ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจใหม่ หรือเพิ่งเริ่มทำบัญชี คำว่าบัญชี 5 หมวด อาจเป็นหนึ่งในคำพื้นฐานที่ได้ยินบ่อย แต่ยังไม่เข้าใจว่ามันคืออะไร และทำไมถึงมีการเน้นย้ำว่าต้องเข้าใจเรื่องนี้ก่อนเริ่มทำบัญชี ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความเข้าใจว่าบัญชี 5 หมวด คืออะไร พร้อมแนะนำวิธีการจำแนกบัญชีให้ถูกต้อง ไปจนถึงหลักการบันทึกบัญชีง่าย ๆ ที่ช่วยให้ระบบบัญชีถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นค่ะ
บัญชี 5 หมวด คืออะไร ?
บัญชี 5 หมวด คือ การจัดกลุ่มบัญชีพื้นฐานที่ใช้ในการบันทึกรายการทางการเงินทั้งหมดของกิจการ แบ่งออกเป็น 5 ประเภทหลัก เพื่อให้การบันทึกบัญชี และการจัดทำงบการเงินมีความเป็นระบบ ทั้งยังเป็นพื้นฐานของการบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่ และเป็นโครงสร้างเดียวกับที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน โดยที่ทุกธุรกรรมการเงินของกิจการ จะต้องนำไปบันทึกโดยการเดบิต และเครดิต ในบัญชีใดบัญชีหนึ่งในบัญชี 5 หมวดเสมอ
เดบิต เครดิต คืออะไร ?
เดบิต (Debit) และเครดิต (Credit) คือ การลงบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่ที่แยกการบันทึกรายการออกเป็น 2 ด้าน ดังนี้
- เดบิต ด้านซ้าย ลงบันทึกโดยการเพิ่มสินทรัพย์ และค่าใช้จ่าย หรือลดหนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
- เครดิต ด้านขวา ลงบันทึกโดยการเพิ่มหนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้ หรือลดสินทรัพย์ และค่าใช้จ่าย
โดยที่ยอดรวมเดบิต และเครดิต ต้องเท่ากันเสมอ
บัญชี 5 หมวด มีอะไรบ้าง ?
บัญชีทั้งหมดในกิจการสามารถจัดกลุ่มได้เป็น 5 หมวดหลัก ๆ ดังนี้
1. หมวดสินทรัพย์
สินทรัพย์ คือ ทรัพยากรที่มีมูลค่าซึ่งกิจการเป็นเจ้าของ หรือควบคุมอยู่ โดยคาดว่าจะก่อให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจในอนาคต แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบหลัก ๆ คือ สินทรัพย์หมุนเวียน และสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน
ตัวอย่างรายการบัญชีในหมวดสินทรัพย์
- เงินสด คือ ธนบัตร เหรียญ และเงินในมือรวมถึงเงินฝากธนาคารที่ถอนได้ทันที
- เงินฝากธนาคาร คือ เงินที่ฝากไว้ในบัญชีธนาคาร ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
- ลูกหนี้การค้า คือ เงินที่ลูกค้าค้างจ่ายค่าสินค้าหรือบริการที่ขายไปแล้ว
- สินค้างคงเหลือ คือ สินค้าที่กิจการมีไว้เพื่อขาย หรือผลิต
- ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ คือ สินทรัพย์มีตัวตนที่ใช้ในการดำเนินงาน
- สิทธิบัตร คือ สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ให้สิทธิในการใช้ประดิษฐ์สิ่งใดสิ่งหนึ่ง ซึ่งเป็นสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ แต่มีมูลค่า
ลักษณะสำคัญของบัญชีสินทรัพย์
- เป็นสิ่งที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ
- แสดงอยู่ในงบฐานะการเงิน
- ลงบันทึกบัญชีโดยการเพิ่มเดบิต ลดเครดิต
2. หมวดหนี้สิน
หนี้สิน คือ ภาระผูกพันที่กิจการต้องชำระด้วยเงินสด บริการ หรือทรัพยากรอื่น ๆ ในอนาคต แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ คือ หนี้สินหมุนเวียน และหนี้สินไม่หมุนเวียน
ตัวอย่างรายการบัญชีในหมวดหนี้สิน
- เจ้าหนี้การค้า คือ เงินที่กิจการค้างชำระแก่ผู้ขาย/ซัพพลายเออร์ สำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับมาแล้ว เพื่อใช้ในการผลิตหรือดำเนินงาน แต่ยังไม่ได้ชำระเงินสดออกไป ซึ่งกิจการจะได้รับใบแจ้งหนี้มาด้วย
- เงินกู้ยืม คือ เงินที่กิจการกู้ยืมมาจากสถาบันการเงิน หรือบุคคลอื่น ซึ่งเป็นภาระผูกพันตามกฎหมายที่ต้องชำระคืนตามกำหนด พร้อมดอกเบี้ย
- ภาษีค้างจ่าย คือ ภาษีที่กิจการมีหน้าที่ต้องจ่ายให้กรมสรรพากร หรือหน่วยงานรัฐอื่นๆ แต่ยังไม่ได้ชำระ
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายที่กิจการได้รับประโยชน์ (สินค้า/บริการ) ในงวดบัญชีปัจจุบันแล้ว แต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน และอาจยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ จึงต้องบันทึกเป็นหนี้สินเพื่อรับรู้ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง
ลักษณะสำคัญของบัญชีหนี้สิน
- เป็นสิ่งที่สะท้อนให้เห็นภาระหนี้สินที่กิจการต้องแบกรับ
- ถูกบันทึกในงบฐานะการเงิน
- ลงบันทึกบัญชีโดยการเพิ่มเครดิต ลดเดบิต
3. หมวดส่วนของเจ้าของ
ส่วนของเจ้าของ คือ ส่วนที่เป็นของเจ้าของกิจการ หรือผู้ถือหุ้น หลังจากที่หักหนี้สินออกจากสินทรัพย์ทั้งหมดแล้ว
ตัวอย่างรายการบัญชีในหมวดส่วนของเจ้าของ
- ทุนเรือนหุ้น หรือทุนจดทะเบียน คือ เงินลงทุนเริ่มต้นที่ผู้ถือหุ้นนำมาซื้อหุ้นบริษัท หรือลงทุนในบริษัท
- กำไร (ขาดทุน) สะสม คือ ผลกำไร หรือขาดทุนสุทธิจากการดำเนินงานของบริษัทสะสมมาตั้งแต่ก่อตั้งจนถึงปัจจุบัน
- ส่วนเกินมูลค่าหุ้น คือ ส่วนต่างที่ได้จากการขายหุ้นในราคาที่สูงขึ้น
- ส่วนต่างจากการปรับมูลค่าสินทรัพย์ คือ การปรับมูลค่าสินทรัพย์ให้สะท้อนมูลค่าตลาดตามมาตรฐานบัญชีใหม่ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในส่วนของผู้ถือหุ้น
- เงินถอน (ในกรณีบุคคลธรรมดา) คือ แม้เป็นบุคคลธรรมดา แต่หากมีการถอนเงินจากกิจการ (เจ้าของคนเดียว) ก็จะลดส่วนของเจ้าของ หรือหากเป็นบริษัท อาจหมายถึงการจ่ายเงินปันผลหรือการซื้อหุ้นคืน ซึ่งก็มีผลต่อส่วนของผู้ถือหุ้น
ลักษณะสำคัญของบัญชีส่วนของเจ้าของ
- แสดงให้เห็นว่าผู้ถือหุ้น หรือเจ้าของ มีความมั่งคั่งมากน้อยแค่ไหน
- ถูกบันทึกในงบฐานะการเงิน
- ลงบันทึกบัญชีโดยการเพิ่มเครดิต ลดเดบิต
4. หมวดรายได้
รายได้ คือ ผลตอบแทนที่กิจการได้รับจากการขายสินค้า หรือให้บริการ
ตัวอย่างรายการบัญชีในหมวดรายได้
- รายได้จากการขาย คือ รายได้หลักที่ธุรกิจได้รับจากการขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า ซึ่งเป็นกิจกรรมหลักในการดำเนินงานของกิจการ
- รายได้จากการให้บริการ คือ รายได้ที่ธุรกิจได้รับจากการทำกิจกรรมหลักของตนเองในการส่งมอบบริการหรือการใช้ความเชี่ยวชาญให้กับลูกค้า โดยไม่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้าที่มีตัวตน
- ดอกเบี้ยรับ คือ รายได้ที่กิจการได้รับจากการให้กู้ยืมเงิน การลงทุนในตราสารหนี้ หรือการฝากเงิน ซึ่งเป็นผลตอบแทนที่เกิดจากเงินต้นตามอัตราที่ได้ตกลงกันไว้
- ค่าเช่า คือ ค่าตอบแทนที่ผู้เช่าจ่ายให้ผู้ให้เช่า เพื่อแลกกับการได้ใช้ประโยชน์ในทรัพย์สิน เช่น บ้าน ที่ดิน หรือรถยนต์ เป็นการชั่วคราว ตามสัญญาเช่า โดยเป็นเงินที่จ่ายเพื่อตอบแทนการใช้สอยทรัพย์นั้น ๆ และมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน เช่น รายเดือน หรือรายปี
- เงินปันผล คือ ส่วนแบ่งกำไรของบริษัทที่นำมาจัดสรรให้กับผู้ถือหุ้นตามจำนวนหุ้นที่แต่ละคนถือครองอยู่
- ค่าลิขสิทธิ์ คือ ค่าตอบแทนที่จ่ายให้กับเจ้าของผลงาน หรือทรัพย์สินทางปัญญาเพื่อแลกกับการอนุญาตให้บุคคลอื่นนำไปใช้ผลิต จำหน่าย หรือดัดแปลง
ลักษณะสำคัญของบัญชีรายได้
- มีผลต่อกำไรของกิจการโดยตรง
- ถูกบันทึกในงบกำไรขาดทุน
- ลงบันทึกบัญชีโดยการเพิ่มเครดิต ลดเดบิต
5. หมวดค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่าย คือ รายจ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อให้กิจการสามารถดำเนินงาน และสร้างรายได้
ตัวอย่างรายการบัญชีในหมวดค่าใช้จ่าย
- ค่าเช่า คือ ค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่สำนักงาน ร้านค้า หรือโรงงาน เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ
- เงินเดือน คือ ค่าตอบแทนที่จ่ายให้พนักงานประจำ (ที่ไม่ใช่ส่วนผลิตโดยตรง) เช่น พนักงานบัญชี ผู้บริหาร เพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างราบรื่น
- ค่าโฆษณา คือ ค่าใช้จ่ายในการส่งเสริมการขาย การประชาสัมพันธ์สินค้า/บริการ เพื่อดึงดูดลูกค้า และสร้างรายได้ให้ธุรกิจ
- ค่าน้ำ ค่าไฟ คือ ค่าสาธารณูปโภคที่ใช้ในการดำเนินงาน เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา สำหรับสำนักงาน หรือพื้นที่ส่วนกลาง
- ค่าเสื่อมราคา คือ ค่าใช้จ่ายที่บันทึกการลดลงของมูลค่าทรัพย์สิน เช่น อาคาร เครื่องจักร หรืออุปกรณ์ ตามอายุการใช้งาน เพื่อสะท้อนการใช้งานจริงของสินทรัพย์นั้น ๆ
ลักษณะสำคัญของบัญชีรายจ่าย
- มีผลต่อกำไรของกิจการโดยตรง
- ถูกบันทึกในงบกำไรขาดทุน
- ลงบันทึกบัญชีโดยการเพิ่มเดบิต ลดเครดิต
โดยแบ่งการบันทึกบัญชีตามหลักการเครดิต เดบิต ได้ดังนี้
ทำไมต้องแยกบัญชีออกเป็น 5 หมวด ?
1. ช่วยให้การบันทึกบัญชีถูกต้อง และเป็นระบบ
การแบ่งหมวดบัญชีทำให้แยกประเภทธุรกรรมได้ชัดเจน เช่น เงินสดคือสินทรัพย์ หรือค่าเช่าคือค่าใช้จ่าย ทำให้การบันทึกบัญชี และติดตามข้อมูลเป็นระเบียบ และป้องกันความสับสนได้อีกด้วย
2. ทำให้อ่านงบการเงินเข้าใจง่าย
ในการจัดทำงบการเงิน จัดทำโดยการใช้ข้อมูลจากบัญชี 5 หมวดเป็นพื้นฐาน ทำให้เห็นสถานะทางการเงิน และผลการดำเนินงานได้ทันทีว่าธุรกิจถือครองมีอะไรบ้าง (สินทรัพย์) เป็นหนี้ใคร (หนี้สิน) มีทุนเท่าไหร่ (ส่วนของเจ้าของ) มีรายได้เท่าไหร่ (รายได้) และใช้จ่ายอะไรไปบ้าง (ค่าใช้จ่าย)
3. เป็นพื้นฐานของการคำนวณกำไร/ขาดทุน
บัญชีในหมวดรายได้ และหมวดค่าใช้จ่าย (และอาจมีต้นทุน) จะถูกนำมาหักลบกันเพื่อหากำไรสุทธิ ซึ่งใช้ในการประเมินผลสำเร็จของธุรกิจ
4. ใช้ได้กับธุรกิจทุกประเภท
บัญชี 5 หมวด เป็นหลักบัญชีสากลที่ใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาด ทุกประเภท ได้อย่างครอบคลุม
5. ช่วยลดความผิดพลาดด้านภาษี
เมื่อมีการแยกบัญชีส่วนตัวออกจากธุรกิจอย่างชัดเจน ทำให้สามารถคำนวณรายได้ และค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ถูกต้อง โดยที่ไม่มีการนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาเบิกเกินจริง
สรุป – เข้าใจบัญชี 5 หมวด จะช่วยให้ทำบัญชีง่ายขึ้นมาก
โดยสรุปแล้ว การแยกบัญชีออกเป็น 5 หมวด คือพื้นฐานสำคัญที่ทำให้ข้อมูลทางการเงินของกิจการมีความน่าเชื่อถือ ทั้งยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการพิจารณาประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจอีกด้วย นอกจากนั้นแล้ว หากมีความเข้าใจในเรื่องบัญชี 5 หมวดแล้ว จะทำให้เจ้าของกิจการเข้าใจงบการเงินมากขึ้น คุมต้นทุน และวางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพค่ะ
รับทำบัญชี ยื่นภาษี บันทึกบัญชีถูกหมวด โดยผู้เชี่ยวชาญ
เมื่อเข้าใจบัญชี 5 หมวดแล้ว สิ่งสำคัญถัดมาคือการนำไปใช้บันทึกบัญชีจริงให้ถูกต้อง เพราะในทางปฏิบัติ รายการทางการเงินแต่ละวันมักซับซ้อน หากบันทึกผิดหมวด เดบิต–เครดิตไม่ถูกต้อง หรือข้ามรายการบางส่วน อาจทำให้งบการเงินคลาดเคลื่อน และส่งผลกระทบต่อภาษีโดยไม่รู้ตัว
เพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ ชอบการบัญชี ยินดีช่วยเหลือค่ะ เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีที่มีประสบการณ์ด้านบัญชีมากกว่า 15 ปี บริการของเราครอบคลุมตั้งแต่การบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีอย่างถูกต้อง จัดทำรายงานบัญชีที่อ่านง่าย ยื่นภาษีรายเดือน และรายปีตรงเวลา พร้อมปิดงบการเงิน และยื่นงบอย่างเป็นระบบ
ให้เรื่องบัญชี–ภาษีเป็นหน้าที่ของมืออาชีพ ช่วยให้คุณโฟกัสไปที่การทำธุรกิจได้อย่างมั่นใจ ไม่ต้องปวดหัวกับการลงบันทึกบัญชีอีกต่อไปค่ะ
อ้างอิง : หลักการบันทึกรายการทางบัญชี มหาวิทยาลัยราชภัฎสวนสุนันทา
