ผังบัญชี คืออะไร ธุรกิจใหม่ควรวางผังบัญชีอย่างไร ?

การวางผังบัญชี ถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน จะต้องให้ความสำคัญตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียน หากผังบัญชีไม่สอดคล้องกับการทำธุรกิจ อาจทำให้เกิดปัญหาในการบันทึกบัญชี จัดทำงบการเงิน รวมถึงการยื่นภาษีด้วย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ ชอบการบัญชี จะพาคุณไปทำความเข้าใจว่า ผังบัญชีคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และธุรกิจใหม่ควรวางผังบัญชีแบบไหนถึงจะเอื้อต่อการเติบโตในระยะยาวค่ะ

ผังบัญชี คืออะไร ?

ผังบัญชี (Chart of Accounts หรือ COA) คือ การจัดรายชื่อบัญชี และเลขบัญชีทั้งหมดของกิจการ ซึ่งเป็นการจำแนกบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ก่อนที่จะบันทึกลงในสมุดบัญชี โดยการกำหนดชื่อ และเลขที่บัญชีของแต่ละบัญชีให้ครบถ้วน

โดยที่คุณน้ำ พัทธนันท์ วัชรโชติธาดาพงษ์ ผู้บริหารของ ชอบการบัญชี (Chob Accounting) ได้แบ่งปันว่า

“ผังบัญชีทำหน้าที่เป็นไกด์ไลน์ที่ช่วยให้บันทึกบัญชีเป็นระบบ โดยที่ทุกธุรกรรมทางการเงินต้องถูกบันทึกลงในบัญชีใดบัญชีหนึ่งตามผังบัญชีเสมอ พูดง่าย ๆ ก็คือ หากไม่มีผังบัญชี ก็จะทำให้การบันทึกบัญชีมีความสับสน และอาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดได้ค่ะ”

การวางผังบัญชี และการกำหนดเลขที่บัญชี

เนื่องจากแต่ละธุรกิจมีลักษณะการดำเนินงาน ขนาดกิจการ และความซับซ้อนที่แตกต่างกัน จึงไม่สามารถใช้ผังบัญชีในรูปแบบเดียวกันได้ทั้งหมด ธุรกิจแต่ละประเภทควรวางผังบัญชีให้สอดคล้องกับรูปแบบการดำเนินธุรกิจ และลักษณะรายการทางการเงินที่เกิดขึ้นจริง เพื่อให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้อง และใช้งานได้ในระยะยาว

ในทางปฏิบัติ ผังบัญชีจะถูกแบ่งตามหมวดบัญชีหลัก และภายในแต่ละหมวดจะประกอบด้วยบัญชีย่อยจำนวนมาก จึงมีการกำหนดเลขที่บัญชี เพื่อให้จัดการ และอ้างอิงได้ง่าย โดยทั่วไปจะใช้ตัวเลขแรกแทนหมวดบัญชี และตามด้วยตัวเลขอีก 2–3 หลักสำหรับแยกประเภทบัญชีย่อย ซึ่งรองรับการบันทึกบัญชีที่หลากหลาย และเอื้อต่อการขยายธุรกิจในอนาคตโดยไม่ต้องปรับโครงสร้างผังบัญชีใหม่ทั้งหมด

การวางผังบัญชี ตามหมวดบัญชี

การกำหนดเลขที่บัญชีหลัก จะสอดคล้องตามหลักบัญชี 5 หมวด ดังนี้

หมวดที่ 1 สินทรัพย์ เลขที่บัญชี 1
หมวดที่ 2 หนี้สิน เลขที่บัญชี 2
หมวดที่ 3 ส่วนของเจ้าของ เลขที่บัญชี 3
หมวดที่ 4 รายได้ เลขที่บัญชี 4
หมวดที่ 5 ค่าใช้จ่าย เลขที่บัญชี 5

การกำหนดเลขที่บัญชี ของแต่ละหมวดบัญชี

การกำหนดเลขที่บัญชีย่อย จะกำหนดใช้ตัวเลข 3-4 หลัก โดยเลขตัวแรกจะใช้แทนหมวดบัญชีหลัก เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน หรือรายได้ ส่วนตัวเลขถัดมาจะใช้แยกเป็นบัญชีย่อย ตามประเภทของรายการทางการเงิน ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้

1. หมวดสินทรัพย์ ขึ้นต้นด้วยเลข 1

สินทรัพย์หมุนเวียน

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

2. หมวดหนี้สิน ขึ้นต้นด้วยเลข 2

หนี้สินหมุนเวียน

หนี้สินไม่หมุนเวียน

3. หมวดส่วนของเจ้าของ ขึ้นต้นด้วยเลข 3

4. หมวดรายได้ ขึ้นต้นด้วยเลข 4

5. หมวดค่าใช้จ่าย ขึ้นต้นด้วยเลข 5

ความสำคัญ และประโยชน์ของผังบัญชี

1. บันทึกบัญชีได้ถูกต้อง ไม่สับสน
2. แยกรายได้–ค่าใช้จ่ายชัดเจน
3. จัดทำงบการเงินได้ง่าย และแม่นยำ
4. วิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้จริง
5. ลดความเสี่ยงด้านภาษี และการตรวจสอบย้อนหลัง

ธุรกิจใหม่ ควรวางผังบัญชีอย่างไร ?

สำหรับธุรกิจใหม่ สามารถวางผังบัญชีตามแนวทางดังต่อไปนี้

1. วิเคราะห์ธุรกิจก่อนวางผังบัญชี

ก่อนที่จะเริ่มวางผังบัญชี ต้องทำการวิเคราะห์ธุรกิจให้ดีก่อน เช่น หากเป็นธุรกิจน้ำเข้า-ส่งออก จะต้องมีบัญชีกู้ยืม บัญชีภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือหากเป็นธุรกิจบริการ ก็อาจไม่จำเป็นต้องมีบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นต้น หากมีการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนนี้แล้ว ก็จะช่วยให้ผังบัญชีมีความเหมาะสมตามความเป็นจริง

2. เลือกบัญชีที่จำเป็นก่อน

สำหรับธุรกิจใหม่ ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องใส่บัญชีเยอะตั้งแต่เริ่ม โดยให้เริ่มจากบัญชีที่จะมีการใช้งานจริงก่อน เช่น

• เงินสด
• เงินฝากธนาคาร
• ลูกค้า
• เจ้าหนี้
• ทุนจดทะเบียน
• รายได้จากการขาย
• ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ

จากนั้น ค่อยเพิ่มบัญชีอื่น ๆ ตามเข้ามา ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการบริหารมากขึ้นค่ะ

3. เผื่อผังบัญชีสำหรับการเติบโตในอนาคต

เพื่อรองรับการเติบโตในอนาคต ควรมีการวางแผนว่าจะต้องเพิ่มบัญชีอะไรเข้ามาบ้าง เช่น หากคาดว่าจะมีสาขาเพิ่มเติม หรือมีสินค้าหลายประเภท ให้วางโครงสร้างผังบัญชีสำหรับการบันทึกในรายการที่หลากหลายเช่น รายได้ใหม่ ค่าใช้จ่ายใหม่ สาขา หรือโปรเจกต์ในอนาคต เป็นต้น

สรุป

โดยสรุปแล้ว ผังบัญชี คือโครงสร้างพื้นฐานของการทำบัญชีที่ธุรกิจทุกประเภทต้องมี หากวางผังบัญชีได้ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะช่วยให้บันทึกบัญชีง่ายขึ้น งบการเงินถูกต้อง วางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับการเติบโตในระยะยาว สำหรับธุรกิจใหม่ การให้ความสำคัญต่อการวางผังบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่แรก จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดทางบัญชีได้มากขึ้นค่ะ

รับทำบัญชี วางผังบัญชีตรงประเภทธุรกิจ ใช้งานได้จริง โดยชอบการบัญชี

ชอบการบัญชี (Chob Accounting) ให้บริการรับทำบัญชี เราดูแลตั้งแต่การวิเคราะห์รูปแบบธุรกิจ วางผังบัญชีตามหมวดบัญชี 5 หมวด กำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นระบบ ไปจนถึงการบันทึกบัญชี ยื่นภาษี และปิดงบการเงินอย่างถูกต้องตามกฎหมาย โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจทั้งบัญชี และธุรกิจที่หลากหลาย

หากคุณต้องการระบบบัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่ซับซ้อน งบการเงินอ่านเข้าใจ ต่อยอดการตัดสินใจได้ ลดความเสี่ยงปัญหาบัญชี และภาษีย้อนหลัง ให้ชอบการบัญชีดูแลตั้งแต่ต้น ช่วยให้คุณโฟกัสไปที่การทำธุรกิจได้อย่างเต็มที่ค่ะ

อ้างอิง : ผังบัญชี คณะบริหารธุรกิจและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออก