บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการได้ไหม คิดดอกเบี้ยเท่าไหร่ ใช้เอกสารอะไรบ้าง ?

บริษัทสามารถกู้ยืมเงินกรรมการได้ โดยต้องเป็นรายการกู้ยืมเงินที่เกิดขึ้นจริง มีหลักฐานรองรับ และกำหนดเงื่อนไขการชำระคืนให้ชัดเจน หากกรรมการนำเงินส่วนตัวมาให้บริษัทกู้ อาจทำข้อตกลงที่จะไม่คิดดอกเบี้ยได้ ส่วนกรณีคิดดอกเบี้ย บริษัทต้องพิจารณาอัตราตามสัญญา ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง

เมื่อบริษัทต้องจ่ายค่าสินค้า เงินเดือน หรือค่าเช่า แต่เงินจากลูกค้ายังไม่เข้า กรรมการอาจนำเงินส่วนตัวมาให้บริษัทใช้หมุนเวียน สิ่งที่ต้องตรวจสอบจึงไม่ใช่เพียงจำนวนเงินที่โอน แต่ต้องตรวจสอบอีกว่าเงินก้อนนั้นเป็นเงินกู้ เงินเพิ่มทุน หรือเงินสำรองจ่าย เพราะแต่ละรายการมีวิธีจัดการต่างกัน

บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการ คืออะไร ?

บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการ คือ การที่กรรมการให้บริษัทนำเงินไปใช้ โดยบริษัทมีหน้าที่ชำระคืนตามข้อตกลง บริษัทเป็นผู้กู้ ส่วนกรรมการเป็นผู้ให้กู้ เงินต้นที่บริษัทได้รับจึงเป็นหนี้สิน ไม่ใช่รายได้จากการขายหรือให้บริการ

ตัวอย่างเช่น กรรมการโอนเงิน 500,000 บาทเข้าบัญชีบริษัทเพื่อชำระค่าใช้จ่ายระหว่างรอเก็บเงินจากลูกค้า หากตกลงว่าบริษัทต้องคืนเงิน บริษัทต้องบันทึกภาระดังกล่าวเป็นเงินกู้ยืมจากกรรมการ ไม่ใช่บันทึกเป็นรายได้ หรือเพิ่มทุนโดยอัตโนมัติ

ก่อนรับเงิน ควรตกลงรายละเอียดให้ชัดเจน ได้แก่

• จำนวนเงินที่ให้กู้
• วัตถุประสงค์ในการนำเงินไปใช้
• ระยะเวลากู้และกำหนดชำระคืน
• อัตราดอกเบี้ย หรือข้อตกลงไม่คิดดอกเบี้ย
• วิธีรับเงินและวิธีชำระคืน

การกำหนดรายละเอียดตั้งแต่ต้นช่วยให้ผู้ทำบัญชีจัดประเภทรายการได้ถูกต้อง และช่วยให้บริษัทตรวจสอบยอดหนี้สินได้เมื่อถึงเวลาคืนเงิน

บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการ ต่างจากกรรมการกู้ยืมเงินบริษัทอย่างไร ?

สองกรณีนี้ต่างกันที่ผู้กู้และทิศทางของเงิน เมื่อบริษัทกู้จากกรรมการ บริษัทมีหนี้สิน แต่เมื่อกรรมการกู้จากบริษัท บริษัทมีสินทรัพย์ประเภทเงินให้กู้ยืม จึงต้องแยกการบันทึกบัญชีและผลทางภาษีออกจากกัน

บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการ โดยไม่คิดดอกเบี้ยได้ไหม ?

โดยทั่วไป กรรมการที่เป็นบุคคลธรรมดานำเงินส่วนตัวมาให้บริษัทกู้ยืม สามารถทำข้อตกลงที่จะไม่คิดดอกเบี้ยได้ โดยระบุเงื่อนไขให้ชัดในสัญญา และต้องไม่มีดอกเบี้ยหรือผลตอบแทนอื่นแฝงอยู่

หากกรรมการกู้เงินจากแหล่งอื่นมาให้บริษัทใช้ ต้องตรวจสอบรูปแบบธุรกรรมและภาระภาษีเพิ่มเติม แม้ไม่คิดดอกเบี้ย บริษัทก็ยังควรมีหลักฐานการกู้ยืมและการรับเงินครบถ้วน อีกทั้งสัญญากู้ยืมยังต้องพิจารณาเรื่องอากรแสตมป์ตามประเภทตราสารด้วย

กรณีกรรมการนำเงินส่วนตัว มาให้บริษัทกู้

บริษัทสามารถกู้ยืมเงินหรือรับความช่วยเหลือทางการเงินจากกรรมการโดยไม่คิดดอกเบี้ยได้ โดยต้องมีหลักฐานแสดงว่าเงินเป็นของกรรมการจริง มีการส่งมอบให้บริษัท และมีข้อตกลงเรื่องการคืนเงิน หากไม่คิดดอกเบี้ย ควรเขียนเงื่อนไขไว้โดยตรง ไม่ปล่อยช่องอัตราดอกเบี้ยว่างจนเกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน

ตัวอย่างเช่น กรรมการนำเงินออม 500,000 บาทให้บริษัทกู้เป็นเวลา 6 เดือน โดยไม่คิดดอกเบี้ย บริษัทรับเงินเข้าบัญชีธนาคาร และบันทึกเป็นเงินกู้ยืมจากกรรมการ เมื่อครบกำหนดจึงคืนเงินต้นตามข้อตกลง โดยไม่มีดอกเบี้ยจ่ายตามสัญญา

กรณีกรรมการกู้เงินจากแหล่งอื่น มาให้บริษัทกู้ต่อ

หากกรรมการไปกู้เงินจากสถาบันการเงิน หรือบุคคลอื่นมา แล้วนำเงินนั้นมาให้บริษัทกู้ต่อ (ไม่ว่าจะคิดดอกเบี้ยต่อหรือไม่) มักจะเกิดประเด็นเรื่อง “ต้นทุนทางการเงิน” โดยแบ่งเป็น 2 กรณี ดังนี้

• กรณีไม่คิดดอกเบี้ย : บริษัทอาจไม่มีดอกเบี้ยจ่าย แต่กรรมการจะกลายเป็นผู้แบกรับภาระดอกเบี้ยจากแหล่งภายนอกเอง
• กรณีคิดดอกเบี้ย (เพื่อส่งต่อให้แหล่งเงินกู้เดิม) : ดอกเบี้ยที่บริษัทจ่ายให้กรรมการ จะสามารถนำมาถือเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ ก็ต่อเมื่อพิสูจน์ได้ว่าการกู้ยืมนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อนำมาใช้ในกิจการของบริษัทโดยตรง และต้องมีเอกสาร สัญญา หรือหลักฐานการกู้ยืมที่เชื่อมโยงกันอย่างถูกต้อง

ในข้อหารือกรมสรรพากร เลขที่ กค 0702/4071 วินิจฉัยว่า บริษัทอาจนำดอกเบี้ยที่จ่ายแทนกรรมการมาหักเป็นรายจ่ายได้ เมื่อมีหลักฐานตามเงื่อนไข เช่น

• เงินกู้นำมาใช้ในการดำเนินกิจการของบริษัท
• เงินเข้าบัญชีธนาคารในนามบริษัท
• บริษัทรับรองว่าเป็นการกู้ยืมในนามของบริษัท
• บริษัทเป็นผู้ได้รับประโยชน์จากเงินกู้โดยตรง

ส่วนกรณีกรรมการกู้เงินมาแล้ว นำมาปล่อยให้บริษัทกู้ต่อ ต้องตรวจสอบภาษีเงินได้ และภาษีธุรกิจเฉพาะตามลักษณะธุรกรรมเพิ่มเติม จึงไม่ควรนำข้อวินิจฉัยของกรณีใช้เงินส่วนตัวมาใช้ในเคสนี้โดยอัตโนมัติ

บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการ ควรคิดดอกเบี้ยเท่าไหร่ ?

ไม่มีอัตราดอกเบี้ยเดียวที่ใช้ในกรณีที่บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการทุกแห่ง อัตราดอกเบี้ยขึ้นอยู่กับข้อตกลง และข้อเท็จจริง ในกรณีที่กรรมการบุคคลธรรมดาให้กู้ทั่วไปต้องคำนึงถึงเพดานดอกเบี้ยตามกฎหมาย รวมถึงความสมเหตุสมผลของรายจ่ายบริษัทไม่เกินร้อยละ 15 ต่อปี

โดยดอกเบี้ยร้อยละ 15 ต่อปี เป็นเพดานสำหรับกรณีทั่วไป ไม่ใช่อัตราที่บริษัทจำเป็นต้องใช้ และไม่ได้รับรองว่าบริษัทจะนำดอกเบี้ยทั้งหมดมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เพียงเพราะไม่เกินเพดาน

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะกำหนดอัตราดอกเบี้ย ควรพิจารณาเรื่องต่อไปนี้

• ระยะเวลาที่บริษัทใช้เงิน
• หลักประกัน และความเสี่ยงของการให้กู้
• เงื่อนไขและกำหนดชำระคืน
• ต้นทุนเงินทุนที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลอัตราเงินกู้ที่มีเงื่อนไขใกล้เคียงกัน เพื่อประกอบเหตุผล

บริษัทกู้ยืมเงินกรรมการ ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง ?

เอกสารหลักควรประกอบด้วยสัญญา หรือหลักฐานการกู้ยืม เอกสารยืนยันผู้มีอำนาจ และหลักฐานรับ–จ่ายเงินจริง หากมีดอกเบี้ย ต้องจัดเตรียมตารางคำนวณ และเอกสารภาษีเพิ่มเติม เพื่อให้ตรวจสอบรายการตั้งแต่รับเงินจนคืนเงินได้

เอกสารที่ควรจัดเตรียม ได้แก่

1. สัญญากู้ยืมเงิน และเอกสารแก้ไขเพิ่มเติม ถ้ามี
2. หนังสือรับรองบริษัท และข้อมูลกรรมการผู้ให้กู้เท่าที่จำเป็น
3. หนังสือรับรองบริษัท และข้อมูลกรรมการผู้ให้กู้เท่าที่จำเป็น
4. รายการเดินบัญชี และหลักฐานโอนเงิน
5. ตารางเงินต้น ดอกเบี้ย การชำระคืน และยอดคงเหลือ
6. หลักฐานการเสียอากรแสตมป์
7. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และหลักฐานนำส่ง เมื่อมีการจ่ายดอกเบี้ย

สำหรับการกู้ยืมเงินเกิน 2,000 บาท มาตรา 653 กำหนดเรื่องหลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อผู้ยืมเพื่อใช้ฟ้องร้องบังคับคดี จึงควรจัดทำหลักฐานให้เหมาะสมตั้งแต่ต้น ไม่อาศัยเพียงความเข้าใจกันระหว่างกรรมการกับบริษัท

สัญญากู้ยืมควรระบุข้อมูลอะไรบ้าง ?

สัญญาควรระบุรายละเอียดที่ทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน ได้แก่

• ชื่อและข้อมูลของบริษัทผู้กู้กับกรรมการผู้ให้กู้
• จำนวนเงินกู้ วันที่ และวิธีส่งมอบเงิน
• วัตถุประสงค์ในการกู้ยืม
• อัตราดอกเบี้ย หรือข้อตกลงไม่คิดดอกเบี้ย
• วิธีคำนวณและกำหนดจ่ายดอกเบี้ย
• กำหนดคืนเงินต้นและเงื่อนไขชำระก่อนกำหนด
• เงื่อนไขเมื่อผิดนัด
• หลักประกัน (ถ้ามี)

หากมีการเบิกเงินหลายครั้ง ควรกำหนดวิธีบันทึกยอดเบิก และแนบหลักฐานแต่ละครั้ง เพื่อให้ทราบว่า ณ บริษัทได้รับเงินจริง ๆ เท่าไหร่ ในวันไหน โดยผู้ลงนามของบริษัทต้องเป็นผู้มีอำนาจผูกพันบริษัทตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

หากกรรมการที่เป็นผู้ให้กู้ มีสถานะเป็นผู้ลงนามแทนบริษัทด้วย ก็ควรตรวจสอบเรื่องผลประโยชน์ขัดกัน และวิธีอนุมัติ หรือแต่งตั้งผู้แทนที่เหมาะสมก่อนลงนามในสัญญากู้ยืมเงิน

ต้องเก็บหลักฐานรับเงิน และคืนเงินอย่างไร ?

แนะนำให้รับ และจ่ายผ่านบัญชีธนาคารของบริษัท พร้อมจัดทำใบสำคัญที่อ้างอิงสัญญา หรือรายการเงินกู้ เมื่อต้องคืนเงิน ให้แยกยอดเงินต้น ดอกเบี้ย และภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกจากกันให้อย่างชัดเจน

ตัวอย่างรายละเอียดในใบสำคัญจ่าย ได้แก่

• คืนเงินต้นตามสัญญาเลขที่ใด
• จ่ายดอกเบี้ยสำหรับช่วงเวลาใด
• หักภาษี ณ ที่จ่ายจำนวนเท่าใด
• จ่ายสุทธิให้กรรมการเท่าใด
• หลังชำระแล้วเหลือเงินต้นเท่าใด

แม้ว่าจะมีสลิปโอนเงินช่วยยืนยันการจ่ายเงิน แต่ไม่ได้อธิบายเงื่อนไขทั้งหมดของการกู้ยืม จึงควรเก็บสลิปโอนเงินคู่กับสัญญา ตารางยอดคงเหลือ และเอกสารรับเงินที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน ในกรณีที่มีการตรวจสอบ

หากบริษัทจ่ายดอกเบี้ยให้กรรมการ เกี่ยวข้องกับภาษีอะไรบ้าง ?

1. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายของบริษัท

เมื่อบริษัทจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ให้กรรมการบุคคลธรรมดา โดยทั่วไปต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 15% ของดอกเบี้ย ส่วนกรรมการต้องพิจารณาภาษีเงินได้ของตนเอง และภาษีธุรกิจเฉพาะ หากลักษณะการให้กู้เข้าเงื่อนไข โดยแยกเงินต้นออกจากดอกเบี้ยเสมอ

ตัวอย่างเช่น บริษัทจ่ายดอกเบี้ย 30,000 บาทให้กรรมการ

บริษัทต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งด้วย แบบ ภ.ง.ด.2 ตามกำหนดของช่องทางที่ใช้ เพราะเป็นประเภทเงินได้ที่แบบนี้รองรับ ไม่ใช่เลือก ภ.ง.ด.3 เพียงเพราะผู้รับเป็นบุคคลธรรมดา

2. ภาษีเงินได้ของกรรมการ

ดอกเบี้ยเป็นเงินได้ของกรรมการผู้ให้กู้ กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยว่า ดอกเบี้ยเงินกู้จากบริษัทที่ถูกหักภาษี 15% ตามเงื่อนไข ผู้รับมีสิทธิเลือกไม่นำไปรวมคำนวณกับเงินได้อื่นตามมาตรา 48 (3) (ก) ได้ จึงควรพิจารณาวิธีใช้สิทธิให้สอดคล้องกับการยื่นภาษีของตนเอง

3. รายจ่ายดอกเบี้ยของบริษัท

ดอกเบี้ยจากการกู้เงินเพื่อประกอบกิจการ และมีหลักฐานรองรับอาจนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ แต่การลงบัญชีเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ผ่านเงื่อนไขภาษีทั้งหมด ต้องตรวจสอบวัตถุประสงค์ ความสมเหตุสมผล และข้อห้ามที่เกี่ยวข้องด้วย

หากเงินกู้นำไปก่อสร้าง หรือจัดหาสินทรัพย์ที่เข้าเงื่อนไข ดอกเบี้ยอาจต้องรวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์ตามมาตรฐานบัญชี จึงไม่ควรนำตัวอย่างดอกเบี้ยจ่ายสำหรับเงินทุนหมุนเวียนไปใช้กับทุกโครงการ

4. ภาษีธุรกิจเฉพาะของผู้ให้กู้

ต้องตรวจสอบว่ากรรมการใช้เงินของตนเองหรือกู้ต่อ ให้กู้เป็นอาชีพหรือไม่ และมีพฤติการณ์อย่างไร ข้อหารือกรมสรรพากร เลขที่ กค 0811/11481 ที่วินิจฉัยว่าไม่ต้องเสียภาษีธุรกิจเฉพาะเป็นข้อสรุปตามเงื่อนไขในกรณีนั้น ไม่ใช่ข้อยกเว้นสำหรับเงินกู้กรรมการทุกประเภท

5. อากรแสตมป์

สัญญากู้ยืมเงินอยู่ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ลักษณะ 5 อัตรา 1 บาทต่อเงินกู้ทุก 2,000 บาท หรือเศษของ 2,000 บาท สูงสุด 10,000 บาท โดยระบุผู้ให้กู้เป็นผู้มีหน้าที่เสียอากร และผู้กู้เป็นผู้ขีดฆ่าแสตมป์เมื่อใช้แสตมป์เป็นดวง

ตัวอย่างเช่น เงินกู้ 500,000 บาท คำนวณค่าอากรได้ดังนี้

500,000 / 2,000 × 1 = 250 บาท

แม้สัญญาระบุว่าไม่คิดดอกเบี้ย ก็ยังต้องพิจารณาอากรของตราสาร เพราะฐานคำนวณในกรณีนี้เกี่ยวข้องกับยอดเงินกู้

โดยสรุปแล้ว บริษัทสามารถกู้ยืมเงินกรรมการได้ โดยต้องมีหลักฐานแสดงที่มาของเงิน ข้อตกลง และภาระชำระคืน หากคิดดอกเบี้ยต้องพิจารณาอัตราตามกฎหมายและภาษีที่เกี่ยวข้อง หากมีเงินกู้กรรมการค้างในบัญชี แต่ไม่แน่ใจว่าเอกสารครบหรือบันทึกถูกต้องหรือไม่ สามารถติดต่อชอบการบัญชีเพื่อสอบถามบริการดูแลบัญชีและภาษี พร้อมแจ้งประเด็นเงินกู้กรรมการ เพื่อให้ทีมงานรับทราบเรื่องที่ต้องการปรึกษาได้ตรงจุดค่ะ