ค่าใช้จ่าย คืออะไร ? ธุรกิจใหม่ต้องเข้าใจก่อนบันทึกบัญชี

ค่าใช้จ่าย เป็นหนึ่งในรายการหลักที่ธุรกิจทุกประเภทต้องบันทึกในบัญชีบ่อยที่สุด ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการคำนวณกำไร การวางแผนภาษี และการบริหารกระแสเงินสด แต่ธุรกิจใหม่มักสับสนว่าต้องบันทึกอย่างไรถึงจะถูกต้องตามหลักการบัญชี ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะอธิบายอย่างละเอียดว่าค่าใช้จ่าย คืออะไร มีกี่ประเภท และต้องบันทึกอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาภายหลังค่ะ

ค่าใช้จ่าย คืออะไร ?

ค่าใช้จ่าย (Expense) หมายถึง ต้นทุน หรือรายจ่ายที่กิจการจ่ายออกไป เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ สร้างรายได้ หรือรักษาการดำเนินงานให้ต่อเนื่อง ซึ่งค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกในงบกำไรขาดทุน และนำไปหักออกจากรายได้เพื่อคำนวณกำไรสุทธิ

นอกจากนั้นแล้ว คู่มือประเด็นด้านต้นทุน และค่าใช้จ่ายของกรมสรรพากร ตามมาตรฐานรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs) ได้ให้ความหมายของค่าใช้จ่ายเอาไว้ว่า “การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลารายงาน หรือการลดลงของสินทรัพย์ หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ซึ่งส่งผลให้ส่วนของเจ้าของลดลง โดยที่ไม่รวมถึงการแบ่งปันให้กับเจ้าของ”

การรับรู้ค่าใช้จ่าย

กิจการจะรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อ
1. รายการนั้นทำให้ธุรกิจเสียประโยชน์ทางเศรษฐกิจ เช่น เงินสดลดลง สินทรัพย์ลดลง หรือมีหนี้สินเพิ่มขึ้น
2. สามารถระบุจำนวนเงินได้ชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายนั้นเป็นเท่าไหร่

ประเภทของค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่าย ที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้

1. ต้นทุนขาย

คือ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้า หรือการให้บริการโดยตรง เช่น

• ค่าวัตถุดิบ
• ค่าแรงฝ่ายผลิต
• ค่าใช้จ่ายโรงงาน
• ต้นทุนสินค้า

2. ค่าใช้จ่ายในการขาย

คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการทำให้ขายสินค้า หรือการให้บริการได้ เช่น

• ค่าโฆษณา
• ค่าคอมมิชชั่นพนักงานขาย
• ค่าเดินทาง
• ค่าขนส่งสินค้า

3. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร

คือ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการบริหารจัดการองค์กร เช่น

• เงินเดือนพนักงาน
• ค่าเช่าสำนักงาน
• ค่าน้ำค่าไฟ
• ค่าอุปกรณ์สำนักงาน
• ค่าทำบัญชี/ค่าสอบบัญชี

4. ค่าใช้จ่ายทางการเงิน

คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการกู้ยืมเงิน เช่น

• ดอกเบี้ยเงินกู้
• ดอกเบี้ยเงินเบิกเกินบัญชี (OD)

5. ค่าใช้จ่ายอื่น

คือ ค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานหลักของกิจการ เช่น

• ขาดทุนจากการขายทรัพย์สิน
• ค่าเสียหายจากอุบัติเหตุ
• ค่าใช้จ่ายพิเศษ
• ค่าซ่อมรถยนต์

นอกจากนั้นแล้ว ยังสามารถแบ่งตามมุมมองทางบัญชี และภาษีได้ 3 ประเภท ดังนี้

1. ค่าใช้จ่ายทางบัญชี

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คือ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการ และมีการบันทึกตามหลักบัญชี เช่น เงินเดือนพนักงานบัญชี ค่าธรรมเนียมผู้สอบบัญชี ค่าซอฟต์แวร์บัญชี หรือค่าใช้จ่ายในการปิดงบการเงิน รายจ่ายเหล่านี้มักเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ ที่ธุรกิจต้องจ่ายสม่ำเสมอทุกเดือน

2. ค่าใช้จ่ายทางภาษี

ค่าใช้จ่ายทางภาษี คือ ค่าใช้จ่ายที่กฎหมายกำหนดไว้ว่าสามารถนำไปหักออกจากการคำนวณกำไรเพื่อเสียภาษีได้ โดยที่ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ ซึ่งมีเอกสารยืนยันที่ถูกต้อง เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือหลักฐานการจ่าย และต้องไม่เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม

3. ค่าใช้จ่ายบวกกลับ

ค่าใช้จ่ายบวกกลับ คือ ค่าใช้จ่ายที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในบัญชีแล้ว แต่ต้องนำไปบวกกลับค่าใช้จ่ายทางภาษี หรือปรับปรุงกำไรทางภาษี เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถหักออกจากกำไรสุทธิ หรือหักได้ไม่เต็มจำนวน

การบันทึกค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง สำคัญต่อการบริหารธุรกิจอย่างไร ?

การบันทึก และติดตามค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง มีความสำคัญต่อธุรกิจในหลายมิติ ดังนี้

1. คำนวณกำไรได้ถูกต้อง : ค่าใช้จ่ายเป็นตัวแปรสำคัญที่ต้องนำไปคำนวณเพื่อหากำไรสุทธิ หากบันทึกค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง ก็จะทำให้งบกำไรขาดทุนไม่ถูกต้องตามไปด้วย ส่งผลให้ไม่สามารถประเมินผลการดำเนินงานที่แท้จริงได้
2. วางแผนภาษีได้ดีขึ้น : ค่าใช้จ่ายที่ได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง และสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้ จะช่วยลดภาระภาษีเงินได้นิติบุคคล แต่หากบันทึกไม่ถูกต้อง หรือไม่มีเอกสารยืนยัน อาจถูกตรวจสอบเพิ่มเติมจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
3. ควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น : การติดตามค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท จะช่วยให้ผู้บริการรู้ว่าได้มีการใช้เงินไปที่ส่วนไหนมากที่สุด และสามารถตัดสินใจลดต้นทุน หรือปรับแผนการลงทุนได้อย่างรวดเร็ว
4. งบการเงินมีความน่าเชื่อมากขึ้น : งบการเงินที่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง จะถือได้ว่ามีความน่าเชื่อถือในสายตาของผู้สอบบัญชี สถาบันการเงิน รวมถึงนักลงทุนด้วย

ธุรกิจใหม่ ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างไร ?

1. แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัว ออกจากค่าใช้จ่ายของกิจการ โดยการที่ไม่นำเงินจากบัญชีของกิจการมาใช้จ่ายส่วนตัว หรือนำเงินส่วนตัวมาใช้จ่ายในกิจการแล้วไม่ได้บันทึก เพราะจะทำให้งบการเงินไม่ถูกต้อง และอาจถูกตรวจสอบในภายหลังได้
2. เก็บใบเสร็จ และเอกสารให้ครบ ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือสลิปเงินโอน หากไม่มีเอกสารยืนยัน ค่าใช้จ่ายดังกล่าว อาจไม่สามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีได้
3. บันทึกค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง ในเดือนที่เกิดรายการ ไม่ใช่เดือนที่จ่ายเงิน เช่น ค่าไฟ ในเดือนมกราคมที่จ่ายในเดือนกุมภาพันธ์ ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของเดือนมกราคม
4. แยกประเภทค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน ตามผังบัญชีที่มีการแยกประเภทค่าใช้จ่ายอย่างละเอียด เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าวัสดุสำนักงาน ค่าโฆษณา ฯลฯ จะช่วยให้วิเคราะห์ต้นทุน และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น

ข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่พบบ่อย

1. บันทึกการซื้อสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่าย เช่น การซื้อสินทรัพย์ เครื่องจักร หรือรถยนต์ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นสินทรัพย์ถาวรที่ต้องหักค่าเสื่อมราคาในแต่ละปี หากบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด อาจทำให้กำไรในปีนั้นต่ำกว่าความเป็นจริง
2. ไม่บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เช่น ค่าไฟฟ้าประจำเดือนที่ยังไม่ครบกำหนดชำระ ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว่ในงบฐานะการเงิน หากไม่ได้ทำการบันทึกก็จะทำให้งบกำไรขาดทุนไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง
3. นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวรวมกับค่าใช้จ่ายของกิจการ การนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ไม่ถูกต้องตามหลักบัญชี และมีความผิดตามกฎหมาย ทำให้มีความเสี่ยงที่จะถูกกรมสรรพากรตรวจสอบ อาจต้องเสียค่าปรับ และเงินเพิ่ม
4. ไม่มีเอกสารประกอบค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือเอกสารรับรอง จะไม่สามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีได้ และต้องเสียเวลาในการแก้ไขในภายหลัง

สรุป

ค่าใช้จ่าย เป็นมากกว่าเงินที่กิจการจ่ายออกไป แต่เป็นรายการสำคัญที่ต้องบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง และมีเอกสารรับรอง เพื่อให้งบการเงินสะท้อนความเป็นจริง ช่วยในการวางแผนภาษี และเพิ่มความน่าเชื่อให้กับกิจการ

สุดท้ายนี้ หากมีข้อสงสัย หรือไม่มั่นใจว่ากิจการของคุณบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องหรือไม่ ติดต่อเข้ามาปรึกษาชอบการบัญชีได้เลย เรายินดีให้คำปรึกษาค่ะ