ในปัจจุบันนี้ หลายธุรกิจยังคงออกใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษให้กับลูกค้า หรือผู้ใช้บริการ ตามที่เคยทำกันมา แต่เมื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัล กรมสรรพากรได้สนับสนุนให้ผู้ประกอบการเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) ที่ช่วยให้การทำธุรกรรมสะดวกขึ้น ประหยัดต้นทุน และลดความเสี่ยงที่เอกสารจะได้รับความเสียหาย ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพามาดูว่าเหตุผลที่ธุรกิจควรเปลี่ยนมาใช้คืออะไร มีกี่รูปแบบ และขั้นตอนการยื่นขอใช้งานต้องทำอย่างไรบ้างค่ะ
ทำไมธุรกิจ ถึงควรเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice
- ลดต้นทุน ไม่ต้องพิมพ์เอกสาร ไม่ต้องเก็บแฟ้มเอกสารจำนวนมาก
- ประหยัดเวลา ส่งต่อให้ลูกค้าหรือคู่ค้าได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์
- ตรวจสอบง่าย e-Tax Invoice จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล สามารถค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก
- ปลอดภัย ใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อป้องกันการปลอมแปลง
- ทันสมัย รองรับการทำธุรกิจออนไลน์ และช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับกิจการ
e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ
กรมสรรพากรกำหนด e-Tax Invoice ออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่
1. e-Tax Invoice by Email
เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี สามารถออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF/A-3 และส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล โดยส่งสำเนาไปยังระบบกรมสรรพากรเพื่อประทับเวลา (Time Stamp) อัตโนมัติ
2. e-Tax Invoice & e-Receipt
ใช้ได้กับกิจการทุกขนาด โดยออกเอกสารในรูปแบบไฟล์ .xml พร้อมลายมือชื่อดิจิทัล และต้องส่งข้อมูลเข้าระบบของกรมสรรพากรโดยตรง
e-Tax Invoice มีกี่รูปแบบ
ในการใช้งาน e-Tax Invoice ผู้ประกอบการต้องส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ซึ่งสามารถทำได้ 2 วิธี
1. นำส่งด้วยตัวเอง
เจ้าของกิจการสามารถจัดทำ e-Tax Invoice ผ่านระบบงานของบริษัทเอง ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์บัญชี ระบบ ERP หรือโปรแกรมที่ปรับแต่งให้รองรับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายมือชื่อดิจิทัลตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนดได้โดยตรง เหมาะสำหรับกิจการที่มีทีมงานด้านบัญชีและไอทีที่พร้อมดูแลระบบ
การเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรสามารถทำได้หลายช่องทาง เช่น Host to Host, การใช้ผู้ให้บริการ Service Provider ที่ได้รับอนุญาต หรือการอัปโหลดข้อมูลผ่านระบบ Web Upload ซึ่งทั้งหมดจะช่วยให้ธุรกิจส่งข้อมูลภาษีได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย
2. นำส่งผ่านระบบของกรมสรรพากร
เจ้าของกิจการ สามารถนำส่ง e-Tax Invoice ผ่านบริการของกรมสรรพากร เหมาะสำหรับกิจการที่ยังไม่มีระบบบัญชีเป็นของตัวเอง โดยที่สามารถออกเอกสารและลงลายมือชื่อดิจิทัลผ่านระบบ RD Portal ของกรมสรรพากร หรือส่งเอกสารทางอีเมลเพื่อรับการประทับเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ก็ได้ วิธีนี้ช่วยให้ผู้ประกอบการรายเล็กใช้งานได้สะดวก และมั่นใจได้ว่าเอกสารถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากร
กิจการที่มีสิทธิ์ยื่นคำขอใช้ e-Tax Invoice
สำหรับกิจการ หรือร้านค้า ที่มีสิทธิ์ยื่นคำขอใช้ e-Tax Invoice ต้องมีคุณสมบัติ ดังนี้
1. กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว
2. กิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ตั้งแต่ปี 2558 เป็นต้นมา
3. กิจการที่ได้รับอนุมัติ หรืออยู่ระหว่างการพิจารณาห้จัดทํา ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร
4. ไม่เคยหลีกเลี่ยงภาษี และไม่มีประวัติการออก หรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม
ขั้นตอนการยื่นคำขอใช้งาน e-Tax Invoice
1. เข้าเว็บไซต์ระบบการยื่นคำขอใช้งาน e-Tax invoice กรมสรรพากร ได้ที่ https://interapp3.rd.go.th/signed_inter/src_inter/main2.php
2. กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและข้อมูลตามแบบ ก.อ.01
3. พิมพ์ ก.อ.01 เพื่อลงลายมือชื่อ โดยผู้มีอำนาจลงนาม
4. สแกนแบบ ก.อ.01 ที่ลงนามแล้ว พร้อมเอกสารประกอบ เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคล บัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม แล้วอัปโหลดเข้าสู่ระบบ
5. ระบบจะส่งอีเมล พร้อมลิงก์ไปยังอีกเมลที่ระบุในแบบ ก.อ.01 เพื่อให้ผู้ประกอบการกดลิงก์ยืนยัน
6. หลังจากที่กรมสรรพากรตรวจสอบเอกสารแล้ว จะจัดส่งรหัสยืนยัน (Activate Code) ทางไปรษณีย์
7. นำ Activate Code ที่ได้รับทางไปรษณีย์ ไปกรอกบนเว็บไซต์ของกรมสรรพากร เพื่อยืนยันตัวตน และกำหนดรหัสผ่านใหม่ภายใน 15 วันทำการ
เมื่อยื่นคำขอใช้งาน e-Tax Invoice และผ่านการตรวจสอบเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการส่ง e-Tax ด้วยตัวเอง และเมื่อทำการกดส่ง e-Tax แล้ว จะได้รับอีเมลจากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อเป็นการยืนยันว่าเอกสารได้รับการรับรองอย่างถูกต้องค่ะ
การเปลี่ยนใบกำกับภาษีธรรมดาให้เป็น e-Tax Invoice คือการยกระดับธุรกิจให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ช่วยลดต้นทุน ประหยัดเวลา และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจค่ะ
อ้างอิง :
