การวางผังบัญชี ถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน จะต้องให้ความสำคัญตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียน หากผังบัญชีไม่สอดคล้องกับการทำธุรกิจ อาจทำให้เกิดปัญหาในการบันทึกบัญชี จัดทำงบการเงิน รวมถึงการยื่นภาษีด้วย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ ชอบการบัญชี จะพาคุณไปทำความเข้าใจว่า ผังบัญชีคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และธุรกิจใหม่ควรวางผังบัญชีแบบไหนถึงจะเอื้อต่อการเติบโตในระยะยาวค่ะ
ผังบัญชี คืออะไร ?
ผังบัญชี (Chart of Accounts หรือ COA) คือ การจัดรายชื่อบัญชี และเลขบัญชีทั้งหมดของกิจการ ซึ่งเป็นการจำแนกบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ก่อนที่จะบันทึกลงในสมุดบัญชี โดยการกำหนดชื่อ และเลขที่บัญชีของแต่ละบัญชีให้ครบถ้วน
โดยที่คุณน้ำ พัทธนันท์ วัชรโชติธาดาพงษ์ ผู้บริหารของ ชอบการบัญชี (Chob Accounting) ได้แบ่งปันว่า
“ผังบัญชีทำหน้าที่เป็นไกด์ไลน์ที่ช่วยให้บันทึกบัญชีเป็นระบบ โดยที่ทุกธุรกรรมทางการเงินต้องถูกบันทึกลงในบัญชีใดบัญชีหนึ่งตามผังบัญชีเสมอ พูดง่าย ๆ ก็คือ หากไม่มีผังบัญชี ก็จะทำให้การบันทึกบัญชีมีความสับสน และอาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดได้ค่ะ”
การวางผังบัญชี และการกำหนดเลขที่บัญชี
เนื่องจากแต่ละธุรกิจมีลักษณะการดำเนินงาน ขนาดกิจการ และความซับซ้อนที่แตกต่างกัน จึงไม่สามารถใช้ผังบัญชีในรูปแบบเดียวกันได้ทั้งหมด ธุรกิจแต่ละประเภทควรวางผังบัญชีให้สอดคล้องกับรูปแบบการดำเนินธุรกิจ และลักษณะรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นจริง เพื่อให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้อง และใช้งานได้ในระยะยาว
ในทางปฏิบัติ ผังบัญชีจะถูกแบ่งตามหมวดบัญชีหลัก และภายในแต่ละหมวดจะประกอบด้วยบัญชีย่อยจำนวนมาก จึงมีการกำหนดเลขที่บัญชี เพื่อให้จัดการ และอ้างอิงได้ง่าย โดยทั่วไปจะใช้ตัวเลขแรกแทนหมวดบัญชี และตามด้วยตัวเลขอีก 2–3 หลักสำหรับแยกประเภทบัญชีย่อย ซึ่งรองรับการบันทึกบัญชีที่หลากหลาย และเอื้อต่อการขยายธุรกิจในอนาคตโดยไม่ต้องปรับโครงสร้างผังบัญชีใหม่ทั้งหมด
การวางผังบัญชี ตามหมวดบัญชี
การกำหนดเลขที่บัญชีหลัก จะสอดคล้องตามหลักบัญชี 5 หมวด ดังนี้
หมวดที่ 1 สินทรัพย์ เลขที่บัญชี 1
หมวดที่ 2 หนี้สิน เลขที่บัญชี 2
หมวดที่ 3 ส่วนของเจ้าของ เลขที่บัญชี 3
หมวดที่ 4 รายได้ เลขที่บัญชี 4
หมวดที่ 5 ค่าใช้จ่าย เลขที่บัญชี 5
การกำหนดเลขที่บัญชี ของแต่ละหมวดบัญชี
การกำหนดเลขที่บัญชีย่อย จะกำหนดใช้ตัวเลข 3-4 หลัก โดยเลขตัวแรกจะใช้แทนหมวดบัญชีหลัก เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน หรือรายได้ ส่วนตัวเลขถัดมาจะใช้แยกเป็นบัญชีย่อย ตามประเภทของรายการทางการเงิน ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้
1. หมวดสินทรัพย์ ขึ้นต้นด้วยเลข 1
สินทรัพย์หมุนเวียน
| ชื่อบัญชี | เลขที่บัญชี |
|---|---|
| เงินสด | 1101 |
| เงินฝากธนาคาร | 1102 |
| เงินสดย่อย | 1103 |
| เงินลงทุนชั่วคราว | 1104 |
| ลูกหนี้การค้า | 1105 |
| ลูกหนี้อื่น ๆ | 1106 |
| เงินให้กู้ยืม | 1107 |
สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน
| ชื่อบัญชี | เลขที่บัญชี |
|---|---|
| หลักทรัพย์เพื่อขาย | 1201 |
| ที่ดิน | 1202 |
| อาคาร | 1203 |
| รถยนต์ | 1204 |
| อุปกรณ์สำนักงาน | 1205 |
| ลิขสิทธิ์ | 1206 |
2. หมวดหนี้สิน ขึ้นต้นด้วยเลข 2
หนี้สินหมุนเวียน
| ชื่อบัญชี | เลขที่บัญชี |
|---|---|
| เจ้าหนี้เงินกู้ | 2101 |
| เจ้าหนี้การค้า | 2102 |
| เจ้าหนี้อื่น ๆ | 2103 |
| ตั๋วเงินจ่าย | 2104 |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่าย | 2105 |
| ค่าบริการรับล่วงหน้า | 2106 |
| ดอกเบี้ยค้างจ่าย | 2107 |
หนี้สินไม่หมุนเวียน
| ชื่อบัญชี | เลขที่บัญชี |
|---|---|
| ตั๋วเงินจ่ายระยะยาว | 2201 |
| หุ้นกู้ | 2202 |
| เจ้าหนี้ – เงินกู้โดยมีจำนอง | 2203 |
3. หมวดส่วนของเจ้าของ ขึ้นต้นด้วยเลข 3
| ชื่อบัญชี | เลขที่บัญชี |
|---|---|
| ทุน | 3101 |
| หุ้นกู้ | 3102 |
| เจ้าหนี้ – เงินกู้โดยมีจำนอง | 3103 |
4. หมวดรายได้ ขึ้นต้นด้วยเลข 4
| ชื่อบัญชี | ชื่อบัญชี |
|---|---|
| รายได้ค่าบริการ | 4101 |
| รายได้จากการขายสินค้า | 4102 |
| รายได้อื่น ๆ | 4103 |
| ดอกเบี้ยรับ | 4104 |
5. หมวดค่าใช้จ่าย ขึ้นต้นด้วยเลข 5
| ชื่อบัญชี | เลขที่บัญชี |
|---|---|
| ซื้อวัสดุ | 5101 |
| ค่าเช่า | 5102 |
| ค่าเบี้ยประกัน | 5103 |
| ค่าโฆษณา | 5104 |
| เงินเดือน | 5105 |
| ค่าสาธารณูปโภค | 5106 |
| ค่าวัสดุสิ้นเปลือง | 5107 |
ความสำคัญ และประโยชน์ของผังบัญชี
- บันทึกบัญชีได้ถูกต้อง ไม่สับสน
- แยกรายได้–ค่าใช้จ่ายชัดเจน
- จัดทำงบการเงินได้ง่าย และแม่นยำ
- วิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้จริง
- ลดความเสี่ยงด้านภาษี และการตรวจสอบย้อนหลัง
ธุรกิจใหม่ ควรวางผังบัญชีอย่างไร ?
สำหรับธุรกิจใหม่ สามารถวางผังบัญชีตามแนวทางดังต่อไปนี้
1. วิเคราะห์ธุรกิจก่อนวางผังบัญชี
ก่อนที่จะเริ่มวางผังบัญชี ต้องทำการวิเคราะห์ธุรกิจให้ดีก่อน เช่น หากเป็นธุรกิจน้ำเข้า-ส่งออก จะต้องมีบัญชีกู้ยืม บัญชีภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือหากเป็นธุรกิจบริการ ก็อาจไม่จำเป็นต้องมีบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นต้น หากมีการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนนี้แล้ว ก็จะช่วยให้ผังบัญชีมีความเหมาะสมตามความเป็นจริง
2. เลือกบัญชีที่จำเป็นก่อน
สำหรับธุรกิจใหม่ ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องใส่บัญชีเยอะตั้งแต่เริ่ม โดยให้เริ่มจากบัญชีที่จะมีการใช้งานจริงก่อน เช่น
- เงินสด
- เงินฝากธนาคาร
- ลูกค้า
- เจ้าหนี้
- ทุนจดทะเบียน
- รายได้จากการขาย
- ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
จากนั้น ค่อยเพิ่มบัญชีอื่น ๆ ตามเข้ามา ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการบริหารมากขึ้นค่ะ
3. เผื่อผังบัญชีสำหรับการเติบโตในอนาคต
เพื่อรองรับการเติบโตในอนาคต ควรมีการวางแผนว่าจะต้องเพิ่มบัญชีอะไรเข้ามาบ้าง เช่น หากคาดว่าจะมีสาขาเพิ่มเติม หรือมีสินค้าหลายประเภท ให้วางโครงสร้างผังบัญชีสำหรับการบันทึกในรายการที่หลากหลายเช่น รายได้ใหม่ ค่าใช้จ่ายใหม่ สาขา หรือโปรเจกต์ในอนาคต เป็นต้น
สรุป
โดยสรุปแล้ว ผังบัญชี คือโครงสร้างพื้นฐานของการทำบัญชีที่ธุรกิจทุกประเภทต้องมี หากวางผังบัญชีได้ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยให้บันทึกบัญชีง่ายขึ้น งบการเงินถูกต้อง วางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับการเติบโตในระยะยาว สำหรับธุรกิจใหม่ การให้ความสำคัญต่อการวางผังบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่แรก จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดทางบัญชีได้มากขึ้นค่ะ
รับทำบัญชี วางผังบัญชีตรงประเภทธุรกิจ ใช้งานได้จริง โดยชอบการบัญชี
ชอบการบัญชี (Chob Accounting) ให้บริการรับทำบัญชี เราดูแลตั้งแต่การวิเคราะห์รูปแบบธุรกิจ วางผังบัญชีตามหมวดบัญชี 5 หมวด กำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นระบบ ไปจนถึงการบันทึกบัญชี ยื่นภาษี และปิดงบการเงินอย่างถูกต้องตามกฎหมาย โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจทั้งบัญชี และธุรกิจที่หลากหลาย
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โดยไม่มีค่าใช้จ่าย !
หากคุณต้องการระบบบัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่ซับซ้อน งบการเงินอ่านเข้าใจ ต่อยอดการตัดสินใจได้ ลดความเสี่ยงปัญหาบัญชี และภาษีย้อนหลัง ให้ชอบการบัญชีดูแลตั้งแต่ต้น ช่วยให้คุณโฟกัสไปที่การทำธุรกิจได้อย่างเต็มที่ค่ะ
อ้างอิง : ผังบัญชี คณะบริหารธุรกิจและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก
