ประกันสังคม คืออะไร ? เกี่ยวข้องกับงานบัญชี และภาษีอย่างไร ?

สำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่ คำว่าประกันสังคม อาจดูเหมือนจะเป็นเรื่องของพนักงานหรือหน่วยงานราชการเท่านั้น แต่จริง ๆ แล้วเมื่อมีลูกจ้าง ประกันสังคมจะกลายเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของนายจ้างที่ต้องจัดการให้ถูกต้อง ทั้งยังเชื่อมโยงกับงานบัญชี ค่าใช้จ่ายของบริษัท ภาษี และการปิดงบการเงิน หากไม่รู้ว่าต้องเริ่มจากตรงไหน หรือทำผิดขั้นตอนตั้งแต่แรก อาจทำให้เกิดปัญหาตามมา เช่น เอกสารไม่ครบ ส่งข้อมูลล่าช้า หรือบัญชีเงินเดือนไม่ตรงกับความเป็นจริง

ประกันสังคม คืออะไร ?

ประกันสังคม หรือกองทุนประกันสังคม คือ ระบบสวัสดิการภาครัฐที่สร้างหลักประกันในการดำเนินชีวิตให้แก่คนทำงาน โดยลูกจ้าง นายจ้าง และรัฐบาล ร่วมกันส่งเงินสมทบเข้ากองทุน เพื่อเฉลี่ยความเสี่ยงและดูแลผู้ประกันตน

โดยหลักแล้ว เงินสมทบประกันสังคมจะถูกนำไปใช้เป็นสิทธิประโยชน์เมื่อเกิดเหตุสำคัญ เช่น เจ็บป่วย หรือคลอดบุตร ซึ่งจำนวนสิทธิและเงื่อนไขจะแตกต่างกันตามประเภทของผู้ประกันตน

ในมุมของเจ้าของธุรกิจ ประกันสังคมเป็นหนึ่งในหน้าที่พื้นฐานของกิจการเมื่อมีการจ้างงาน เพราะนายจ้างต้องขึ้นทะเบียนลูกจ้าง หักเงินสมทบจากค่าจ้าง และนำส่งเงินสมทบทั้งส่วนของลูกจ้างและนายจ้างให้ถูกต้องตามกำหนดเวลา

ผู้ประกันตน มีกี่ประเภท ?

ผู้ประกันตน ในระบบประกันสังคมแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1. ผู้ประกันตนมาตรา 33

ผู้ประกันตนมาตรา 33 คือ ลูกจ้างในสถานประกอบการเอกชน หรือพนักงานทั่วไป ที่อยู่ในระบบประกันสังคม โดยนายจ้างมีหน้าที่ขึ้นทะเบียนให้ลูกจ้างภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน และต้องนำส่งเงินสมทบ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

เงินสมทบมาตรา 33 เป็นเงินที่นายจ้างและลูกจ้าง ต้องนำส่งเข้ากองทุนประกันสังคมทุกเดือน โดยคำนวณจากค่าจ้างตามอัตราที่กฎหมายกำหนด และได้รับความคุ้มครอง 7 กรณี ได้แก่

1. เจ็บป่วย
2. คลอดบุตร
3. ทุพพลภาพ
4. เสียชีวิต
5. สงเคราะห์บุตร
6. ชราภาพ
7. ว่างงาน

วิธีคำนวณประกันสังคม มาตรา 33

เงินสมทบจะคำนวณจากค่าจ้างรายเดือน โดยมีฐานค่าจ้างขั้นต่ำอยู่ที่ 1,650 บาท และฐานค่าจ้างสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท ในอัตราปกติที่ใช้ทั่วไปคือ ฝั่งลูกจ้าง 5% และฝั่งนายจ้าง 5% โดยคำนวณตามสูตร

“เงินสมทบประกันสังคม = ฐานค่าจ้าง × อัตราเงินสมทบ”

ตัวอย่าง บริษัท A จ่ายเงินเดือนพนักงาน 20,000 บาท แบ่งออกเป็น

• ลูกจ้างจ่าย = 20,000 × 5% = 750 บาท
• นายจ้างจ่าย = 20,000 × 5% = 750 บาท

ต้องนำส่งเงินประกันสังคมทั้งสิ้น 1,500 บาท

2. ผู้ประกันตนมาตรา 39

ผู้ประกันตนมาตรา 39 คือ ผู้ที่เคยเป็นผู้ประกันตนตามมาตรา 33 มาก่อน แล้วลาออกจากงาน แต่ต้องการรักษาสิทธิประกันสังคมต่อ

โดยต้องยื่นสมัครภายใน 6 เดือน นับแต่วันที่ลาออกจากงาน และส่งเงินสมทบเองเดือนละ 432 บาท ซึ่งคำนวณจากฐานคำนวณคงที่ 4,800 บาท และอัตราเงินสมทบ 9% โดยต้องนำส่งเงินสมทบ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

เหมาะสำหรับผู้ที่เคยทำงานประจำแล้วออกมาเป็นฟรีแลนซ์ เจ้าของกิจการ หรืออยู่ระหว่างเปลี่ยนงาน แต่ยังต้องการมีสิทธิรักษาพยาบาลและสิทธิประโยชน์ต่อเนื่องจากระบบเดิม ได้รับความคุ้มครอง 6 กรณี ได้แก่

1. เจ็บป่วย
2. คลอดบุตร
3. ทุพพลภาพ
4. เสียชีวิต
5. สงเคราะห์บุตร
6. ชราภาพ

3. ผู้ประกันตนมาตรา 40

ผู้ประกันตนมาตรา 40 คือ ผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือแรงงานนอกระบบที่สมัครใจเข้าสู่ระบบประกันสังคมด้วยตนเอง เช่น พ่อค้าแม่ค้า ฟรีแลนซ์ ไรเดอร์ ช่างอิสระ หรือเจ้าของกิจการขนาดเล็กที่ไม่ได้เป็นลูกจ้างในบริษัท

ผู้สมัครสามารถเลือกแผนเงินสมทบได้ตามสิทธิประโยชน์ที่ต้องการ และไม่ได้มีนายจ้างนำส่งแทนเหมือนมาตรา 33 โดยนำส่งเงินสมทบภายในสิ้นเดือนนั้น ๆ ด้วยตัวเอง สามารถจ่ายล่วงหน้าได้สูงสุด 12 งวด หากหักผ่านบัญชีธนาคาร จะทำการหักเงินทุกวันที่ 20 ของเดือน

ผู้ประกันตนตามมาตรา 40 ต้องนำส่งเงินสบทบตามทางเลือกที่ได้สมัครไว้กับทางสำนักงานประกันสังคม ดังนี้

1. จ่ายเงินสมทบ 70 บาทต่อเดือน
2. จ่ายเงินสมทบ 100 บาทต่อเดือน
3. จ่ายเงินสมทบ 300 บาทต่อเดือน

ประกันสังคมเกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างไร ?

1. การคำนวณเงินเดือนและเงินสมทบ
เมื่อกิจการมีลูกจ้าง นายจ้างต้องหักเงินสมทบจากค่าจ้างของลูกจ้าง และนายจ้างต้องจ่ายเงินสมทบในส่วนของนายจ้างด้วย โดยนายจ้างมีหน้าที่หักเงินสมทบส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่จ่ายค่าจ้าง และร่วมจ่ายสมทบในฝั่งนายจ้างตามอัตราที่กฎหมายกำหนด

2. การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายพนักงาน
เงินสมทบส่วนของนายจ้าง ถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการในงบกำไรขาดทุน ส่วนเงินสมทบที่หักจากลูกจ้างเป็นเงินที่กิจการหักไว้เพื่อนำส่งแทน จะบันทึกเป็นหนี้สินหมุนเวียน (ประกันสังคมค้างจ่าย) ในงบฐานะการเงิน โดยไม่นำมาบันทึกปะปนเป็นค่าใช้จ่ายของนายจ้าง

3. การนำส่งแบบและเงินสมทบ
นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบส่วนของนายจ้าง และส่วนของผู้ประกันตนมาตรา 33 พร้อมเอกสารแบบ สปส.1-10 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หรือจัดทำผ่านระบบ e-service ภายในวันที่ 22 ของเดือนถัดไป

4. การจัดเก็บเอกสารประกอบบัญชี
กิจการต้องเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้สำหรับการตรวจสอบ เช่น

• รายงานเงินเดือน
• รายละเอียดการหักเงินสมทบ
• แบบ สปส.1-10
• หลักฐานการชำระเงิน
• เอกสารแจ้งเข้า-ออกพนักงาน
• เอกสารเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ประกันตน

โดยจัดเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี ตามที่กำหนดไว้ในพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ประกันสังคมเกี่ยวข้องกับภาษีอย่างไร ?

ประกันสังคมเกี่ยวข้องกับภาษีทั้งฝั่งพนักงานและนายจ้าง โดยพนักงานสามารถนำเงินสมทบประกันสังคมไปใช้ลดหย่อนภาษีได้ตามเงื่อนไข ส่วนฝั่งนายจ้าง เงินสมทบที่กิจการจ่ายในส่วนของนายจ้างสามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ หากมีเอกสารและการบันทึกบัญชีถูกต้อง

• เงินสมทบกองทุนประกันสังคมที่ผู้มีเงินได้จ่าย สามารถหักลดหย่อนได้ตามจำนวนที่จ่ายจริง แต่ไม่เกิน 9,000 บาทต่อคน ตามเงื่อนไขของประมวลรัษฎากร
• สำหรับผู้ประกันตนมาตรา 39 สามารถนำเงินสมทบไปลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามจำนวนที่จ่ายจริง แต่ไม่เกิน 5,184 บาท
• สำหรับผู้ประกันตนมาตรา 40 สามารถนำเงินสมทบไปลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามจำนวนที่จ่ายจริง แต่ไม่เกิน 3,600 บาท

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำบัญชีประกันสังคม

1. ไม่ขึ้นทะเบียนพนักงานใหม่ภายในกำหนด: สำนักงานประกันสังคมกำหนดให้นายจ้างขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน
2. ไม่แจ้งพนักงานลาออก: กรณีลูกจ้างลาออกหรือเลิกจ้าง นายจ้างต้องแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป โดยใช้แบบ สปส.6-09
3. ส่งเงินสมทบล่าช้า: หากนายจ้างหรือผู้ประกันตนมาตรา 39 ไม่นำส่งเงินสมทบหรือนำส่งไม่ครบภายในเวลาที่กำหนด ต้องจ่ายเงินเพิ่มตามกฎหมายในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของเงินสมทบที่ค้างชำระ
4. บันทึกบัญชีรวมผิดหมวด: ไม่ควรนำเงินสมทบส่วนลูกจ้างและส่วนนายจ้างไปรวมเป็นค่าใช้จ่ายเดียวกันทั้งหมด เพราะส่วนของลูกจ้างเป็นเงินที่หักไว้เพื่อนำส่ง ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของกิจการ
5. ไม่ตรวจสอบฐานค่าจ้างและอัตราเงินสมทบล่าสุด: ฐานค่าจ้างที่ใช้คำนวณเงินสมทบมีผลต่อยอดเงินที่ต้องนำส่ง โดยสำนักงานประกันสังคมระบุฐานค่าจ้างขั้นต่ำและขั้นสูงที่ใช้คำนวณเงินสมทบมาตรา 33 ไว้ในระบบข้อมูลเงินสมทบ และมีการปรับฐานค่าจ้างเป็นระยะ ดังนั้น ก่อนที่จะคำนวณควรตรวจสอบประกาศล่าสุดจากสำนักงานประกันสังคมหรือราชกิจจานุเบกษาให้ชัดเจนก่อน

เจ้าของกิจการ ควรจ้างสำนักงานบัญชีช่วยจัดการเงินประกันสังคมหรือไม่ ?

เจ้าของกิจการควรจ้างสำนักงานบัญชีช่วยจัดการประกันสังคม หากพนักงานประจำมีการเข้า-ออกบ่อย หรือไม่มีทีมจัดการระบบเงินเดือนภายใน เพราะประกันสังคมมีความเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงาน การทำบัญชี ภาษี และเอกสารราชการ

สำหรับกิจการขนาดเล็ก เจ้าของมักมองว่าประกันสังคมเป็นงานง่าย แต่ในทางปฏิบัติ กลับมีรายละเอียดหลายจุดที่ต้องตรวจสอบตลอด เช่น

• ขึ้นทะเบียนพนักงานใหม่
• แจ้งออกพนักงานลาออก
• ตรวจฐานเงินเดือน
• คำนวณเงินสมทบ
• แยกส่วนลูกจ้างและนายจ้าง
• บันทึกบัญชีให้ถูกหมวด
• เก็บหลักฐานการจ่าย
• ตรวจสอบความสอดคล้องกับเงินเดือนและภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ถ้ากิจการมีพนักงานตั้งแต่ 3–5 คนขึ้นไป หรือมีการจ่ายเงินเดือนหลายรูปแบบ เช่น เงินเดือน ค่าคอมมิชชัน เบี้ยเลี้ยง โบนัส ควรมีผู้ดูแลระบบบริหารจัดการเงินเดือน และประกันสังคมอย่างเป็นระบบ เพราะความผิดพลาดเล็ก ๆ ในแต่ละเดือนจะสะสมเป็นปัญหาใหญ่ในตอนปิดงบการเงินค่ะ

โดยสรุปแล้ว ประกันสังคมเป็นระบบคุ้มครองผู้ทำงานที่เกี่ยวข้องกับทั้งลูกจ้าง นายจ้าง งานบัญชี และภาษีโดยตรง ลูกจ้างได้รับสิทธิประโยชน์ตามกฎหมาย ส่วนเจ้าของกิจการต้องดูแลการขึ้นทะเบียน การคำนวณเงินสมทบ การนำส่ง และการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง สำหรับธุรกิจที่มีพนักงาน การจัดการประกันสังคมให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องค่าปรับ เงินเพิ่ม เอกสารไม่ครบ และปัญหาตอนปิดบัญชีปลายปี

สุดท้ายนี้ หากคุณต้องการให้มีผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลบัญชีรายเดือนอย่างเป็นระบบ ชอบการบัญชี พร้อมช่วยจัดการงานบัญชี ภาษี และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เพื่อให้เจ้าของกิจการมีเวลาโฟกัสกับการบริหารธุรกิจมากขึ้น ติดต่อเข้ามาเพื่อรับปรึกษาเพิ่มเติมได้เลยค่ะ

ติดต่อชอบการบัญชี ได้ที่

โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
LINE : @chobaccounting
หรือคลิก : https://lin.ee/HoBCNbLj

อ้างอิง : 

1. เงินสมทบและการชำระเงิน สำนักงานประกันสังคม
2. ผู้ประกันตนมาตรา 33 สำนักงานประกันสังคม
3. ผู้ประกันตน ผู้ประกันตนโดยสมัครใจ(ม.39) มาตรา 39 สำนักงานประกันสังคม
4. การสมัคร และการขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนมาตรา 40 สำนักงานประกันสังคม
5. การลดหย่อยภาษี หมวดลดหย่อนประกันสังคม กรมสรรพากร