ทุกกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ย่อมคุ้นเคยกับใบกำกับภาษีที่ต้องออกให้ลูกค้าเมื่อมีการขายสินค้า หรือให้บริการเป็นอย่างดี แต่ในปัจจุบันนีั กรมสรรพากรได้พัฒนาระบบ e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อช่วยให้การออกและส่งเอกสารภาษีสะดวกขึ้น ลดการใช้เอกสารกระดาษ และเพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล
e-Tax Invoice คืออะไร ?
e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ ใบกำกับภาษีที่ทำในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ แทนการออกเป็นกระดาษ โดยผู้ประกอบการสามารถออก จัดส่ง และเก็บรักษาใบกำกับภาษีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด
หากจะให้เข้าใจง่าย ๆ e-Tax Invoice คือการเอาใบกำกับภาษีแบบกระดาษมาอยู่ในรูปดิจิทัล เพื่อให้ทั้งผู้ประกอบการและลูกค้าสามารถใช้งานได้สะดวก ปลอดภัย และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายนั่นเองค่ะ
e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ
กรมสรรพากร ได้กำหนดรูปแบบของ e-Tax Invoice ไว้ 2 แบบ ได้แก่
1. e-Tax Invoice by Email
e-Tax Invoice by Email คือ รูปแบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น แล้วต้องส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล พร้อมส่งสำเนา (CC) ให้กรมสรรพากรผ่าน csemail@etax.teda.th เพื่อให้ระบบประทับเวลาอัตโนมัติ (Time Stamp) และยืนยันความถูกต้องของเอกสาร
2. e-Tax Invoice & e-Receipt
e-Tax Invoice & Receipt คือ การออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะสำหรับธุรกิจหรือกิจการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สามารถใช้ได้กับทุกรายได้ ไม่จำกัดวงเงิน รูปแบบเอกสารจะอยู่ในไฟล์ .xml ตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด และต้องส่งข้อมูลเข้าระบบเพื่อเก็บบันทึกอย่างถูกต้อง
หากผู้ประกอบการเลือกใช้ระบบนี้ จะต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) บนเอกสาร เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย ก่อนที่จะส่งให้ลูกค้าทุกครั้ง
รายละเอียดที่ต้องระบุใน e-Tax Invoice
1. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ
2. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
3. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
4. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่า ของสินค้า หรือบริการ
5. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยแสดงแยกออกจากมูลค่าดังกล่าวให้ชัดเจน
6. ต้องมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่ชัดเจน
ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice และใบกำกับภาษีปกติ
รูปแบบของเอกสาร
- e-Tax Invoice จัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
- ใบกำกับภาษีปกติ จัดทำในรูปแบบกระดาษ
การจัดเก็บ
- e-Tax Invoice เก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือคลาวด์
- ใบกำกับภาษีปกติ เก็บเป็นแฟ้มเอกสาร
การส่งมอบ
- e-Tax Invoice ส่งผ่านอีเมลหรือระบบออนไลน์
- ใบกำกับภาษีปกติ ต้องส่งเป็นเอกสารจริง
ความสะดวกในการตรวจสอบ
- e-Tax Invoice ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และลดความเสี่ยงเอกสารสูญหาย
- ใบกำกับภาษีปกติ เป็นเพียงกระดาษที่ต้องเก็บรักษาเอง
ข้อดี-ข้อเสียของการใช้ e-Tax Invoice
ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice
- ลดต้นทุนกระดาษและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
- ส่งมอบรวดเร็วผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์
- ปลอดภัย ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- รองรับการทำงานในยุคดิจิทัลและเหมาะกับธุรกิจออนไลน์
ข้อเสียของการใช้ e-Tax Invoice
- ต้องลงทุนระบบซอฟต์แวร์และการปรับตัวของพนักงาน
- หากระบบขัดข้อง อาจกระทบต่อการออกเอกสาร
- ต้องมีการรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลอย่างเข้มงวด
กิจการที่ควรใช้ e-Tax Invoice
- ธุรกิจที่มีการออกใบกำกับภาษีจำนวนมาก เช่น ค้าปลีก ค้าส่ง และธุรกิจบริการ
- ธุรกิจออนไลน์ ที่ต้องการส่งเอกสารให้ลูกค้าอย่างรวดเร็ว
- องค์กรที่ต้องการลดต้นทุนกระดาษและค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร
- บริษัทที่ต้องการเพิ่มความโปร่งใส และความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลทางภาษี
การนำ e-Tax Invoice มาปรับใช้ ไม่ได้เป็นเพียงการเปลี่ยนใบกำกับภาษีกระดาษมาอยู่ในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังช่วยยกระดับการทำธุรกิจให้ทันสมัยขึ้น ทั้งในแง่ความสะดวก ความถูกต้อง และความปลอดภัยของข้อมูล แม้อาจต้องใช้เวลาในการปรับตัวและลงทุนระบบบ้าง แต่ในระยะยาวจะช่วยลดต้นทุนการจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาด และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการได้มากขึ้น จึงถือว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่คนธุรกิจไม่ควรมองข้ามค่ะ
อ้างอิง :
