การทำธุรกิจในฐานะนิติบุคคลอย่างจริงจัง ไม่ใช่แค่การขายของให้ได้กำไร หรือแค่มีเงินหมุนเวียนในบัญชีเท่านั้น แต่สิ่งที่เจ้าของกิจการต้องให้ความสำคัญคือเรื่องของการปิดงบการเงิน เพราะเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะทำให้รู้ว่าธุรกิจมีกำไร และขาดทุนมากแค่ไหน หรือมีภาษีที่ต้องจ่ายเท่าไหร่ แต่ก่อนที่จะทำความเข้าใจเรื่องการปิดงบ เราต้องรู้ก่อนว่า งบการเงิน คืออะไรค่ะ
งบการเงิน คือ รายงานที่สรุปผลทางการเงินของกิจการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งจัดทำขึ้นจากข้อมูลทางบัญชี เพื่อให้เจ้าของกิจการ นักลงทุน สถาบันการเงิน หน่วยงานรัฐ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้เห็นภาพรวมของฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงาน การเปลี่ยนแปลงสัดส่วนของผู้ถือหุ้น และกระแสเงินสดของกิจการอย่างแท้จริง และสามารถตรวจสอบได้
การปิดงบการเงิน คืออะไร ?
การปิดงบการเงิน (Close financial statements) คือ กระบวนการจัดทำรายงานทางบัญชี และการเงินประจำ ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ที่แสดงให้เห็นภาพรวมของฐานะทางการเงินของกิจการ ว่ามีรายได้ รายจ่าย ทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของมากน้อยเพียงใด
โดยปกติแล้ว การปิดงบการเงิน จะครอบคลุมรายงานสำคัญ 5 ส่วน ได้แก่
1. งบฐานะการเงิน (งบดุล) แสดงรายการทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ณ วันสิ้นงวดบัญชี
2. งบกำไรขาดทุน แสดงรายได้ และค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดปีบัญชี เพื่อคำนวณว่าได้กำไร หรือขาดทุน
3. งบกระแสเงินสด แสดงการเคลื่อนไหวของเงินสดในกิจการ เช่น เงินสดรับเข้า-จ่ายออก
4. งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น แสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงในทุนจดทะเบียน กำไรสะสม และเงินทุนที่เจ้าของธุรกิจใส่เข้ามา หรือถอนออก ตลอดทั้งปีบัญชี
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน คือ ข้อความอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมของรายการต่าง ๆ ที่แสดงในงบการเงินหลัก
ทำไมต้องปิดงบการเงิน ?
การปิดงบการเงิน เป็นหน้าที่ของนิติบุคคลที่จดทะเบียนอย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ต้องจัดทำ และดำเนินการยื่นงบการเงินให้เรียบร้อย โดยมีนักบัญชีเป็นผู้ดำเนินการ และมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นผู้ตรวจสอบ และรับรอง โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้เห็นภาพรวมของธุรกิจอย่างชัดเจน ทั้งยังใช้เป็นเครื่องมือในการวางแผนธุรกิจในอนาคต เช่น การวางแผนภาษี และการลงทุน รวมถึงการเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจต่อบุคคลภายนอก เช่น ธนาคาร คู่ค้า หรือนักลงทุน
ต้องปิดงบการเงิน ตอนไหน ?
กิจการประเภทนิติบุคคลที่จดทะเบียนแล้ว ต้องปิดงบการเงิน ปีละ 1 ครั้ง และยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และกรมสรรพากร ภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบบัญชี โดยทั่วไป รอบบัญชีจะสิ้นสุดในวันที่ 31 ธันวาคมของทุกปี ฉะนั้นแล้ว ต้องยื่นงบการเงินภายในวันที่ 30 พฤษภาคมของปีถัดไป
ในกรณีที่กำหนดรอบบัญชีที่สิ้นสุดไม่ใช่วันที่ 31 ธันวาคม (เช่น ธุรกิจบางประเภทที่กำหนดรอบบัญชีสิ้นสุดในเดือนอื่น ๆ) ก็ให้นับ 150 วันจากวันสิ้นรอบบัญชีในปีนั้น ๆ
ขั้นตอนการปิดงบการเงิน แบบเข้าใจง่าย ๆ
1. รวบรวม และบันทึกบัญชี
รวบรวมเอกสารทางการเงินทั้งหมด เช่น ใบเสร็จ, ใบกำกับภาษีซื้อ-ขาย, รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และ เอกสารบันทึกการทำธุรกรรม (Bank Statement) พร้อมบันทึกรายการค้าทั้งหมดให้ครบถ้วนตามประเภทบัญชี และเอกสาร ในกรณีที่มีโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ให้ใช้โปรแกรมนั้น ๆ ในการบันทึก
2. กระทบยอด และปรับปรุงบัญชี
กระทบยอดรายการในบัญชีต่างๆ เช่น เอกสารบันทึกการทำธุรกรรม (Bank Statement) กับรายการในบัญชีเงินฝากธนาคาร ปรับปรุงรายการบัญชีที่ยังไม่ครบถ้วน เช่น ค้างรับ, ค้างจ่าย และค่าเสื่อมราคา พร้อมบันทึกรายการปรับปรุงให้ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
3. จัดทำงบการเงิน
จัดทำงบการเงินฉบับร่าง เช่น งบทดลองก่อนปรับปรุง และหลังปรับปรุง ทำการปิดบัญชีรายได้, ค่าใช้จ่าย และต้นทุนขาย เพื่อหากำไรสุทธิ พร้อมจัดทำงบการเงินสรุป ได้แก่ งบฐานะทางการเงิน, งบกำไรขาดทุน, งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น และหมายเหตุประกอบงบการเงิน
4. ตรวจสอบ และอนุมัติงบการเงิน
ให้ผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต ตรวจสอบงบการเงิน นำเสนอผลการตรวจสอบเพื่อขออนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น หรือคณะกรรมการ
5. ปรับปรุงรายการภาษี
ปรับปรุงรายการกำไรทางบัญชีให้เป็นกำไรทางภาษี และเตรียมแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด. 50) และเอกสารที่เกี่ยวข้อง
6. ยื่นงบการเงิน
นำส่งงบการเงินที่ได้รับการอนุมัติไปยังที่ประชุมผู้ถือหุ้น รวมถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด (ปกติคือภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบบัญชี) พร้อมจัดเก็บเอกสาร และงบการเงินที่ปิดงบแล้วไว้เป็นหลักฐานตามที่กฎหมายกำหนด (อย่างน้อย 5 ปี)
เอกสารที่ใช้ประกอบการปิดงบการเงิน
เอกสารที่ใช้ในการปิดงบการเงิน แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้
1. เอกสารหลักฐานการบันทึกบัญชี
- ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี : ทั้งใบเสร็จรับเงินที่กิจการออกให้ลูกค้า และใบกำกับภาษีที่ได้รับจากคู่ค้า ใช้เป็นหลักฐานการซื้อ-ขาย และรายรับ-รายจ่าย
- Bank Statement : รายการเดินบัญชีธนาคารสำหรับทุกบัญชี เพื่อกระทบยอดรายการเข้า-ออก
- เอกสารสัญญาต่าง ๆ : สัญญาซื้อขาย, สัญญาเช่า, สัญญาบริการ และสัญญาเงินกู้ เพื่อยืนยันการรับรู้รายได้ ค่าใช้จ่าย และหนี้สิน
- เอกสารอื่นๆ : ใบสำคัญรับ-จ่าย และหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย
2. เอกสารสรุป และตรวจสอบ
- สมุดรายวัน : สมุดรายวันรับ-จ่าย-ซื้อ-ขาย, สมุดรายวันทั่วไป ที่ใช้บันทึกรายการต่าง ๆ
- บัญชีแยกประเภท : สรุปรายการของแต่ละบัญชี เช่น ลูกหนี้, เจ้าหนี้ และสินทรัพย์ เพื่อให้ได้ยอดรวมสำหรับจัดทำงบ
- งบทดลอง : แสดงยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี ณ สิ้นงวด
- ทะเบียนทรัพย์สิน : เอกสารแสดงรายการทรัพย์สินของบริษัท พร้อมมูลค่า และค่าเสื่อมราคา
- รายละเอียดลูกหนี้ / เจ้าหนี้ : รายการลูกหนี้ และเจ้าหนี้คงค้าง ณ วันสิ้นงวด
- 3. เอกสารการจัดทำงบ
- งบการเงินปีก่อน : ใช้เป็นข้อมูลเปรียบเทียบ และอ้างอิง
- หนังสือรับรองบริษัท : ฉบับล่าสุดที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- สำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ฉบับล่าสุด
- รายงานผู้สอบบัญชี : หากมีการตรวจสอบ
เอกสารที่ต้องยื่นหลังจากปิดงบการเงิน
หลังจากที่ปิดงบการเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว กิจการจะต้องยื่นงบการเงิน รวมถึงเอกสารต่าง ๆ ให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
1. ยื่นงบการเงินกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- งบฐานะการเงิน (งบดุล)
- งบกำไรขาดทุน
- งบกระแสเงินสด
- งบเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน
- หนังสือรับรองของกรรมการ
- แบบ บอจ.5 (รายการผู้ถือหุ้น ณ วันประชุม)
2. ยื่นภาษีกับกรมสรรพากร
- ภ.ง.ด.50 แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี
- ภ.ง.ด.51 แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (ยื่นล่วงหน้าในกรณีครึ่งปี หากมีรายได้เกินเกณฑ์)
- งบการเงินชุดเดียวกับที่ยื่นกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- รายละเอียดประกอบแบบ เช่น รายการปรับปรุงภาษี, รายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีซื้อ-ขาย
งบการเงิน ไม่ใช่เอกสารที่ทำไว้เพื่อยื่นให้กับกรมสรรพากร หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น แต่เป็นเอกสารที่ต้องทำเพื่อตัวคุณเองในฐานะเจ้าของกิจการ เพราะมันคือภาพรวมทางการเงินที่ต้องใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจทุกครั้ง การปิดงบการเงินอาจดูเป็นเรื่องบัญชีที่ซับซ้อน แต่มันคือหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการทำธุรกิจ หากคุณรู้ตัวเลขในธุรกิจได้ชัดเจน รู้ต้นทุน รู้กำไร รู้หนี้สิน ก็จะสามารถวางแผนธุรกิจ และวางแผนภาษีได้อย่างมั่นใจ
ชอบการบัญชี รับปิดงบการเงิน และบริการบัญชีครบวงจร
สำหรับเจ้าของธุรกิจที่กำลังมองหาผู้ช่วยในการจัดการบัญชี วางแผนภาษี และปิดงบการเงินให้ถูกต้องตามกฎหมาย ชอบการบัญชี สำนักงานบัญชีคุณภาพ คือพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจทั้งเรื่องเอกสาร ตัวเลข และที่สำคัญคือเข้าใจความต้องการของเจ้าของกิจการอย่างแท้จริง เราทำมากกว่าการลงบันทึกบัญชีทั่วไป เพราะเรามองบัญชีเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้คุณวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเติบโตอย่างยั่งยืน
ไม่ว่าคุณจะเคยมีประสบการณ์ด้านบัญชีมาก่อนหรือไม่ แต่ต้องการให้ระบบบัญชี และภาษีมีความชัดเจน ชอบการบัญชี ยินดีให้บริการค่ะ
อ้างอิง :
