ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร ต้องออกยังไงถึงจะถูกต้อง ?

เวลาที่เราไปซื้อของ รับบริการ หรือชำระเงิน สิ่งที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการต้องมอบให้กับผู้จ่ายเงินก็คือ ใบเสร็จรับเงิน หลายคนอาจมองว่าเป็นกระดาษธรรมดา แต่ในความจริงแล้ว ใบเสร็จรับเงิน คือหลักฐานที่ยืนยันว่าได้มีการจ่ายเงินและรับเงินกันจริง หากธุรกิจไม่ออกใบเสร็จให้ลูกค้าอย่างถูกต้อง อาจมีผลทางกฎหมายหรือทำให้เสียความน่าเชื่อถือได้ค่ะ และในบทความ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความรู้จักกับใบเสร็จรับเงิน พร้อมให้คำแนะนำเรื่องการออกใบเสร็จให้ถูกต้องค่ะ

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร ?

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกให้กับผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการ เพื่อยืนยันว่ามีการรับชำระเงินแล้ว ถือเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้ตรวจสอบการทำธุรกรรม และสามารถนำไปอ้างอิง หรือใช้ประกอบการยื่นภาษีได้ด้วย

ผู้มีหน้าที่ออกใบเสร็จรับเงิน

ผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการทุกคน มีหน้าที่ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งเมื่อมีการรับชำระเงิน ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดา กิจการร้านค้า หรือบริษัทที่จดทะเบียนถูกต้องตามกฎหมาย โดยเฉพาะธุรกิจที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ยิ่งต้องระมัดระวังเรื่องเอกสาร เพราะกรมสรรพากรสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

โดยที่ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ ต้องออกใบเสร็จรับเงิน เมื่อมีการซื้อขายสินค้า หรือบริการ ตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

ใบเสร็จรับเงิน มีกี่รูปแบบ ?

ใบเสร็จรับเงิน แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบหลัก ๆ ดังนี้

1. ใบเสร็จรับเงินทั่วไป

ใบเสร็จรับเงินทั่วไป เป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันการรับชำระเงินระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขาย สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือผู้ให้บริการทั่วไป เช่น ร้านอาหาร ร้านซ่อม หรือฟรีแลนซ์ที่รับงานอิสระ

2. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ใบเสร็จรับเงินแบบย่อ ถือเป็นเอกสารที่พบเห็นได้ทั่วไป เช่น จากร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร หรือซูเปอร์มาร์เก็ต ในรูปแบบกระดาษแผ่นเล็ก ๆ ข้อมูลที่แสดงมักจะเป็นรายละเอียดสั้น ๆ ของผู้ขาย รายการสินค้า/บริการ วันที่ และยอดเงินที่ชำระ โดยทั่วไปมักพิมพ์ออกจากเครื่อง POS เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องออกเอกสารจำนวนมากต่อวัน เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการให้บริการลูกค้า โดยไม่จำเป็นต้องออกใบเสร็จรับเงินฉบับเต็มทุกรายการ

3. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ใช้สำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว เป็นรูปแบบใบเสร็จที่ต้องระบุรายละเอียดมากกว่าใบเสร็จรับเงินทั่วไป และใบเสร็จรับเงินอย่างย่อ เช่น ข้อมูลของผู้ซื้อและผู้ขาย รายการสินค้า/บริการ มูลค่าก่อนและหลังภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมถึงการลงลายมือชื่อหรือลายเซ็นของผู้มีอำนาจ พบเห็นได้ในธุรกิจประเภท B2B ซึ่งออกให้กับลูกค้าที่ต้องนำไปใช้ประกอบการทำบัญชี และยื่นภาษีต่อไป

ใบเสร็จรับเงินมีกี่รูปแบบ ?

การออกใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบทั่วไป อย่างย่อ หรือเต็มรูปแบบ ล้วนต้องมีข้อมูลสำคัญที่กรมสรรพากรกำหนดไว้ เพื่อให้เอกสารนั้นสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้จริง มาดูกันว่ารายละเอียดที่ต้องระบุในใบเสร็จรับเงินแต่ละประเภท มีอะไรบ้างค่ะ

1. ข้อมูลที่ต้องระบนใบเสร็จรับเงินทั่วไป

• ต้องระบุคำว่า “ใบเสร็จรับเงิน” ให้ชัดเจน
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ
• รายการสินค้า/บริการ และจำนวนเงินที่ได้รับ
• วันที่ออกใบเสร็จ
• ลายมือชื่อหรือประทับตราของผู้รับเงิน

2. ข้อมูลที่ต้องระบนใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

• ชื่อและที่อยู่ของกิจการ หรือชื่อร้านค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของกิจการ
• วันที่ออกใบเสร็จ
• รายการสินค้า/บริการและยอดชำระรวม
• เลขที่เอกสารหรือรหัสอ้างอิง

3. ข้อมูลที่ต้องระบนใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

• ต้องระบุคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่ชัดเจน
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
• ลำดับเลขที่และเล่มที่
• วันที่ออกเอกสาร
• รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
• มูลค่าก่อนรวม VAT มูลค่า VAT และมูลค่าหลังรวม VAT
• ชื่อ และลายเซ็นผู้อนุมัติ

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่คู่มือใบกำกับภาษี ของกรมสรรพากรค่ะ

สรุป

ใบเสร็จรับเงิน เป็นมากกว่าเอกสารธรรมดา เพราะเป็นหลักฐานยืนยันการทำธุรกรรมที่ใช้ตรวจสอบได้ตามกฎหมาย ผู้ประกอบการจึงควรออกใบเสร็จทุกครั้งที่มีการรับเงิน โดยใส่รายละเอียดให้ครบถ้วน เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

ทั้งนี้ การใช้ระบบบัญชีออนไลน์หรือโปรแกรมออกใบเสร็จ ที่เชื่อมต่อกับระบบภาษีโดยตรง จะช่วยให้กิจการออกใบเสร็จได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทำให้การออกเอกสารเป็นเรื่องง่าย ไม่ตกหล่น และสอดคล้องกับมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนดค่ะ