รู้ก่อนโดนปรับ! ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี มีใครบ้าง ?

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ฝ่าย คือผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และผู้ทำบัญชี โดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีคือฝ่ายที่ต้องจัดให้มีการทำบัญชี ส่วนผู้ทำบัญชีคือผู้รับผิดชอบลงรายการและจัดทำบัญชีให้ถูกต้องตามกฎหมาย

พูดให้เข้าใจง่าย ๆ เจ้าของกิจการ กรรมการบริษัท หรือผู้แทนนิติบุคคล อาจไม่ได้เป็นคนบันทึกรายการบัญชีเองทุกวัน แต่เป็นฝ่ายที่ต้องรับผิดชอบให้กิจการมีบัญชี เอกสารประกอบ และการยื่นงบการเงินอย่างถูกต้องตามกฎหมาย หากละเลยอาจโดนทั้งค่าปรับ ผลกระทบด้านภาษี และปัญหาในการดำเนินธุรกิจในอนาคต

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือใคร ?

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือ บุคคลหรือนิติบุคคลที่กฎหมายกำหนดให้ต้องจัดให้มีการทำบัญชีสำหรับกิจการของตน ไม่ได้หมายความว่าต้องเป็นคนลงบัญชีเองทุกวัน แต่ต้องจัดให้มีระบบบัญชี เอกสารประกอบ และผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติถูกต้องตามกฎหมาย

ตามมาตรา 8 ของ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดให้มีการทำบัญชีสำหรับการประกอบธุรกิจของตน โดยเป็นความรับผิดชอบของกิจการหรือผู้แทนกิจการ ไม่ใช่หน้าที่ของสำนักงานบัญชีเพียงฝ่ายเดียว

ตัวอย่างเช่น บริษัทจำกัดแห่งหนึ่งจ้างสำนักงานบัญชีดูแลบัญชีรายเดือน แม้สำนักงานบัญชีจะเป็นผู้ลงรายการและจัดทำงบการเงิน แต่กรรมการบริษัท หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องในฐานะผู้แทนนิติบุคคลต้องรับผิดชอบเรื่องการส่งเอกสารให้ครบ การเก็บรักษาเอกสาร การปิดงบการเงิน และยื่นงบการเงินให้ตรงเวลา

บทความที่น่าสนใจ : จะจ้างสำนักงานบัญชีทำไม ในเมื่อทำบัญชีเองได้ ?

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี มีใครบ้าง ?

1. ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน
ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ได้แก่ ห้างหุ้นส่วนจำกัด และห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล ซึ่งต้องเริ่มจัดทำบัญชีนับแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล

ตัวอย่างเช่น คุณ A ทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ได้ใช้บริการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนจำกัด จนดำเนินการแล้วเสร็จเมื่อวันที่ 10 มกราคม 2569 กิจการควรเริ่มรวบรวมเอกสารทางบัญชีตั้งแต่วันที่เริ่มจดทะเบียน ไม่ใช่เริ่มเมื่อมีรายได้ก้อนแรก เพราะค่าใช้จ่ายก่อนเริ่มขาย เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าจ้างทำเว็บไซต์ หรือค่าซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ อาจเป็นเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบันทึกบัญชี

2. บริษัทจำกัด
บริษัทจำกัด เป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีทันที เมื่อได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ดังนั้น คำถามว่าเมื่อจดบริษัทแล้วต้องทำบัญชีไหม คำตอบคือ ต้องทำบัญชี แม้ว่ายังไม่มีรายได้ก็ตาม

บทความที่น่าสนใจ : หลังจากจดบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนแล้ว ต้องทำอะไรต่อบ้าง ?

3. บริษัทมหาชนจำกัด
บริษัทมหาชนจำกัด เป็นนิติบุคคลที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีเช่นเดียวกับบริษัทจำกัด แต่มีข้อกำกับเพิ่มเติมด้านงบการเงิน การเปิดเผยข้อมูล และการตรวจสอบมากกว่าบริษัททั่วไป

บริษัทมหาชนจำกัดต้องให้ความสำคัญกับความถูกต้องของงบการเงินเป็นพิเศษ เพราะข้อมูลทางบัญชีไม่ได้ใช้เฉพาะภายในกิจการ แต่ยังเกี่ยวข้องกับผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ และหน่วยงานกำกับดูแลอื่น ๆ ด้วย

4. นิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย
นิติบุคคลต่างประเทศที่เข้ามาประกอบธุรกิจในประเทศไทย มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมายนับแต่วันที่เริ่มต้นประกอบธุรกิจในประเทศไทย โดยแยกให้ชัดเจนว่ากิจการมีธุรกรรมในประเทศไทยอย่างไร มีสถานประกอบการถาวรหรือไม่ มีรายได้ในไทยหรือไม่ และเอกสารบัญชีต้องรองรับการตรวจสอบตามกฎหมายไทยได้หรือไม่

5. กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร
กิจการร่วมค้า (Joint Venture) ตามประมวลรัษฎากร อาจเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และควรแยกประเด็นบัญชีออกจากภาษีให้ชัดเจน โดยทั่วไปมักเกิดในโครงการเฉพาะ เช่น งานก่อสร้าง งานรับเหมาขนาดใหญ่ หรือโครงการที่หลายบริษัทเข้ามาทำร่วมกัน แม้จะเป็นการรวมตัวเพื่อทำงานเฉพาะกิจ แต่หากมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดไว้ ก็ต้องจัดทำบัญชีให้ชัดเจน

รู้จัก “ผู้ที่กระทำการแทน” ของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี

แม้บริษัท หรือห้างหุ้นส่วนจำกัดจะเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีโดยตรง แต่กิจการเหล่านี้ไม่สามารถดำเนินการเองได้เหมือนบุคคลธรรมดา กฎหมายจึงกำหนดให้มีผู้ที่กระทำการแทน เป็นบุคคลที่มีอำนาจบริหารหรือเป็นดำเนินการด้านบัญชีแทนกิจการ เช่น การจัดให้มีผู้ทำบัญชี การส่งเอกสารบัญชี การดูแลความถูกต้องของบัญชี และการยื่นงบการเงิน

ผู้ที่กระทำการแทนของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ได้แก่

1. หุ้นส่วนผู้จัดการ ของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน หมายถึง ผู้มีอำนาจจัดการงานของห้างหุ้นส่วน เช่น ห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล จึงเป็นบุคคลสำคัญที่ต้องดูแลให้ห้างมีการจัดทำบัญชีอย่างถูกต้อง
2. กรรมการบริษัท ของบริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชนจำกัด กรรมการบริษัทเป็นผู้แทนของบริษัทในการบริหารงานและติดต่อกับบุคคลภายนอก จึงมีบทบาทสำคัญในการจัดให้บริษัทมีระบบบัญชี เอกสารประกอบ และการยื่นงบการเงินตามกฎหมาย
3. ผู้กระทำการแทนที่ได้รับแต่งตั้งจากนิติบุคคลต่างประเทศ กรณีนิติบุคคลต่างประเทศเข้ามาประกอบธุรกิจในประเทศไทย ผู้ที่ได้รับแต่งตั้งให้ดำเนินการแทนนิติบุคคลต่างประเทศจะเป็นผู้รับผิดชอบดูแลการจัดทำบัญชีตามกฎหมายไทย
4. ผู้กระทำการแทนที่ได้รับแต่งตั้งของกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร ในกรณีกิจการร่วมค้า (Joint Venture) ผู้ที่ได้รับแต่งตั้งให้ดำเนินการแทนกิจการร่วมค้าจะเป็นผู้ดูแลให้มีการจัดทำบัญชีและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องกับกิจการร่วมค้านั้นอย่างถูกต้อง
5. ผู้จัดการของสถานที่ประกอบธุรกิจเป็นประจำ กรณีมีสถานที่ประกอบธุรกิจเป็นประจำ ผู้จัดการของสถานที่นั้นอาจเป็นผู้ที่ต้องดำเนินการแทนในเรื่องบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะกรณีที่เป็นผู้ดูแลการดำเนินงานประจำของกิจการ

นอกจากนั้นแล้ว กระทรวงพาณิชย์ ได้ออกประกาศยกเลิกการเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำให้บัญชีให้กับบุคคลธรรมดาและห้างหุ้นส่วนที่ไม่ได้จดทะเบียนใน 2 กลุ่มธุรกิจ คือ

1. ผู้ผลิต ผู้จำหน่าย ผู้มีไว้เพื่อจำหน่าย ผู้นำเข้า หรือผู้ส่งออก แถบเสียงเพลง แถบวีดิทัศน์ และแผ่นซีดี
2. โรงงาน แปรสภาพ แกะสลัก และหัตถกรรมจากงาช้าง รวมถึงการค้าปลีก-ค้าส่งงาช้างและผลิตภัณฑ์จากงาช้าง

โดยมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 30 พฤษภาคม 2568 เป็นต้นไป ส่งผลให้ธุรกิจทั้ง 2 กลุ่มนี้ ไม่ถูกจัดให้เป็น “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี” ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 อีกต่อไป ทำให้ได้รับการยกเว้น ไม่ต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชี ไม่ต้องจัดทำงบการเงิน และไม่ต้องนำส่งงบการเงินใด ๆ ค่ะ

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องทำอะไรบ้าง ?

1. จัดให้มีการทำบัญชีอย่างครบถ้วนและถูกต้อง
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดให้มีการทำบัญชีตามชนิดบัญชี รายการ ระยะเวลา และเอกสารประกอบที่กฎหมายกำหนด ไม่ว่าจะเป็นบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า หรือบัญชีอื่น ๆ ตามความจำเป็นของธุรกิจ รวมถึงต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้อง

ตัวอย่างเอกสารที่ควรจัดเก็บให้เป็นระบบ ได้แก่

• ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบสำคัญจ่าย
• ใบแจ้งหนี้
• Statement ธนาคาร
• สัญญาเช่า สัญญาจ้าง หรือสัญญาบริการ
• เอกสารเงินเดือนและประกันสังคม
• เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย

2. เก็บรักษาเอกสารประกอบการลงบัญชี
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี เพราะเอกสารเหล่านี้เป็นหลักฐานสำคัญเมื่อถูกตรวจสอบหรือเมื่อต้องปิดงบการเงิน

3. ควบคุมดูแลผู้ทำบัญชีให้บันทึกบัญชีถูกต้อง
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติถูกต้อง และควบคุมดูแลให้บัญชีแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินตามความเป็นจริง

4. ยื่นงบการเงิน และเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ตรงเวลา
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องจัดทำงบการเงิน และยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า รวมถึงมีรูปแบบงบการเงินที่ต้องจัดทำแตกต่างกันตามประเภทกิจการ

หากผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ได้จัดทำบัญชี หรือทำบัญชีไม่ถูกต้อง จะมีผลอย่างไร ?

ผลกระทบด้านกฎหมาย

หากผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ได้จัดทำบัญชี หรือทำบัญชีถูกต้อง จะมีความผิดตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ดังนี้

1. มาตรา 28 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ไม่จัดทำบัญชีตามที่กำหนด มีโทษปรับสูงสุด 30,000 บาท และปรับรายวัน วันละ 1,000 บาท จนกว่าจะดำเนินการให้ถูกต้อง
2. มาตรา 29 ไม่ปฏิบัติตามการปิดบัญชีและการบันทึกบัญชี เช่น ไม่ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบบัญชี มีโทษปรับสูงสุด 10,000 บาท
3. มาตรา 30 ไม่ยื่นงบการเงินภายในเวลาที่กำหนด มีโทษปรับสูงสุด 5,000 บาท
4. มาตรา 31 ไม่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวข้องตามกำหนด (5 ปี) มีโทษปรับสูงสุด 5,000 บาท
5. มาตรา 32 ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับงบการเงิน มีโทษปรับสูงสุด 20,000 บาท
6. มาตรา 34 ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการทำบัญชีที่ถูกต้องและเป็นจริง มีโทษปรับสูงสุด 10,000 บาท
7. มาตรา 35 ไม่ปฏิบัติตามกฎเกี่ยวกับการลงรายการบัญชี มีโทษปรับสูงสุด 5,000 บาท
8. มาตรา 40 ในกรณีนิติบุคคลไม่ทำบัญชี กรรมการหรือผู้มีอำนาจบริหารต้องรับผิดชอบด้วย ซึ่งต้องรับโทษเทียบเท่ากับความผิดของนิติบุคคล

ในส่วนนี้ศึกษาเพิ่มเติมได้จากบทความ : หากธุรกิจไม่ทำบัญชี มีความผิดไหม ?

ผลกระทบด้านภาษี

หากไม่ได้จัดทำบัญชี จะทำให้มีโอกาสสูงมากที่รายการบัญชีของกิจการ ไม่ว่าจะเป็นรายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษีซื้อ ภาษีขาย หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ตรงกับความเป็นจริง ทำให้กิจการเสี่ยงที่จะต้องเสียภาษีเพิ่มเติม เบี้ยปรับ หรือเงินเพิ่มไม่ตรงกับความเป็นจริง

ตัวอย่างปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่

• มีรายได้เข้าบัญชีแต่ไม่มีใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ
• มีค่าใช้จ่ายจริงแต่ไม่มีเอกสารประกอบ
• ใบกำกับภาษีซื้อไม่สมบูรณ์ ทำให้หักภาษีซื้อไม่ได้
• รายการใน Statement ไม่ตรงกับบัญชี
• จ่ายค่าบริการแต่ไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อเข้าข่ายต้องหัก

ผลกระทบด้านธุรกิจ

ในมุมธุรกิจ หากไม่ได้จัดทำบัญชีอย่างถูกต้อง กิจการจะไม่สามารถรับรู้กำไรที่แท้จริง วางแผนเงินสดยาก ขอสินเชื่อยาก และความน่าเชื่อถือลดลงเมื่อต้องติดต่อธนาคาร นักลงทุน คู่ค้า หรือหน่วยงานราชการ การทำบัญชีที่ถูกต้องช่วยให้เจ้าของกิจการตอบคำถามที่สำคัญได้ เช่น

• เดือนนี้กิจการได้กำไรจริงหรือไม่
• ต้นทุนหลักอยู่ตรงไหน
• ลูกหนี้ค้างชำระเท่าไร
• มีภาษีต้องจ่ายเท่าไร
• เงินในบัญชีธนาคารตรงกับยอดบัญชีหรือไม่
• พร้อมขอสินเชื่อหรือเข้าร่วมประมูลงานหรือไม่

ในทางกลับกัน หากทำบัญชีแบบเร่งด่วนเพื่อให้ปิดงบการเงินปลายปีโดยเอกสารไม่ครบ เจ้าของกิจการอาจได้งบการเงินที่นำไปยื่นได้ แต่นำไปวิเคราะห์ธุรกิจจริงไม่ได้

โดยสรุปแล้ว ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี คือผู้ที่กฎหมายกำหนดให้ต้องจัดให้มีการทำบัญชี ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทมหาชน นิติบุคคลต่างประเทศ กิจการร่วมค้า หรือบุคคลธรรมดาบางประเภทที่ถูกกำหนดตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ สิ่งที่เจ้าของกิจการควรรู้คือ การจ้างสำนักงานบัญชีไม่ได้ทำให้ความรับผิดชอบของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีหมดไป เพราะกิจการยังต้องส่งเอกสารให้ครบ เก็บหลักฐาน จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติ และยื่นงบการเงินหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ตรงเวลา

การเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำบัญชีเองทุกขั้นตอน แต่หมายความว่าคุณต้องจัดให้มีระบบบัญชี เอกสาร และการยื่นงบที่ถูกต้องตามกฎหมาย หากไม่มั่นใจว่ากิจการของคุณต้องเริ่มทำบัญชีอย่างไร ต้องเก็บเอกสารอะไรบ้าง หรือกังวลเรื่องภาษีและค่าปรับ ชอบการบัญชี พร้อมช่วยดูแลบัญชีของกิจการทุกขั้นตอน ตั้งแต่การทำบัญชีรายเดือนไปจนถึงปิดงบประจำปี ติดต่อเข้ามาเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ

ติดต่อชอบการบัญชี ได้ที่

โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
LINE : @chobaccounting
หรือคลิก : https://lin.ee/HoBCNbLj

อ้างอิง :

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
2. สรุปสาระสำคัญพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543
3. ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง ยกเลิกประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้าที่กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ หลักเกณฑ์และวิธีการเกี่ยวกับวันเริ่มทำบัญชี และวิธีการจัดทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาหรือห้างหุ้นส่วนที่มิได้จดทะเบียน