เจ้าของธุรกิจต้องรู้ ! เอกสารทางบัญชีที่ดูเล็กน้อย แต่สำคัญกว่าที่คิด

หลายธุรกิจให้ความสำคัญกับยอดขาย ลูกค้า และการตลาดเป็นหลัก แต่กลับมองข้ามสิ่งเล็ก ๆ อย่าง เอกสารทางบัญชี ทั้งที่เอกสารเหล่านี้คือหลักฐานสำคัญที่บอกว่า ธุรกิจขายอะไร ซื้ออะไร รับเงินแล้วหรือยัง จ่ายเงินให้ใคร และเกี่ยวข้องกับภาษีอะไรบ้าง

สำหรับเจ้าของธุรกิจ เอกสารทางบัญชีไม่ใช่เรื่องของนักบัญชีเพียงอย่างเดียว แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การบริหารธุรกิจชัดเจนขึ้น ลดความผิดพลาดในการเก็บเงิน ลดปัญหาการตกลงไม่ตรงกัน และช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายเมื่อเกิดคำถามหรือข้อโต้แย้ง

ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปรู้จัก 9 เอกสารทางบัญชีที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ พร้อมอธิบายว่าเอกสารแต่ละแบบใช้ทำอะไร และสำคัญอย่างไรค่ะ

9 เอกสารทางบัญชีที่เจ้าของธุรกิจควรรู้

1. ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ธุรกิจใช้แจ้งราคาสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าทราบก่อนตัดสินใจซื้อ แม้ใบเสนอราคาจะยังไม่ใช่เอกสารรับเงิน และไม่ใช่เอกสารทางภาษีโดยตรง แต่เป็นเอกสารที่ช่วยให้การขายมีความชัดเจนตั้งแต่ต้น

ซึ่งช่วยป้องกันปัญหาที่พบบ่อยในการขายคือคุยกันไว้อีกแบบ แต่เข้าใจอีกแบบ เช่น ลูกค้าคิดว่าราคานี้รวมค่าขนส่งแล้ว แต่ธุรกิจคิดว่ายังไม่รวม หรือฝ่ายหนึ่งเข้าใจว่ารวมบริการหลังการขาย แต่อีกฝ่ายไม่ได้ตกลงไว้

ใบเสนอราคาจึงช่วยลดความคลุมเครือ เพราะมีหลักฐานชัดเจนว่าในวันเริ่มต้น ธุรกิจเสนออะไร ราคาเท่าไร และมีเงื่อนไขอะไรบ้างนั่นเอง

2. ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ใช้แจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระ ส่วนใบวางบิล มักใช้ในธุรกิจที่มีรอบวางบิล หรือมีการให้เครดิตลูกค้า เช่น วางบิลทุกสิ้นเดือน และรับชำระเงินในเดือนถัดไป

ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ ไม่ได้เกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างเดียว แต่เกี่ยวข้องกับกระแสเงินสดโดยตรง เพราะช่วยให้รู้ว่า

• ลูกค้ารายใดต้องจ่ายเงิน
• ต้องจ่ายยอดเท่าไร
• ครบกำหนดเมื่อไหร่
• ยอดไหนยังค้างรับ
• ยอดไหนควรติดตามแล้ว

หากไม่มีระบบวางบิลที่ชัดเจน ธุรกิจอาจมียอดขายเยอะ แต่เงินสดไม่เข้า เพราะไม่รู้ว่าต้องตามเก็บเงินจากลูกค้ารายใด ต้องเก็บเมื่อไหร่ และยอดใดเกินกำหนดแล้ว

3. ใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษี คือ เอกสารสำคัญสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT ใช้เป็นหลักฐานเกี่ยวกับภาษีขายและภาษีซื้อ โดยภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นภาษีที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้าและการให้บริการในแต่ละขั้นตอนของการผลิตและจำหน่าย รวมถึงการนำเข้า

โดยทั่วไป ใบกำกับภาษีจะเกี่ยวข้องกับ 2 ฝั่งหลัก ๆ คือ

• ฝั่งผู้ขาย : ใช้เป็นหลักฐานภาษีขาย
• ฝั่งผู้ซื้อ : ใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อ

4. ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ใช้ยืนยันว่า ธุรกิจได้รับชำระเงินจากลูกค้าแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการชำระด้วยเงินสด โอนเงิน เช็ค หรือช่องทางอื่น ๆ เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยปิดขั้นตอนการรับเงินให้สมบูรณ์

หลายธุรกิจคิดว่ามีสลิปโอนเงินก็พอแล้ว แต่ในทางบัญชี สลิปโอนเงินและใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่ต่างกัน

• สลิปโอนเงิน คือ หลักฐานว่ามีการโอนเงินเกิดขึ้น
• ใบเสร็จรับเงิน คือ หลักฐานว่าธุรกิจรับเงินจากรายการนั้นแล้ว

ถ้ามีแต่สลิป แต่ไม่รู้ว่าสลิปนั้นจ่ายค่าอะไร จ่ายแทนใบแจ้งหนี้เลขที่ใด หรือจ่ายครบยอดหรือไม่ การตรวจสอบย้อนหลังจะทำได้ยาก วิธีที่ดีคือควรเก็บสลิปให้สอดคล้องกับใบเสร็จรับเงิน และผูกกับรายการขายหรือใบแจ้งหนี้ให้ชัดเจน

5. ใบลดหนี้

ใบลดหนี้ คือ เอกสารที่ใช้เมื่อมีเหตุให้ยอดขาย หรือยอดหนี้เดิมลดลง เช่น

• ลูกค้าคืนสินค้า
• ให้ส่วนลดภายหลัง
• คิดราคาผิดสูงกว่าความเป็นจริง
• ออกเอกสารยอดเกิน
• บริการไม่ครบตามที่ตกลง

ใบลดหนี้ เป็นเอกสารที่หลายธุรกิจมองข้าม เพราะคิดว่าแค่ตกลงลดราคากับลูกค้าก็จบแล้ว แต่ถ้ายอดเดิมเคยออกเอกสารไปแล้ว โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี การลดหนี้ควรมีเอกสารรองรับ เพื่อให้ยอดขาย ยอดหนี้ ยอดรับเงิน และยอดภาษีสอดคล้องกัน

6. ใบเพิ่มหนี้

ใบเพิ่มหนี้ คือ เอกสารที่ใช้เมื่อยอดที่เรียกเก็บเดิมน้อยกว่าความเป็นจริง และต้องเรียกเก็บเงินเพิ่มภายหลัง เช่น

• คิดราคาต่ำไป
• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• ส่งสินค้าหรือบริการเพิ่มจากรายการเดิม
• คำนวณยอดผิด
• มีการปรับราคาตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน

หากมีการเรียกเก็บเพิ่มหลังจากออกเอกสารเดิมแล้ว ควรมีใบเพิ่มหนี้เพื่อให้ยอดขาย ยอดภาษี และยอดรับเงินตรงกัน หากไม่มีเอกสารรองรับ อาจเกิดคำถามตามมาว่า เงินส่วนที่รับเพิ่มมาจากอะไร เกี่ยวกับรายการขายใด และต้องบันทึกบัญชีอย่างไร

7. ใบสั่งซื้อ เอกสารยืนยันว่ามีการสั่งซื้อจริง

ใบสั่งซื้อ คือ เอกสารที่ผู้ซื้อใช้ยืนยันคำสั่งซื้อกับผู้ขาย มักพบในธุรกิจที่ซื้อขายเป็นรอบ มีลูกค้าองค์กร หรือมีขั้นตอนอนุมัติภายในก่อนสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ ช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายตรวจสอบข้อตกลงได้ชัดเจนขึ้นว่า ลูกค้าตกลงสั่งซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ราคาเท่าไร และมีเงื่อนไขอะไรบ้าง ทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงจากการเริ่มงานโดยไม่มีหลักฐาน โดยเฉพาะงานที่มีมูลค่าสูง หรือมีต้นทุนต้องจ่ายล่วงหน้า

8. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือ ใบ 50 ทวิ คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานว่าผู้จ่ายเงินได้หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้แล้ว ตามรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าจ้าง หรือรายการอื่น ๆ

หากเอกสารไม่ครบหรือข้อมูลไม่ถูกต้อง อาจทำให้การตรวจสอบภาษีย้อนหลังยุ่งยาก และต้องเสียเวลาตามเอกสารจากลูกค้าหรือคู่ค้าในภายหลัง

ดังนั้น ทุกครั้งที่ได้รับชำระเงินและมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรตรวจสอบทันทีว่าได้รับหนังสือรับรองครบถ้วนหรือไม่ ยอดเงินและยอดภาษีที่ถูกหักตรงกับรายการรับเงินจริงหรือเปล่า รวมถึงชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เพื่อให้สามารถนำเอกสารไปใช้ประกอบการทำบัญชีและจัดการภาษีได้อย่างถูกต้องในภายหลังค่ะ

9. ใบรับสินค้า

ใบรับสินค้า คือ เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าธุรกิจได้รับสินค้าจริง โดยระบุว่าสินค้าที่ได้รับมีรายการอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร รับวันไหน และตรงกับเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือไม่ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ หรือใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย มักใช้ในธุรกิจที่มีการสต๊อกสินค้า เช่น

• ธุรกิจค้าปลีก
• ธุรกิจค้าส่ง
• โรงงาน
• ร้านอาหาร
• ธุรกิจนำเข้า
• ธุรกิจอีคอมเมิร์ซที่มีคลังสินค้า

สำหรับธุรกิจที่มีสต๊อก ใบรับสินค้าไม่ได้สำคัญเฉพาะกับฝ่ายคลังสินค้า แต่ยังเกี่ยวข้องกับบัญชีต้นทุนโดยตรง เพราะถ้ารับสินค้าไม่ตรงกับเอกสารซื้อ เช่น สั่ง 100 ชิ้น แต่ได้รับจริง 90 ชิ้น หรือได้รับสินค้าผิดรุ่น แต่บันทึกบัญชีตามใบแจ้งหนี้เต็มจำนวน อาจทำให้ยอดสินค้า ต้นทุน และกำไรคลาดเคลื่อนได้

สรุป

เอกสารทางบัญชีอาจดูเป็นเรื่องเล็ก เป็นงานเอกสาร หรือเป็นเรื่องของนักบัญชี แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจ เอกสารเหล่านี้คือหลักฐานสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างเป็นระบบมากขึ้น

เจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องจำรายละเอียดบัญชีทั้งหมด แต่ควรรู้จักเอกสารพื้นฐาน เพราะเอกสารเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจตอบคำถามสำคัญได้ว่า

• ขายอะไรให้ใคร
• ต้องเก็บเงินเมื่อไหร่
• รับเงินแล้วหรือยัง
• มีภาษีเกี่ยวข้องหรือไม่
• ยอดขาย ยอดซื้อ และสต๊อกตรงกันหรือเปล่า
• หากต้องตรวจสอบย้อนหลัง มีหลักฐานรองรับหรือไม่

เมื่อเอกสารครบ ธุรกิจก็ทำบัญชีได้ถูกต้องขึ้น ยื่นภาษีได้ครบถ้วน เก็บเงินเป็นระบบขึ้น และบริหารจัดการได้อย่างมั่นใจมากขึ้น สุดท้ายแล้ว เอกสารทางบัญชีไม่ใช่แค่กระดาษแผ่นหนึ่ง แต่เป็นรากฐานของธุรกิจที่ตรวจสอบได้ โปร่งใส และพร้อมเติบโตอย่างมั่นคงในระยะยาว

หากยังไม่แน่ใจว่าเอกสารทางบัญชีของธุรกิจครบถ้วยถูกต้องหรือยัง ทีมบัญชีของ ชอบการบัญชี ยินดีช่วยดูแลบัญชีรายเดือน ภาษี และปิดงบ พร้อมแนะนำการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ติดต่อเข้ามาเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ

อ้างอิง : พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 หมวด 3 ผู้ทำบัญชี มาตรา 20