เงินยังไม่ออกจากบัญชี ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจยังไม่มีค่าใช้จ่ายเสมอไป เพราะทั้งค่าไฟที่ใช้แล้วแต่บิลยังไม่มา หรือค่าบริการที่ได้รับแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระ อาจกลายเป็น “ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย” ที่ต้องบันทึกให้ตรงงวด หากมองข้ามรายการเหล่านี้ กำไรและภาระหนี้สินที่เห็นในงบการเงินอาจคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง
ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความเข้าใจว่า ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายคืออะไร อยู่หมวดไหน และบันทึกบัญชีอย่างไร พร้อมตัวอย่าง เปรียบเทียบกับเจ้าหนี้การค้า และค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า รวมถึงรายการที่เจ้าของกิจการควรตรวจสอบก่อนปิดงบการเงินค่ะ
หนี้สินกับค่าใช้จ่ายต่างกันอย่างไร ?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวดบัญชี แต่กิจการยังไม่ได้ชำระเงิน ณ วันสิ้นงวด โดยบางรายการอาจยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ จึงต้องใช้หลักฐาน และข้อมูลที่เหมาะสมในการคำนวณยอดค้างจ่าย
ตัวอย่างเช่น บริษัทใช้ไฟฟ้าในสำนักงานระหว่างเดือนธันวาคม แต่ได้รับบิล และชำระเงินในเดือนมกราคม ค่าไฟส่วนที่เกิดขึ้นในเดือนธันวาคมต้องนำมาพิจารณาบันทึกในงวดนั้น ไม่ใช่รอรับรู้ทั้งหมดตามวันที่จ่ายเงิน
หลักการนี้เกี่ยวข้องกับเกณฑ์คงค้าง ซึ่งพิจารณาว่ารายการเกิดขึ้นเมื่อใด แทนการใช้วันรับ หรือจ่ายเงินเป็นเกณฑ์เพียงอย่างเดียว ตามกรอบแนวคิดในมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ หรือ TFRS for NPAEs
เวลาตรวจรายการ ให้เริ่มจากคำถาม 3 ข้อ ได้แก่
- กิจการได้รับบริการ หรือเกิดค่าใช้จ่ายแล้วหรือยัง ?
- ค่าใช้จ่ายนั้นอยู่ในงวดบัญชีใด ?
- ณ วันสิ้นงวด ยังมีจำนวนเงินที่ไม่ได้ชำระเท่าไร ?
ค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดในอนาคต ไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายโดยอัตโนมัติ เช่น วางแผนซ่อมสำนักงานปีหน้า แต่ยังไม่มีการให้บริการในปีนี้ ก็ไม่ควรตั้งค้างจ่ายเพียงเพราะกันงบประมาณไว้แล้ว
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอยู่หมวดไหน และแสดงในงบใด ?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอยู่ในหมวดหนี้สิน โดยทั่วไปเป็นหนี้สินหมุนเวียน และแสดงในงบฐานะการเงิน ส่วนค่าใช้จ่ายที่บันทึกคู่กัน เช่น ค่าไฟฟ้าสำนักงาน จะอยู่ในงบกำไรขาดทุนของงวดที่เกิดรายการ
การจัดเป็นหนี้สินหมุนเวียน ต้องพิจารณารอบดำเนินงานปกติ และกำหนดชำระตามหลักเกณฑ์ของมาตรฐานที่กิจการใช้ ไม่ควรเหมารวมว่าหนี้สินทุกก้อนที่ใช้ชื่อ “ค้างจ่าย” ต้องเป็นรายการระยะสั้นเสมอไป
สำหรับผังบัญชีแบบ 5 หมวดที่ใช้กันทั่วไป ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจะอยู่ในหมวด 2 หนี้สิน ส่วนบัญชีค่าใช้จ่ายอยู่ หมวด 5 ค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม รหัสบัญชีจริงก็อาจต่างกันตามระบบของแต่ละกิจการ
| ประเด็น | ค่าใช้จ่าย | ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย |
|---|---|---|
| สื่อถึงอะไร | ต้นทุนหรือบริการที่ใช้ไปและรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายของงวด | ภาระที่ยังต้องจ่ายชำระ |
| ตัวอย่างชื่อบัญชี | ค่าไฟฟ้าสำนักงาน | ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย |
| หมวดบัญชี | ค่าใช้จ่าย | หนี้สิน |
| งบที่เกี่ยวข้อง | งบกำไรขาดทุน | งบฐานะการเงิน |
| เมื่อชำระยอดที่ตั้งไว้แล้ว | ไม่บันทึกค่าใช้จ่ายเดิมซ้ำ | ลดยอดหนี้สินที่ค้างอยู่ |
ในงบการเงิน ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอาจรวมอยู่ในรายการเจ้าหนี้การค้า และเจ้าหนี้อื่น และแสดงรายละเอียดในหมายเหตุประกอบงบการเงินตามความเหมาะสม ไม่จำเป็นต้องมีบรรทัดชื่อ “ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย” แยกบนหน้างบทุกกิจการ
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย มีอะไรบ้าง ?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่พบได้ทั่วไป เช่น เงินเดือน ค่าน้ำ ค่าไฟ ดอกเบี้ย และค่าบริการที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระ การพิจารณาต้องดูข้อเท็จจริงของแต่ละรายการ ทั้งช่วงเวลาที่ได้รับบริการ ภาระที่เกิดขึ้น และยอดเงินที่มีหลักฐานรองรับ ตามตัวอย่างในตารางด้านล่าง
| รายการ | ตัวอย่างสถานการณ์ | ข้อมูลที่ควรตรวจสอบ |
|---|---|---|
| เงินเดือนและค่าจ้างค้างจ่าย | พนักงานทำงานเดือนธันวาคม แต่กำหนดจ่ายต้นเดือนมกราคม | ทะเบียนเงินเดือน วันทำงาน และยอดที่ยังไม่ได้จ่าย |
| ค่าสาธารณูปโภคค้างจ่าย | ใช้ไฟฟ้าหรือน้ำประปาแล้ว แต่บิลมาภายหลังวันสิ้นงวด | รอบการใช้บริการ เลขมิเตอร์ และบิลที่ได้รับภายหลัง |
| ดอกเบี้ยค้างจ่าย | ดอกเบี้ยเกิดขึ้นถึงวันสิ้นงวด แต่ยังไม่ถึงวันจ่าย | สัญญากู้ เงินต้น อัตราดอกเบี้ย และจำนวนวัน |
| ค่าบริการค้างจ่าย | ได้รับบริการทำความสะอาดหรือดูแลระบบแล้ว แต่ยังไม่ได้ชำระ | สัญญา รายงานให้บริการ และหลักฐานตรวจรับ |
| ค่าคอมมิชชั่นค้างจ่าย | ผู้มีสิทธิทำตามเงื่อนไขครบแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่าย | ข้อตกลง ยอดขายที่เข้าเงื่อนไข และการคำนวณ |
| โบนัสค้างจ่าย | มีภาระต้องจ่ายตามเงื่อนไขที่เข้าเกณฑ์รับรู้แล้ว | นโยบาย ข้อตกลง และข้อมูลสนับสนุนภาระ ณ วันสิ้นงวด |
การตรวจสอบชื่อรายการเพียงอย่างเดียว ไม่เพียงพอสำหรับการตั้งค้างจ่าย เช่น โบนัสที่ฝ่ายบริหารเพียงกำลังพิจารณา ต้องตรวจว่ามีภาระที่เข้าเกณฑ์รับรู้แล้วหรือไม่ ไม่ควรตั้งยอดตามความคาดหวังล้วน ๆ
ในช่วงการเตรียมปิดงบการเงิน แนะนำให้แต่ละฝ่ายแจ้ง “งานที่ได้รับแล้วแต่ยังไม่จ่าย” เพิ่มเติม จากการส่งใบเสร็จ เพราะรายการที่เอกสารยังไม่มาถึงฝ่ายบัญชี อาจตกหล่นจากการตรวจเฉพาะแฟ้มบิลได้
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายบันทึกบัญชีอย่างไร ?
เมื่อค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระ ให้เดบิตบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง และเครดิตบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เมื่อชำระยอดดังกล่าว จึงเดบิตค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และเครดิตเงินสด หรือเงินฝากธนาคาร โดยตรวจสอบว่าไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำ
ตัวอย่างเช่น บริษัท ชอบการบัญชี จำกัด มีค่าไฟฟ้าสำนักงานสำหรับเดือนธันวาคม 2569 ประมาณ 10,000 บาท โดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย และใช้วิธีไม่กลับรายการอัตโนมัติในวันต้นงวด ซึ่งยังไม่ได้ชำระ ณ วันที่ 31 ธันวาคม และจะจ่ายในเดือนมกราคม 2570
การตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ณ วันสิ้นงวด
วันที่ 31 ธันวาคม 2569 บริษัทบันทึกค่าไฟฟ้าของเดือนธันวาคม พร้อมรับรู้ยอดที่ยังต้องชำระ ดังนี้
| บัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| ค่าไฟฟ้าสำนักงาน | 10,000 | – |
| ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย | – | 10,000 |
รายการนี้ทำให้ค่าใช้จ่ายเดือนธันวาคมเพิ่มขึ้น 10,000 บาท และหนี้สินเพิ่มขึ้นเท่ากัน ส่วนเงินฝากธนาคารยังไม่เปลี่ยน เพราะยังไม่ได้จ่ายเงินจริง
จากตัวอย่าง หากละเว้นรายการนี้ จะทำกำไรก่อนภาษีจะสูงเกินจริง 10,000 บาท และหนี้สินจะต่ำเกินจริง 10,000 บาท
สิ่งที่ควรแนบกับรายการตั้งค้างจ่าย ได้แก่ รอบการใช้ไฟฟ้า วิธีคำนวณยอดประมาณ และข้อมูลสนับสนุน เช่น ประวัติการใช้หรือข้อมูลมิเตอร์ เพื่อให้ผู้ตรวจสอบตามที่มาของตัวเลขได้
การบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายเงินจริงในงวดถัดไป
จากตัวอย่าง เมื่อยอดบิลตรงกับที่ตั้งไว้ และบริษัทชำระวันที่ 15 มกราคม 2570 จำนวน 10,000 บาท ให้บันทึกรายการดังนี้
| บัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย | 10,000 | – |
| เงินฝากธนาคาร | – | 10,000 |
หลังบันทึก ยอดค้างจ่ายของรายการนี้จะเป็น 0 และเงินฝากธนาคารลดลง 10,000 บาท
ไม่ควรเดบิตค่าไฟฟ้าซ้ำอีก 10,000 บาทในเดือนมกราคม เพราะได้บันทึกค่าใช้จ่ายไว้ในเดือนธันวาคมแล้ว
หากผู้ทำบัญชีรับใบแจ้งหนี้ผ่านบัญชีเจ้าหนี้ก่อนชำระเงิน ต้องโอนยอดจากค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไปยังเจ้าหนี้ที่เกี่ยวข้อง แล้วจึงตัดชำระตามขั้นตอนของระบบ ส่วนกิจการที่ใช้วิธีกลับรายการต้นงวดต้องตรวจรายการกลับบัญชีประกอบด้วย
หากยอดบิลจริงไม่ตรงกับยอดที่ตั้งไว้ ควรทำอย่างไร ?
ในกรณีที่ยอดบิลจริง ไม่ตรงกับยอดที่ตั้งไว้ ต้องตรวจสาเหตุของส่วนต่าง และวันที่ได้รับข้อมูล ก่อนเลือกงวดที่จะปรับปรุง โดยแยกให้ได้ว่าเป็นข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเดิม การเปลี่ยนแปลงประมาณการ หรือข้อผิดพลาดทางบัญชี
ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าไฟเดือนธันวาคมไว้ 10,000 บาท แต่บิลจริงเป็น 10,500 บาท หากได้รับบิลก่อนวันที่อนุมัติให้ออกงบการเงิน และบิลยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว ณ วันสิ้นปี ต้องพิจารณาปรับยอดในงบปีเดิมตามหลักเหตุการณ์ภายหลังรอบระยะเวลารายงาน
จากตัวอย่าง หากรายการปรับปรุงเพิ่มเติม ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2569 คือ
| บัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| ค่าไฟฟ้าสำนักงาน | 500 | – |
| ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย | – | 500 |
ยอดค่าไฟฟ้าค้างจ่ายจึงเพิ่มเป็น 10,500 บาท และเมื่อจ่ายเงินจริง ให้ตัดชำระยอด 10,500 บาทนั้น
หากได้รับข้อมูลหลังอนุมัติให้ออกงบการเงินแล้ว ผู้ทำบัญชีต้องประเมินสาเหตุ และสาระสำคัญตามมาตรฐานที่ใช้ ไม่ควรนำส่วนต่างลงเป็นค่าใช้จ่ายในปีใหม่โดยอัตโนมัติทุกกรณี
ในส่วนนี้แนะนำให้ทำตารางติดตามอย่างน้อย 5 ช่อง ได้แก่ รายการ / งวดที่เกี่ยวข้อง / ยอดตั้ง / ยอดบิลจริง / สถานะชำระ เพื่อเชื่อมรายการตั้งค้างจ่ายกับเอกสารที่ตามมาภายหลัง
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ต่างจากเจ้าหนี้การค้า และค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าอย่างไร ?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และเจ้าหนี้การค้าเป็นหนี้สิน ส่วนค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าเป็นสินทรัพย์สำหรับประโยชน์ที่ยังไม่ได้ใช้ ความแตกต่างสำคัญคือ ลักษณะภาระที่เกิดขึ้น สถานะการเรียกเก็บหรือข้อตกลง และช่วงเวลาที่กิจการได้รับประโยชน์
| ประเด็น | ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย | เจ้าหนี้การค้า | ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า |
|---|---|---|---|
| ลักษณะรายการ | ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแล้ว แต่ยังไม่ได้ชำระ | ภาระจากการซื้อสินค้า หรือบริการที่ได้รับแล้ว | จ่ายเงินแล้ว แต่ยังมีประโยชน์สำหรับงวดถัดไป |
| หมวดบัญชี | หนี้สิน | หนี้สิน | สินทรัพย์ |
| เอกสาร หรือข้อตกลง | อาจยังไม่ได้รับใบเรียกเก็บ หรือต้องคำนวณยอด | มีใบเรียกเก็บหรือข้อตกลงอย่างเป็นทางการกับคู่ค้า | มีหลักฐานจ่ายเงินและช่วงเวลาที่ได้รับสิทธิหรือบริการ |
| จำนวนเงิน | อาจทราบแน่นอนหรือใช้ประมาณการที่มีหลักฐานรองรับ | โดยทั่วไปอิงยอดตามใบเรียกเก็บหรือข้อตกลง | ต้องจัดสรรตามส่วนที่ใช้ประโยชน์ |
คู่มืออธิบายมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 37 ของสภาวิชาชีพบัญชีอธิบายความแตกต่างระหว่างเจ้าหนี้การค้ากับรายการค้างจ่ายโดยพิจารณาการได้รับสินค้าหรือบริการ รวมถึงใบเรียกเก็บ และข้อตกลงกับคู่ค้า จึงไม่ควรใช้เพียงหลักการว่า “มีบิลคือเจ้าหนี้ ไม่มีบิลคือค้างจ่าย” กับทุกรายการ โดยไม่ดูเนื้อหาของธุรกรรม
สำหรับหลักในการจำง่าย ๆ คือ
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย : เกิดค่าใช้จ่ายแล้ว ยังมีภาระต้องจ่าย
- เจ้าหนี้การค้า : ได้รับสินค้าหรือบริการแล้ว ยังติดหนี้คู่ค้าตามการซื้อขาย
- ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า : จ่ายไปก่อน แต่ยังใช้ประโยชน์ไม่ครบ
ทั้งนี้ การซื้อสินค้าเชื่ออาจบันทึกเป็นสินค้าคงเหลือ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทันที จึงต้องดูด้วยว่าสิ่งที่ซื้อควรรับรู้เป็นสินทรัพย์หรือต้นทุนประเภทใด
ก่อนปิดงบ เจ้าของกิจการควรตรวจค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอะไรบ้าง ?
ควรตรวจว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นถึงวันสิ้นงวดถูกบันทึกครบ ถูกงวด และไม่ซ้ำ พร้อมมีหลักฐานรองรับยอดที่ยังค้างชำระ เริ่มจากรายการประจำเดือน แล้วตรวจงานหรือบริการที่ได้รับช่วงปลายปี รวมถึงบิลและเงินจ่ายต้นปีถัดไป
โดยสามารถใช้เช็กลิสต์ต่อไปนี้สำหรับการเตรียมข้อมูลให้สำนักงานบัญชีได้
1. ตรวจรายการประจำที่ยังไม่จ่าย เช่น เงินเดือน ค่าไฟ ค่าน้ำ และค่าบริการรายเดือน โดยเทียบกับสัญญาและข้อมูลเดือนก่อน ไม่ใช่คัดลอกยอดเดิมโดยไม่ตรวจสอบ
2. สอบถามงานที่เสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้รับบิล ให้ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบุคคล และผู้รับผิดชอบงานแจ้งบริการที่ได้รับจริง พร้อมหลักฐานตรวจรับหรือรายละเอียดงาน
3. ตรวจบิลและเงินจ่ายหลังวันสิ้นปี รายการที่จ่ายเดือนมกราคมบางส่วนอาจเป็นค่าใช้จ่ายเดือนธันวาคม ต้องดูช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องก่อนลงบันทึกบัญชี
4. ตรวจยอดที่อาจบันทึกซ้ำ เทียบรายการค้างจ่ายกับทะเบียนเจ้าหนี้และเอกสารซื้อ เพื่อป้องกันการตั้งหนี้ซ้ำเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ภายหลัง
5. ทบทวนยอดค้างเก่า ตรวจว่าจ่ายแล้วแต่ยังไม่ได้ตัดบัญชีหรือไม่ มีข้อพิพาท หรือมีการยกเลิกรายการจริงหรือไม่ ไม่ควรล้างหนี้เพียงเพราะค้างมานาน
6. เก็บหลักฐานการคำนวณและการอนุมัติ ระบุที่มาของยอดประมาณ ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ และงวดบัญชีที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ตรวจย้อนกลับได้
7. แยกการพิจารณาบัญชีออกจากภาษี การตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไม่ได้ทำให้หักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ทันทีทุกกรณี ต้องตรวจเงื่อนไขและหลักฐานประกอบด้วย
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายช่วยให้บัญชีสะท้อนทั้งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและภาระที่ยังต้องชำระ แม้เงินจะยังไม่ออกจากกิจการ สิ่งสำคัญคือระบุงวดให้ถูก ตั้งยอดจากหลักฐานที่เหมาะสม และติดตามตัดชำระโดยไม่บันทึกซ้ำ
หากไม่แน่ใจว่ากิจการมีรายการค้างจ่ายตกหล่นหรือควรเตรียมเอกสารอะไร ติดต่อชอบการบัญชี เพื่อสอบถามบริการรับทำบัญชีและปิดงบ พร้อมแจ้งประเภทธุรกิจและรายการที่ต้องการให้ช่วยตรวจสอบได้เลยค่ะ
ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting
