เมื่อบริษัทมีเงินหมุนเวียนไม่เพียงพอ เจ้าของธุรกิจอาจนำเงินส่วนตัวเข้ามาช่วยจ่ายค่าสินค้า เงินเดือน หรือค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หากตกลงให้บริษัทนำเงินมาคืนในภายหลัง เงินจำนวนนี้อาจบันทึกเป็นเงินกู้ยืมกรรมการ ซึ่งต้องมีหลักฐาน และบันทึกบัญชีให้ตรงกับรายการที่เกิดขึ้นจริง
เงินกู้ยืมกรรมการ คืออะไร ?
เงินกู้ยืมกรรมการ คือ คำที่ใช้เรียกรายการกู้ยืมเงินระหว่างบริษัทกับกรรมการ โดยที่บริษัทเป็นฝ่ายกู้เงินจากกรรมการ ซึ่งทำให้เกิดเจ้าหนี้เงินกู้ยืมจากกรรมการในส่วนของหนี้สิน ไม่ใช่รายได้ หรือส่วนของเจ้าของ
ในการทำบัญชีควรระบุชื่อรายการให้ชัดเจนว่าเป็น “เงินกู้ยืมจากกรรมการ” หรือ “เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ” เพื่อไม่ให้สับสนว่าใครมีหน้าที่คืนเงิน
โดยมีสาระสำคัญ 3 ข้อ คือ
- กรรมการเป็นผู้ให้กู้ และบริษัทเป็นผู้กู้
- บริษัทมีหน้าที่คืนเงิน ตามเงื่อนไขที่ตกลง
- ต้องมีหลักฐานรองรับ ว่าเงินที่บริษัทได้รับเป็นเงินกู้จริง
เงินกู้ยืมกรรมการอยู่หมวดไหน ในงบการเงิน ?
เงินกู้ยืมกรรมการอยู่ในหมวดหนี้สินในงบฐานะการเงินของบริษัท เพราะเป็นเงินที่บริษัทมีหน้าที่ชำระคืนให้กรรมการ การจัดเป็นหนี้สินหมุนเวียน หรือหนี้สินไม่หมุนเวียน ยังต้องพิจารณากำหนดชำระและสิทธิเลื่อนการชำระ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลารายงาน ตามตารางดังนี้
| เงื่อนไขเงินกู้ | แนวทางจัดประเภท |
|---|---|
| ถึงกำหนดชำระภายใน 12 เดือนนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลารายงาน | หนี้สินหมุนเวียน |
| ต้องชำระเมื่อทวงถาม และบริษัทไม่มีสิทธิเลื่อนชำระอย่างน้อย 12 เดือน | หนี้สินหมุนเวียน |
| กำหนดชำระเกิน 12 เดือน และบริษัทมีสิทธิเลื่อนชำระตามเกณฑ์ของมาตรฐาน | พิจารณาเป็นหนี้สินไม่หมุนเวียน |
| เงินกู้ระยะยาวมีบางส่วนถึงกำหนดชำระภายใน 12 เดือน | แยกส่วนที่ถึงกำหนดเป็นหนี้สินหมุนเวียน |
หลักเกณฑ์ดังกล่าวอ้างอิงการจัดประเภทหนี้สินตาม TFRS for NPAEs ซึ่งพิจารณาทั้งกำหนดชำระ และสิทธิของบริษัท ไม่ได้พิจารณาจากชื่อบัญชีเพียงอย่างเดียว
ยอดเงินกู้ยืมกรรมการ เกิดจากอะไรได้บ้าง ?
1. บริษัทขาดเงินหมุนเวียนระหว่างรอรับเงินจากลูกค้า
ในกรณีที่บริษัทอาจขายสินค้าได้แล้ว แต่ให้เครดิตลูกค้า 30–60 วัน ขณะที่ต้องจ่ายค่าสินค้า และค่าใช้จ่ายก่อน กรรมการจึงให้บริษัทกู้เงินเพื่อให้ดำเนินงานต่อได้
อย่างไรก็ตาม ควรกำหนดวงเงินและเงื่อนไขคืนเงินให้สอดคล้องกับกระแสเงินสดของบริษัท เพื่อไม่ให้เกิดยอดกู้สะสมโดยไม่มีแผนชำระคืน
2. บริษัทต้องใช้เงินลงทุนเพิ่มเติม
การซื้อเครื่องจักร อุปกรณ์ หรือขยายสถานที่อาจต้องใช้เงินมากกว่าที่บริษัทมี กรรมการจึงอาจเลือกให้บริษัทกู้เงินแทนการเพิ่มทุนในช่วงนั้น โดยแยกให้ชัดว่าเงินดังกล่าวเป็นเงินกู้หรือเงินลงทุน พร้อมจัดทำเอกสาร และบันทึกบัญชีตามวัตถุประสงค์จริง
3. กรรมการสำรองจ่ายแทนบริษัท
บางครั้งกรรมการใช้เงินส่วนตัวมาชำระค่าใช้จ่ายของบริษัทโดยตรง ทำให้บริษัทมีภาระต้องคืนเงิน แต่รายการนี้ ไม่จำเป็นต้องเป็นเงินกู้ทุกกรณี อาจเหมาะสำหรับการอยู่ในบัญชีเจ้าหนี้กรรมการจากเงินสำรองจ่ายมากกว่า
ฉะนั้นแล้ว ก่อนบันทึกควรตรวจเอกสารค่าใช้จ่าย ผู้รับเงิน และการเบิกคืน เพื่อป้องกันการลงค่าใช้จ่ายหรือคืนเงินซ้ำ
4. มีรายการที่ยังตรวจสอบที่มาไม่ครบ
ยอดเงินเข้าที่ไม่ทราบที่มา หรือยอดยกมาจากบัญชีเดิม ไม่ควรถูกสรุปว่าเป็นเงินกู้ยืมกรรมการทันที ต้องตรวจสอบว่ามาจากกรรมการจริง หรือเป็นเงินรับประเภทอื่น
จากคำพิพากษาที่ 1438/2548 ของกรมสรรพากร มีกรณีบริษัทอ้างว่าเป็นเงินกู้จากกรรมการ แต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ จึงควรให้ความสำคัญกับเส้นทางเงินจริงและเอกสารประกอบ ไม่ใช่เพียงชื่อบัญชีที่บันทึกไว้
เงินกู้ยืมกรรมการบันทึกบัญชีอย่างไร ?
เมื่อบริษัทได้รับเงินกู้ ให้เดบิตเงินฝากธนาคาร และเครดิตเงินกู้ยืมจากกรรมการ ส่วนเมื่อคืนเงินต้น ให้เดบิตเงินกู้ยืมจากกรรมการ และเครดิตเงินฝากธนาคาร หากมีดอกเบี้ย ต้องบันทึกแยกจากเงินต้นและพิจารณาภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้
ตัวอย่าง ประธานกรรมการบริหารของบริษัท A โอนเงินให้บริษัทกู้ 300,000 บาท สามารถบันทึกรายการได้ดังนี้
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| เงินฝากธนาคาร | 300,000 | – |
| เงินกู้ยืมธนาคาร | – | 300,000 |
เมื่อบริษัทจ่ายดอกเบี้ยให้กรรมการ
ตัวอย่าง หากบริษัท A ต้องจ่ายดอกเบี้ยสำหรับงวดปัจจุบัน 3,000 บาทให้ประธานกรรมการบริหารที่มีสถานะเป็นบุคคลธรรมดา โดยยังไม่ได้บันทึกดอกเบี้ยค้างจ่ายไว้ก่อน
กรณีบริษัทจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ให้กรรมการบุคคลธรรมดาในประเทศไทย โดยทั่วไปต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากดอกเบี้ย 15% ตามแนววินิจฉัยกรมสรรพากรเกี่ยวกับดอกเบี้ยเงินกู้ยืมจากกรรมการ ดังนั้น ดอกเบี้ย 3,000 บาท จึงหักภาษี 450 บาท และจ่ายให้กรรมการสุทธิ 2,550 บาท
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| ดอกเบี้ยจ่าย | 3,000 | – |
| เงินฝากธนาคาร | – | 2,550 |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย | – | 450 |
เมื่อบริษัทนำส่งภาษีที่หักไว้ จึงบันทึกลดภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่ายตามจำนวนที่นำส่ง
หากเคยตั้งดอกเบี้ยค้างจ่ายแล้ว ตอนจ่ายเงินจริงให้เดบิตดอกเบี้ยค้างจ่ายแทน เพื่อไม่บันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำ และหากดอกเบี้ยเกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ชำระ ต้องพิจารณารับรู้ตามงวดบัญชี ไม่รอวันที่จ่ายเงินจริงเสมอไป
บริษัทควรคืนเงินกู้ยืมกรรมการอย่างไร ?
เมื่อบริษัทต้องการคืนเงินที่กู้ยืมมาจากกรรมการ บริษัทควรคืนเงินกู้ยืมกรรมการตามยอดหนี้ที่ตรวจสอบได้และเงื่อนไขที่ตกลงกัน โดยแยกเงินต้นออกจากดอกเบี้ยให้ชัดเจน สามารถชำระด้วยเงินสดหรือเงินโอนธนาคาร ส่วนการใช้ทรัพย์สินหรือวิธีอื่นแทนเงินต้องพิจารณาข้อตกลง เอกสาร และผลทางภาษีเพิ่มเติม
1. เงินคืนสด หรือเงินโอนธนาคาร
การคืนด้วยเงินส ดหรือโอนเงินจากบัญชีบริษัทให้กรรมการเป็นวิธีที่ติดตามยอดได้ตรงไปตรงมา โดยเฉพาะการโอนผ่านธนาคารซึ่งมีหลักฐานแสดงวันที่ จำนวนเงิน และผู้รับเงินชัดเจน บริษัทสามารถคืนทั้งหมดหรือแบ่งชำระตามข้อตกลงได้
เอกสารที่ควรจัดเตรียม
- ใบสำคัญจ่าย ระบุว่าเป็นการคืนเงินกู้ยืมกรรมการ
- หลักฐานการโอนเงิน หรือใบรับเงินที่กรรมการลงนามกรณีรับเงินสด
- รายละเอียดอ้างอิงสัญญาหรือรายการเงินกู้ที่ชำระคืน
- ตารางแสดงเงินต้นที่คืน ดอกเบี้ยถ้ามี และยอดหนี้คงเหลือ
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
บริษัท A มีเงินกู้ยืมจากประธานกรรมการบริหาร 300,000 บาท และโอนคืนเงินต้น 100,000 บาท โดยรายการนี้ไม่มีดอกเบี้ยรวมอยู่ด้วย
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| เงินกู้ยืมจากกรรมการ | 100,000 | – |
| เงินฝากธนาคาร | – | 100,000 |
ในกรณีที่จ่ายเป็นเงินสด ให้เปลี่ยนบัญชีเครดิตจากเงินฝากธนาคารเป็นเงินสด
การคืนเงินต้นไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของบริษัท แต่เป็นการลดหนี้สิน หากมีดอกเบี้ยจ่าย ต้องแยกบันทึก และพิจารณาภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในกรณีทั่วไปที่บริษัทจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ให้กรรมการบุคคลธรรมดาในประเทศไทย มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย 15% จากดอกเบี้ย ไม่ใช่จากเงินต้นที่คืน
2. คืนโดยวิธีอื่น (เมื่อบริษัทไม่มีเงินสด)
หากบริษัทไม่มีเงินสดเพียงพอ อาจพิจารณาชำระด้วยทรัพย์สิน หรือหักกลบกับหนี้ที่กรรมการมีต่อบริษัท หากเข้าเงื่อนไขของแต่ละวิธี การไม่มีเงินสดไม่ได้ทำให้บริษัทสามารถตัดยอดเงินกู้ยืมกรรมการออกจากบัญชีได้ทันที
ชำระหนี้ด้วยทรัพย์สินของบริษัท
บริษัทอาจตกลงกับกรรมการให้รับทรัพย์สิน เช่น รถยนต์ อุปกรณ์ หรือสินค้า แทนเงิน โดยต้องระบุทรัพย์สิน มูลค่าที่ใช้ชำระหนี้ วันที่ส่งมอบ และยอดหนี้ที่ระงับให้ชัดเจน พร้อมตรวจอำนาจอนุมัติ และดำเนินการโอนกรรมสิทธิ์ให้ครบถ้วนตามประเภททรัพย์สิน
เอกสารที่ควรมี ได้แก่
- ข้อตกลงรับทรัพย์สินแทนการชำระหนี้
- หลักฐานประกอบการกำหนดมูลค่า
- เอกสารส่งมอบหรือโอนกรรมสิทธิ์
- เอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง
ในทางบัญชี ต้องบันทึกการจำหน่ายทรัพย์สิน และการลดหนี้ให้ครบ รวมถึงกำไรหรือขาดทุน และภาษีตามกรณี ไม่ควรนำมูลค่าตามบัญชีของทรัพย์สินไปหักยอดเงินกู้ทันทีโดยไม่ตรวจมูลค่าที่ตกลง และผลทางภาษี
แม้ไม่มีเงินสดเข้าออก ก็อาจเกิดภาษีได้ กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยว่าการโอนเครื่องมือเครื่องใช้เพื่อชำระหนี้เข้าลักษณะการขายสินค้า และมีภาระ VAT ตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง ส่วนทรัพย์สินประเภทอื่นต้องประเมินภาษี และค่าธรรมเนียมให้ตรงกับรายการนั้น ๆ
หักลบหนี้ เมื่อทั้งสองฝ่ายเป็นหนี้ต่อกันจริง
หากบริษัทเป็นหนี้เงินกู้กรรมการ และกรรมการคนเดียวกันมีหนี้ที่ต้องชำระให้บริษัท อาจใช้การหักกลบลบหนี้ได้เมื่อเข้าเงื่อนไข เช่น เป็นหนี้เงินที่ถึงกำหนดชำระทั้งสองฝ่าย และไม่มีข้อห้ามหรือข้อต่อสู้ที่ขัดขวางการหักกลบ ควรจัดทำหนังสือแสดงการหักกลบ พร้อมหลักฐานของหนี้ทั้งสองรายการ
ตัวอย่างเช่น บริษัท A เป็นหนี้เงินกู้กรรมการ 300,000 บาท ขณะเดียวกันกรรมการค้างชำระค่าสินค้าให้บริษัท 50,000 บาท หากทั้งสองรายการเข้าเงื่อนไข และดำเนินการหักกลบแล้ว บริษัทสามารถบันทึกได้ดังนี้
| รายการบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| เงินกู้ยืมจากกรรมการ | 50,000 | – |
| ลูกหนี้ค่าสินค้า – กรรมการ | – | 50,000 |
ในกรณีนี้ บริษัทบันทึกการขาย และภาษีที่เกี่ยวข้องไว้ครบแล้ว จะเหลือเงินกู้ยืมกรรมการ 250,000 บาท สำหรับแสดงเฉพาะขั้นตอนหักกลบหนี้
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรสร้างลูกหนี้ขึ้นมาเพื่อหักกลบโดยไม่มีธุรกรรมจริง และไม่สามารถนำเงินเดือนหรือเงินปันผลที่บริษัทต้องจ่ายกรรมการมาหักกลบกับเงินกู้ได้โดยตรง เพราะทั้งหมดเป็นหนี้ที่บริษัทต้องจ่ายไปในทิศทางเดียวกัน
หากยังไม่มีวิธีชำระที่เหมาะสม
บริษัทอาจเจรจาขยายกำหนดหรือแบ่งชำระ พร้อมทำข้อตกลงเพิ่มเติมตามวันที่เกิดขึ้นจริง โดยยอดหนี้ยังคงอยู่จนกว่าจะชำระหรือระงับด้วยเหตุที่ถูกต้อง
ส่วนการแปลงหนี้เป็นทุนหรือการที่กรรมการยกหนี้ให้ เป็นการจัดการหนี้อีกลักษณะหนึ่ง ต้องตรวจขั้นตอนกฎหมายและผลทางบัญชีภาษีเฉพาะกรณี ไม่ควรใช้เพียงรายการปรับปรุงบัญชีเพื่อทำให้ยอดเจ้าหนี้เป็นศูนย์
โดยสรุปแล้ว เงินกู้ยืมกรรมการเป็นเงินที่กรรมการให้บริษัทกู้ และบริษัทต้องชำระคืน จึงบันทึกเป็นหนี้สิน เมื่อคืนเงินต้นให้ลดหนี้สิน ส่วนดอกเบี้ยและภาษีที่เกี่ยวข้องต้องแยกติดตามต่างหาก สิ่งสำคัญคือมีหลักฐานตั้งแต่รับเงิน กระทบยอดเป็นประจำ และตรวจสอบก่อนชำระคืน หากพบยอดสะสมหลายปี ควรเริ่มจากหาที่มาของยอดให้ชัดเจนก่อนปรับปรุงบัญชี
หากบริษัทของคุณมีเงินกู้ยืมกรรมการค้างอยู่ แต่ยังไม่แน่ใจว่ายอดถูกต้องหรือควรคืนอย่างไร สามารถติดต่อชอบการบัญชี โดยแจ้งว่า “ต้องการตรวจยอดเงินกู้ยืมกรรมการ” พร้อมเตรียมบัญชีแยกประเภทและหลักฐานโอนเงิน เพื่อให้ทีมงานเริ่มตรวจสอบได้ตรงประเด็นค่ะ
ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting
