ในทุกวันนี้ ธุรกิจส่วนใหญ่เปลี่ยนผ่านจากการทำงานในรูปแบบธรรมดา สู่การทำงานในรูปแบบออนไลน์ ไม่เว้นแม้แต่เอกสารบัญชี และภาษี ที่หลายกิจการเริ่มหันมาใช้ E-Receipt (ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์) แทนการออกใบเสร็จกระดาษแบบเดิม เพราะช่วยลดขั้นตอน ประหยัดต้นทุน และยังปลอดภัยต่อการจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น แต่หลายคนอาจยังสงสัยว่าE-Receipt คืออะไร และแตกต่างจากใบเสร็จปกติอย่างไร ในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาคุณทำความเข้าใจในเรื่อง E-Receipt ว่ามีข้อดียังไง และมีวิธีการออกยังไงค่ะ
E-Receipt คืออะไร ?
ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Receipt คือ เอกสารที่ใช้ยืนยันการรับชำระเงินจากลูกค้าในรูปแบบดิจิทัล แทนที่จะพิมพ์ลงกระดาษ โดยที่ผู้ประกอบการสามารถออกใบเสร็จในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น PDF หรือ XML และส่งมอบให้ลูกค้าผ่านอีเมล หรือระบบออนไลน์ที่เชื่อมต่อกับกรมสรรพากรได้โดยตรง
e-Receipt ต่างจากใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษยังไง ?
- รูปแบบเอกสาร : ใบเสร็จกระดาษต้องพิมพ์ และเซ็นชื่อ ในขณะที่ E-Receipt นั้น อยู่ในรูปแบบดิจิทัล พร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature)
- การจัดเก็บ : เอกสารกระดาษเสี่ยงต่อการสูญหาย หรือชำรุด แต่ E-Receipt สามารถจัดเก็บในระบบคลาวด์ หรือเซิร์ฟเวอร์ได้อย่างปลอดภัย
- ความสะดวก : E-Receipt ส่งต่อได้ทันทีผ่านอีเมล ไม่ต้องจัดส่งเอกสารจริง ลดค่าใช้จ่ายและเวลา ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษ จะต้องพิมพ์ส่งให้ลูกค้าเท่านั้น
- ความถูกต้อง : เอกสารดิจิทัลสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย ผ่านระบบของกรมสรรพากร
ตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี / ใบเสร็จ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ได้ที่ efiling.rd.go.th/rd-questionnaire-web/etax-invoice
ข้อดีของ E-Receipt
- ลดต้นทุนธุรกิจ : ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และจัดเก็บเอกสาร
- ประหยัดเวลา : สามารถออก และส่งใบเสร็จให้ลูกค้าได้ภายในไม่กี่นาที
- ปลอดภัย : การใช้ลายมือชื่อดิจิทัลช่วยป้องกันการปลอมแปลง
- รองรับธุรกิจออนไลน์ : เหมาะกับร้านค้าและบริการที่ทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ต
- ตรวจสอบง่าย : สามารถค้นหาและอ้างอิงเอกสารย้อนหลังได้รวดเร็ว
ออก E-Receipt ยังไงให้ถูกต้อง ?
- ต้องมีรายละเอียดที่ถูกต้องครบถ้วน เช่น ชื่อผู้ขาย-ผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการสินค้า/บริการ มูลค่ารวม และวันที่ออกเอกสาร
- ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ที่ผ่านการรับรอง เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร
- จัดทำในรูปแบบไฟล์มาตรฐาน เช่น PDF/A-3 หรือ XML ตามที่กรมสรรพากรกำหนด
- ส่งมอบให้ลูกค้าผ่านช่องทางที่ปลอดภัย เช่น อีเมล หรือระบบ e-Service ของธุรกิจ
ข้อควรระวัง และสิ่งที่ต้องตรวจสอบ
- ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนส่งเอกสารให้ลูกค้า
- หลีกเลี่ยงการส่ง E-Receipt ผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล
- ควรเก็บสำรองไฟล์เอกสารไว้ในระบบอย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายบัญญัติ
- เลือกใช้ซอฟต์แวร์หรือผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร
สรุป
E-Receipt คือ รูปแบบการออกใบเสร็จที่ช่วยลดภาระด้านเอกสาร เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน และสร้างความปลอดภัยให้กับข้อมูลทางบัญชี และภาษี หากธุรกิจของคุณยังใช้ใบเสร็จกระดาษแบบเดิม การเปลี่ยนมาใช้งาน E-Receipt จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและภาพลักษณ์ที่ทันสมัยได้อย่างชัดเจนค่ะ
อ้างอิง :
