การทำประกันคีย์แมน (Keyman Insurance) คือหนึ่งในกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงและวางแผนภาษีที่เจ้าของธุรกิจนิยมใช้มากที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน ก็เป็นจุดที่กรมสรรพากรเพ่งเล็งมากที่สุดเช่นกัน หากบริษัททำผิดเงื่อนไขประกันคีย์แมน แทนที่จะได้นำเบี้ยประกันมาหักเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ยอดเงินเหล่านั้นอาจกลายเป็นรายจ่ายต้องห้าม พร้อมบวกค่าปรับย้อนหลังทันที เพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ดังกล่าว ชอบการบัญชี จะสรุปเงื่อนไขสำคัญของการทำประกันคีย์แมนที่นำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง ผ่านบทความนี้ค่ะ
7 เงื่อนไขหลักของการทำประกันคีย์แมนที่บริษัทต้องเข้าใจ
เงื่อนไขหลักของการทำประกันคีย์แมนคือ บริษัทต้องเป็นผู้ชำระเบี้ยประกันตามระเบียบสวัสดิการที่ระบุไว้ชัดเจนและมีมติที่ประชุมรองรับ โดยเบี้ยประกันต้องมีความสมเหตุสมผลกับผลประกอบการ และกรรมการต้องนำเบี้ยที่ได้รับไปคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเสมอ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เราจะขอแบ่งเงื่อนไขออกเป็น 7 ข้อที่ต้องตรวจสอบก่อนตัดสินใจทำประกัน ดังนี้
1. โครงสร้างผู้เอาประกัน/ผู้รับผลประโยชน์
โครงสร้างผู้เอาประกันและผู้รับผลประโยชน์เป็นจุดแรกที่ต้องจัดการให้ถูกต้อง เพราะมีผลต่อทั้งภาษีของบริษัท ภาษีของกรรมการ และการตีความว่าประกันนี้ทำเพื่อธุรกิจจริงหรือไม่ โดยทั่วไป ผู้เอาประกันมักเป็นบุคคลสำคัญของบริษัท ส่วนผู้รับผลประโยชน์อาจเป็นบริษัท ครอบครัว หรือทายาท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของกรมธรรม์
กรณีที่ต้องระวังคือ หากบริษัทเป็นผู้จ่ายเบี้ย แต่ผู้รับผลประโยชน์เป็นครอบครัวหรือทายาทของกรรมการทั้งหมด สรรพากรอาจพิจารณาว่าบริษัทจ่ายเบี้ยประกันเพื่อประโยชน์ของบุคคล ไม่ใช่เพื่อกิจการ เว้นแต่มีระเบียบ มติ และเหตุผลทางธุรกิจรองรับที่ชัดเจน
แนวทางที่ควรจัดทำ
- ระบุให้ชัดว่าใครคือผู้เอาประกัน
- ระบุผู้รับผลประโยชน์ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์
- ทำมติกรรมการหรือมติที่ประชุมให้ชัดเจน
- อธิบายเหตุผลว่าบุคคลนั้นเป็น Keyman อย่างไร
- เก็บเอกสารกรมธรรม์ ใบเสร็จ และหลักฐานการจ่ายเบี้ยให้ครบ
2. ความสมเหตุสมผลของเบี้ยประกัน
เบี้ยประกันคีย์แมนควรสมเหตุสมผลเมื่อเทียบกับรายได้ กำไร กระแสเงินสด และความเสี่ยงของธุรกิจ หากบริษัทมีรายได้ไม่มากหรือมีกำไรน้อย แต่จ่ายเบี้ยประกันสูงผิดปกติ อาจเป็นจุดเสี่ยงเมื่อถูกตรวจสอบภาษี
หลักการสำคัญคือเบี้ยประกันต้องอธิบายได้ว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้น เพราะรายจ่ายที่มีลักษณะเป็นการส่วนตัว การให้โดยเสน่หา หรือไม่ใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือกิจการโดยเฉพาะ อาจเข้าข่ายรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี
ตัวอย่างการพิจารณา
- บริษัทมีกำไรต่อปี 3 ล้านบาท แต่จ่ายเบี้ยประกัน 2 ล้านบาทต่อปี อาจต้องมีเหตุผลรองรับมากเป็นพิเศษ
- บริษัททำประกันให้เฉพาะกรรมการบางคน แต่ไม่มีเกณฑ์คัดเลือก อาจถูกมองว่าไม่เป็นธรรม
- บริษัทจ่ายเบี้ยสูง แต่ไม่มีหลักฐานว่าผู้เอาประกันมีบทบาทสำคัญต่อรายได้หรือการบริหาร อาจเสี่ยงต่อการถูกปรับปรุงภาษี
3. งบการเงินและกำไร
บริษัทควรตรวจสอบงบการเงินก่อนทำประกันคีย์แมน เพราะกรมสรรพากรและผู้สอบบัญชีอาจพิจารณาว่าเบี้ยประกันสัมพันธ์กับฐานะทางการเงินของกิจการหรือไม่ หากบริษัทขาดทุนต่อเนื่องแต่จ่ายเบี้ยประกันจำนวนมาก อาจต้องมีคำอธิบายที่ชัดเจน
ในมุมบัญชีและภาษี รายจ่ายต้องสัมพันธ์กับการดำเนินกิจการ การทำประกันเพื่อคุ้มครองบุคคลสำคัญจึงควรเชื่อมโยงกับรายได้ ความต่อเนื่องของธุรกิจ หรือความเสี่ยงที่วัดผลได้ ไม่ใช่เพียงการเลือกแบบประกันที่มีผลประโยชน์ส่วนตัวสูง โดยตรวจสอบจาก
- บริษัทมีกำไรหรือขาดทุน
- เบี้ยประกันคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของรายได้
- บริษัทมีภาระหนี้สินหรือภาระผูกพันที่ต้องคุ้มครองหรือไม่
- Keyman มีผลต่อยอดขาย กำไร หรือการบริหารมากน้อยแค่ไหน
- หาก Keyman ไม่อยู่ บริษัทต้องใช้เงินเท่าไรในการฟื้นฟูธุรกิจ
4. รูปแบบประกัน
รูปแบบประกันที่เลือกควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เช่น ต้องการคุ้มครองความเสี่ยงระยะสั้น ต้องการคุ้มครองภาระหนี้ หรือต้องการสร้างสวัสดิการให้ผู้บริหาร หากเลือกแบบประกันที่เน้นเงินคืนหรือผลประโยชน์ส่วนตัวมากเกินไป อาจทำให้เจตนาทางธุรกิจไม่ชัด
ประกันคีย์แมนไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบเดียว แต่บริษัทควรแยกให้ชัดว่าเป็นประกันเพื่อคุ้มครองความเสียหายของบริษัท หรือสวัสดิการกรรมการ/ผู้บริหาร เพราะผลทางภาษีและเอกสารรองรับอาจต่างกัน เช่น
- ประกันชีวิตแบบคุ้มครองสูง
- ประกันชีวิตแบบสะสมทรัพย์
- ประกันชีวิตควบการออม
- ประกันที่ใช้รองรับภาระหนี้ธุรกิจ
- ประกันสำหรับสวัสดิการผู้บริหาร
หากแบบประกันมีเงินคืนหรือผลประโยชน์สะสมจำนวนมาก ควรบันทึกบัญชีและระบุผู้รับผลประโยชน์ให้ชัดเจน เพราะอาจเกี่ยวข้องกับการรับรู้รายได้ ทรัพย์สิน หรือประโยชน์เพิ่มของบุคคล
5. ความเท่าเทียม
หากบริษัททำประกันชีวิตให้กรรมการหรือผู้บริหาร ควรมีนโยบายหรือหลักเกณฑ์ที่ใช้เป็นการทั่วไป ไม่ใช่เลือกทำให้เฉพาะบางคนโดยไม่มีเหตุผล กรณีที่กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยให้บริษัทนำเบี้ยประกันมาถือเป็นรายจ่ายได้ มีข้อเท็จจริงสำคัญคือบริษัทจ่ายเบี้ยให้กรรมการทุกคนเป็นการทั่วไปตามระเบียบและมติที่ประชุม
คำว่า “เท่าเทียม” ไม่ได้แปลว่าทุกคนต้องได้ทุนประกันเท่ากันเสมอไป แต่ต้องมีเกณฑ์ที่อธิบายได้ เช่น ตำแหน่ง ความรับผิดชอบ รายได้ที่ดูแล ความเสี่ยง หรือบทบาทต่อธุรกิจ
ตัวอย่างเช่น
- กรรมการบริหารได้รับความคุ้มครองตามบทบาท
- ผู้บริหารฝ่ายขายได้รับทุนประกันตามยอดขายที่ดูแล
- ผู้ก่อตั้งหรือผู้ถือหุ้นหลักได้รับทุนประกันตามภาระหนี้หรือความสำคัญต่อธุรกิจ
- กำหนดนโยบายไว้เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
6. เอกสารทางบัญชีและกฎหมาย
เอกสารเป็นหัวใจสำคัญของการทำประกันคีย์แมน เพราะเป็นหลักฐานพิสูจน์ว่าเบี้ยประกันเป็นรายจ่ายเพื่อธุรกิจจริง ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัว เอกสารที่ควรมีไม่ใช่แค่ใบเสร็จรับเงิน แต่รวมถึงมติบริษัท นโยบายการทำประกัน เหตุผลทางธุรกิจ และเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีด้วย
กรมสรรพากรระบุหลักกว้าง ๆ ว่ารายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ หรือรายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการโดยเฉพาะ อาจเป็นรายจ่ายต้องห้ามได้ ดังนั้นการเก็บเอกสารให้ครบจึงช่วยลดความเสี่ยงในการตรวจสอบภาษี
เอกสารที่ควรเตรียม
- มติที่ประชุมกรรมการหรือผู้ถือหุ้น
- นโยบายประกันคีย์แมนของบริษัท
- รายชื่อผู้เอาประกันและเหตุผลในการคัดเลือก
- กรมธรรม์ประกันชีวิต
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีถ้ามี
- หลักฐานการจ่ายเงินจากบัญชีบริษัท
- เอกสารวิเคราะห์ทุนประกัน
- เอกสารบันทึกบัญชี
- หนังสือรับรองหรือเอกสารตำแหน่งหน้าที่ของ Keyman
7. ภาษีของกรรมการ
แม้บริษัทอาจนำเบี้ยประกันชีวิตที่จ่ายแทนกรรมการมาถือเป็นรายจ่ายได้ในบางกรณี แต่ฝั่งกรรมการอาจต้องนำมารวมคำนวณเป็นเงินได้บุคคลธรรมดา เพราะกรมสรรพากรเคยวินิจฉัยว่าเบี้ยประกันที่บริษัทจ่ายแทนกรรมการเข้าลักษณะเป็นประโยชน์เพิ่มของกรรมการ และถือเป็นเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(1) หรือ 40(2) แล้วแต่กรณี
ดังนั้น บริษัทควรพิจารณาภาษีเงินได้นิติบุคคลของกิจการ ควบคู่กับภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของกรรมการด้วย โดยเฉพาะกรณีที่ผู้รับผลประโยชน์เป็นครอบครัวหรือทายาท
ประเด็นที่ต้องตรวจสอบ
- เบี้ยที่บริษัทจ่ายถือเป็นประโยชน์เพิ่มของกรรมการหรือไม่
- ต้องรวมเป็นเงินได้ประเภทใด
- บริษัทต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
- กรรมการต้องนำไปยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาอย่างไร
- กรณีสินไหมเสียชีวิต ผู้รับผลประโยชน์ต้องเสียภาษีหรือไม่
ในข้อหารือของกรมสรรพากร เลขที่ 0702/9358 กรณีสินไหมทดแทนจากการเสียชีวิตของกรรมการที่ครอบครัวหรือทายาทเป็นผู้รับผลประโยชน์ กรมสรรพากรระบุว่าเป็นเงินได้จากการประกันภัยที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้ตามมาตรา 42(13)
โดยสรุปแล้ว เงื่อนไขประกันคีย์แมนที่สำคัญที่สุดคือ บริษัทต้องพิสูจน์ได้ว่าการทำประกันมีวัตถุประสงค์เพื่อธุรกิจ ไม่ใช่เพื่อประโยชน์ส่วนตัวของกรรมการหรือผู้ถือหุ้นเพียงอย่างเดียว การเตรียมมติ นโยบาย เหตุผลทางธุรกิจ เอกสารบัญชี และการพิจารณาภาษีของกรรมการ จึงเป็นสิ่งที่ต้องทำก่อนเริ่มกรมธรรม์
การทำประกันคีย์แมนที่ดีไม่ใช่แค่เลือกทุนประกันสูงหรือเบี้ยประกันที่เหมาะสม แต่ต้องวางโครงสร้างให้ถูกตั้งแต่ผู้เอาประกัน ผู้รับผลประโยชน์ มติบริษัท เอกสารบัญชี และภาษีของกรรมการ หากวางแผนผิด บริษัทอาจไม่ได้ประโยชน์ทางภาษีตามที่คาด และอาจเกิดความเสี่ยงเมื่อตรวจสอบภายหลัง
หากบริษัทของคุณกำลังวางแผนทำประกันคีย์แมน ควรให้ทีมบัญชีและภาษีตรวจสอบก่อนเริ่มสัญญา เพื่อให้เบี้ยประกัน การบันทึกบัญชี และภาษีของกรรมการสอดคล้องกับหลักการของกรมสรรพากร ปรึกษาทีมผู้เชี่ยวชาญของชอบการบัญชีได้เลยค่ะ
ติดต่อชอบการบัญชี ได้ที่
โทร : 094-159-4561
Facebook : สำนักงานบัญชีคุณภาพ ชอบการบัญชี ออนไลน์
LINE : @chobaccounting
หรือคลิก : https://lin.ee/HoBCNbLj
