หลายคนที่กำลังจะจดบริษัท หรือเพิ่งเริ่มทำธุรกิจ มักสงสัยว่าตราประทับบริษัทจำเป็นต้องมีไหม เพราะเวลาเห็นเอกสารสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบเสนอราคา หนังสือมอบอำนาจ หรือเอกสารธนาคาร ก็มักมีส่วนที่ต้องให้ลงลายมือชื่อพร้อมประทับตราบริษัทอยู่เสมอ จนทำให้เกิดความเข้าใจว่าทุกบริษัทต้องมีตราประทับเหมือนกันทั้งหมด
แต่ความจริงแล้ว ตราประทับบริษัทไม่ได้จำเป็นสำหรับทุกกิจการเสมอไป เพราะขึ้นอยู่กับอำนาจกรรมการที่จดทะเบียนไว้ และลักษณะการใช้งานเอกสารของธุรกิจนั้น ๆ ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความเข้าใจว่า ตราประทับบริษัท คืออะไร กิจการแบบไหนจำเป็นต้องมี และมีข้อควรระวังอะไรบ้างก่อนจัดทำตราประทับบริษัท
ตราประทับ คืออะไร ?
ตราประทับ หรือ ตรายาง คือ เครื่องหมาย ตราสัญลักษณ์ที่ใช้ประทับบนเอกสารสำคัญทางธุรกิจ เพื่อยืนยันและรับรองความถูกต้องอย่างเป็นทางการจากนิติบุคคล เปรียบเสมือนลายเซ็นขององค์กรที่แสดงถึงความน่าเชื่อถือของกิจการ
ตราประทับไม่ได้ใช้แทนลายเซ็นกรรมการ แต่เป็นสิ่งที่ใช้ประกอบกับลายเซ็น เพื่อแสดงเจตนาของกิจการในฐานะนิติบุคคล
จำเป็นทำตราประทับทุกบริษัทไหม ?
ตราประทับไม่ได้จำเป็นสำหรับทุกบริษัท เพราะในการจดทะเบียนบริษัท สามารถกำหนดอำนาจกรรมการได้ทั้งแบบที่มีตราประทับ และไม่มีตราประทับ ดังนั้น สิ่งที่ต้องพิจารณาเป็นหลักคืออำนาจกรรมการที่จดทะเบียนไว้ในหนังสือรับรองบริษัทว่ากำหนดให้ต้องใช้ตราประทับหรือไม่
กรณีที่ไม่จำเป็นต้องใช้ตราประทับ
บริษัทอาจไม่จำเป็นต้องทำตราประทับ หากกำหนดอำนาจกรรมการไว้ว่า กรรมการสามารถลงลายมือชื่อได้โดยไม่ต้องประทับตรา
กรณีนี้ เหมาะสำหรับกิจการที่ต้องการความคล่องตัวในการดำเนินงาน เช่น
- ธุรกิจออนไลน์
- ธุรกิจบริการขนาดเล็ก
- บริษัทที่มีกรรมการคนเดียว
- บริษัทที่ทำเอกสารผ่านระบบดิจิทัลเป็นหลัก
- กิจการที่ไม่ค่อยทำสัญญาหรือเอกสารราชการบ่อย
ข้อดีคือเอกสารสามารถจัดทำได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องกังวลว่าเรื่องการประทับตรา หรือเอกสารใช้ไม่ได้เพราะขาดการประทับตรา
กรณีที่ควรมีตราประทับ
แม้บางบริษัทจะไม่จำเป็นต้องจัดทำตราประทับ แต่ในทางปฏิบัติ ธุรกิจบางประเภทควรมีตราประทับไว้เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ หากมีการกำหนดเงื่อนไขอำนาจกรรมการว่าต้องลงลายมือชื่อร่วมกับการประทับตราสำคัญ กิจการจะต้องนำตราประทับดังกล่าวไปจดทะเบียนตราสำคัญ กับ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ด้วยค่ะ
บริษัทที่ควรมีตราประทับ เช่น
- บริษัทที่ต้องทำสัญญากับคู่ค้าบ่อย
- บริษัทที่ติดต่อธนาคารหรือสถาบันการเงินเป็นประจำ
- บริษัทที่รับงานโครงการ หรือทำเอกสารเสนอราคา
- บริษัทที่ต้องออกหนังสือมอบอำนาจบ่อย
- บริษัทที่ติดต่อราชการเป็นประจำ
- บริษัทที่มีหลายฝ่าย หลายสาขา หรือมีทีมเอกสารแยกกันทำงาน
ในมุมของงานเอกสาร ตราประทับจะช่วยให้เอกสารดูเป็นทางการมากขึ้น โดยเฉพาะเวลาทำสัญญา ใบเสนอราคา หนังสือรับรอง หรือเอกสารที่ต้องส่งให้คู่ค้ารายใหญ่
หลักเกณฑ์ในการจัดทำตราประทับ
การจัดทำตราประทับบริษัท หรือหจก. ควรคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
1. ห้ามใช้สัญลักษณ์ของทางราชการหรือสถาบันสำคัญ
ตราประทับบริษัทไม่ควรใช้สัญลักษณ์ที่อาจทำให้เข้าใจผิดว่าเกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการ หรือสถาบันสำคัญของประเทศ อย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้
- เครื่องหมายตรามหาจักรีบรมราชวงศ์
- พระบรมราชาภิไธย พระปรมาภิไธยย่อของพระมหากษัตริย์ทุกรัชกาล และพระนามาภิไธยย่อของสมเด็จพระอัครมเหสีหรือสมเด็จพระยุพราช
- พระบรมราชสัญลักษณ์ และพระราชสัญลักษณ์ของพระมหากษัตริย์ สมเด็จพระอัครมเหสี และสมเด็จพระยุพราช
- พระมหามงกุฎ มงกุฎขัตติยราชนารี หรือเครื่องราชอิสริยาภรณ์อื่นใดที่ใกล้เคียงกับมงกุฎ
- ฉัตรต่าง ๆ อันเป็นลักษณะของเครื่องประกอบพระบรมราชอิสริยยศ
- ตราแผ่นดิน ตราราชการ ตราครุฑพ่าห์ ธงหลวง ธงชาติ หรือธงราชการ เว้นแต่จะได้รับพระราชทานพระบรมราชานุญาต
- พระราชลัญจกร และลัญจกรในราชการ
- เครื่องหมายกาชาด ชื่อกาชาด กาเจนีวา เครื่องหมายราชการ หรือเครื่องหมายใด ๆ ที่ขัดต่อรัฐประศาสโนบายหรือศีลธรรมอันดีของประชาชน
- เครื่องหมายที่ราชการ องค์การ หน่วยงานของรัฐหรือองค์การระหว่างประเทศ ขอสงวนไว้
- สัญลักษณ์ประจำชาติไทย ได้แก่ ช้างไทย ดอกราชพฤกษ์ และศาลาไทย
2. หากใส่ชื่อบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน ชื่อต้องถูกต้องและชัดเจน
ตราประทับบริษัทจะมีชื่อบริษัทหรือไม่มีก็ได้ แต่ถ้าเลือกใส่ชื่อบริษัทลงไป ชื่อในตราต้องอ่านได้ชัดเจน และต้องตรงกับชื่อที่จดทะเบียนไว้ ไม่ควรสะกดผิด ตัดคำสำคัญ หรือใช้ชื่อที่ทำให้สับสนกับนิติบุคคลอื่น
ในกรณีที่ใช้ชื่อภาษาต่างประเทศ ชื่อในตราก็ควรตรงกับชื่อภาษาต่างประเทศที่บริษัทขอใช้ไว้เช่นกัน
3. ต้องมีคำแสดงประเภทนิติบุคคลให้ชัดเจน
หากตราประทับมีชื่อบริษัท ควรมีคำที่แสดงประเภทของนิติบุคคลด้วย เช่น
- บริษัท … จำกัด
- ห้างหุ้นส่วนจำกัด …
- Limited หรือ Co., Ltd. ในกรณีใช้ภาษาอังกฤษ
4. หากมีตรามากกว่า 1 ดวง ต้องระบุให้ชัดว่าใช้กรณีใด
บางบริษัทอาจมีตราประทับมากกว่า 1 แบบ เช่น ตราสำหรับสำนักงานใหญ่ ตราสำหรับสาขา หรือตราสำหรับเอกสารบางประเภท
กรณีนี้ควรกำหนดให้ชัดเจนว่าตราดวงไหนใช้กับงานอะไร เพื่อป้องกันความสับสนในการใช้งานเอกสารภายหลัง
5. จะมีตราประทับหรือไม่มีก็ได้
โดยทั่วไป บริษัทจำกัดไม่ได้จำเป็นต้องมีตราประทับเสมอไป แต่ถ้าในอำนาจกรรมการระบุว่า การลงนามต้องประทับตราสำคัญของบริษัท ก็จำเป็นต้องจัดทำและจดทะเบียนตราประทับให้ถูกต้อง
ดังนั้น ก่อนทำตราประทับ ควรตรวจสอบหนังสือรับรองบริษัทก่อนว่าอำนาจกรรมการกำหนดไว้อย่างไร หากระบุว่าต้องประทับตรา ก็ควรจัดทำตราและใช้งานให้ตรงตามที่จดทะเบียนไว้
จะรู้ได้ไงว่ากิจการของเรา ต้องจัดทำตราประทับ
วิธีตรวจสอบที่ชัดเจนที่สุดคือให้ดูที่หนังสือรับรองบริษัท ในส่วนของอำนาจกรรมการ
- ถ้าในหนังสือรับรองระบุว่า กรรมการลงลายมือชื่อและประทับตราสำคัญของบริษัท แปลว่าเอกสารสำคัญของบริษัทจะต้องมีทั้ง ลายมือชื่อกรรมการ และ ตราประทับบริษัท ตามที่กำหนดไว้
- ถ้าระบุว่ากรรมการลงลายมือชื่อโดยไม่ต้องประทับตราสำคัญของบริษัท แปลว่าบริษัทสามารถใช้ลายมือชื่อกรรมการตามอำนาจที่จดทะเบียนไว้ได้ โดยไม่ต้องใช้ตราประทับ
หากจะให้เข้าใจง่าย ๆ คือต้องดูจาก อำนาจกรรมการที่จดทะเบียนไว้จริง หากไม่แน่ใจ แนะนำให้ตรวจสอบจากหนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุด หรือให้ผู้เชี่ยวชาญด้านจดทะเบียนบริษัทช่วยตรวจสอบก่อน เพื่อป้องกันปัญหาภายหลังค่ะ
ข้อควรระวังในการจัดทำตราประทับบริษัท
1. อย่าทำตราประทับก่อนตรวจสอบอำนาจกรรมการ
ก่อนสั่งทำตราประทับ ควรตรวจสอบก่อนว่าบริษัทกำหนดอำนาจกรรมการไว้อย่างไร เพราะถ้าอำนาจกรรมการไม่ได้กำหนดให้ใช้ตรา การทำตราอาจเป็นเพียงทางเลือกด้านภาพลักษณ์ แต่ไม่ใช่เงื่อนไขบังคับของเอกสาร
2. ระวังชื่อบริษัทสะกดผิด
ชื่อบริษัทบนตราประทับควรตรงกับหนังสือรับรองนิติบุคคลทุกตัวอักษร โดยเฉพาะคำว่า “บริษัท” และ “จำกัด” รวมถึงชื่อภาษาอังกฤษ หากมีการใช้
3. อย่าให้ตราประทับอยู่กับหลายคนโดยไม่มีระบบควบคุม
ตราประทับควรมีผู้รับผิดชอบชัดเจน เพราะหากมีการนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ อาจกระทบต่อบริษัทได้ โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับสัญญา การเงิน หรือหนังสือมอบอำนาจ
4. เอกสารบางประเภทต้องดูเงื่อนไขเฉพาะ
แม้อำนาจกรรมการจะกำหนดให้ใช้ตราประทับ แต่เอกสารบางประเภทอาจมีเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น แบบฟอร์มของธนาคาร เอกสารราชการ หรือสัญญากับคู่ค้ารายใหญ่ จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขของแต่ละหน่วยงานก่อนเสมอ
5. หากเปลี่ยนชื่อบริษัท ควรทำตราประทับใหม่
ถ้าบริษัทเปลี่ยนชื่อ ควรจัดทำตราประทับใหม่ให้ตรงกับชื่อบริษัทปัจจุบัน เพื่อป้องกันปัญหาเอกสารไม่สอดคล้องกับข้อมูลนิติบุคคลล่าสุด
สรุป
ตราประทับบริษัทไม่จำเป็นสำหรับทุกกิจการ แต่จะจำเป็นหรือไม่ ต้องดูจาก อำนาจกรรมการที่จดทะเบียนไว้ในหนังสือรับรองบริษัท ถ้าอำนาจกรรมการระบุว่าต้อง “ลงลายมือชื่อและประทับตราสำคัญของบริษัท” บริษัทก็ควรมีตราประทับและใช้ให้ถูกต้องตามเงื่อนไข แต่ถ้าอำนาจกรรมการไม่ได้กำหนดให้ประทับตรา บริษัทอาจไม่จำเป็นต้องมีตราประทับก็ได้ โดยเฉพาะกิจการที่ต้องการความคล่องตัวและทำเอกสารผ่านระบบออนไลน์เป็นหลัก
อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ การมีตราประทับยังช่วยให้เอกสารดูเป็นทางการ เพิ่มความน่าเชื่อถือ และทำให้การติดต่อกับธนาคาร คู่ค้า หรือหน่วยงานต่าง ๆ สะดวกขึ้น ดังนั้น ก่อนตัดสินใจว่าจะทำตราประทับหรือไม่ ควรเริ่มจากการตรวจสอบหนังสือรับรองบริษัท และวางรูปแบบอำนาจกรรมการให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจตั้งแต่แรก เพื่อให้การทำเอกสารของบริษัทในอนาคตเป็นไปอย่างราบรื่น
หากไม่แน่ใจว่าต้องทำตราประทับไหม ? ชอบการบัญชี จะช่วยดูให้ได้ตั้งแต่ขั้นตอนจดทะเบียนบริษัท ตรวจอำนาจกรรมการ แนะนำการใช้ตราประทับ และเตรียมเอกสารสำคัญให้พร้อมใช้งานจริง ลดความผิดพลาดตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจ ติดต่อเข้ามาเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ
อ้างอิง: หลักเกณฑ์ในการจัดทำตราหุ้นส่วนหรือบริษัท กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
