออะไร ต่างจากสำนักงานบัญชีทั่วไปอย่างไร ? appeared first on Chob Accounting.

อินฟลูเอนเซอร์ และคอนเทนต์ครีเอเตอร์ คืออะไร ?

บิลเงินสด (Cash Bill) คือ เอกสารทางบัญชีที่ผู้ออกเอกสารใช้ในการแสดงรายการสินค้า หรือบริการ โดยระบุจำนวนเงินที่ได้รับชำระในรูปแบบเงินสด ซึ่งหมายถึงการชำระเงินทันทีในเวลานั้น ไม่ได้มีการผ่อนชำระ หรือการเก็บเงินปลายทาง

โดยทั่วไป บิลเงินสด นิยมใช้ในกิจการขนาดเล็ก เช่น ร้านขายของชำ ร้านอาหาร หรือร้านค้าทั่วไปที่ไม่ได้มีสถานะเป็นนิติบุคคลขนาดใหญ่ เพราะสามารถออกได้ง่าย ไม่ต้องมีรายละเอียดซับซ้อนเหมือนใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

บิลเงินสด ใช้ทำอะไรได้บ้าง ?

1. ใช้ยืนยันการชำระเงิน
บิลเงินสดเป็นหลักฐานอย่างไม่เป็นทางการ แต่เป็นสิ่งที่ยืนยันว่ามีการซื้อขาย หรือชำระเงินจริงเกิดขึ้น ในกรณีที่ไม่ได้มีใบกำกับภาษี หรือสัญญาซื้อขายอย่างเป็นทางการ

2. ใช้เก็บบันทึกค่าใช้จ่ายภายในกิจการ
เจ้าของธุรกิจสามารถใช้บิลเงินสดเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายประจำ เช่น ค่าวัตถุดิบ, ค่าเดินทาง, ค่าขนส่ง, ค่าอาหารเลี้ยงลูกค้า ฯลฯ โดยเฉพาะรายการที่ซื้อจากร้านค้ารายย่อยที่ไม่ได้ออกใบกำกับภาษี

3. ใช้แนบเป็นหลักฐานขอเบิกเงินในองค์กร
ในหลายองค์กรหรือบริษัท เมื่อมีการเบิกเงินจากแผนกการเงิน บิลเงินสดสามารถแนบเป็นหลักฐานประกอบการเบิกได้ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายจิปาถะที่ไม่มีใบเสร็จอย่างทางการ

4. ใช้เป็นหลักฐานยืนยันในกรณีพิพาท
หากมีข้อพิพาทระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อ เช่น ลูกค้าอ้างว่าไม่ได้รับสินค้า หรือได้รับของไม่ครบ บิลเงินสดสามารถใช้เป็นหลักฐานในการพิสูจน์ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นแล้ว

5. ใช้ควบคุมสต็อกสินค้า
กิจการบางแห่งใช้บิลเงินสดในการบันทึกการขายเพื่อนำไปใช้ควบคุมสินค้าคงคลัง ทำให้รู้ว่าขายสินค้าออกไปกี่ชิ้นในแต่ละวัน หรือสินค้าชนิดใดขายดีที่สุด

6. ใช้ประกอบการทำบัญชี
สำหรับผู้ที่ทำบัญชีแบบง่าย ๆ หรือกิจการที่ใช้บัญชีเดี่ยว (Single Entry) บิลเงินสดสามารถใช้เป็นเอกสารตั้งต้นในการบันทึกรายรับ-รายจ่ายได้ โดยเฉพาะในระบบบัญชีของธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ได้อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

บิลเงินสด ต่างจากใบเสร็จรับเงิน ยังไง ?

บิลเงินสด

• เป็นเพียงเอกสารการขาย หรือบริการแบบเงินสด
• ไม่มีผลทางภาษีโดยตรง (หากไม่แสดงข้อมูลครบถ้วน)
• ไม่ได้มีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบเสร็จรับเงิน

• เป็นเอกสารที่ออกหลังจากได้รับชำระเงินแล้ว
• ใช้เป็นหลักฐานแสดงรายรับที่ถูกต้องตามกฎหมาย
• ถ้าระบุ VAT ถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อได้

บิลเงินสด ใช้แทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้ไหม ?

บิลเงินสด ไม่สามารถใช้แทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้ เพราะบิลเงินสดไม่มีรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม และไม่ได้แสดงว่าเจ้าของกิจการได้นำภาษีไปยื่นต่อกรมสรรพากรจริงหรือไม่

หากเป็นกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ หรือใบกำกับภาษีอย่างย่อ ที่มีรายละเอียดที่ถูกต้อง

บิลเงินสด เขียนเองได้ไหม ?

บิลเงินสด ผู้ขายสามารถเขียนได้ด้วยตัวเอง แต่หากจะนำไปใช้ในการอ้างอิงทางบัญชี หรือภาษี จะต้องระบุรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน ดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขาย
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ซื้อ
• รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า หรือบริการ
• จำนวนเงิน
• ลายมือชื่อ ของทั้งผู้ขาย และผู้ซื้อ

จากข้อมูลที่ได้แนะนำไป ก็เพียงพอต่อการใช้ในงานในบัญชี และภาษีแล้ว

สามารถนำบิลเงินสด มาหักค่าใช้จ่ายของกิจการได้ไหม ?

บิลเงินสด สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานประกอบค่าใช้จ่ายทางภาษีของกิจการได้ หากกิจการนั้น ๆ ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือในกรณีที่ไม่สามารถขอใบเสร็จจากผู้ขายได้ โดยต้องมีองค์ประกอบดังนี้

• เอกสารต้องระบุรายการสินค้า/บริการชัดเจน
• ต้องแสดงชื่อ ที่อยู่ของผู้ขาย และวันที่ทำรายการ
• มีการชำระเงินจริง และเก็บหลักฐานการจ่ายเงินไว้ เช่น สลิปเงินสด หรือหลักฐานโอนเงิน
• รายจ่ายนั้น ต้องเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยตรง

จะเห็นได้ว่า บิลเงินสดเป็นเครื่องมือที่นำไปใช้ได้จริงในการทำธุรกิจทั่วไป โดยเฉพาะในกลุ่มที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือกิจการที่ขนาดเล็กที่ต้องการความคล่องตัวในเรื่องเอกสาร หากใช้อย่างถูกต้อง บิลเงินสดสามาช่วยลดต้นทุนทางภาษี เพิ่มความชัดเจนในการจัดการรายจ่าย และทำให้บัญชีมีความน่าเชื่อถือ แต่ก็ไม่ใช้ทุกกรณีที่สามารถใช้บิลเงินสดได้ และหากนำไปใช้อย่างไม่เหมาะสม ก็อาจจะทำให้เกิดปัญาตามมา เช่น การตรวจสอบย้อนหลัง และการเสียภาษีเพิ่มเติมโดยที่ไม่ตั้งใจ

The post บิลเงินสด คืออะไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง ? appeared first on Chob Accounting.

E-Receipt คืออะไร ?

ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Receipt คือ เอกสารที่ใช้ยืนยันการรับชำระเงินจากลูกค้าในรูปแบบดิจิทัล แทนที่จะพิมพ์ลงกระดาษ โดยที่ผู้ประกอบการสามารถออกใบเสร็จในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น PDF หรือ XML และส่งมอบให้ลูกค้าผ่านอีเมล หรือระบบออนไลน์ที่เชื่อมต่อกับกรมสรรพากรได้โดยตรง

e-Receipt ต่างจากใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษยังไง ?

• รูปแบบเอกสาร : ใบเสร็จกระดาษต้องพิมพ์ และเซ็นชื่อ ในขณะที่ E-Receipt นั้น อยู่ในรูปแบบดิจิทัล พร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature)
• การจัดเก็บ : เอกสารกระดาษเสี่ยงต่อการสูญหาย หรือชำรุด แต่ E-Receipt สามารถจัดเก็บในระบบคลาวด์ หรือเซิร์ฟเวอร์ได้อย่างปลอดภัย
• ความสะดวก : E-Receipt ส่งต่อได้ทันทีผ่านอีเมล ไม่ต้องจัดส่งเอกสารจริง ลดค่าใช้จ่ายและเวลา ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษ จะต้องพิมพ์ส่งให้ลูกค้าเท่านั้น
• ความถูกต้อง : เอกสารดิจิทัลสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย ผ่านระบบของกรมสรรพากร

ตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี / ใบเสร็จ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ได้ที่ efiling.rd.go.th/rd-questionnaire-web/etax-invoice

ข้อดีของ E-Receipt

• ลดต้นทุนธุรกิจ : ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และจัดเก็บเอกสาร
• ประหยัดเวลา : สามารถออก และส่งใบเสร็จให้ลูกค้าได้ภายในไม่กี่นาที
• ปลอดภัย : การใช้ลายมือชื่อดิจิทัลช่วยป้องกันการปลอมแปลง
• รองรับธุรกิจออนไลน์ : เหมาะกับร้านค้าและบริการที่ทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ต
• ตรวจสอบง่าย : สามารถค้นหาและอ้างอิงเอกสารย้อนหลังได้รวดเร็ว

ออก E-Receipt ยังไงให้ถูกต้อง ?

• ต้องมีรายละเอียดที่ถูกต้องครบถ้วน เช่น ชื่อผู้ขาย-ผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการสินค้า/บริการ มูลค่ารวม และวันที่ออกเอกสาร
• ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ที่ผ่านการรับรอง เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร
• จัดทำในรูปแบบไฟล์มาตรฐาน เช่น PDF/A-3 หรือ XML ตามที่กรมสรรพากรกำหนด
• ส่งมอบให้ลูกค้าผ่านช่องทางที่ปลอดภัย เช่น อีเมล หรือระบบ e-Service ของธุรกิจ

ข้อควรระวัง และสิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนส่งเอกสารให้ลูกค้า
• หลีกเลี่ยงการส่ง E-Receipt ผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล
• ควรเก็บสำรองไฟล์เอกสารไว้ในระบบอย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายบัญญัติ
• เลือกใช้ซอฟต์แวร์หรือผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร

สรุป

E-Receipt คือ รูปแบบการออกใบเสร็จที่ช่วยลดภาระด้านเอกสาร เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน และสร้างความปลอดภัยให้กับข้อมูลทางบัญชี และภาษี หากธุรกิจของคุณยังใช้ใบเสร็จกระดาษแบบเดิม การเปลี่ยนมาใช้งาน E-Receipt จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและภาพลักษณ์ที่ทันสมัยได้อย่างชัดเจนค่ะ

อ้างอิง : 

• https://etax.one.th/blog/e-receipt%20%E0%B8%84%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B0%E0%B9%84%E0%B8%A3

The post e-Receipt คืออะไร ต่างจากใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษยังไง ? appeared first on Chob Accounting.

ทำไมธุรกิจ ถึงควรเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice

• ลดต้นทุน ไม่ต้องพิมพ์เอกสาร ไม่ต้องเก็บแฟ้มเอกสารจำนวนมาก
• ประหยัดเวลา ส่งต่อให้ลูกค้าหรือคู่ค้าได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์
• ตรวจสอบง่าย e-Tax Invoice จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล สามารถค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก
• ปลอดภัย ใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อป้องกันการปลอมแปลง
• ทันสมัย รองรับการทำธุรกิจออนไลน์ และช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับกิจการ

e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ

กรมสรรพากรกำหนด e-Tax Invoice ออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่

1. e-Tax Invoice by Email
เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี สามารถออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF/A-3 และส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล โดยส่งสำเนาไปยังระบบกรมสรรพากรเพื่อประทับเวลา (Time Stamp) อัตโนมัติ

2. e-Tax Invoice & e-Receipt
ใช้ได้กับกิจการทุกขนาด โดยออกเอกสารในรูปแบบไฟล์ .xml พร้อมลายมือชื่อดิจิทัล และต้องส่งข้อมูลเข้าระบบของกรมสรรพากรโดยตรง

e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ

ในการใช้งาน e-Tax Invoice ผู้ประกอบการต้องส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ซึ่งสามารถทำได้ 2 วิธี

1. นำส่งด้วยตัวเอง

เจ้าของกิจการสามารถจัดทำ e-Tax Invoice ผ่านระบบงานของบริษัทเอง ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์บัญชี ระบบ ERP หรือโปรแกรมที่ปรับแต่งให้รองรับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายมือชื่อดิจิทัลตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนดได้โดยตรง เหมาะสำหรับกิจการที่มีทีมงานด้านบัญชีและไอทีที่พร้อมดูแลระบบ

การเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรสามารถทำได้หลายช่องทาง เช่น Host to Host, การใช้ผู้ให้บริการ Service Provider ที่ได้รับอนุญาต หรือการอัปโหลดข้อมูลผ่านระบบ Web Upload ซึ่งทั้งหมดจะช่วยให้ธุรกิจส่งข้อมูลภาษีได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย

2. นำส่งผ่านระบบของกรมสรรพากร

เจ้าของกิจการ สามารถนำส่ง e-Tax Invoice ผ่านบริการของกรมสรรพากร เหมาะสำหรับกิจการที่ยังไม่มีระบบบัญชีเป็นของตัวเอง โดยที่สามารถออกเอกสารและลงลายมือชื่อดิจิทัลผ่านระบบ RD Portal ของกรมสรรพากร หรือส่งเอกสารทางอีเมลเพื่อรับการประทับเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ก็ได้ วิธีนี้ช่วยให้ผู้ประกอบการรายเล็กใช้งานได้สะดวก และมั่นใจได้ว่าเอกสารถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากร

กิจการที่มีสิทธิ์ยื่นคำขอใช้ e-Tax Invoice

สำหรับกิจการ หรือร้านค้า ที่มีสิทธิ์ยื่นคำขอใช้ e-Tax Invoice ต้องมีคุณสมบัติ ดังนี้

1. กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว
2. กิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ตั้งแต่ปี 2558 เป็นต้นมา
3. กิจการที่ได้รับอนุมัติ หรืออยู่ระหว่างการพิจารณาห้จัดทํา ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร
4. ไม่เคยหลีกเลี่ยงภาษี และไม่มีประวัติการออก หรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม

ขั้นตอนการยื่นคำขอใช้งาน e-Tax Invoice

1. เข้าเว็บไซต์ระบบการยื่นคำขอใช้งาน e-Tax invoice กรมสรรพากร ได้ที่ https://interapp3.rd.go.th/signed_inter/src_inter/main2.php
2. กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและข้อมูลตามแบบ ก.อ.01
3. พิมพ์ ก.อ.01 เพื่อลงลายมือชื่อ โดยผู้มีอำนาจลงนาม
4. สแกนแบบ ก.อ.01 ที่ลงนามแล้ว พร้อมเอกสารประกอบ เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคล บัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม แล้วอัปโหลดเข้าสู่ระบบ
5. ระบบจะส่งอีเมล พร้อมลิงก์ไปยังอีกเมลที่ระบุในแบบ ก.อ.01 เพื่อให้ผู้ประกอบการกดลิงก์ยืนยัน
6. หลังจากที่กรมสรรพากรตรวจสอบเอกสารแล้ว จะจัดส่งรหัสยืนยัน (Activate Code) ทางไปรษณีย์
7. นำ Activate Code ที่ได้รับทางไปรษณีย์ ไปกรอกบนเว็บไซต์ของกรมสรรพากร เพื่อยืนยันตัวตน และกำหนดรหัสผ่านใหม่ภายใน 15 วันทำการ

เมื่อยื่นคำขอใช้งาน e-Tax Invoice และผ่านการตรวจสอบเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการส่ง e-Tax ด้วยตัวเอง และเมื่อทำการกดส่ง e-Tax แล้ว จะได้รับอีเมลจากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อเป็นการยืนยันว่าเอกสารได้รับการรับรองอย่างถูกต้องค่ะ

การเปลี่ยนใบกำกับภาษีธรรมดาให้เป็น e-Tax Invoice คือการยกระดับธุรกิจให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ช่วยลดต้นทุน ประหยัดเวลา และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจค่ะ

อ้างอิง :

• https://www.rd.go.th/fileadmin/user_upload/kormor/newlaw/pa_time_stampA.pdf

The post วิธีเปลี่ยนใบกำกับภาษี ให้เป็น e-Tax Invoice appeared first on Chob Accounting.

e-Tax Invoice คืออะไร ?

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ ใบกำกับภาษีที่ทำในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ แทนการออกเป็นกระดาษ โดยผู้ประกอบการสามารถออก จัดส่ง และเก็บรักษาใบกำกับภาษีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด

หากจะให้เข้าใจง่าย ๆ e-Tax Invoice คือการเอาใบกำกับภาษีแบบกระดาษมาอยู่ในรูปดิจิทัล เพื่อให้ทั้งผู้ประกอบการและลูกค้าสามารถใช้งานได้สะดวก ปลอดภัย และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายนั่นเองค่ะ

e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ

กรมสรรพากร ได้กำหนดรูปแบบของ e-Tax Invoice ไว้ 2 แบบ ได้แก่

1. e-Tax Invoice by Email

e-Tax Invoice by Email คือ รูปแบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น แล้วต้องส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล พร้อมส่งสำเนา (CC) ให้กรมสรรพากรผ่าน csemail@etax.teda.th เพื่อให้ระบบประทับเวลาอัตโนมัติ (Time Stamp) และยืนยันความถูกต้องของเอกสาร

2. e-Tax Invoice & e-Receipt

e-Tax Invoice & Receipt คือ การออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะสำหรับธุรกิจหรือกิจการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สามารถใช้ได้กับทุกรายได้ ไม่จำกัดวงเงิน รูปแบบเอกสารจะอยู่ในไฟล์ .xml ตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด และต้องส่งข้อมูลเข้าระบบเพื่อเก็บบันทึกอย่างถูกต้อง

หากผู้ประกอบการเลือกใช้ระบบนี้ จะต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) บนเอกสาร เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย ก่อนที่จะส่งให้ลูกค้าทุกครั้ง

รายละเอียดที่ต้องระบุใน e-Tax Invoice

1. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ
2. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
3. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
4. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่า ของสินค้า หรือบริการ
5. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยแสดงแยกออกจากมูลค่าดังกล่าวให้ชัดเจน
6. ต้องมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่ชัดเจน

ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice และใบกำกับภาษีปกติ

รูปแบบของเอกสาร

• e-Tax Invoice จัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
• ใบกำกับภาษีปกติ จัดทำในรูปแบบกระดาษ

การจัดเก็บ

• e-Tax Invoice เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือคลาวด์
• ใบกำกับภาษีปกติ เก็บเป็นแฟ้มเอกสาร

การส่งมอบ

• e-Tax Invoice ส่งผ่านอีเมลหรือระบบออนไลน์
• ใบกำกับภาษีปกติ ต้องส่งเป็นเอกสารจริง

ความสะดวกในการตรวจสอบ

• e-Tax Invoice ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และลดความเสี่ยงเอกสารสูญหาย
• ใบกำกับภาษีปกติ เป็นเพียงกระดาษที่ต้องเก็บรักษาเอง

ข้อดี-ข้อเสียของการใช้ e-Tax Invoice

ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice

• ลดต้นทุนกระดาษและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
• ส่งมอบรวดเร็วผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์
• ปลอดภัย ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
• รองรับการทำงานในยุคดิจิทัลและเหมาะกับธุรกิจออนไลน์

ข้อเสียของการใช้ e-Tax Invoice

• ต้องลงทุนระบบซอฟต์แวร์และการปรับตัวของพนักงาน
• หากระบบขัดข้อง อาจกระทบต่อการออกเอกสาร
• ต้องมีการรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลอย่างเข้มงวด

กิจการที่ควรใช้ e-Tax Invoice

• ธุรกิจที่มีการออกใบกำกับภาษีจำนวนมาก เช่น ค้าปลีก ค้าส่ง และธุรกิจบริการ
• ธุรกิจออนไลน์ ที่ต้องการส่งเอกสารให้ลูกค้าอย่างรวดเร็ว
• องค์กรที่ต้องการลดต้นทุนกระดาษและค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร
• บริษัทที่ต้องการเพิ่มความโปร่งใส และความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลทางภาษี

การนำ e-Tax Invoice มาปรับใช้ ไม่ได้เป็นเพียงการเปลี่ยนใบกำกับภาษีกระดาษมาอยู่ในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังช่วยยกระดับการทำธุรกิจให้ทันสมัยขึ้น ทั้งในแง่ความสะดวก ความถูกต้อง และความปลอดภัยของข้อมูล แม้อาจต้องใช้เวลาในการปรับตัวและลงทุนระบบบ้าง แต่ในระยะยาวจะช่วยลดต้นทุนการจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาด และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการได้มากขึ้น จึงถือว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่คนธุรกิจไม่ควรมองข้ามค่ะ

อ้างอิง : 

• กรมสรรพากร

The post e-Tax Invoice คืออะไร ต่างจากใบกำกับภาษีปกติอย่างไร ? appeared first on Chob Accounting.