ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล คืออะไร สำคัญต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง ?

ผู้ที่เริ่มต้นทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก หรือขนาดใหญ่ พอถึงเวลาที่ต้องเรียกเก็บเงินจากลูกค้า สิ่งหนึ่งที่ขาดไปไม่ได้เลยก็คือ ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งลูกค้าให้ทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระ ซึ่งมักใช้ในธุรกิจขายสินค้า หรือการให้บริการ ที่มีรอบของการชำระให้เครดิต รวมถึงธุรกิจขายส่งของจำนวนเยอะ ๆ

และในบทความนี้ ชอบการบัญชี จะพาไปทำความรู้จักใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล ใช้เอกสารไหนก่อน ใช้ทดแทนกันได้ไหม พร้อมอธิบายว่าเอกสารเหล่านี้สำคัญต่อการทำธุรกิจอย่างไรค่ะ

ใบแจ้งหนี้ คืออะไร ?

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยที่ผู้ขายต้องออกใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง เพื่อแจ้งยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ถ้าจะให้เข้าใจง่าย ๆ ใบแจ้งหนี้เปรียบเสมือนคำร้องขอทางการเงินอย่างเป็นทางการที่นำไปใช้ยื่นภาษี หรือส่งต่อข้อมูลให้กับฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อ และผู้ขาย

ใบวางบิล คืออะไร ?

ใบวางบิล (Billing Note) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อหลังจากที่ได้ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว เพื่อเป็นการแจ้งลูกค้าว่ายังมียอดเงินที่ลูกค้าค้างชำระอยู่ หรืออาจใช้ในการติดตามการชำระเงินเพื่อแจ้งยอดชำระตามวันที่กำหนดในใบวางบิล

ข้อมูลที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล

สำหรับผู้ออกใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล

1. ชื่อ และที่อยู่ของบริษัท หรือกิจการ
2. หมายเลขโทรศัทพ์ของบริษัท หรือกิจการ
3. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
4. วันที่ออกเอกสาร
5. เลขที่ใบแจ้งหนี้
6. ลายเซ็นของผู้ออกเอกสาร

สำหรับผู้รับใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล

1. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. ลายเซ็นของผู้รับเอกสาร
4. รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
5. ยอดเงินที่ต้องชำระ
6. วันครบกำหนดชำระที่ชัดเจน

ใบแจ้งหนี้ กับใบวางบิล ต่างกันยังไง ?

ช่วงเวลาที่ออกเอกสาร

• ใบแจ้งหนี้ ออกให้ลูกค้า หลังจากที่ส่งมอบสินค้า หรือบริการ
• ใบวางบิล ออกให้ลูกค้า ก่อนที่จะถึงกำหนดชำระเงิน

วัตถุประสงค์

• ใบแจ้งหนี้ ใช้เพื่อแจ้งรายละเอียด และจำนวนเงินที่ต้องชำระ
• ใบวางบิล ใช้สรุปยอดรวม และกำหนดวันชำระเงิน

การใช้งาน

• ใบแจ้งหนี้ ใช้เป็นหลักฐานในการซื้อขาย หรือเรียกเก็บเงิน
• ใบวางบิล ใช้เป็นหลักฐานในการเบิกจ่าย หรือวางแผนการเงิน

การใช้กับภาษี

• ใบแจ้งหนี้ ใช้ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ได้
• ใบวางบิล เป็นเอกสารช่วยเตือน ใช้ในการยื่นภาษีโดยตรงไม่ได้

ใบแจ้งหนี้ สำคัญต่อธุรกิจยังไง ?

• เป็นหลักฐานยืนยันการซื้อขาย : ใบแจ้งหนี้ จะระบุรายละเอียดของสินค้า หรือบริการที่ซื้อขาย รวมถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ ทำให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย มีหลักฐานในการทำธุรกรรมที่ชัดเจน
• ช่วยในการเรียกเก็บเงิน : ใบแจ้งหนี้ จะระบุวันครบกำหนดชำระเงิน ทำให้ผู้ขายติดตาม และทวงถามการชำระเงินจากลูกค้าได้
• เป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีและการเงิน : ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารสำคัญในการจัดทำบัญชี และภาษีของธุรกิจ ทำให้การทำธุรกรรมมีความโปร่งใส และตรวจสอบได้
• สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ : การออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ และถูกต้อง ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจในสายตาลูกค้า

ใบวางบิล สำคัญต่อธุรกิจยังไง ?

• สรุปยอดรวมและกำหนดวันชำระ : ใบวางบิล จะรวบรวมยอดจากใบแจ้งหนี้หลายฉบับ (ถ้ามี) และกำหนดวันครบกำหนดชำระเงิน ทำให้ลูกค้าทราบยอดรวมที่ต้องชำระทั้งหมด
• ช่วยในการจัดการการเงิน : การมีใบวางบิลจะช่วยให้ธุรกิจวางแผนการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ และติดตามการชำระเงินได้ง่ายขึ้น
• ใช้เป็นหลักฐานในการเบิกจ่าย : สำหรับลูกค้าที่ต้องการเบิกจ่ายค่าสินค้า หรือบริการ ใบวางบิลจะใช้เป็นหลักฐานในการเบิกจ่ายกับฝ่ายบัญชี

หากออกใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิลผิด จะมีผลอย่างไร ?

• ได้รับเงินล่าช้า : หากใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล มีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือส่งไม่ทันตามกำหนด อาจทำให้ลูกค้าไม่สามารถดำเนินการชำระเงินได้ทันที ส่งผลให้ผู้ขายต้องรอรอบการชำระเงินถัด
• ปัญหาการกระทบยอด : ข้อมูลที่ไม่ตรงกันระหว่างใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล กับใบเสนอราคา หรือเอกสารอื่น ๆ อาจทำให้เกิดความสับสน และปัญหาในการกระทบยอดบัญชี
• ความเสี่ยงด้านหนี้สูญ : การออกเอกสารผิดพลาด หรือการที่ไม่สามารถตอดตามทวงหนี้ได้ทันเวลา อาจนำไปสู่ปัญหาหนี้สูญได้
• ปัญหาด้านภาษี : หากใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิลมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง อาจส่งผลต่อการคำนวณภาษีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ
• ความน่าเชื่อถือ : การออกเอกสารผิดพลาดซ้ำ ๆ อาจส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือ และภาพลักษณ์ของธุรกิจได้

ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสื่อสารกับลูกค้าเรื่องยอดเงินที่ต้องชำระได้ชัดเจน และกำหนดระยะเวลาการจ่ายเงินอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการให้เครดิตหรือมีรอบการวางบิล การใช้เอกสารเหล่านี้อย่างถูกต้องและตรงเวลา จะช่วยลดความผิดพลาดด้านบัญชี เสริมความน่าเชื่อถือให้กับกิจการ และส่งผลดีต่อกระแสเงินสดในระยะยาวค่ะ

เพื่อให้การจัดการเอกสารการเงินง่ายขึ้นในทุกขั้นตอน สามารถติดต่อเข้ามาปรึกษาชอบการบัญชี ได้เลยนะคะ ยินดีให้บริการค่ะ