จ่ายค่างวดเงินกู้ไปแล้ว ทำไมจึงนำยอดทั้งหมดมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายไม่ได้ ? แล้วค่าไฟที่ยังไม่ได้จ่าย ทำไมจึงเป็นค่าใช้จ่ายของเดือนนี้ ? คำถามเหล่านี้เกิดขึ้นได้บ่อย เพราะวันที่เงินออกจากบัญชี อาจไม่ใช่วันที่กิจการต้องรับรู้ค่าใช้จ่ายเสมอไป จึงต้องแยกให้ชัดเจนก่อนว่าส่วนไหนคือหนี้สินกับค่าใช้จ่าย
หนี้สินสะท้อนภาระที่กิจการยังต้องชำระ ส่วนค่าใช้จ่ายสะท้อนต้นทุนหรือรายจ่ายที่รับรู้ในการคำนวณกำไรขาดทุนของงวดนั้น ทั้งสองรายการอาจเกิดขึ้นพร้อมกันได้ เช่น ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย แต่เมื่อชำระหนี้ที่บันทึกไว้แล้ว ก็ไม่ได้ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายใหม่อีกครั้ง
หนี้สินกับค่าใช้จ่ายต่างกันอย่างไร ?
หนี้สิน คือ ภาระผูกพัน หรือเงินที่กิจการต้องชำระคืนในอนาคต เกิดขึ้นจากเหตุการณ์ในอดีต เช่น เงินกู้ยืมธนาคาร เจ้าหนี้การค้า
ส่วนค่าใช้จ่าย คือต้นทุนหรือเงินที่กิจการเสียไปเพื่อให้ได้มาซึ่งรายได้ในงวดบัญชีนั้น ๆ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ เงินเดือนพนักงานที่เกิดขึ้นในเดือนนั้น ซึ่งจะถูกนำไปหักออกจากรายได้เพื่อคำนวณกำไรหรือขาดทุน
| ประเด็น | หนี้สิน | ค่าใช้จ่าย |
|---|---|---|
| บอกอะไรเกี่ยวกับกิจการ | มีภาระผูกพันคงเหลือเท่าไร | มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในงวดเท่าไร |
| แสดงในงบใด | งบฐานะการเงิน | งบกำไรขาดทุน |
| ต้องจ่ายเงินแล้วหรือไม่ | ยังมีภาระที่ต้องชำระ ณ วันที่รายงาน | อาจจ่ายแล้วหรือยังไม่จ่ายก็ได้ |
| เมื่อจ่ายชำระรายการเดิม | หนี้สินลดลง | ไม่เกิดค่าใช้จ่ายซ้ำ หากรับรู้ไว้ครบแล้ว |
รายการเดียวทำให้เกิดทั้งหนี้สิน และค่าใช้จ่ายได้ไหม ?
รายการเดียวกันสามารถเป็นได้ทั้งหนี้สิน และค่าใช้จ่ายได้ หากกิจการมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแล้ว แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน รายการนั้นอาจทำให้ค่าใช้จ่าย และหนี้สินเพิ่มขึ้นพร้อมกัน เช่น ใช้ไฟฟ้าในสำนักงานเดือนกันยายน แต่จ่ายค่าไฟในเดือนตุลาคม
ตัวอย่างเช่น ค่าไฟสำนักงานเดือนกันยายน 3,000 บาท
หากกิจการทราบยอดค่าไฟที่ต้องรับรู้แน่นอนแล้ว และจ่ายในเดือนถัดไป โดยใช้วิธีตั้งค้างจ่าย และตัดชำระโดยตรง ไม่ได้กลับรายการอัตโนมัติ บันทึกบัญชีด้วยการเดบิต-เครดิต ดังนี้
| ช่วงเวลาที่บันทึก | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| สิ้นเดือนกันยายน รับรู้ค่าไฟ | ค่าไฟฟ้า 3,000 บาท | ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 3,000 บาท |
| เดือนตุลาคม จ่ายค่าไฟ | ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 3,000 บาท | เงินฝากธนาคาร 3,000 บาท |
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ
- เดือนกันยายน : มีค่าใช้จ่าย 3,000 บาท และมีหนี้สินค้างจ่าย 3,000 บาท
- เดือนตุลาคม : เงินฝากธนาคารลดลง และหนี้สินรายการนี้หมดไป
- ตลอดทั้งรายการ : มีค่าไฟฟ้าเพียง 3,000 บาท ไม่ใช่ 6,000 บาท
ถ้าเดือนตุลาคม บันทึกเดบิตค่าไฟฟ้าอีกครั้ง ทั้งที่ยอดเดิมยังตั้งค้างจ่ายอยู่ จะทำให้ค่าใช้จ่ายซ้ำ และหนี้สินเดิมไม่ถูกตัดออก
อย่างไรก็ตาม การเกิดหนี้สินไม่ได้ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายทันทีทุกกรณี เช่น สมมติว่าบริษัทซื้อคอมพิวเตอร์มาใช้ระยะยาวด้วยเงินเชื่อ และรายการเข้าเกณฑ์รับรู้เป็นสินทรัพย์ บริษัทจะบันทึกสินทรัพย์คู่กับเจ้าหนี้ก่อน แล้วจึงพิจารณาค่าเสื่อมราคาตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
ทำไมค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจึงอยู่ในหมวดหนี้สิน ?
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอยู่ในหมวดหนี้สิน เพราะกิจการมีภาระต้องจ่ายเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว คำว่า “ค่าใช้จ่าย” บอกที่มาของรายการ ส่วนคำว่า “ค้างจ่าย” บอกว่ายังมีภาระคงเหลือ
รายการค้างจ่ายอาจเกิดจากบริการที่ได้รับแล้ว แต่ยังไม่ได้จ่าย หรือยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ครบถ้วน จึงต้องพิจารณาข้อเท็จจริงของบริการ และยอดที่ต้องรับรู้ ไม่ใช่ดูเฉพาะว่ามีใบเรียกเก็บเงินมาถึงหรือยัง
ตัวอย่างเช่น เงินเดือนฝ่ายบริหาร 50,000 บาท
พนักงานทำงานในเดือนกันยายนครบแล้ว แต่บริษัทกำหนดจ่ายเงินวันที่ 5 ตุลาคม รายการนี้มีสองด้าน ได้แก่
| รายการ | ความหมาย |
|---|---|
| เงินเดือน 50,000 บาท | ค่าใช้จ่ายสำหรับการทำงานในเดือนกันยายน |
| เงินเดือนค้างจ่าย 50,000 บาท | ภาระที่บริษัทยังคงต้องจ่ายให้พนักงาน ณ สิ้นเดือนกันยายน |
เมื่อจ่ายในเดือนตุลาคม บริษัทตัดเงินเดือนค้างจ่ายออก ไม่รับรู้เงินเดือนของเดือนกันยายนซ้ำอีกครั้ง
การจ่ายหนี้ ถือเป็นค่าใช้จ่ายทุกครั้งหรือไม่ ?
การชำระหนี้ ไม่ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายทุกครั้ง เพราะการชำระเงินต้นของเงิน กู้หรือจ่ายหนี้ที่รับรู้ค่าใช้จ่ายไว้แล้ว เป็นการลดหนี้สิน ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายใหม่ หากยอดชำระรวมดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียม ต้องแยกพิจารณาแต่ละส่วน รวมถึงตรวจว่าส่วนใดเคยบันทึกค้างจ่ายไว้แล้ว
การแยกเงินต้นออกจากค่าใช้จ่ายสอดคล้องกับหลักที่มองการรับ และคืนเงินกู้เป็นธุรกรรมจัดหาเงิน โดยมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศ IAS 7 กำหนดให้แยกการชำระคืนเงินที่กู้ยืมไว้ในกระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน
ตัวอย่างเช่น จ่ายค่างวดเงินกู้ 11,000 บาท
กำหนดให้ค่างวดประกอบด้วยเงินต้น 10,000 บาท และดอกเบี้ยของงวดปัจจุบัน 1,000 บาท โดยดอกเบี้ยยังไม่เคยบันทึกค้างจ่าย และเป็นดอกเบี้ยที่รับรู้เป็นค่าใช้จ่าย ไม่เข้าเงื่อนไขรวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์
| ส่วนประกอบ | จำนวนเงิน | วิธีบันทึก |
|---|---|---|
| เงินต้น | 10,000 บาท | ลดหนี้สินเงินกู้ยืม |
| ดอกเบี้ย | 1,000 บาท | รับรู้ดอกเบี้ยจ่าย |
| เงินที่ออกจากธนาคาร | 11,000 บาท | ลดเงินฝากธนาคาร |
ดังนั้น แม้เงินออก 11,000 บาท ค่าใช้จ่ายใหม่ในตัวอย่างนี้มีเพียง 1,000 บาท
แต่หากดอกเบี้ย 1,000 บาท เคยบันทึกเป็นดอกเบี้ยค้างจ่ายไว้แล้ว วันชำระต้องตัดหนี้สินส่วนนั้นด้วย ไม่บันทึกดอกเบี้ยจ่ายซ้ำ
เป็นเหตุผลที่เจ้าของกิจการควรตรวจสอบตารางชำระหนี้ ควบคู่กับรายการบัญชีเดิม เพราะสลิปโอนเงินบอกยอดที่จ่าย แต่ไม่ได้บอกเสมอไปว่ายอดนั้นประกอบด้วยเงินต้น ดอกเบี้ย หรือค่าใช้จ่ายประเภทใดบ้าง
เจ้าของกิจการควรเช็กอะไรบ้างเพื่อไม่ให้บันทึกบัญชีซ้ำ ?
ก่อนบันทึกเงินรายการจ่ายเงิน ควรตรวจว่ารายการนั้นเคยรับรู้เป็นค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หรือหนี้สินไว้แล้วหรือไม่ และการจ่ายเงินครั้งนี้อ้างอิงจากเอกสารใด
การเชื่อมเอกสารตั้งหนี้กับเอกสารชำระเงิน ช่วยให้ตรวจสอบได้ว่ากำลังตัดหนี้เดิม หรือบันทึกรายการใหม่ โดยใช้เช็กลิสต์ต่อไปนี้ก่อนลงบัญชี หรือส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชี
1. ตรวจเลขที่เอกสารและชื่อคู่ค้า : เทียบใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และหลักฐานโอนเงิน เพื่อดูว่าเป็นธุรกรรมเดียวกันหรือไม่ แม้เอกสารจะมีคนละวันที่
2. ตรวจงวดที่ได้รับสินค้าหรือบริการ : ระบุให้ชัดว่ารายการเกี่ยวข้องกับเดือนใด โดยเฉพาะเอกสารที่ได้รับหลังสิ้นเดือน
3. ตรวจบัญชีเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายค้างจ่าย : หากเคยตั้งหนี้ไว้แล้ว ให้เชื่อมการชำระเข้ากับรายการเดิม รวมถึงตรวจกรณีจ่ายบางส่วน
4. แยกส่วนประกอบของยอดจ่าย : เงินโอนหนึ่งครั้งอาจรวมหลายใบแจ้งหนี้ หรือมีทั้งเงินต้นและดอกเบี้ย จึงไม่ควรจัดทั้งยอดเป็นค่าใช้จ่ายประเภทเดียวโดยอัตโนมัติ
5. ตรวจการกลับรายการและข้อมูลนำเข้าอัตโนมัติ : หากโปรแกรมกลับรายการค้างจ่ายต้นเดือน หรือนำเข้าธุรกรรมจากธนาคาร ต้องตรวจทั้งกระบวนการก่อนแก้ไข เพื่อไม่ให้ลบ หรือบันทึกเพิ่มผิดรายการ
ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบัญชีบันทึกค่าบริการจากใบแจ้งหนี้ไว้แล้ว ต่อมาเจ้าของกิจการส่งสลิปโอนเงินให้โดยไม่ได้ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ หากผู้บันทึกเข้าใจว่าเป็นค่าบริการอีกครั้ง ก็อาจเกิดค่าใช้จ่ายซ้ำ ทั้งที่กิจการจ่ายเงินจริงเพียงครั้งเดียว
วิธีป้องกันที่นำไปใช้ได้ทันทีคือ กำหนดให้หลักฐานการชำระเงินทุกใบระบุว่า “ชำระเอกสารเลขที่ใด สำหรับรายการของเดือนใด” และจัดเก็บเอกสารทั้งชุดไว้ด้วยกัน หากจ่ายรวมหลายใบ ให้แนบรายละเอียดการจัดสรรยอดด้วย
โดยสรุปแล้ว หนี้สินบอกภาระที่กิจการยังต้องชำระ ส่วนค่าใช้จ่ายบอกผลกระทบต่อกำไร หรือขาดทุนของงวด รายการเดียวอาจทำให้เกิดทั้งสองอย่างได้ แต่เมื่อจ่ายหนี้เดิม ไม่ควรรับรู้ค่าใช้จ่ายซ้ำอีกครั้ง ฉะนั้นแล้ว ก่อนบันทึกเงินออก จึงต้องตรวจสอบให้ว่า “จ่ายค่าอะไร เป็นของงวดไหน และเคยบันทึกไว้แล้วหรือยัง”
หากกิจการมีเจ้าหนี้ค้างอยู่ทั้งที่จ่ายแล้ว หรือสงสัยว่าบันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำ สามารถปรึกษา ชอบการบัญชี เพื่อช่วยตรวจการจัดประเภทและรายการบัญชีของกิจการ โดยเตรียมใบแจ้งหนี้ หลักฐานชำระเงิน และรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องประกอบการตรวจสอบได้เลย
ติดต่อ Chob Accounting
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
Line : @chobaccounting
